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在Outlook中快速創建,刪除和重用快速部件(自動圖文集)

作者:凱莉 最後修改時間:2020-09-29

撰寫電子郵件時,您可能會發現自己經常重複鍵入某些短語。 使用“快速零件”功能,您可以快速撰寫電子郵件,而不必一遍又一遍地重新鍵入某些短語。 Kutools for Outlook的自動文本窗格通過在構建的窗格中列出所有快速零件(自動文本)和快速零件類別來增強此功能,並使您只需單擊一下即可重用任何快速零件或自動文本。

快速將選擇內容創建為自動圖文集(快速部分)

刪除現有的自動圖文集(快速部分)

快速將自動圖文集(快速部分)插入消息正文

刪除自動圖文集的類別

移動自動文本窗格

調整自動文本窗格的大小

導入和導出自動圖文集(快速零件)


在消息窗口中單擊Kutools>窗格。 看截圖:

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拍攝自動圖文集1

單擊“自動文本”窗格後,右側將出現一個“自動文本”窗格。 麵包 消息窗口中功能區中的按鈕。 查看屏幕截圖:


快速將選擇內容創建為自動圖文集(快速部分)

1.在郵件正文中選擇要另存為自動圖文集的內容。

2。 點擊 自動文本窗格頂部的按鈕。

3.在彈出的“新建自動圖文集”對話框中,

(1)在新的自動圖文集中輸入名稱 名稱: 框;

(2)點擊 項目類別: 框,然後從下拉列表中為新的自動圖文集指定類別。 您可以通過以下方式直接創建新類別: 新類別 按鈕,然後添加您的類別名稱。

(3)點擊 加入 按鈕。


刪除現有的自動圖文集(快速部分)

1.在“自動文本”窗格中,首先單擊以選擇要刪除的自動圖文集所屬的類別,然後單擊以選擇自動圖文集以顯示下拉圖標,如下圖所示。

2。 點擊 刪除 從下拉列表中或直接右鍵單擊以顯示上下文菜單。 看截圖:

3.在彈出 Kutools for Outlook 對話框,只需單擊 OK 按鈕刪除記錄。

備註:您可以通過單擊來同時刪除所有自動圖文集詞條 全部刪除 在下拉列表或右鍵菜單中。 並根據需要使用AutoText條目重命名 重命名 右鍵菜單的下拉列表中的功能。 看截圖:


快速將自動圖文集(快速部分)插入消息正文

1.將光標放在要插入自動圖文集的消息正文中。

2.在“自動文本”窗格中,首先單擊以選擇要插入的自動圖文集所屬的類別,然後單擊“自動圖文集”條目以直接插入到電子郵件中。

筆記:

您可以將自動圖文集詞條插入為 富文本, 純文本 or 圖片 根據需要,通過在AuoText條目的下拉列表或右鍵菜單中選擇任意一個。 看截圖:

2.您也可以在“自動文本”窗格中雙擊插入自動文本。


移動自動文本窗格

1.在“自動文本”窗格中,單擊“關閉”按鈕旁邊的箭頭,然後單擊“ 移動 從下拉列表中。 查看屏幕截圖:

2.然後光標變成十字形,然後可以將“自動文本”窗格移到當前消息窗口中的任何位置。


調整自動文本窗格的大小

1.在“自動文本”窗格中,單擊“關閉”按鈕旁邊的箭頭,然後單擊“ 尺寸 從下拉列表中。

2.然後光標變為 or ,您可以拖動光標以輕鬆調整“自動文本”窗格的大小。


刪除自動文字類別

1.單擊以選擇要在“自動文本窗格”中刪除的類別。

2。 點擊 按鈕位於所選類別的末尾。

3.在彈出 Kutools for Outlook 對話框中,單擊 OK 按鈕。

備註:是可選的 顯示自動圖文集詞條的浮動預覽, 在自動圖文集列表中顯示預覽 以及 在自動圖文集條目之前顯示圖標 如下圖所示。


演示:在Outlook中創建,重用和刪除快速部件(自動圖文集)

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Comments (4)
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Have you come up with a way to speed up changing, adding, or deleting an autosave? i have a long list of about 320 items, and it takes from 30 seconds to 2 minutes every time I try to change, add, or remove an autosave. And if I have more than 6-7 emails open, it will not open the pane. Also most times after the list is finally shown in the pane (after change, adding, or deleting an autosave), the upper left corner of my screen shows: Untitled - Message (HTML) (Not Responding)

and I am locked out for maybe another 30 - 60 seconds before that clears and I can work again.

Is there an upgrade version available for additional cost?
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Hi there,

Please try using the beta version of the software and check if the problem still persists:
https://download.extendoffice.com/downloads/Kutools-for-Outlook/Beta/OutlookKutoolsSetup.exe

Please let us know if the problem occurs in the beta version or if it has been resolved. Your feedback is greatly appreciated.

Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Would be nice to be able to use / add placeholders (first name, last name etc) in autotext. Any plans for that?
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Brilliant❗
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