Kutools 範本 – 在 Outlook 中輕鬆建立與管理範本

直覺化使用者介面 ✨

Kutools 採用簡潔直覺的介面設計，讓您輕鬆找到並使用所需範本；其使用者友善的版面配置，全面簡化您的電子郵件撰寫體驗。

強大管理工具 ⚙️

Kutools 提供進階管理選項，讓您快速刪除、重新命名與分類範本，並支援批次管理，大幅提升效率與便利性。

多元內容插入選項 🖼️

除了純文字外，Kutools 還支援插入圖片、表格與圖形，助您打造內容更豐富、外觀更專業的電子郵件，大幅提升視覺吸引力！

輕鬆編輯與維護 ✏️

您可以隨時更新範本內容——編輯文字、替換圖片或調整格式——完全不會影響現有類別或其他範本。所有變更將立即生效，確保您的範本庫始終井然有序、與時俱進。

匯入與導出模板 🔄

Kutools 讓您輕鬆匯入與匯出範本，不僅能快速備份，還可無縫在不同裝置及 Outlook 版本間遷移，大幅提升彈性與資料安全性。

範本窗格分為兩個主要區段，助您高效整理並快速取用常用內容。

1. 類別區段（上方區域）

此區段可顯示並管理所有內建範本類別（例如核取方塊、一般、簽名），以及您所建立的任何自訂類別。

在此區域中，您可以：

• 新增類別或重新命名現有類別
• 上下移動類別以調整顯示順序，讓常用類別觸手可及
• 刪除不再需要的類別
• 支援範本批次匯入與匯出，輕鬆備份、遷移，或在不同裝置間分享。
• 重新整理範本清單，確保即時呈現最新更新。
• 使用搜尋方塊快速尋找特定範本

2. 範本內容區段（下方區域）

此區域以清晰直觀的版面，呈現目前所選類別下的所有範本，讓您快速辨識內容，並高效選擇與插入所需範本。

在此區域中，您可以：

• 新增範本
• 透過更新文字、圖片或格式來編輯現有範本
• 刪除不再使用的範本
• 將清單中的範本依遞增或遞減順序排序，助您更高效地找到所需內容。
• 調整縮圖顯示尺寸以獲得更清晰的檢視效果
• 進入編輯模式以批次管理範本

這兩個區段共同打造結構嚴謹且高效流暢的範本管理環境，助您輕鬆建立、組織並重複使用內容，大幅提升電子郵件草稿的工作效率。

提示：

Outlook 的範本窗格同時支援閱讀窗格與快顯視窗（適用於新郵件、回覆及轉寄）。當您點擊範本按鈕時，這四種類型預設皆已啟用。此外，您還可自訂資源窗格自動顯示的位置！ 若要進行設定，請點擊 Kutools > 範本 下拉選單，並選擇您希望範本窗格出現的窗格或視窗。

建立新範本

1. 選取要儲存為範本的內容，然後按一下按鈕，請參閱螢幕截圖：
   
2. 在「新增範本」對話方塊中：
   （1) 在名稱方塊中輸入新範本的名稱；
   （2) 接著，從下拉列表中指定新範本的類別。您也可以直接點擊新建組按鈕，輸入自訂類別名稱，輕鬆建立專屬分類。
   （3) 按一下新增按鈕。
   
3. 範本已立即建立完成！您可立即在資源庫窗格中預覽，先睹為快！請參閱螢幕截圖：
   

在電子郵件中使用範本

建立範本後，您隨時都能在任何郵件編輯視窗中快速取用。不論是撰寫新郵件、回覆或轉寄，只要輕點一下範本，內容就會立即插入！

1. 點擊郵件內文中您希望插入範本內容的位置。
2. 在資源庫窗格中，選取包含所需範本的類別，然後點擊該範本，即可立即插入至您的電子郵件中！
   

提示：

您可以透過範本項目上的下拉選單，選擇將範本項目插入為「RTF 格式」、「純文字」或「圖片」。

刪除或重新命名類別

選取要刪除或重新命名的類別項目，點擊類別清單方塊中的下拉式按鈕，即可選擇刪除類別或重新命名類別。操作簡單，立即完成設定！

注意：刪除類別將永久移除其中所有範本，請務必確認這些範本已不再需要後，再執行此操作。

刪除或重新命名範本

在範本內容區段中，您可以輕鬆重新命名或刪除個別範本！只需選取範本，點擊其旁的下拉按鈕，即可選擇重新命名來指派新名稱，或選擇刪除立即移除所選範本。

提示：

若要刪除某個類別下的所有範本項目，請點擊清單方塊功能區中的下拉式按鈕，並選擇全部清除。

導出模板

若要備份您的範本或與他人分享，只需將選取的範本或整個類別匯出為範本套件檔案即可。

點擊類別清單方塊中的下拉按鈕，並選擇導出模板。在導出模板對話方塊中，點擊按鈕以選取儲存匯出檔案的目標資料夾，然後按一下確定。

匯出的套件可於任何其他裝置上匯入，或與您的團隊共享。

導入模板

當您擁有範本套件檔案時，即可直接匯入至您的範本庫中。

點擊類別清單方塊中的下拉按鈕，並選擇導入模板。在導入模板對話方塊中，點擊按鈕以選取欲匯入的檔案，再點擊確定。範本將自動載入至對應類別，立即可供使用！

調整類別順序

在類別區段中選取您要移動的類別，點擊上移或下移圖示即可立即重新定位，順序會即時更新，無需額外確認。

調整範本順序

您也可以重新排列每個類別內的範本：

▶️ 依遞增或遞減順序排序範本

在範本清單方塊中，點擊或按鈕即可對範本進行排序。清單將立即依範本名稱重新排列為遞增或遞減順序。

注意：範本一旦依遞增或遞減順序排序後，將無法再透過拖曳手動調整位置。

▶️ 透過上移／下移調整範本順序

1. 在範本清單方塊中，點擊「編輯」按鈕，選取您要移動的範本。
2. 點擊上移/下移或上一頁/下一頁圖示，即可立即重新排序，無需額外確認！
   
3. 移動範本位置後，請點擊下方按鈕退出編輯模式。

在類別清單方塊中

搜尋範本：

讓您透過輸入關鍵字，快速找到所需範本。當您開始輸入文字，清單會自動篩選，僅顯示符合搜尋條件的範本，助您更高效地鎖定目標內容。

重新整理：

重新載入類別與範本清單，即時同步所有更新內容（例如新範本、重新命名的項目，或其他裝置上的變更），確保您的範本庫始終保持最新狀態。

在範本清單方塊中

啟用浮動預覽：

當您在範本上懸停時，會立即顯示浮動預覽視窗，讓您無需插入即可完整預覽內容，輕鬆辨識最適合使用的範本。

啟用全新預覽模式：

啟用此功能後，點擊範本即可開啟預覽與編輯視窗，讓您立即檢視、修改或插入範本內容；關閉此功能時，點擊範本將跳過預覽，直接將內容插入電子郵件中。

啟用列表窗格預覽：

在窗格中直接顯示所選範本的預覽，讓您無需開啟額外視窗，即可更輕鬆瀏覽範本。

增大字號／減小字號：

這兩個選項可讓您根據需求放大或縮小範本名稱的字型。