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在Outlook中快速創建、刪除和重用快速部件(自動圖文集)

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-12

撰寫郵件時,您可能經常需要反覆輸入某些短語。快速部件功能讓您可以快速插入這些短語,而無需每次都重新輸入。「Kutools for Outlook」的「自動圖文集窗格」增強了此功能,將所有快速部件(自動圖文集)和快速部件類別列在內置窗格中。這使您可以通過單擊重用任何快速部件或自動圖文集,讓您的郵件撰寫更加高效和流暢。


點擊「Kutools」>「資源」以打開「Kutools 窗格」。 「自動圖文集」窗格顯示在Outlook窗口的右側。請參見截圖:

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Outlook中的「資源」窗格支持閱讀窗格以及新郵件、回覆和轉發的彈出窗口。當您點擊「資源」按鈕時,四種類型默認全部啟用。此外,您可以選擇希望資源窗格自動出現的位置。要做到這一點,點擊「Kutools」>「資源」下拉列表,然後選擇希望資源窗格出現的窗格或窗口。

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Kutools 自動圖文集窗格的優勢

直觀的用戶界面 ?️

Kutools擁有更友好的界面設計,讓用戶可以輕鬆找到並使用所需的文本片段。界面直觀且易於操作,使郵件撰寫過程更加高效。

強大的管理功能 ⚙️

Kutools提供了更豐富的管理選項,讓用戶可以快速刪除、重命名和分類文本片段。用戶可以批量管理這些片段,大幅提升管理效率和便利性。

多樣化的內容插入 ?️

除了文本外,Kutools還支持插入圖片、表格和圖表等各種格式,讓郵件內容更加豐富和專業。此功能讓用戶能夠創建更多樣化且視覺效果出色的郵件。

匯入和匯出功能 ?

Kutools允許用戶匯入和匯出自動圖文集片段。此功能讓用戶可以備份他們的文本片段,或者在不同的設備和Outlook版本之間進行遷移,提供更大的靈活性和數據安全性。


快速創建並插入選定內容為自動圖文集(快速部件)

  1. 在郵件正文中選擇要保存為自動圖文集的內容,然後點擊 shot-autotext-04 按鈕,請參見截圖:
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  2. 在「新增自動圖文集」對話框中:
    • (1) 在「名稱」框中輸入新自動圖文集的名稱;
    • (2) 接著,從下拉列表中指定一個類別來定位新的自動圖文集。您可以直接點擊「新建類別」按鈕並添加您的類別名稱來創建新類別。
    • (3) 點擊「新增」按鈕。
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  3. 自動圖文集已立即創建完成。您可以在自動圖文集窗格中預覽它。請參見截圖:
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  4. 要將自動圖文集插入到任何需要的郵件中,只需點擊郵件正文您想要插入的位置。
  5. 在自動圖文集窗格中,首先點擊選擇要插入的自動圖文集所屬的類別,然後點擊自動圖文集條目即可直接插入到郵件中。

提示:
您可以通過選擇自動圖文集條目下拉列表中的首選選項,將自動圖文集條目插入為「富文本」、「純文本」或「圖片」。
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刪除或重命名類別或自動圖文集

刪除或重命名類別:

選擇要刪除的類別項目,點擊 shot-auto-text-kto-19 類別列表框中的下拉箭頭,選擇您需要的「刪除類別」或「重命名類別」。
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刪除或重命名自動圖文集記錄:

將光標放在要刪除或重命名的自動圖文集項目上,點擊 shot-auto-text-kto-20 圖標,然後選擇您需要的「重命名」或「刪除」選項。
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提示:
如果您想刪除某個類別下的所有自動圖文集條目,點擊 shot-auto-text-kto-19 自動圖文集列表框中的下拉箭頭,並選擇「清空所有」。
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匯出和匯入自動圖文集(快速部件)

借助 Kutools for Outlook 的自動圖文集窗格工具,您可以輕鬆地通過幾次點擊匯入和匯出 Microsoft Outlook 中的所有快速部件。

匯出自動圖文集條目:

點擊 shot-auto-text-kto-19 類別列表框中的下拉箭頭,選擇「匯出自動圖文集」,在「匯出自動圖文集」對話框中,點擊 按鈕選擇目標文件夾保存匯出的文件。然後,點擊「確定」。
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匯入自動圖文集條目:

點擊 shot-auto-text-kto-19 類別列表框中的下拉箭頭,選擇「匯入自動圖文集」,在「匯入自動圖文集」對話框中,點擊 shot-auto-text-kto-21 按鈕選擇要匯入的文件。然後,點擊「確定」。
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移動或調整自動圖文集窗格

如果您想將自動圖文集窗格移動到其他位置或調整自動圖文集窗格,點擊關閉按鈕旁邊的箭頭,然後從下拉列表中點擊「移動」或「調整大小」。
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  • 如果您點擊「移動」選項,光標會變成十字形 shot-autotext-13,您可以將自動圖文集窗格移動到當前郵件窗口的任何位置。
  • 如果您點擊「調整大小」選項,光標會變成 shot-autotext-15,您可以拖動光標輕鬆調整自動圖文集窗格的大小。

其他有用選項

在類別列表框中:

shot-auto-text-kto-14 刷新:點擊此刷新按鈕以同步Outlook中的自動圖文集條目與Kutools自動圖文集窗格。

在自動圖文集列表框中:

shot-auto-text-kto-15 啟用浮動預覽:點擊此按鈕以顯示或隱藏自動圖文集條目的浮動預覽。

shot-auto-text-kto-16 啟用列表窗格預覽:點擊此按鈕以顯示或隱藏自動圖文集條目的窗格預覽。

增大字號 / 減小字號:這兩個選項允許您根據需要增加或減小自動圖文集條目的字體大小。
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示範:在Outlook中創建、重用和刪除快速部件(自動圖文集)

 

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