數據分析大革新：將 ChatGPT 整合至 Excel，洞察更智慧
在當今這個節奏緊湊且以數據為驅動的時代，數據分析的效率與創新至關重要。邁向未來的一大步，就是將 AI 工具與傳統數據處理應用程式（如 Microsoft Excel）結合。Kutools AI Aide 正站在這場整合的前端，提供一種將 ChatGPT 分析能力與 Excel 靈活性無縫結合的方法。本指南將深入介紹什麼是 Kutools AI Aide，其相較標準 ChatGPT 的優勢，以及如何全方位運用它在 Excel 中獲得更聰明的數據洞察。
影片：將 ChatGPT 整合至 Excel，智慧洞察 - Kutools AI Aide
什麼是 Kutools AI Aide？
Kutools for Excel
為 Excel 增添 300 多種
強大功能
Kutools AI Aide，由 ExtendOffice 精心打造，是 Kutools for Excel的300 多項進階功能之一。它將人工智慧（特別是 OpenAI 的 ChatGPT）能力直接整合進 Microsoft Excel，猶如搭建一座連接最新 AI 語言模型與 Excel 試算表環境的橋樑。用戶可透過自然語言處理，在 Excel 中執行複雜數據分析、生成程式碼、建立自訂公式等多樣操作，提升辦公效率。
為什麼要選擇 Kutools AI Aide 而不是 ChatGPT？
ChatGPT 提供了互動性的對話介面，適合學習與探索 GPT 的各種用途。然而，實際工作大多數情況會在像 Excel這樣的文件編輯器中進行，數據也都置於其中。Kutools AI Aide 打破了傳統 ChatGPT介面的限制，無縫融合於 Excel 工作流程中，大幅提升數據處理的流暢度。這種強大整合不僅簡化了您在 Microsoft Excel內的數據操作，還帶來許多專為提升生產力與協作而設計的優勢：
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如何在 Excel 中使用 Kutools AI Aide？
以下為設定及使用 Kutools AI Aide 強化您 Excel 數據分析任務的分步指南：
前往下載頁面下載 Kutools for Excel，然後執行安裝檔並依照提示完成安裝。
- 安裝 Kutools for Excel 後，您會看到功能區中新增了 Kutools、Kutools Plus 和 Kutools AI 三個標籤。
- 接著，請點擊 Kutools AI > AI Aide，如圖示：
- A Kutools AI Aide 窗格會顯示於 Excel 檔案的右側。
- 在該窗格中，如您所見有四個命令選項。
- 於底部設有對話框，您可在此輸入要諮詢的任何問題。
在 Kutools AI Aide 窗格中，點選 
圖標以開啟 設定 KUTOOLS AI 助手 對話視窗：
- 將您的 OpenAI API 金鑰複製並貼上到文字框中；
- 然後，選擇您需要的 gpt 模型（gpt-4-turbo、gpt-3.5-turbo）。我們建議使用 gpt-4-turbo；（GPT-4具備廣泛的基礎知識和專業能力，可理解自然語言的複雜指令並準確解決高難度問題。）
- 最後，點擊 確定 按鈕。
- 接著，系統會彈出 Kutools for Excel 提示框，通知您 API 金鑰已設定成功。然後，點擊 確定 按鈕。如圖示：
- 如果您還沒有 OpenAI API 金鑰，可至此網站建立並取得相關金鑰：
https://platform.openai.com/api-keys - 如需逐步瞭解取得 OpenAI API 金鑰的詳情，請參閱這個連結：
https://www.extendoffice.com/documents/excel/7435-get-openai-api-key.html - 若需查詢 ChatGPT 所用 GPT-4 或 gpt-3.5-turbo 等 AI 模型的精確價格資訊，建議您參考 OpenAI 官方網站的定價頁面，以瞭解詳細費用與選項。
https://openai.com/pricing
步驟4：在 Excel 中使用 Kutools AI Aide
設好 API 金鑰後，您即可開始與 AI互動處理各項任務。例如，這裡我要將所選區域的每隔一列以淡藍色選取項目的背景色。
- 選擇要分析或處理的數據範圍，然後在對話框內輸入您的需求，並點擊
按鈕或按下 Enter 鍵傳送問題。如圖示：
- 分析完成後，請點擊 執行 按鈕以執行。Kutools AI Aide會利用 AI 處理您的需求，並將結果直接顯示於 Excel。請參考下方示範：
按鈕或按下 Enter 鍵傳送問題。如圖示：
- 如結果不符預期，只需點擊 不符合預期 按鈕。Kutools AI Aide 隨即會為您生成一份詳細分步指引以協助後續操作。如圖示：
- 取得分析結果後，若決定不繼續執行，請點擊放棄執行即取消對話。
：點擊此圖標可顯示搜尋歷史紀錄。您可以點選 清除歷史記錄 來刪除所列紀錄。
：點擊此圖標會返回 Kutools AI Aide 窗格的主頁。
：點擊此圖標會開啟設定 KUTOOLS AI 助手對話方塊，您可在此修改 Kutools AI Aide 的選項。
：點擊此圖標可顯示搜尋歷史紀錄。您可以點選 清除歷史記錄 來刪除所列紀錄。
：點擊此圖標會返回 Kutools AI Aide 窗格的主頁。Kutools AI Aide 的使用範例
Kutools AI Aide 提供豐富功能，讓您的 Excel 應用更簡單高效。以下是其幾種常見應用範例說明：
範例1：智慧運算並獲取結果
Kutools for Excel
為 Excel 增添 300 多種
強大功能
Kutools AI Aide 可自動化並智慧地在 Excel內執行操作。舉例來說，您可指示其彙總大型數據集、尋找相關性或辨識趨勢，AI會處理後給出精要的結果，省下人工分析的時間與精力。
舉例，我需要辨識並選取兩個列資料的差異。
- 在對話框內請輸入以下內容：
「請辨識並選取 A2:A16 與 C2:C10 資料的異同：」 - 然後點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析完成後點擊 執行 按鈕以完成。Kutools AI Aide 將利用 AI 作業直接回傳結果於 Excel。請參考下方示範：
範例2：生成自訂公式
建立自訂公式往往繁瑣，特別是涉及複雜計算時。透過 Kutools AI Aide，您只需描述計算目的，即可自動生成對應公式，立即於工作表中使用。
例如，我想根據年利率、總貸款額及貸款期數計算每月繳款。
- 請於對話框內明確描述您的問題，如下所示：
「B1 單元格為年利率，B2 為貸款期數，B3 為貸款總額。請協助我建立計算每月繳款金額的公式：」 - 然後點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析後，複製給定公式至欲顯示月付金額的位置，然後按下 Enter 鍵即可取得結果：
範例3：建立使用者自訂函數
Excel 的使用者自訂函數（UDF）讓您能根據獨特需求創建專屬計算或任務。以 Kutools AI Aide，建立 UDF變得輕鬆許多，用戶可透過 AI 自動化 Excel 工作。以下說明如何利用 Kutools AI Aide 建立 UDF。
例如，這裡我需要以使用者自訂函數計算紅色字體單元格的個數。
- 請於對話欄輸入下文所示內容：
「請建立一個使用者自訂函數，統計區域 A1:E10內紅色字體單元格的個數：」 - 然後點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析後，Kutools AI Aide 將依您的描述產生對應的 VBA 程式碼，並提供其操作說明。
- 接下來僅需按照 Kutools AI Aide 的指示進行，即可達成所需效果。
範例4：產生 VBA 程式碼
對於希望簡化 Excel 自動化卻無程式撰寫經驗的用戶，Kutools AI Aide 可根據描述產生 VBA 程式，讓非專業人士也能發揮進階自動化功能，量身打造客製化解決方案。
例如，我需要將目錄下所有檔案名稱列印到工作表中。
- 請於對話框清楚描述您的問題，如下：
「請產生 VBA代碼，將一個目錄下全部檔案名稱列在工作表中」 - 然後點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析後 Kutools AI Aide會解讀需求並生成對應的 VBA 程式碼，附詳細步驟說明。
- 後續只需依 Kutools AI Aide 提供的說明操作即可完成。
範例5：分析數據並生成圖表
Kutools AI Aide 不僅可分析資料集，還可自動生成詳細圖表，為數據呈現提供可視化幫助，更容易解讀與展示結果。
例如，我想分析某個數據區域並自動建立對應圖表。
- 選擇要分析和建立圖表的數據區域，然後將分析需求輸入如下：
「分析所選資料並建立圖表：」 - 然後點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析完成後點擊 執行 按鈕以完成。Kutools AI Aide會根據您的需求處理資料並自動建立圖表，請參考下方展示：
範例6：調用增強函數（300+ 實用功能）
Kutools for Excel 提供300 多項實用功能，結合 Kutools AI Aide 後，用戶可輕鬆調用與應用這些增強函數，進一步發揮 Excel 工具包的彈性與智慧。
如果 Kutools 能滿足您的需求，AI 助手會精準啟動相關功能來助您達成目標。
例如，如果需要加密特定儲存格，Kutools AI Aide會推薦加密儲存格功能，充分調用 Kutools 現有專能。
- 選擇要加密的數據區域，然後輸入下列內容：
「加密所選地址：」 - 然後點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。Kutools AI Aide會分析您的需求並找到對應的 Kutools 功能。然後點擊 執行 按鈕以調用該功能。請參考下方示範：
其他常見需求（如翻譯、函數解析）
Kutools AI Aide也支援諸如語言翻譯、函數解析等多項常見日常需求，使其成為一個多元且能配合各種用戶要求的工具，大幅提升 Excel 的效能與應用廣度。
例如，我需要將一些內容翻譯成法語。
- 請於對話框鍵入翻譯指令及欲翻譯內容。
"請將下方內容翻譯成法語：（您的內容）」 - 然後點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。Kutools AI Aide會按您的需求將文本翻譯為法語。如下方示範：
- 然後您可將翻譯好的內容複製貼上至所需位置。
Kutools AI Aide 使用實用技巧
有效運用 Kutools AI Aide 可大幅提升您在 Excel 的工作效率。以下是善用此強大工具的幾項實用建議：
- 🎯 請明確提出需求：
- 與 Kutools AI Aide互動時，請具體描述您的需求。詳細清楚的提示能提供更準確、實用的回應。
- 📚 正確使用專業術語：
- 針對 Excel 功能或特性，請盡量使用正確名詞及術語，以確保系統正確理解您的問題並給予精準解決方案。
- 🚀 探索進階功能：
- 不要只侷限於基礎功能。探索 Kutools AI Aide 如何協助您處理進階 Excel 任務，例如建立自訂公式、數據分析或生成詳細報表。
- 🔨 將複雜任務拆解：
- 面對複雜 Excel 任務時，不妨拆分成小步驟解決。這能簡化問題，幫助您更有效率地解決每個環節。
- 💾 定期備份：
- 在實施重大變動前（尤其採用 AI 建議時），請務必先儲存並備份 Excel 文件，保護數據不因失誤遺失。
- 🔄 保持定期更新：
- 請將 Kutools 與 AI Aide 維持至最新版本，更新內容常包含 AI 升級、新功能及效能提升。
- ✅ 驗證 AI 建議：
- 雖然 Kutools AI Aide 相當實用，但在處理關鍵或敏感數據時，請務必先查驗其建議的正確性，確保方案安全可靠。
- 🤹♂️ 多練習與耐心：
- 如同所有工具，熟稔 Kutools AI Aide需透過多加練習。嘗試不同功能加深您對此工具的熟悉與自信。
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