革新數據分析：將ChatGPT整合到Excel以獲得更聰明的洞察

在當今快節奏、數據驅動的世界中，數據分析的效率和創新至關重要。在此方向上的一個重大飛躍是將人工智能工具與傳統的數據處理應用程序（如Microsoft Excel）相結合。Kutools AI 助手站在這一整合的最前沿，提供了一種無縫的方式，將ChatGPT的分析能力與Excel的多功能性結合起來。本指南深入探討了什麼是Kutools AI 助手，它相比標準ChatGPT的優勢，以及如何利用它來在Excel中獲得更聰明的數據洞察的全面教程。

什麼是Kutools AI 助手？

為什麼使用Kutools AI 助手而不是ChatGPT？

如何在Excel中使用Kutools AI 助手？

• 步驟 1：安裝Kutools AI 助手
• 步驟 2：啟用Kutools AI 助手
• 步驟 3：配置Kutools AI 助手設置
• 步驟 4：在Excel中使用Kutools AI 助手

一些使用Kutools AI 助手的例子

• 示例 1：執行操作並智能獲取結果
• 示例 2：生成自定義公式
• 示例 3：創建用戶定義函數
• 示例 4：創建VBA代碼
• 示例 5：分析數據並生成圖表
• 示例 6：調用Kutools 函數（300多項便捷功能）
• 其他常見需求（翻譯、函數解析...）

使用Kutools AI 助手的有用提示

視頻：將ChatGPT集成到Excel以獲得更聰明的洞察 - Kutools AI 助手

什麼是Kutools AI 助手？

Kutools AI 助手由ExtendOffice精心打造，是Kutools for Excel的300多項高級功能之一。它將人工智慧的能力，特別是OpenAI的ChatGPT，直接集成到Microsoft Excel中。它作為尖端AI語言模型與Excel電子表格環境之間的橋樑，使用戶能夠使用自然語言處理進行複雜的數據分析、生成代碼、創建自定義公式等等。

為什麼使用Kutools AI 助手而不是ChatGPT？

ChatGPT提供了一個引人入勝的聊天機器人界面，非常適合學習和探索GPT的功能。然而，大多數工作很可能是在像Excel這樣的真實文檔編輯器中展開的，因為數據存儲在這些地方。通過Kutools AI 助手，可以無縫地釋放Excel工作流程的全部潛力，這是一種對傳統ChatGPT界面的增強。這種強大的集成不僅簡化了在Microsoft Excel中的數據操作，還帶來了一系列旨在提高生產率和協作的優勢：

如何在Excel中使用Kutools AI 助手？

以下是如何設置和使用Kutools AI 助手來增強您在Excel中的數據分析任務的逐步指南：

步驟 1：安裝Kutools AI 助手

前往下載頁面下載Kutools for Excel，然後運行安裝文件並按照提示安裝Kutools for Excel。

步驟 2：啟用Kutools AI 助手

1. 安裝完Kutools for Excel後，功能區上會顯示三個新標籤——Kutools、Kutools Plus和Kutools AI。
2. 然後，點擊Kutools AI > AI 助手，請參見截圖：
   
3. A Kutools AI 助手 窗格顯示在Excel文件的右側。
   • 正如您所看到的，窗格中有四個命令。
   • 在底部，有一個聊天框，您可以輸入任何想要詢問的問題。
   • 

注意：點擊“關閉此標籤”選項將關閉Kutools AI 標籤，並且以後不會再出現。在這種情況下，要啟用Kutools AI 助手功能，請點擊Kutools > AI 助手，請參見截圖：

步驟 3：配置Kutools AI 助手設置

在 Kutools AI 助手 窗格中，點擊 圖標打開 設置Kutools AI 助手 對話框：

1. 複製並將您的OpenAI API密鑰粘貼到文本框中；
2. 然後，選擇您需要的gpt模型（gpt-4-turbo, gpt-3.5-turbo）。這裡我們推薦使用gpt-4-turbo；（GPT-4擁有廣泛的通用知識和專業知識，能夠理解自然語言給出的複雜指令並準確解決具有挑戰性的問題。）
3. 最後，點擊確定按鈕。
   
4. 然後，會彈出一個Kutools for Excel提示框提醒您API密鑰已成功設置。然後，點擊確定按鈕。請參見截圖：
   

步驟 4：在Excel中使用Kutools AI 助手

設置API密鑰後，現在您可以開始與AI互動以執行各種任務。例如，這裡我將突出顯示所選區域的每隔一行為淺藍色。

1. 選擇您想用Kutools AI 助手分析或操作的數據範圍，然後，在聊天框中輸入您的要求，並點擊 按鈕或按下 Enter 鍵發送問題。請參見截圖：
   
2. 分析後，點擊執行按鈕運行。Kutools AI 助手將使用AI處理您的請求並直接在Excel中返回結果。請參見下面的演示：
   

一些使用Kutools AI 助手的例子

Kutools AI 助手提供了廣泛的功能來增強您的Excel體驗，使複雜的任務變得更簡單、更高效。以下是詳細介紹如何使用Kutools AI 助手的一些例子：

示例 1：執行操作並智能獲取結果

Kutools AI 助手可以在Excel內自動化並智能執行操作。例如，您可以要求它總結大型數據集、查找相關性或識別趨勢，它將處理請求並為您提供簡潔的結果，節省您手動分析的時間和精力。

例如，我想識別並突出顯示兩列數據之間的差異。

1. 在聊天框中，請輸入以下文字：
   “請識別並突出顯示A2:A16和C2:C10數據之間的差異：”
2. 然後，點擊發送按鈕或按下Enter鍵。分析後，點擊執行按鈕繼續。Kutools AI 助手將使用AI處理您的請求並直接在Excel中交付結果。請參見下面的演示：
   

示例 2：生成自定義公式

創建自定義公式可能是一項繁瑣的任務，特別是對於複雜的計算。有了Kutools AI 助手，您可以毫不費力地生成這些公式。只需描述所需的計算，Kutools AI 助手就會為您生成適當的Excel公式，隨時可以在您的工作表中使用。

例如，我想根據表格中的年利率、貸款總額和貸款期限計算每月付款金額。

1. 在聊天框中，請澄清您的問題如下所示的文字：
   “單元格B1包含年利率，單元格B2包含貸款期限，單元格B3包含貸款總額。請幫助我創建一個公式來計算每月付款金額：”
2. 然後，點擊發送按鈕或按下Enter鍵。分析後，將給出的公式複製到您希望顯示每月付款的單元格中。然後按下Enter鍵以獲得結果：
   

示例 3：創建用戶定義函數

Excel中的用戶定義函數（UDF）允許用戶創建自定義函數，以執行特定的計算或任務，滿足其獨特的需求。有了Kutools AI 助手，創建這些UDF的過程大大簡化，使用戶能夠利用AI的力量自動化並簡化他們的Excel任務。以下是詳細介紹如何使用Kutools AI 助手創建UDF的方法。

例如，這裡我將通過使用用戶定義函數來計數紅色字體的單元格。

1. 在聊天框中，請澄清您的問題如下所示的文字：
   “請創建一個用戶定義函數來計數A1:E10範圍內紅色字體的單元格數量：”
2. 然後，點擊發送按鈕或按下Enter鍵。分析後，Kutools AI 助手將解釋您的請求並生成相應的VBA代碼以實現UDF，並提供詳細的實施步驟。
   
3. 接下來，您只需遵循Kutools AI 助手提供的指示即可實現所需結果。

示例 4：創建VBA代碼

對於那些需要在Excel中自動化任務但缺乏編程技能的人來說，Kutools AI 助手可以根據描述性指示生成VBA代碼。此功能彌補了非程序員與Excel高級自動化能力之間的差距，允許自定義自動化解決方案。

例如，我希望將文件夾中的文件名列表放入工作表中。

1. 在聊天框中，請澄清您的問題如下所示的文字：
   “請創建一個VBA代碼將文件夾中的所有文件名列表放入工作表中”
2. 然後，點擊發送按鈕或按下Enter鍵。分析後，Kutools AI 助手將解釋您的請求並生成相應的VBA代碼，並提供詳細的實施步驟。
   
3. 接下來，您只需遵循Kutools AI 助手提供的指示即可實現所需結果。

示例 5：分析數據並生成圖表

Kutools AI 助手將數據分析提升到新的水平，不僅分析數據集，還生成綜合圖表。這種雙重功能提供了數據的可視化表示，使其更容易解釋和有效呈現結果。

例如，我想分析數據範圍並生成相應的圖表。

1. 選擇您要分析並創建圖表的數據範圍。然後輸入以下所示的分析請求：
   “分析所選數據並創建圖表：”
2. 然後，點擊發送按鈕或按下Enter鍵。分析後，點擊執行按鈕繼續。Kutools AI 助手將根據您的請求處理數據、進行分析並自動創建圖表，請參見下面的演示：
   

示例 6：調用Kutools 函數（300多項便捷功能）

Kutools for Excel包含超過300項便捷功能，有了Kutools AI 助手，用戶可以輕鬆訪問和使用這些功能。這種集成允許更動態和智能地使用Kutools的廣泛工具包，增強Excel的整體功能。

如果Kutools可以滿足您的需求，AI助手將準確激活相關功能以協助您完成目標。

例如，如果您需要加密特定單元格，Kutools AI 助手將建議使用加密單元格功能，利用Kutools內現有的功能。

1. 選擇您要加密的數據範圍。然後輸入以下所示的文字：
   “加密所選單元格：”
2. 然後，點擊發送按鈕或按下Enter鍵。Kutools AI 助手分析您的請求並識別滿足您需求的相應Kutools功能。然後，點擊執行按鈕以調用該功能。請參見下面的演示：
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其他常見需求（例如翻譯、函數解析）

Kutools AI 助手還滿足翻譯和函數解析等常見需求。這使其成為一種多功能工具，適應各種用戶需求，促進更高效和全面地使用Excel。

例如，如果我需要將一些內容翻譯成法語。

1. 在聊天框中，請輸入翻譯命令，後跟您希望翻譯的內容。
   "請將以下內容翻譯成法語：(您的內容)"
2. 然後，點擊發送按鈕或按下Enter鍵。Kutools AI 助手將根據您的需求將文本翻譯成法語。請參見下面的演示：
   
3. 然後，您可以將翻譯後的文本複製並粘貼到您需要的任何地方。

使用Kutools AI 助手的有用提示

有效地使用Kutools AI 助手可以大大提高您在Excel中的生產力。以下是一些有用的提示，幫助您充分利用這一強大工具：

• ? 具體提出請求：
• 與Kutools AI 助手互動時，請清楚且具體地說明您的需求。詳細的提示將產生更準確和有用的回答。
• ? 使用正確的術語：
• 在提及Excel函數或功能時使用正確的術語。這種精確性確保您的查詢被正確理解，所提供的解決方案也準確到位。
• ? 探索高級功能：
• 不要僅限於基本功能。探索Kutools AI 助手如何協助更高級的Excel任務，例如創建自定義公式、分析數據或生成綜合報告。
• ? 分解複雜任務：
• 如果您正在處理複雜的Excel任務，考慮將其分解為較小、易於管理的子任務。這種方法可以簡化問題解決過程，並使每個部分更容易有效處理。
• ? 定期備份：
• 在實施重大更改之前，尤其是那些由AI工具建議的更改，始終保存並備份您的Excel文件。這種做法保護您的數據免受損失或錯誤影響。
• ? 定期更新：
• 保持Kutools和AI 助手更新到最新版本。新更新通常包括增強的AI功能、附加功能和性能改進。
• ✅ 驗證AI建議：
• 雖然Kutools AI 助手可以提供有價值的幫助，但在處理Excel中的關鍵或敏感數據時，始終驗證其建議的準確性。確保所提供解決方案的可靠性對於有效的數據管理至關重要。
• ?‍♂️ 練習和耐心：
• 像任何工具一樣，熟練掌握Kutools AI 助手需要練習。嘗試不同的功能和函數以建立信心和專業知識。