數據分析變革：將 ChatGPT 整合到 Excel，獲取更智慧的洞察
在現今節奏快速、數據導向的時代，數據分析的效率與創新至關重要。AI 工具與傳統數據處理應用（如 Microsoft Excel）的深度整合正是這一趨勢的大躍進。Kutools AI Aide站在這項融合的前沿，讓使用者能輕鬆將 ChatGPT 的分析能力與 Excel 的多元功能完美結合。本指南將深入介紹什麼是 Kutools AI Aide，它相較於標準 ChatGPT 的優勢，以及如何運用該工具在 Excel 中獲得更智慧的數據洞察的完整操作步驟。
影片：將 ChatGPT 整合到 Excel，實現智慧洞察 - Kutools AI Aide
什麼是 Kutools AI Aide？
Kutools for Excel
為 Excel 增添 300 多種
強大功能
Kutools AI Aide，由 ExtendOffice 精心研發，是 Kutools for Excel超過300 項進階功能之一。它將人工智慧的強大功能，特別是 OpenAI 的 ChatGPT，直接整合進 Microsoft Excel，作為前沿 AI 語言模型與 Excel 試算表環境之間的橋樑。使用者可透過自然語言處理，於 Excel 中執行複雜數據分析、產生程式碼、創建自訂公式等多元應用，讓操作更直覺也更有效率。
為何選擇 Kutools AI Aide 而非 ChatGPT？
ChatGPT 提供了互動式聊天介面，適合學習與探索 GPT 的強大功能。然而多數工作其實是在 Excel這類實際編輯器內進行且資料也都存在於此。Kutools AI Aide 不僅提升了 ChatGPT 的傳統使用方式，更讓 Excel 工作流程徹底打開全新格局。這項強大整合能讓你在 Microsoft Excel內輕鬆處理資料，同時帶來一系列針對提升生產力與協作優化的優勢：
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如何在 Excel 中使用 Kutools AI Aide？
以下提供詳細步驟，說明如何安裝並善用 Kutools AI Aide，強化你在 Excel 的數據分析作業：
前往下載頁面下載 Kutools for Excel，然後執行安裝檔，按指示安裝Kutools for Excel。
- 安裝 Kutools for Excel 後，功能區會出現三個新標籤：Kutools、Kutools Plus 和 Kutools AI。
- 接著，點擊 Kutools AI > AI 助手，如圖所示：
- A Kutools AI Aide 窗格將顯示於 Excel 檔案畫面右側。
- 該窗格包含四個命令，如所見。
- 在底部設有聊天輸入框，你可輸入欲詢問的任何問題。
於 Kutools AI Aide 窗格中，點擊 
圖示以開啟 設定 KUTOOLS AI 助手 對話框：
- 複製並貼上你的 OpenAI API 密鑰至文本框；
- 然後，選擇所需的 gpt 模型(gpt-4-turbo、gpt-3.5-turbo)。這裡建議選用 gpt-4-turbo；(GPT-4具備廣泛的常識與專業知識，能以自然語言理解複雜指令並精準解決挑戰性問題。)
- 最後，點擊 確定 按鈕。
- 然後，會有 Kutools for Excel 提示框彈出，提醒你 API 密鑰設定已成功。接著請點選 確定 按鈕。如下圖所示：
- 如果你尚未擁有 OpenAI API 密鑰，可透過此網站建立並獲取對應之 API 密鑰：
https://platform.openai.com/api-keys - 想了解如何逐步獲取 OpenAI API 密鑰，請參考本連結：
https://www.extendoffice.com/documents/excel/7435-get-openai-api-key.html - 若需查詢 ChatGPT 所用 GPT-4 或 gpt-3.5-turbo 等 AI 模型的準確價格，建議前往 OpenAI 官網的 AI 模型收費頁面查看各模型詳細定價與選項。
https://openai.com/pricing
步驟4：在 Excel 中使用 Kutools AI Aide
設定好 API 密鑰後，即可開始與 AI互動並執行各種任務。例如，以下操作會以淺藍色標示所選區域的每隔一列。
- 選擇你想分析或處理的數據範圍，然後於聊天框輸入需求，點擊
按鈕或按下 Enter 鍵發送問題。如下圖：
- 分析完畢後，請點擊 執行 按鈕運行。Kutools AI Aide 將以 AI 處理需求並將結果直接返回 Excel。如下面展示：
按鈕或按下 Enter 鍵發送問題。如下圖：
- 若結果不符合預期，只需點選 不符合預期 按鈕。Kutools AI Aide會為你自動產生一份詳細、逐步指引，以協助解決你的需求。如下圖：
- 完成分析後，若決定不繼續執行，請點擊「放棄執行」取消聊天。
: 點擊此圖示可查看搜尋歷史紀錄。你可點選 清除歷史記錄 以刪除列表中的歷史紀錄。
: 點擊此圖示可回到本 Kutools AI Aide 窗格首頁。
: 點擊此圖示可開啟設定 KUTOOLS AI 助手對話框，於此修改 Kutools AI Aide 的各項選項。
: 點擊此圖示可查看搜尋歷史紀錄。你可點選 清除歷史記錄 以刪除列表中的歷史紀錄。
: 點擊此圖示可回到本 Kutools AI Aide 窗格首頁。Kutools AI Aide 使用範例
Kutools AI Aide 提供廣泛功能，能大幅提升你的 Excel 操作效率，使複雜任務變得簡單高效。以下詳細範例展示如何善用 Kutools AI Aide：
範例1：智能執行操作並獲取結果
Kutools for Excel
為 Excel 增添 300 多種
強大功能
Kutools AI Aide 可自動化並智能執行 Excel內的操作。例如你可以請它彙總大型資料集、尋找相關性或辨識趨勢，它會執行請求並給出精要結果，大幅節省人工分析的時間與精力。
例如，我想辨識並標示兩列數據的差異。
- 於聊天輸入框輸入下列文字：
「請辨識並選取項目的背景色 A2:A16 和 C2:C10 資料間的相異處：」 - 接著請點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析後請點擊 執行 按鈕即可繼續。Kutools AI Aide會運用 AI 處理你的需求並將結果直接回傳到 Excel。參見以下示範：
範例2：產生自訂公式
建立自訂公式經常讓人感到繁瑣，尤其是複雜計算時。有了 Kutools AI Aide，僅需敘述你的運算需求，即可自動產生對應 Excel公式，輕鬆套用於工作表。
例如，我想依照表格內的年利率、貸款總額與年期計算每個月的還款金額。
- 請在聊天框清楚說明你的問題，內容如下：
「儲存格 B1 為年利率，B2 為貸款年期，B3 為總貸款額。請協助建立一條公式，以計算每月還款金額：」 - 接著請點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析完畢後，請將提供的公式複製到你想顯示月付款的儲存格，並按 Enter 鍵可直接取得結果：
範例3：建立自訂函數
Excel 的自訂函數（UDF）讓用戶能依需求設計專屬運算，達到更靈活的操作。使用 Kutools AI Aide 後，這類函數的創建過程大為簡化，用戶可借助 AI 能力自動化並優化 Excel 任務。以下詳述如何透過 Kutools AI Aide 創建 UDF。
例如，此處我要利用自訂函數計算紅色字體的儲存格個數。
- 於聊天框請輸入如下問題：
「請建立一個自訂函數，計算範圍 A1:E10 的紅色字體儲存格個數：」 - 接著請點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析完後 Kutools AI Aide會解讀需求並產生對應 UDF 的 VBA 程式，並提供完整實作步驟。
- 接下來請依照 Kutools AI Aide 提供的指引逐步完成操作。
範例4：產生 VBA 程式碼
若你需於 Excel 自動化工作但不諳程式設計，Kutools AI Aide 能根據描述自動產生 VBA 程式碼。此功能有效串連非程式人員與 Excel進階自動化，實現專屬自動化解決方案。
例如，我想將某個目錄內所有文件名稱列表拉到工作表上。
- 於聊天框請輸入如下敘述：
「請建立 VBA 程式碼，把一個目錄內所有文件名列表放至工作表」 - 接著請點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析後 Kutools AI Aide會依據需求產生對應 VBA 程式碼，並給出詳細操作說明。
- 之後請依 Kutools AI Aide 指示完成操作即可達到結果。
範例5：分析數據並生成圖表
Kutools AI Aide 不僅可分析資料集，還能自動建立詳細圖表。這種雙重功能能讓數據更淺顯易懂，助你有效呈現研究結果。
例如，我想分析某範圍的數據，並生成相應圖表。
- 選取你欲分析及建立圖表的資料區域，並將分析請求如下輸入：
「分析所選資料並建立圖表：」 - 接著請點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。分析後請點選 執行 按鈕即可開始。Kutools AI Aide會按照你需求處理資料、完成分析並自動建立圖表，如下示範：
範例6：調用增強函數（超過300 項實用功能）
Kutools for Excel 擁有超過300 項功能，透過 Kutools AI Aide，使用者可輕鬆存取與運用各種增強函數，讓 Excel 的應用更為靈活與智慧。
如增強函數可滿足你的需求，AI 助手將精確啟動對應功能，協助你迅速完成任務。
舉例來說，若需加密特定儲存格，Kutools AI Aide會推薦加密儲存格功能，並善用 Kutools內建能力協助你完成。
- 選取要加密的資料區域，然後依下方內容輸入指令：
「加密所選儲存格：」 - 接著請點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。Kutools AI Aide會分析需求並找到對應增強函數協助解決你的問題。然後點擊 執行 按鈕，以調用該功能。如下展示：
其他常見需求（如語言翻譯、函數解析等）
Kutools AI Aide也能支援一般需求，例如語言翻譯、函數解析等，讓這個工具能靈活因應各類用戶的日常需求，助你更高效全方位應用 Excel。
例如，我需要將一段內容翻譯為法語。
- 請於聊天框輸入翻譯指令，並於後方追加你想翻譯的內容。
"請將以下內容翻譯成法語：（你的內容）」 - 接著請點擊 發送 按鈕或按下 Enter 鍵。Kutools AI Aide會將文本翻譯成你所需的法語。請參閱下方示範：
- 之後你可將翻譯結果複製貼上至任意位置。
Kutools AI Aide 實用使用技巧
善用 Kutools AI Aide 可大幅提升你在 Excel 上的生產力。以下是幾項實用小技巧，助你發揮此強大工具的最大價值：
- 🎯 明確說明你的需求：
- 與 Kutools AI Aide互動時，請明確具體描述你的需求。詳細明確的提示可確保得到更準確且有價值的回覆。
- 📚 正確使用術語：
- 提及 Excel 功能時，請準確使用相關術語，以確保需求能正確理解並獲得精確的解決方案。
- 🚀 探索進階功能：
- 不要只停留在基本操作。試著利用 Kutools AI Aide 完成進階 Excel 任務，例如自訂公式、數據分析或報表生成。
- 🔨 拆解複雜工作：
- 若需解決複雜問題，建議將其拆解成更小、易管理的子任務。這樣可讓問題更易於分析與解決。
- 💾 定期備份：
- 執行重大變更前，一定要儲存並備份 Excel 文件，尤其是透過 AI 工具所做的操作，以免資料遺失或出錯。
- 🔄 保持定期更新：
- 請保持 Kutools及 AI 助手均為最新版本。新版多半會提供更強 AI 功能、增強新特色並改善效能。
- ✅ 檢核 AI 建議：
- 雖然 Kutools AI Aide 可提供許多寶貴協助，但尤其在處理關鍵或敏感資料時，請務必檢查其建議的正確性，確保解決方案可靠有效。
- 🤹♂️ 多加練習並保持耐心：
- 如同其他工具，熟悉 Kutools AI Aide需要不斷練習。多嘗試不同功能，將可逐步提升信心與專業度。
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