在 Outlook 中答覆郵件

在 Outlook 中，您可以輕鬆地答覆郵件，如下所示：

如果您習慣在閱讀窗格中閱讀郵件，可以在郵件列表中選擇要答覆的郵件，然後點擊「首頁」>「答覆」僅答覆發件人，或點擊「首頁」>「全部答覆」來答覆發件人和所有收件人。

如果您喜歡在郵件窗口中閱讀郵件，可以點擊「郵件」>「答覆」僅答覆發件人，或點擊「郵件」>「全部答覆」來同時答覆發件人和所有收件人。

為了更高效地工作，一些用戶喜歡在 Outlook 中使用鍵盤快捷鍵。我們也可以使用鍵盤快捷鍵快速答覆 Outlook 中的郵件。

在郵件列表中選擇郵件或在郵件窗口中打開郵件後，我們可以：
A. 同時按 Ctrl + R 鍵來答覆選定或打開的郵件僅給發件人；
B. 同時按 Ctrl + Shift + R 鍵來答覆選定或打開的郵件給發件人和所有在「收件人」和「抄送」欄位中的收件人。

預設情況下，當答覆郵件時，答覆郵件會包含原始郵件而不縮排。然而，我們可以配置答覆選項並根據需要更改答覆設定。

1. 點擊「文件」>「選項」以打開 Outlook 選項對話框。

2. 在 Outlook 選項對話框中，點擊左側邊欄的「郵件」 ，進入「答覆和轉發」部分，並從「答覆郵件時」下拉列表中選擇一個選項。

3. 點擊「確定」按鈕。

注意：

(1) 如果您在 Outlook 選項對話框中的「答覆郵件時」下拉列表中選擇「不包括原始郵件」，則答覆郵件將不包含任何郵件內容。

(2) 如果您在 Outlook 選項對話框中的「答覆郵件時」下拉列表中選擇「附加原始郵件」，則原始郵件將作為附件添加到答覆郵件中。

(3) 如果您在 Outlook 選項對話框中的「答覆郵件時」下拉列表中選擇「包括原始郵件文本」，則原始郵件（包括郵件正文和郵件頭）將被添加到答覆郵件的正文中。

(4) 如果您在 Outlook 選項對話框中的「答覆郵件時」下拉列表中選擇「包括並縮排原始郵件文本」，則原始郵件（包括郵件頭和郵件內容）將被添加到答覆郵件的正文中，並帶有左縮排。

(5) 如果您在 Outlook 選項對話框中的「答覆郵件時」下拉列表中選擇「為原始郵件的每行加上前綴」，則原始郵件（包括郵件頭和郵件內容）將被添加到答覆郵件的正文中，並在內容的最左側添加一條藍色垂直前綴線。

自 Outlook2013 起，當我們直接在閱讀窗格中閱讀和答覆郵件時，答覆郵件會自動嵌入在閱讀窗格中。一些 Outlook 用戶可能需要在新窗口中彈出答覆郵件。這裡，本節將展示如何在郵件窗口中彈出一個或所有答覆。

4.1 彈出一個答覆郵件

當答覆郵件嵌入在閱讀窗格中時，我們可以點擊閱讀窗格左上角的「彈出」按鈕，直接在新郵件窗口中打開答覆郵件。

4.2 總是彈出所有答覆

您也可以配置 Outlook 選項，以便在新郵件窗口中自動彈出所有答覆。

1. 點擊「文件」>「選項」 以打開 Outlook 選項對話框。

2. 在 Outlook 選項對話框中，點擊左側邊欄的「郵件」，進入「答覆和轉發」部分，並勾選「在新窗口中打開答覆和轉發」選項。

3. 點擊「確定」按鈕。

從現在開始，所有答覆郵件將自動在新郵件窗口中打開。

注意：

(1) 如果啟用了「在新窗口中打開答覆和轉發」選項，則所有轉發郵件也將自動在新郵件窗口中打開。
(2) 如果我們首先在郵件窗口中打開郵件，然後點擊「郵件」>「答覆」或「全部答覆」來答覆，則答覆郵件將直接在新窗口中打開。

有時，為了區分答覆與其他郵件，例如新郵件或轉發郵件，我們希望為答覆郵件的文本設置不同的顏色或字型大小。本節將展示詳細的指導以完成此操作。

1. 點擊「文件」 >「選項」以打開 Outlook 選項對話框。

2. 在 Outlook 選項對話框中，點擊左側邊欄的「郵件」，然後在「撰寫郵件」部分點擊「信紙和字型」按鈕。

3. 在「簽名和信紙」對話框中，點擊「答覆或轉發郵件」部分的「字型」按鈕。

4. 在「字型」對話框中，我們可以根據需要設置字型：
(1) 要使用較大或較小的文本答覆，請在「大小 」列表框中選擇合適的字型大小；
(2) 要使用不同顏色的文本答覆，只需從「字型顏色」下拉列表中指定一個字型顏色；
(3) 我們還可以根據需要設置其他字型樣式，例如加粗、傾斜、下劃線、大寫、刪除線等。

提示：我們可以在「字型」對話框的「預覽」部分直接預覽所有指定格式的文本。

5.依次點擊「確定」按鈕以保存更改並關閉所有對話框。

從現在開始，當我們在答覆郵件中輸入文本時，輸入的文本將自動格式化為指定的顏色、字型大小或其他字型樣式。請參見截圖：

注意：此操作還將更改轉發郵件中的字型樣式和字型顏色。

一些 Outlook 用戶注意到，在閱讀窗格的右側邊欄上有一組快速命令，如下圖所示。這個垂直欄讓我們可以快速刪除、移動、響應或打開郵件。我們還可以啟用這個垂直欄以快速在 Outlook 中答覆郵件。

1點擊 自定義快速訪問工具欄 箭頭 在快速訪問工具欄中 > 觸控/滑鼠模式.

注意：

在某些 Outlook版本中， 觸控/滑鼠模式 常用不顯示在 自定義快速訪問工具欄 下拉菜單中。我們可以按如下方式將常用添加到快速訪問工具欄中：
1. 點擊 自定義快速訪問工具欄 箭頭 > 更多命令;
2. 現在 Outlook 選項對話框已打開， 快速訪問工具欄 已在左側欄中啟用。我們需要 (1) 選擇 所有命令 從 選擇命令來自 下拉列表中， (2) 點擊以突出顯示 觸控/滑鼠模式 在左側列表框中， (3) 點擊 新增 按鈕， (4) 點擊 確定 按鈕。

2然後 觸控/滑鼠模式 命令已添加到快速訪問工具欄中。點擊 觸控/滑鼠模式 按鈕 ，然後選擇 觸控 從下拉菜單中。

現在，快速命令組已垂直添加在閱讀窗格的右側。

3在郵件列表中點擊選擇您將答覆的郵件，點擊 響應 按鈕 在閱讀窗格的最右側，然後選擇 答覆 或 全部答覆 從下拉菜單中。

4. 然後答覆郵件嵌入在閱讀窗格中。根據需要撰寫並發送。

注意：
(1) 您可以點擊快速訪問工具欄中的「觸控/滑鼠模式」>「滑鼠模式」以隱藏閱讀窗格右側的快速命令組。
(2) 在這種情況下，如果您想彈出答覆郵件，請點擊快速命令組的「彈出」 按鈕以在郵件窗口中打開。

如果我們在外出時，例如度假、外出午餐等，新的郵件到達我們的 Outlook，我們可以啟用自動答覆以及時響應這些郵件。

7.1 使用自動答覆功能發送自動答覆

對於 Exchange 帳戶類型，我們可以啟用自動答覆功能，以便在 Outlook 中輕鬆響應新到的郵件。

1. 點擊「文件」>「信息」>「自動答覆」。

2. 在「自動答覆」對話框中，您需要：
(1) 勾選「發送自動答覆」選項；
(2)這是可選的。勾選「僅在此時間範圍內發送」選項，然後根據需要指定開始時間和結束時間。
(3) 在「我的組織內」選項卡下，輸入自動答覆的郵件內容。

注意：如果我們需要自動答覆所有接收到的郵件，您可以啟用「我的組織外」選項卡，根據需要勾選「僅限我的聯絡人」或「我的組織外的任何人」選項，然後輸入郵件內容。

3. 點擊「確定」按鈕。

從現在開始，當我們打開指定 Exchange 帳戶的郵件資料夾時，它會在功能區下方顯示一個水平提示，提醒我們「自動答覆正在為此帳戶發送」。我們可以點擊「關閉」按鈕直接禁用自動答覆，並點擊最右側的 x 按鈕隱藏提示。

7.2 使用郵件規則發送自動答覆

據我們所知，POP3 或 IMAP 郵件帳戶不支持 Outlook 中的自動答覆。如果我們的郵件帳戶類型是 POP3 或 IMAP，我們可以創建一個郵件規則以啟用 Outlook 中的自動答覆。

首先，我們需要為自動答覆規則創建一個郵件模板。

1. 創建「首頁」>「新建郵件」以創建新郵件，並在郵件正文中輸入自動答覆內容。

2. 在新撰寫的郵件窗口中，點擊「文件」>「另存為」。

3. 在「另存為」對話框中，輸入模板名稱，從保存類型下拉列表中選擇Outlook 模板，然後點擊保存 按鈕。

現在，自動答覆模板已創建。我們可以繼續創建自動答覆規則。

4. 點擊「首頁」>「規則」>「管理規則和警報」。

5. 在「規則和警報」對話框中，在「郵件規則」選項卡下，點擊「新規則」按鈕。

6. 在「規則嚮導」中，點擊以突出顯示「對我接收的郵件應用規則」選項，然後點擊「下一步」按鈕。

7. 在第二個「規則嚮導」中，指定您將用來篩選接收郵件的條件（在我的情況下，我勾選了「只發送給我 」選項），然後點擊「下一步 」按鈕。

8. 在第三個嚮導中，在「步驟1」部分勾選「使用特定模板答覆」選項，然後在「步驟2」部分點擊下劃線文本「特定模板」。

9. 在打開的「選擇答覆模板」對話框中，從「查找範圍」下拉列表中選擇「文件系統中的用戶模板」，點擊選擇我們剛剛創建的自動答覆模板，然後點擊「打開」按鈕。

10. 返回第三個「規則嚮導」，點擊「下一步」按鈕。

11. 在第四個「規則嚮導」中，根據需要指定例外或不設置任何例外，然後點擊「下一步」按鈕。

12. 在最後一個「規則嚮導」中，在「步驟1」框中命名規則，在「步驟2」部分勾選運行選項，然後點擊「完成」按鈕。

13. 在彈出的 Microsoft Outlook 警告對話框中，點擊「確定」按鈕以繼續。

14. 然後返回到「規則和警報」對話框。確保新創建的自動答覆規則已被勾選，然後點擊「確定」按鈕以關閉對話框。

從現在開始，所有符合特定條件的新郵件將自動使用預設的答覆模板進行答覆。

7.3 使用第三方外掛發送自動答覆

本節介紹了一個第三方外掛，Kutools for Outlook，可以輕鬆快速地啟用自動答覆，並為一個或多個郵件帳戶設置預設的答覆內容，無論它們是什麼類型！

1. 安裝 Kutools for Outlook 後，點擊 Kutools > 答覆 > 管理自動答覆。

2. 在「管理自動答覆」對話框中，我們可以按如下方式操作：
(1) 勾選我們將啟用自動答覆的郵件帳戶；
(2) 在「自動答覆主題前綴」框中輸入將添加在原始郵件主題之前的字詞；
(3) 在「自動答覆文本」框中輸入自動答覆內容。

3. 點擊「確定」按鈕。然後，自動答覆功能將為指定的郵件帳戶啟用。從現在開始，當新郵件進入這些郵件帳戶時，它們將自動使用指定的答覆內容進行答覆。

注意：我們可以通過再次點擊 Kutools > 答覆 > 啟用自動答覆 來輕鬆禁用自動答覆功能。

在 Outlook 中答覆郵件時，預設情況下，原始郵件中的附件不會被添加到答覆郵件中。要在答覆郵件中保留附件，我們可以使用第三方外掛或粘貼功能來完成。

8.1 通過複製和粘貼附帶附件答覆

要在 Outlook 中附帶附件答覆，我們可以從原始郵件中複製所有附件，然後粘貼到答覆郵件中。

1. 點擊打開我們將要答覆的郵件在閱讀窗格中。

2.右鍵點擊任意一個附件，然後從上下文菜單中選擇「全選」。

3. 按 Ctrl + C 鍵複製這些選定的附件。

4. 點擊「首頁」>「答覆」或「全部答覆」來答覆郵件。

5. 現在答覆郵件正在打開。將光標放在郵件正文中，然後按 Ctrl + V 鍵粘貼附件。然後我們將看到所有附件都添加到附件欄中。

6. 撰寫答覆郵件並根據需要發送。

8.2 使用第三方外掛附帶附件答覆

我們還可以使用第三方外掛，Kutools for Outlook，快速在 Outlook 中答覆郵件，並保留原始郵件的所有附件。

1. 選擇我們將要答覆的郵件，然後點擊 Kutools > 答覆 > 附帶附件答覆 或 全部附帶附件答覆。

2. 然後答覆郵件正在打開，並保留原始郵件的所有附件。撰寫答覆郵件並根據需要發送。

當我們應用「全部答覆」功能來答覆郵件給發件人和其他收件人時，我的郵件地址不會作為收件人包含在答覆郵件中。這裡，本節將介紹兩種解決方案來答覆所有人包括我自己。

9.1 使用郵件規則答覆所有人包括我

我們可以創建一個郵件規則，始終將我們的答覆抄送給自己，以便在 Outlook 中輕鬆解決此問題。

1. 點擊「首頁」>「規則」>「管理規則和警報」。

2. 在「規則和警報」對話框中，在「郵件規則」選項卡下，點擊「新規則」按鈕。

3. 在「規則嚮導」中，點擊以突出顯示「對我發送的郵件應用規則」選項，然後點擊「下一步 」按鈕。

4. 在第二個「規則嚮導」中，在「步驟1」部分勾選「主題中包含特定字詞」選項，然後在「步驟2」部分點擊下劃線文本「特定字詞」。

5. 在彈出的「搜索文本」對話框中，在第一個框中輸入 RE:，點擊「新增」按鈕，然後點擊「確定」按鈕。請參見截圖：

6. 然後返回到第二個「規則嚮導」，點擊「下一步」按鈕。

7. 在第三個「規則嚮導」中，在「步驟1」部分勾選「將郵件抄送給個人或公共群組」選項，然後在「步驟2」部分點擊下劃線文本「個人或公共群組」。

8. 在彈出的「規則地址」對話框中，在「收件人」框中輸入我們的郵件地址，然後點擊「確定」按鈕。

提示：
(1) 如果我們需要將答覆抄送給多個聯絡人，請輸入這些聯絡人的郵件地址並用分號分隔。
(2) 我們還可以點擊選擇聯絡人，然後點擊「收件人」按鈕將這些聯絡人添加為收件人。

9. 然後返回到第三個「規則嚮導」，點擊「下一步」按鈕繼續。

10. 在第四個「規則嚮導」中，根據需要指定或不指定任何例外，然後點擊「下一步」按鈕。

11. 現在打開最後一個「規則嚮導」。我們可以按如下方式操作：
(1) 在「步驟1」框中輸入新規則的名稱；
(2) 在「步驟2」部分勾選運行選項；
(3) 點擊「完成」按鈕。

12. 在彈出的 Microsoft Outlook 警告對話框中，點擊「確定」按鈕。

13. 然後返回到「規則和警報」對話框。確保新郵件規則已被勾選，然後點擊「確定 」按鈕以關閉對話框。

從現在開始，我們發送的所有答覆將自動抄送給自己。

注意：
(1) 此規則不僅會抄送我們答覆給所有收件人的答覆，還會抄送我們僅答覆給發件人的答覆。
(2) 即使您的 Outlook 中有多個郵件帳戶，該規則也無法識別郵件所在的郵件帳戶，它將僅將答覆抄送給指定的郵件帳戶。

9.2 使用一個驚人的工具答覆所有人包括我

我們還可以使用第三方外掛，Kutools for Outlook，啟用「全部答覆時包括我自己」功能，並始終將我的郵件帳戶作為收件人添加到答覆郵件中。

1. 安裝 Kutools for Outlook 後，點擊 Kutools > 選項。

2. 現在「選項」對話框彈出。啟用「答覆」選項卡，勾選「全部答覆時包括我自己」選項，然後點擊「確定」按鈕。

從現在開始，當我們選擇一封郵件並點擊「首頁」>「全部答覆」時，我們的郵件地址將自動作為收件人添加到答覆郵件中。

注意：如果我們的 Outlook 中有多個郵件帳戶，只有當前答覆的郵件所在的郵件帳戶將作為收件人添加到答覆郵件中。

我們通常會收到不同郵件格式的郵件，並且答覆會繼承原始郵件的郵件格式。然而，我們可以更改一個答覆郵件的郵件格式，或者始終以固定的郵件格式答覆郵件。這些問題已在其他主題中討論過，點擊相應的鏈接以獲取詳細信息：

10.1 更改一個答覆郵件的郵件格式：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 始終以純文本格式答覆：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 始終以 HTML 格式答覆：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

據我們所知，我們可以為郵件帳戶指定不同的簽名，還可以為新郵件和答覆/轉發指定不同的簽名。點擊下方超鏈接查看詳細信息：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically