在 Outlook 中回覆郵件

在 Outlook 中，您可以輕鬆地按以下方式回覆電子郵件：

如果您習慣在閱讀窗格中閱讀郵件，只需在郵件清單中選取要回覆的郵件，然後點擊首頁> 回覆 即可僅回覆寄件者，或點擊首頁> 全部回覆 同時回覆寄件者與所有收件者。

如果您偏好在郵件視窗中閱讀郵件，可點擊郵件> 回覆 僅回覆寄件者，或點擊郵件> 全部回覆 同時回覆寄件者與所有收件者。

為了提升工作效率，許多使用者偏好在 Outlook 中使用鍵盤快速鍵，也能藉此迅速回覆郵件。

在郵件清單中選取郵件，或在郵件視窗中開啟郵件後，我們可以：
A。同時按下 Ctrl+R 鍵，僅回覆寄件者；
B。同時按下 Ctrl+Shift+R 鍵，回覆寄件者與所有收件者（包含）收件者與副本欄位中的對象）。

預設情況下，回覆郵件時會包含原始郵件內容，但不會縮排。不過，您可以根據需求調整回覆選項並變更相關設定。

1. 點擊檔案> 選項，即可開啟 Outlook 選項對話方塊。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，點擊左側邊欄的郵件，進入回覆與轉寄區段，並從回覆郵件時下拉選單中選擇所需選項。

3. 點擊確定按鈕。

備註：

（1) 若您在 Outlook 選項對話方塊的回覆郵件時下拉選單中選取不要包含原始郵件，系統將自動建立不含任何原始郵件內容的回覆訊息。

（2) 如果您在 Outlook 選項對話方塊的回覆郵件時下拉式清單中選取附加原始郵件，原始郵件就會以附件形式加入回覆訊息中。

（3) 若您在 Outlook 選項對話方塊的回覆郵件時下拉選單中選取包含原始郵件文字，系統便會將原始郵件（含內文與郵件標頭）自動加入回覆訊息中。

（4) 如果您在 Outlook 選項對話方塊的回覆郵件時下拉清單中選取包含並縮排原始郵件文字，原始郵件（包含郵件標頭與郵件內容）將以左側縮排方式加入回覆訊息的內文中。

（5) 如果您在 Outlook 選項對話方塊的回覆郵件時下拉清單中選取為原始郵件的每一行加上前綴，系統將把原始郵件（包含郵件標頭與內容）加入回覆訊息內文，並在每行最左側顯示藍色前綴豎線。

自 Outlook 2013 起，當您在閱讀窗格中直接閱讀並回覆郵件時，回覆訊息會自動嵌入該窗格內。部分 Outlook 使用者可能希望將回覆訊息彈出至獨立視窗。本節將為您說明如何將單一或所有回覆彈出至專屬郵件視窗。

4.1 彈出單一回覆訊息

當回覆訊息嵌入閱讀窗格外時，只需點擊閱讀窗格左上角的彈出按鈕，即可在新郵件視窗中直接開啟回覆訊息！

4.2 一律將所有回覆彈出

您也可以設定 Outlook 選項，讓所有回覆自動在新郵件視窗中開啟。

1. 按一下檔案> 選項，即可開啟 Outlook 選項對話方塊。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，點選左側的郵件，進入回覆與轉寄區段，並勾選在新視窗中開啟回覆與轉寄選項。

3. 點擊確定按鈕。

從現在起，所有回覆郵件都會在 Outlook 中自動於新郵件視窗中開啟。

注意事項：
（1）若已啟用在新視窗中開啟回覆與轉寄選項，所有轉寄郵件也會自動在新郵件視窗中開啟。
（2）若我們先在郵件視窗中開啟電子郵件，再透過按一下郵件> 回覆 或全部回覆來回覆，則回覆郵件會直接在新視窗中開啟。

有時為了清楚區分回覆郵件與其他類型的郵件（例如新建郵件或轉寄郵件），我們希望為回覆郵件中的訊息文字設定專屬的顏色或字體大小。本節將提供詳細的操作指引。

1. 按一下檔案> 選項，即可開啟 Outlook 選項對話方塊。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，先點選左側清單的郵件，再點擊位於撰寫郵件區段中的信箋與字型按鈕。

3. 在「簽名與信箋」對話方塊中，於回覆或轉寄郵件區段按一下字型按鈕。

4. 在「字型」對話方塊中，可依需求靈活設定字型：
（1）若要以較大或較小的文字回覆，請在大小清單方塊中選擇合適的字體大小；
（2）若要以不同顏色的文字回覆，請從字體顏色中挑選喜愛的色彩；
（3）也可依需求套用其他字形效果，例如加粗、傾斜、底線、大寫、刪除線等，讓您的文字更突出！

提示：我們可以直接在「字型」對話方塊的預覽區段，即時預覽套用所有指定格式後的文字效果！

5. 依次點選確定按鈕，即可儲存變更並關閉所有對話方塊。

從現在起，當您在回覆郵件時輸入文字，系統將自動套用指定的顏色、字體大小及其他字形設定。請參閱以下截圖：

注意事項：此操作同時會變更轉寄郵件中的字型與字體顏色。

部分 Outlook 使用者注意到，閱讀窗格右側邊欄有一組快速命令（如下方截圖所示），這組垂直排列的按鈕能讓您迅速刪除、移動、回覆或開啟郵件。您也可以啟用此功能，在 Outlook 中快速回覆郵件。

1. 點擊快速存取工具列中的自訂快速存取工具列箭頭，即可開啟觸控/滑鼠模式。

注意事項：

在某些 Outlook 版本中，觸控/滑鼠模式命令不會顯示於自訂快速存取工具列的下拉式功能表中。別擔心！您可依照下列步驟，輕鬆將該命令新增至快速存取工具列：
1. 按一下自訂快速存取工具列箭頭，再點選其他命令；
2. 此時會開啟 Outlook 選項對話方塊，且左側已自動選取快速存取工具列。請依序執行以下操作：（1） 從選擇命令自下拉清單中選取所有命令，（2） 在左側清單中按一下以反白標示觸控/滑鼠模式，（3） 按一下新增按鈕，（4） 最後按一下確定按鈕即可完成設定。

2. 接著，觸控/滑鼠模式命令便會新增至快速存取工具列。點擊觸控/滑鼠模式按鈕，並從下拉式功能表中選取觸控。

現在，這組快速命令已垂直新增於閱讀窗格右側。

3. 在郵件清單中，按一下選取您要回覆的郵件，再點擊閱讀窗格最右側的回應按鈕，然後從下拉式功能表中選擇回覆或全部回覆。

4. 接著，回覆郵件將內嵌於閱讀窗格中，請依需求撰寫並立即傳送！

注意事項：
（1）您可點擊快速存取工具列中的觸控/滑鼠模式 > 滑鼠模式，隱藏閱讀窗格右側的快速命令群組。
（2）在此情況下，若想將回覆郵件彈出，只需點擊快速命令群組中的彈出按鈕，即可在郵件視窗中開啟。

當我們外出時（例如休假或外出用餐），可啟用自動回覆功能，即時回應新收到的 Outlook 郵件。

7.1 使用「自動回覆」功能傳送自動回覆

針對 Exchange 帳戶類型，我們可在 Outlook 中啟用自動回覆功能，輕鬆回應新收到的郵件。

1. 按一下檔案 > 資訊 > 自動回覆。

2. 在「自動回覆」對話方塊中，您需要：
（1）勾選傳送自動回覆選項；
（2）此為選用項目。勾選僅在此時間範圍期間傳送選項，並依需求設定開始與結束時間。
（3）在組織內部索引標籤中，輸入自動回覆的訊息內容。

注意事項：若需對所有收到的電子郵件自動回覆，請啟用組織外部索引標籤，依需求勾選僅限我的聯絡人或組織外部任何人選項，並輸入回覆訊息內容。

3. 按一下確定按鈕。

從現在起，當您在指定的 Exchange 帳戶中開啟郵件資料夾時，功能區下方將顯示一則水平提示，提醒您「此帳戶正在傳送自動回覆」。只需點擊關閉按鈕，即可立即停用自動回覆；若想隱藏此提示，點擊最右側的 × 按鈕即可。

7.2 使用電子郵件規則傳送自動回覆

據我們所知，Outlook 不支援 POP 3 或 IMAP 電子郵件帳戶的自動回覆功能。若您的帳戶類型為 POP 3 或 IMAP，可透過建立電子郵件規則，在 Outlook 中啟用自動回覆。

首先，我們需要為自動回覆規則建立一封電子郵件範本。

1. 建立首頁> 新建郵件 以建立新郵件，並在郵件內文中輸入自動答覆內容。

2. 在新郵件編寫視窗中，點選檔案＞ 另存新檔。

3. 在「另存新檔」對話方塊中，為範本輸入名稱，從 Outlook 範本下拉式清單中選取指定保存格式，然後按一下儲存按鈕。

自動答覆模板已建立完成，接下來可繼續設定自動答覆規則。

4. 點擊首頁＞ 規則＞ 管理規則與警示。

5. 在「規則與警示」對話方塊中，於電子郵件規則索引標籤下，點擊新增規則按鈕。

6. 在規則嚮導中，按一下以反白標示將規則套用至我收到的郵件選項，然後點選下一步按鈕。

7. 在第二個規則嚮導中，設定篩選收件條件（在我的案例中，我勾選了）僅寄給我選項），然後點擊下一步按鈕。

8. 在第三個精靈中，於 步驟 1 區段勾選使用特定範本回覆選項，然後於 步驟 2 區段點擊特定範本下方的底線文字。

9. 在開啟的「選取答覆模板」對話方塊中，從檔案系統中的使用者範本選取瀏覽下拉列表，點選剛剛建立的自動答覆模板，再按一下開啟按鈕。

10. 返回第三個規則嚮導後，請點選下一步按鈕。

11. 在第四個規則嚮導中，根據需求設定例外狀況，或選擇不設定任何例外，然後點選下一步按鈕。

12. 在最後一個規則嚮導中，於 步驟 1 方塊中為規則命名，並於 步驟 2 區段中依需求勾選執行選項，然後按一下完成按鈕。

13. 在跳出的 Microsoft Outlook 警告對話方塊中，按一下確定按鈕以繼續。

14. 在返回「規則與警示」對話方塊後，請確認新建立的自動答覆規則已勾選，然後按一下確定按鈕關閉對話方塊。

從現在起，所有符合指定條件的新郵件將自動以預設的回覆模板回應。

7.3 使用第三方增益集傳送自動回覆

本節介紹一款第三方增益集——Kutools for Outlook，無論帳戶類型為何，皆能輕鬆快速地為單一或多個電子郵件帳戶啟用預設內容的自動回覆！

1. 安裝 Kutools for Outlook 後，在 Outlook 中點選 Kutools > 回覆 > 管理自動回覆。

2. 在管理自動回覆對話方塊中，可執行下列操作：
（1）勾選要啟用自動回覆的電子郵件帳戶；
（2）在自動答覆刪除主題前綴方塊中，輸入要附加於原始郵件主旨前的文字；
（3）在自動答覆文字方塊中，輸入自動回覆內容。

3. 按一下確定按鈕，即可為指定的電子郵件帳戶啟用自動答覆功能！從現在起，只要新郵件進入這些帳戶，系統就會自動以您設定的內容回覆，省時又貼心！

注意事項：只需再次點擊 Kutools> 回覆> 開啟自動回覆，即可輕鬆停用自動答覆功能。

當您在 Outlook 中回覆電子郵件時，原始郵件的附件預設不會自動包含在回覆中。若希望在回覆時保留附件，可透過第三方增益集或使用貼上功能來實現。

8.1 帶附件答覆透過複製與貼上

在 Outlook 中回覆郵件時若需附上附件，可直接從原始郵件複製所有附件，並貼到回覆郵件中。

1. 點擊即可在閱讀窗格中開啟要回覆的郵件。

2. 在任一附件上按一下滑鼠右鍵，然後從快顯功能表中選擇全選。

3. 按下 Ctrl＋C 鍵，即可複製這些已選取的附件。

4. 點擊首頁＞ 回覆 或全部回覆，即可回覆郵件。

5. 現在回覆訊息功能已開啟！將游標置於訊息內文，按下 Ctrl＋V 鍵即可貼上附件，所有附件將立即顯示於附件列中。

6. 撰寫回覆訊息，並依需求立即傳送！

8.2 使用第三方增益集附帶附件回覆

您也可以使用第三方增益集 Kutools for Outlook，在 Outlook 中快速回覆郵件，並完整保留原始郵件的所有附件！

1. 選取要回覆的郵件，然後點擊 Kutools＞ 回覆＞ 附帶附件回覆 或附帶附件全部回覆。

2. 接著將開啟回覆訊息，並保留原始郵件的所有附件。撰寫您的回覆內容，並依需求傳送！

當您在使用全部回覆功能回覆郵件給寄件者及其他收件者時，您的郵箱地址不會自動包含在回覆訊息的收件人中。本節將介紹兩種方法，讓您在「全部回覆」時也能順利包含自己！

9.1 使用郵件規則進行包含自己的全部回覆

我們可以在 Outlook 中設定郵件規則，讓所有回覆自動密件副本（Bcc）給自己，輕鬆解決這個問題。

1. 點擊首頁＞ 規則＞ 管理規則與警示。

2. 在「規則與警示」對話方塊中，切換至郵件規則頁籤，然後點擊新增規則按鈕。

3. 在規則嚮導中，點選以反白顯示對我所傳送的郵件套用規則選項，然後點擊下一步按鈕。

4. 在第二個規則嚮導中，於 步驟 1 區段勾選主旨包含特定文字選項，然後點擊 步驟 2 區段中的特定文字底線文字。

5. 在彈出的搜尋文字對話方塊中，於第一個方框輸入 RE:，點擊新增按鈕，再點擊確定按鈕。請參閱截圖：

6. 接著返回第二個規則嚮導，點擊下一步按鈕。

7. 在第三個規則嚮導中，於 步驟 1 區段勾選 將郵件密件副本（Cc）傳送給人員或公用群組選項，接著點擊 步驟 2 區段中帶底線的人員或公用群組文字。

8. 在彈出的規則地址對話方塊中，於收件者方框輸入我們的郵箱地址，然後點擊確定按鈕。

提示：
（1）若需將回覆密件副本傳送給多位聯絡人，請在方框中輸入這些聯絡人的電子郵件地址，並以分號分隔。
（2）您也可點選聯絡人後，再點擊收件者按鈕，將其新增為收件者。

9. 接著返回第三個規則嚮導，點擊下一步按鈕繼續。

10. 在第四個規則嚮導中，依需求設定或跳過例外條件，然後點擊下一步按鈕。

11. 現在將開啟最後一個規則嚮導，您可以執行下列操作：
（1）在 步驟 1 方框中輸入新規則的名稱；
（2）在 步驟 2 區段中，依需求勾選執行選項；
（3）點擊完成按鈕。

12. 在彈出的 Microsoft Outlook 警告對話方塊中，點擊確定按鈕。

13. 接著返回「規則與警示」對話方塊，確認新建的郵件規則已勾選，然後點擊確定按鈕以關閉對話方塊。

從現在起，我們傳送的所有回覆都會自動密件副本給自己。

注意事項：
（1）此規則不僅適用於「全部回覆」，也會對僅回覆寄件者的郵件生效。
（2）即使您的 Outlook 中有多個電子郵件帳戶，此規則仍無法辨識郵件所屬的帳戶，僅會將回覆密件副本傳送至您指定的電子郵件帳戶。

9.2 使用強大工具進行包含自己的全部回覆

我們也可使用第三方增益集 Kutools for Outlook，啟用在使用全部答覆功能時，把我自己加入到收件人中功能，讓我的電子郵件帳戶永遠自動作為主要收件者（To）加入回覆訊息中。

1. 安裝 Kutools for Outlook 後，點擊 Kutools＞ 選項。

2. 現在會開啟「選項」對話方塊。切換至回覆頁籤，勾選在使用全部答覆功能時，把我自己加入到收件人中選項，然後點擊確定按鈕。

從現在起，當您在郵件中選取訊息並點擊首頁＞ 全部回覆 時，您的郵箱地址將自動加入回覆訊息的主要收件者（To）欄位中。

注意事項：若 Outlook 中設有多個電子郵件帳戶，系統僅會將目前回覆郵件所屬帳戶自動加入回覆訊息的主要收件者（To）欄位中。

我們收到的電子郵件通常採用不同的郵件格式，而回覆時預設會繼承原始郵件的格式。不過，您可針對單一回覆變更郵件格式，或設定一律以固定格式回覆郵件。相關說明已於其他章節中詳述，請點選以下對應連結以獲取詳細資訊：

10.1 變更單一回覆訊息的格式：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a 2

10.2 一律以純文字文本格式回覆：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a 5

10.3 一律以 HTML 格式回覆：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a 6

據我們所知，您可為不同電子郵件帳戶設定專屬簽名檔，並分別為新郵件與回覆／轉寄郵件套用不同簽名檔！立即點擊下方連結，掌握詳細設定方法：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically