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在Outlook中回復電子郵件

通常,我們可以通過選擇電子郵件並單擊來輕鬆回復電子郵件 首頁 > 回复 or 全部回复 在Outlook中。 但是,有時我們需要以特殊的方式答复,例如答復中原始電子郵件的剩餘附件,包括我們自己在內的所有答复,自動以不同顏色的小/大字體答復等等。在這裡,本教程將顯示解決方案這些問題一一列舉。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.回复或全部回复

在Outlook中,您可以輕鬆地輕鬆地回復電子郵件,如下所示:

如果您習慣於在閱讀窗格中閱讀電子郵件,則可以在郵件列表中選擇要回复的電子郵件,然後單擊 首頁 > 回复 僅答復發件人,或單擊 首頁 > 全部回复 一起回復發件人和所有收件人。

如果您想在消息窗口中閱讀電子郵件,可以單擊 您的訊息 > 回复 僅答復發件人,或單擊 您的訊息 > 全部回复 同時回復發件人和所有收件人。


2.使用鍵盤快捷鍵回复

為了更有效地工作,某些用戶希望在Outlook中應用鍵盤快捷鍵。 我們還可以使用鍵盤快捷鍵在Outlook中快速回復電子郵件。

在消息列表中選擇電子郵件或在消息窗口中打開電子郵件之後,我們可以:
A。 按 按Ctrl + R 鍵一起僅將選定的或打開的電子郵件回复給發件人;
B。 按 按Ctrl + 轉移 + R 鍵一起將選定或打開的電子郵件回复給發件人和其中的所有收件人 Cc 領域。


3.常規回復設置

默認情況下,在回復電子郵件時,回复消息包括原始消息,不帶縮進。 但是,我們可以配置回複選項並根據需要更改回復設置。

1。 點擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框。

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左側邊欄中,轉到 回復和轉發 部分,然後從 回复郵件時 下拉列表。

3。 點擊 OK 按鈕。

筆記:

(1)如果選擇 不包含原始訊息 來自 回复郵件時 在“ Outlook選項”對話框的下拉列表中,將創建不包含任何郵件內容的回复郵件。

(2)如果選擇 附加原始消息 來自 回复郵件時 在“ Outlook選項”對話框的下拉列表中,原始郵件將作為附件添加到回复郵件中。

(3)如果選擇 包含原始消息文本 來自 回复郵件時 在“ Outlook選項”對話框的下拉列表中,原始電子郵件(包括郵件正文和郵件標題)將被添加到回复郵件的郵件正文中。

(4)如果選擇 包含並縮進原始消息文本 來自 回复郵件時 在“ Outlook選項”對話框的下拉列表中,原始電子郵件(包括郵件標題和郵件內容)將以左縮進添加到回复郵件的郵件正文中。

(5)如果選擇 在原始消息的每一行之前添加前綴 來自 回复郵件時 在“ Outlook選項”對話框的下拉列表中,原始電子郵件(包括郵件標題和郵件內容)將添加到回复郵件的郵件正文中,並且在內容的最左側還添加了一條垂直的藍色前綴線。


4.彈出回复

從Outlook 2013開始,當我們直接在閱讀窗格中閱讀和回復電子郵件時,回复郵件會自動嵌入在閱讀窗格中。 一些Outlook用戶可能需要在新窗口中彈出答复消息。 在這裡,本節將向您展示在消息窗口中彈出一個或所有答复的解決方案。

4.1彈出一封回复消息

當閱讀窗格中嵌入回复消息時,我們可以單擊 彈出 閱讀窗格左上角的按鈕可在新的消息窗口中直接打開答复消息。

4.2總是彈出所有回复

您還可以將Outlook選項配置為始終自動在新的消息窗口中彈出答复。

1。 點擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框。

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左側欄中,轉到 回復和轉發 部分,然後勾選 在新窗口中打開回復和轉發 選項。

3。 點擊 OK 按鈕。

從現在開始,所有答复郵件將在Outlook中自動在新的郵件窗口中打開。

筆記:
(1)如果 在新窗口中打開回復和轉發 選項啟用後,所有轉發消息也會在新消息窗口中自動打開。
(2)如果我們首先在消息窗口中打開電子郵件,然後通過單擊進行回复 您的訊息 > 回复 or 全部回复,回复消息將直接在新窗口中打開。


5.以大/小字體或其他字體顏色回复

有時,為了將回復與其他電子郵件(如新電子郵件或轉發電子郵件)區分開,我們希望為回复郵件中的郵件文本設置不同的顏色或字體大小。 本節將顯示完成它的詳細指導。

1。 點擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框。

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左欄中,然後單擊 文具和字體 按鈕在 撰寫郵件 部分。

3。 在“簽名和信紙”對話框中,單擊 字體 按鈕在 回复或轉發郵件 部分。

4。 在“字體”對話框中,我們可以根據需要設置字體:
(1)要回复較大或較小的文本,請在 尺寸 列錶框;
(2)要使用不同顏色的文本回复,只需從 字體顏色 下拉列表;
(3)我們還可以根據需要設置其他字體樣式,如粗體,斜體,下劃線,大寫,刪除線等。

保養竅門:我們可以直接預覽所有指定格式的文本 產品規格書預覽 字體對話框。

5。 點擊 OK 按鈕以保存更改並關閉所有對話框。

從現在開始,當我們在回复郵件中鍵入文本時,鍵入的文本將自動設置為指定的顏色,字體大小或其他字體樣式。 看截圖:

筆記:此操作還將更改轉發電子郵件中的字體樣式和字體顏色。


6.在右側回复

一些Outlook用戶注意到,在閱讀窗格的右側欄上有一組快速命令,如下圖所示。 這個豎線讓我們可以盡快刪除,移動,回复或打開電子郵件。 我們還可以啟用此豎線以在Outlook中快速回復電子郵件。

1。 點擊 自定義快速訪問工具欄 箭頭 在快速訪問工具欄中> 觸摸/鼠標模式.

筆記:

在某些Outlook版本中, 觸摸/鼠標模式 普通不顯示在 自定義快速訪問工具欄 下拉式菜單。 我們可以按如下所示將常用項添加到快速訪問工具欄中:
1。 點擊 自定義快速訪問工具欄 箭頭 > 更多命令;
2.現在,“ Outlook選項”對話框隨即打開。 快速訪問工具欄 在左側欄中啟用。 我們要 (1) 選擇 所有的命令 來自 從中選擇命令 下拉列表, (2) 單擊以突出顯示 觸摸/鼠標模式 在左側列錶框中, (3) 加入 按鈕, (4) 點擊 OK 按鈕。

2。 然後 觸摸/鼠標模式 命令被添加到快速訪問工具欄中。 點擊 觸摸/鼠標模式 按鍵 ,然後選擇 觸摸 從下拉菜單中選擇。

現在,快速命令組將垂直添加到閱讀窗格的右側。

3。 在郵件列表中,單擊以選擇您要回复的電子郵件,然後單擊 響應 按鍵 在閱讀窗格的最右邊,然後選擇 回复 or 全部回复 從下拉菜單中選擇。

4。 然後,將回复消息嵌入閱讀窗格中。 根據需要進行撰寫和發送。

筆記:
(1)您可以點擊 觸摸/鼠標模式 > 鼠標模式 在快速訪問工具欄中隱藏隱藏在閱讀窗格右側的快速公共組。
(2)在這種情況下,如果您想彈出回复消息,請單擊 彈出 快速命令組中的按鈕可在消息窗口中將其打開。


7. 自動回复

如果當我們不在辦公室時有新郵件到達Outlook,說我們正在休假,外出吃午餐等,我們可以啟用自動回复功能來及時回复這些電子郵件。

7.1使用自動回复功能發送自動回复

對於交易所賬戶類型,我們可以啟用 自動回复 功能可以在Outlook中輕鬆響應新收到的電子郵件。

1。 點擊 文件 > 聯繫我們 > 自動回复.

2。 在“自動依賴答复”對話框中,您需要:
(1)檢查 發送自動回复 選項;
(2)是可選的。 勾選 只在此時間範圍內發送 選項,然後根據需要指定開始時間和結束時間。
(3)下 在我的組織內部 標籤,鍵入自動回复的郵件內容。

筆記:如果我們需要自動回复所有收到的電子郵件,則可以啟用 在我的組織之外 選項卡,檢查 僅我的聯繫人 or 我組織以外的任何人 選項,然後鍵入消息內容。

3。 點擊 OK 按鈕。

從現在開始,當我們打開指定交換帳戶的郵件文件夾時,它將在功能區下方顯示一個水平註釋,提醒我們“正在為此帳戶發送自動回复”。 我們可以點擊 按鈕直接禁用自動回复,然後單擊最右邊的x按鈕隱藏註釋。

7.2使用電子郵件規則發送自動回复

據我們所知,POP3或IMAP電子郵件帳戶在Outlook中不支持自動答复。 如果我們的電子郵件帳戶類型是POP3或IMAP,我們可以創建一個電子郵件規則以啟用Outlook中的自動回复。

首先,我們需要為自動回复規則創建一個電子郵件模板。

1。 創建 首頁 > 新郵件 創建新電子郵件,然後在郵件正文中鍵入自動回复內容。

2。 在新的撰寫消息窗口中,單擊 文件 > 另存為.

3。 在“另存為”對話框中,輸入模板的名稱,然後選擇 Outlook模板 來自 保存類型 下拉列表,然後單擊 慳了 按鈕。

現在,將創建自動回复模板。 我們可以繼續創建自動回复規則。

4。 點擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報.

5。 在“規則和警報”對話框中, 電郵規則 標籤,點擊 新規則 按鈕。

6。 在規則嚮導中,單擊以突出顯示 對我收到的消息應用規則 選項,然後單擊 下一頁 按鈕。

7。 在第二個“規則嚮導”中,指定要用來過濾收到的電子郵件的條件(在我的情況下,我在 只寄給我 選項),然後點擊 下一頁 按鈕。

8。 在第三個嚮導中,勾選 使用特定模板回复 在選項 步驟 部分,然後單擊帶下劃線的文本 一個特定的模板步驟 部分。

9。 在打開的“選擇答复模板”對話框中,選擇 文件系統中的用戶模板 來自 在看 下拉列表,單擊以選擇我們剛才創建的自動回复模板,然後單擊 已提交 按鈕。

10。 返回第三個“規則”嚮導,單擊 下一頁 按鈕。

11。 在第四個“規則嚮導”中,根據需要指定例外,或者不設置任何例外,然後單擊 下一頁 按鈕。

12。 在最後一個“規則嚮導”中,在 步驟 框中,根據需要在運行選項中打勾 步驟 部分,然後單擊 按鈕。

13。 在彈出的Microsoft Outlook警告對話框中,單擊 OK 按鈕繼續。

14。 然後返回“規則和警報”對話框。 確保已選中新創建的自動回复規則,然後單擊 OK 按鈕關閉對話框。

從現在開始,所有符合特定條件的新來的電子郵件都將使用預設的回复模板自動進行回复。

7.3通過第三方插件發送自動回复

本節介紹了第三方插件, Kutools for Outlook,以便快速啟用帶有預設回复內容的自動回复,輕鬆地將其回復到一個或多個電子郵件帳戶,無論它們是哪種類型!

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1。 安裝後 Kutools for Outlook點擊此處成為Trail Hunter 庫工具 > 回复 > 自動回复管理器 在Outlook中。

2。 在“自動回复管理器”對話框中,我們可以執行以下操作:
(1)勾選我們將啟用自動回复的電子郵件帳戶;
(2)在 自動回复主題前綴 框中,鍵入將在原始電子郵件主題之前添加的單詞;
(3)在 自動回复文字 框中,鍵入自動回复內容。

3。 點擊 OK 按鈕。 然後,為指定的電子郵件帳戶啟用了自動回复功能。 從現在開始,當新的電子郵件進入這些電子郵件帳戶時,將使用指定的答复內容自動答复它們。

筆記:我們可以通過單擊輕鬆禁用自動回复功能 庫工具 > 回复 > 啟用自動回复 一次。


8. 回复附件

在Outlook中回復電子郵件時,默認情況下,原始電子郵件中的附件不會添加到回复郵件中。 要保留回复郵件中的附件,我們可以應用第三方插件或粘貼功能來完成。

8.1通過複製和粘貼回复附件

要在Outlook中使用附件回复,我們可以復制原始電子郵件中的所有附件,然後粘貼到回复郵件中。

1。 單擊以打開我們將在閱讀窗格中回复的電子郵件。

2。 右鍵單擊任何附件,然後選擇 選擇全部 從上下文菜單。

3。 按 按Ctrl + C 鍵以復制這些選定的附件。

4。 點擊 首頁 > 回复 or 全部回复 回復電子郵件。

5。 現在,正在打開回复消息。 將光標置於消息正文中,然後按 按Ctrl + V 鍵以粘貼附件。 然後,我們將看到所有附件都已添加到附件欄中。

6。 撰寫回复消息並根據需要發送。

8.2帶有第三方插件的附件的回复

我們還可以使用第三方插件, Kutools for Outlook,以快速回復電子郵件,並保留Outlook中原始電子郵件的所有附件。

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1。 選擇我們將回复的電子郵件,然後單擊 庫工具 > 回复 > 帶附件回复 or 回复所有帶有附件.

2。 然後,將打開回复消息,並保留原始電子郵件的所有附件。 撰寫回复消息並根據需要發送。


9. 回复包括我在內的所有人

當我們應用 全部回复 此功能可將電子郵件回复給發件人和其他收件人,但我的電子郵件地址未作為收件人包含在回复郵件中。 在這裡,本節將介紹兩種解決方案來回答包括我在內的所有人。

9.1通過電子郵件規則回复包括我在內的所有人

我們可以創建一個電子郵件規則,以便始終將Outlook中的回复抄送給Outlook,以輕鬆解決問題。

1。 點擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報.

2。 在“規則和警報”對話框中, 電郵規則 標籤,點擊 新規則 按鈕。

3。 在規則嚮導中,單擊以突出顯示 將規則應用於我發送的郵件 選項,然後單擊 下一頁 按鈕。

4。 在第二個“規則嚮導”中,勾選 在主題中有特定的單詞 在選項 步驟 部分,然後單擊帶下劃線的文本 具體詞步驟 部分。

5。 在彈出的“搜索文本”對話框中,鍵入 RE: 在第一個框中,點擊 加入 按鈕,然後單擊 OK 按鈕。 看截圖:

6。 然後返回第二個“規則嚮導”,單擊 下一頁 按鈕。

7。 在第三個“規則嚮導”中,勾選 抄送給人或公共團體的消息 在選項 步驟 部分,然後單擊帶下劃線的文本 人或公共團體步驟 部分。

8。 在彈出的“規則地址”對話框中,在 框中,然後單擊 OK 按鈕。

保養竅門:
(1)如果我們需要抄送對多個聯繫人的答复,請鍵入這些聯繫人的電子郵件地址,並用分號分隔。
(2)我們也可以單擊以選擇聯繫人,然後單擊 按鈕將這些聯繫人添加為收件人。

9。 然後返回到第三個“規則嚮導”,然後單擊 下一頁 按鈕繼續。

10。 在第四個“規則嚮導”中,根據需要指定或不指定任何例外,然後單擊 下一頁 按鈕。

11。 現在,將打開最後一個“規則嚮導”。 我們可以做如下:
(1)在 步驟 框;
(2)在 步驟 部分,根據需要檢查運行選項;
(3)點擊 按鈕。

12。 在彈出的Microsoft Outlook警告對話框中,單擊 OK 按鈕。

13。 然後返回“規則和警報”對話框。 確保已選中新的電子郵件規則,然後單擊 OK 按鈕關閉對話框。

從現在開始,我們發送的所有回復將自動抄送給我們自己。

筆記:
(1)此規則不僅將抄送給我們答复所有收件人,而且抄送給我們答复我們僅對發送者。
(2)即使您的Outlook中有多個電子郵件帳戶,該規則也無法識別電子郵件所駐留的電子郵件帳戶,並且它將抄送對指定電子郵件帳戶的答复。

9.2用一個了不起的工具回复包括我在內的所有人

我們還可以使用第三方插件, Kutools for Outlook,以啟用 全部回复時包括我自己 功能,並始終將我的電子郵件帳戶添加為回复郵件中的“收件人”收件人。

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1。 安裝後 Kutools for Outlook點擊此處成為Trail Hunter 庫工具 > 選項.

2。 現在,出現“選項”對話框。 啟用 回复 標籤,勾選 全部回复時包括我自己 選項,然後單擊 OK 按鈕。

從現在開始,當我們選擇一封電子郵件並單擊 首頁 > 全部回复,我們的電子郵件地址將自動添加為“收件人”。

筆記:如果我們的Outlook中有多個電子郵件帳戶,則只有當前回復電子郵件所在的電子郵件帳戶將被添加為回复郵件中的“收件人”收件人。


10. 以HTML或純文本形式回复

我們通常會以不同的郵件格式接收電子郵件,默認情況下,回復會繼承原始電子郵件的郵件格式。 但是,我們可以更改一封回复郵件的郵件格式,或者始終以固定的郵件格式回復電子郵件。 在其他主題中已經討論了這些問題,然後單擊相應的鏈接以獲取詳細信息:

10.1更改一封回复郵件的郵件格式:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2始終以純文本格式答复:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3始終以HTML格式答复:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6


11. 使用不同簽名回复

據我們所知,我們可以為電子郵件帳戶指定不同的簽名,也可以為新電子郵件和回复/轉髮指定不同的簽名。 單擊下面的超鏈接以查看詳細信息:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically


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