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轉發電子郵件

每天,您的Outlook中都會收到無數封電子郵件。 您可能需要將其中一些轉發給您的同事,老闆,朋友等。但是如何在Outlook中轉發這些電子郵件? 以及作為附件轉發,自動轉發,使用指定的郵件格式轉發等如何? 在這裡,本教程將指導您一步一步地解決這些問題。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.轉發電子郵件

通常,您可以在郵件列表中選擇一封電子郵件,然後單擊 首頁 > 向前 轉發電子郵件。

一些Outlook用戶更喜歡在消息窗口中閱讀電子郵件。 在消息窗口中打開電子郵件後,您可以單擊 您的訊息 > 向前 轉發它。


2.使用鍵盤快捷鍵轉發電子郵件

無論您是在閱讀窗格中還是在消息窗口中閱讀電子郵件,都可以按 按Ctrl + F 快速轉發Outlook中電子郵件的關鍵。

如果您的Outlook已經打開,則可以按照以下說明完全轉髮帶有熱鍵的電子郵件:

1。 按 按Ctrl + 1 鍵以切換到Outlook中的郵件視圖。
保養竅門:如果Outlook已經在郵件視圖中,則只需跳過此步驟。

2。 按 按Ctrl + 轉移 + I 鍵打開收件箱文件夾。
保養竅門:這一系列熱鍵只能打開默認數據文件的“收件箱”文件夾。

3。 現在,“收件箱”文件夾正在打開。 按 Up or 箭頭鍵以選擇您需要轉發的特定電子郵件。

4。 按 按Ctrl + F 鍵以轉發當前選擇的電子郵件。

現在,已創建轉發電子郵件,並在閱讀窗格或新消息窗口中打開。 根據需要進行撰寫和發送。


3.轉發多封電子郵件

您熟悉在Outlook中一次轉發一封電子郵件的情況,但是您知道如何批量轉發多封電子郵件嗎? 在這裡,本節將從兩個方面討論此問題。

3.1將多個電子郵件作為一個轉發

通常,您可以輕鬆地批量選擇多封電子郵件,然後將它們作為附件一起轉發到Outlook中。
1。 打開郵件文件夾,轉到郵件列表,然後選擇要批量轉發的多封電子郵件。
保養竅門:
A。 持有 按Ctrl 鍵,您可以選擇多個不相鄰的電子郵件,並一一點擊它們;
B。 持有 轉移 鍵,您可以通過單擊第一個電子郵件和最後一個電子郵件來選擇多個相鄰的電子郵件;
C。 按 按Ctrl + A 鍵選擇當前郵件文件夾中的所有電子郵件。

2。 點擊 首頁 > 向前 或按 按Ctrl + F 鍵一起轉發選定的電子郵件。

3。 然後,所有選定的電子郵件將作為附件附加在新的消息窗口中。 請添加收件人,指定主題,撰寫轉發消息的內容,然後發送。

3.2分別轉發多封電子郵件

如果你有 Kutools for Outlook 安裝後,也可以應用 批量轉發 功能可在Outlook中分別轉發多封電子郵件。

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1。 打開郵件文件夾,轉到郵件列表,然後選擇要批量轉發的多封電子郵件。
保養竅門:
A。 持有 按Ctrl 鍵,您可以選擇多個不相鄰的電子郵件,並一一點擊它們;
B。 持有 轉移 鍵,您可以通過單擊第一個電子郵件和最後一個電子郵件來選擇多個相鄰的電子郵件;
C。 按 按Ctrl + A 鍵選擇當前郵件文件夾中的所有電子郵件。

2。 點擊 庫工具 > 批量轉發.

3。 在“選擇名稱”對話框中,從通訊簿中選擇轉發收件人,或在“收件人姓名”對話框中輸入收件人的電子郵件地址。 , Cc, 或者 “密件抄送” 框,然後單擊 OK 按鈕。

然後,將所有選定的電子郵件分別轉發給相同的收件人。

然後,將所有選定的電子郵件分別轉發給相同的收件人。


4.轉發整個對話

假設您已經通過Outlook電子郵件與客戶討論了合同條款。 現在,您想將電子郵件轉發給上級或同事,如何在Outlook中快速查找並轉發這些電子郵件? 本節將指導您實現它。

1。 在Outlook中打開一個郵件文件夾,然後勾選 顯示為對話瀏覽 標籤。

2。 在彈出的Microsoft Outlook對話框中,單擊 所有郵箱 or 這個資料夾 按需要。

現在,所有電子郵件都按會話自動分組。

3。 在消息列表中,單擊箭頭 對話之前,要展開對話。

4。 在展開的對話中,通過單擊第一個電子郵件和最後一個並按住,選擇對話中的所有電子郵件。 轉移 鍵。

5。 點擊 首頁 > 向前 或按 按Ctrl + F 鍵同時。

6。 然後,指定對話中的所有電子郵件將作為附件附加在新的消息窗口中。 請添加收件人,指定主題,撰寫轉發內容,然後根據需要發送。


5.轉發電子郵件草稿

假設您已經在Outlook中創建並保存了一封電子郵件草稿。 現在,您想在不影響原始電子郵件草稿的情況下重用此電子郵件草稿,如何處理? 在這種情況下,您可以轉發電子郵件草稿以完成任務。 在這裡,本節將指導您在Outlook中轉發電子郵件草稿。

通常,您可以打開 草稿 文件夾,單擊以選擇指定的電子郵件草稿,然後單擊 首頁 > 向前 或按 按Ctrl + F 鍵一起在新的消息窗口中彈出轉發消息,然後編寫轉發消息並根據需要發送。

備註:為了使其正常工作,您需要啟用 在新窗口中打開回復和轉發 在選項 Outlook選項 對話框 (點擊查看如何).

如果您已在郵件窗口中打開了電子郵件草稿,則可以將光標置於 , Cc, “密件抄送”, 或者 主旨 框(如下面的屏幕截圖所示),然後按 按Ctrl + F 按鍵同時轉發。 在彈出的轉發消息窗口中,根據需要進行撰寫和發送。


6.轉發來自特定發件人的電子郵件

例如,您需要在Outlook中找出某個發件人的所有電子郵件,然後將這些電子郵件轉發給上級,您將如何處理? 在這裡,本節將指導您轉發來自Outlook中一個或多個特定發件人的電子郵件。

6.1轉發來自一個或多個特定發件人的電子郵件

本部分將指導您查找來自一個或多個發件人的所有電子郵件,其中包括 即時搜索 功能,然後在Outlook中批量轉發所有找到的電子郵件。

1。 將光標放在 即時搜索 框以激活 搜索工具,然後單擊 搜尋 (下 搜索工具)> From Home.

現在搜索條件 來自:“發件人姓名” 被添加到 即時搜索 框。

2。 在 即時搜索 盒子,換 發件人名稱 到指定的發件人姓名或他或她的電子郵件地址,然後在 範圍 組上 搜尋 選項卡(下 搜索工具).

保養竅門:
如果您需要按多個發件人姓名或發件人電子郵件地址搜索電子郵件,則可以使用以下搜索條件,並記住替換為 發件人姓名N 根據需要更改為正確的發件人名稱或發件人電子郵件地址。
從:”發件人姓名1“或來自:”發件人姓名2“或來自:”發件人姓名3“或…或來自:”發件人姓名N"

例如,您要按兩​​個發件人電子郵件地址搜索電子郵件,則可以更改搜索條件,如下圖所示:

3。 現在,可以從指定的搜索範圍中找到來自指定發件人名稱或發件人電子郵件地址的所有電子郵件,並在郵件列表中列出。 選擇這些搜索結果,然後單擊 首頁 > 向前 或按 Ctrl + F 鑰匙在一起。

提示:
(1)您可以選擇所有搜索結果,方法是在消息列表中單擊其中之一,然後按 按Ctrl + A 鍵。
(2)您也可以選擇所有搜索結果,方法是選擇消息列表中的第一個搜索結果,然後按 按Ctrl + 轉移 + 結束 鍵。

4. 現在,所有搜索結果將作為附件轉發到新的消息窗口中。 請添加收件人,指定轉發主題,撰寫轉發消息,然後根據需要發送。

6.2轉發來自特定發件人的電子郵件

您也可以使用 查找相關 該功能可以快速找出當前選定電子郵件發件人的所有電子郵件,然後在Outlook中批量轉發所有發現的電子郵件。

1。 在郵件列表中,單擊以選擇您要查找其發件人的電子郵件。

2。 右鍵單擊電子郵件,然後選擇 查找相關 > 發件人的消息 從上下文菜單。

然後搜索條件 來自:“發件人姓名” (“ 發件人名稱 將被自動替換為當前所選電子郵件的發件人) 即時搜索 框,找到發件人的所有電子郵件,並將其列在郵件列表中。

3。 在消息列表中選擇所有搜索結果,然後單擊 首頁 > 向前 或按 按Ctrl + F 鍵一起批量轉發這些電子郵件。

提示:
(1)您可以選擇所有搜索結果,方法是在消息列表中單擊其中之一,然後按 按Ctrl + A 鍵。
(2)您也可以選擇所有搜索結果,方法是選擇消息列表中的第一個搜索結果,然後按 按Ctrl + 轉移 + 結束 鍵。

4。 現在,所有搜索結果將作為附件轉發到新的消息窗口中。 指定收件人,添加轉發主題,撰寫郵件內容,然後根據需要發送郵件。

6.3自動轉發來自特定發件人的電子郵件

如果要自動轉發來自指定發件人的電子郵件,則可以創建電子郵件規則或自動回复規則進行存檔。
A. 通過電子郵件規則自動轉發來自特定發件人的電子郵件
B. 通過自動回复規則自動轉發來自特定發件人的電子郵件


7.自動轉發電子郵件

如果您需要始終轉發所有傳入的電子郵件,來自指定發件人的電子郵件,具有特定主題的電子郵件或其他滿足其他條件的電子郵件,則可以配置為在Outlook中自動轉發電子郵件。

7.1通過自動回复功能自動轉發電子郵件

本部分將指導您應用 自動回复 功能可以自動轉發所有傳入的電子郵件或按Outlook中的條件轉發電子郵件。

備註:作為 自動回复 僅Exchange帳戶支持此功能,此部分僅適用於Exchange帳戶。 如果您的電子郵件帳戶類型不是Exchange,則可以 創建電子郵件規則以啟用自動轉發.

1。 點擊 文件 > 聯繫我們 > 自動回复.

2。 在“自動回复”對話框中,啟用 發送自動回复 選項,然後單擊 規則 按鈕。

3。 在“自動回复規則”對話框中,單擊 添加規則 按鈕。

4。 在“編輯規則”對話框中,可以進行如下配置:
(1)勾選 向前 在選項 執行這些動作 部分;
(2)點擊 按鈕添加轉發收件人。 另外,您也可以手動輸入收件人的電子郵件地址。
(3)從下面指定轉發類型 方法 下拉列表。

保養竅門: 在裡面 滿足以下條件的郵件到達時 部分中,您可以配置為按條件轉發電子郵件:

(1) From Home:如果您需要由特定發件人自動轉發電子郵件,請點擊 From Home 按鈕選擇特定的發件人。 另外,您也可以在右側框中輸入特定的發件人姓名或發件人電子郵件地址;

(2) 發送到:如果您需要自動轉發電子郵件收件人的電子郵件,請單擊 發給 按鈕選擇某些收件人。 當然,您可以手動輸入收件人的姓名或電子郵件地址。 它還支持打勾 直接發送給我 選項或 複製給我 直接選擇;

(3) 主旨:如果您需要按主題自動轉發電子郵件,請在 主旨 根據需要包裝

(4) 郵件正文:如果您需要按郵件內容自動轉發電子郵件,請在 郵件正文 框根據需要。

5。 點擊 OK 按鈕以保存更改並關閉所有對話框。

從現在開始,所有傳入的電子郵件(或僅滿足指定條件的電子郵件)將自動轉發到指定的收件人。

7.2通過電子郵件規則自動轉發電子郵件

您還可以創建電子郵件規則,以輕鬆實現Outlook中的自動轉發。

1。 在Outlook中,單擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報.

2。 在“規則和警報”對話框中, 電郵規則 標籤,點擊 新規則 按鈕。

3。 在規則嚮導中,單擊以突出顯示 對我收到的消息應用規則,然後點擊 下一頁 按鈕。

4。 在第二個“規則嚮導”中,單擊 下一頁 按鈕,不指定任何條件,然後單擊 在彈出的Microsoft Outlook對話框中單擊按鈕。

保養竅門:

(1)如果單擊 下一頁 按鈕,而不指定任何條件,該規則將自動轉發所有傳入的電子郵件。

(2)如果要按發件人自動轉發電子郵件,可以進行以下配置:
1)在第二個規則嚮導中,您可以在 來自人或公共團體 在選項 步驟 部分;
2)單擊帶下劃線的文本 人或公共團體步驟 部分;
3)在“規則地址”對話框中,從通訊簿中選擇一個發件人,或手動鍵入該發件人的電子郵件地址,然後單擊 OK 按鈕。

(3)如果要按主題自動轉發電子郵件,可以進行以下配置:
1)在第二個“規則嚮導”中,勾選 在主題或身體中使用特定的單詞 在選項 步驟 部分;
2)單擊帶下劃線的文本 具體詞步驟 部分;
3)在“搜索文本”對話框的第一個框中輸入關鍵字,然後單擊 加入 按鈕,然後重複添加其他關鍵字(如有必要),最後點擊 OK 按鈕。

5。 在第三個“規則嚮導”中,勾選 轉發給人們或公共團體 or 將其作為附件轉發給人們或公共團體 您需要的選項 步驟 部分,然後單擊帶下劃線的文本 人或公共團體步驟 部分。

6。 在“規則地址”對話框中,從通訊簿中指定轉發收件人,或在“收件人”中手動鍵入收件人的電子郵件地址。 框中,然後單擊 OK 按鈕。

7。 然後返回到第四個“規則嚮導”,必要時指定轉發例外,或者不指定任何例外,然後單擊 下一頁 按鈕。

8。 在最後一個“規則嚮導”中,在 步驟 框中,根據需要在運行選項中打勾 步驟 部分,然後單擊 按鈕。

9。 然後返回“規則和警報”對話框。 確保已檢查新的自動轉發規則,然後單擊 OK 按鈕。

從現在開始,所有傳入的電子郵件或符合指定條件的傳入電子郵件將自動轉發給某些收件人。

7.3通過出色的第三方工具自動轉發電子郵件

您還可以讓Outlook使用第三方工具(自動)自動轉發收到的電子郵件 向前 的特點 Kutools for Outlook.

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1。 安裝後 Kutools for Outlook點擊此處成為Trail Hunter 庫工具 > 向前 > 規則管理員 在Outlook中。

2。 在“自動轉發設置”對話框中,點擊 新穎 按鈕。

3。 在彈出的“規則嚮導”對話框中,根據需要進行配置:

A。 如果要自動轉發每封傳入的電子郵件,請不要指定任何條件,然後單擊 下一頁 直接點擊。 然後點擊 OK 彈出的提醒對話框中的按鈕。

B。 如果要按發件人自動轉發電子郵件,可以:
1)在規則嚮導中,勾選 發件人在個人或公共團體中 在選項 步驟 部分,然後單擊帶下劃線的文本 人或公共團體步驟 部分;
2)在“規則地址”對話框中,從通訊簿中指定發件人,或者在“發件人地址”中鍵入發件人的電子郵件地址。 寄件人 框,然後單擊 OK 按鈕。

3)然後返回“規則嚮導”,單擊 下一頁 按鈕。

C。 如果您想按主題自動轉發收到的電子郵件,可以:
1)在規則嚮導中,勾選 主題包含特定詞 在選項 步驟 部分,然後單擊帶下劃線的文本 具體詞步驟 部分;
2)在彈出的“文本包含”對話框中,單擊 新穎 按鈕;

3)在“搜索文本”對話框中,在 新搜尋文字 框並單擊 加入 按鈕,然後根據需要重複添加其他關鍵字,最後點擊 OK 按鈕。

4)然後返回到“文本包含”對話框,您可以繼續單擊 新穎 按鈕添加其他關鍵字。 添加所有關鍵字後,點擊 OK 按鈕。
提示:
(1)在同一“搜索文本”對話框中添加的關鍵字之間的邏輯關係為 ;
(2)依次在不同的“搜索文本”對話框中添加的關鍵字之間的邏輯關係是 OR.

5)然後返回“規則嚮導”,單擊 下一頁 按鈕。

4。 然後,它打開第二個“規則嚮導”。 指定是否需要轉發例外,然後單擊 下一頁 按鈕。

5。 在最後一個“規則嚮導”中,配置如下:
(1)在 規則名稱 框;
(2)在 規則說明 框;
(3)點擊 接受者 按鈕可根據需要添加轉發收件人;
(4)勾選 設置規則選項 部分。
(5)點擊 OK 按鈕。

6。 現在返回到“自動轉發設置”對話框。 標記確保已檢查新的自動轉發規則,然後單擊 OK 按鈕。

7。 繼續點擊 庫工具 > 向前 > 啟用自動轉發 啟用此功能,然後單擊 OK 彈出的重新確認對話框中的按鈕。

從現在開始,所有傳入的電子郵件或僅符合指定條件的傳入電子郵件將自動轉發給指定的收件人。


8.將電子郵件轉發到文件夾

有時,您可能希望將來自特定發件人或具有指定主題的傳入電子郵件轉發到Outlook中的特定郵件文件夾,您如何解決問題? 在這裡,本節將指導您使用Outlook中的電子郵件規則將傳入的電子郵件轉發到指定的文件夾。

1。 在消息列表中,選擇您將基於其轉發發件人或主題的電子郵件,然後單擊 首頁 > 規則 > 創建規則.

2。 然後,您可以按以下方式配置電子郵件規則:
(1)在彈出的“創建規則”對話框中,指定用於過濾傳入電子郵件的條件。
保養竅門:例如,您要轉發特定發件人的電子郵件,請選中 來自發件人 (寄件人 已被當前所選電子郵件的特定發件人替換); 要轉髮指定主題的電子郵件,請選中 主題包含 選項; 等等
(2)檢查 將項目移到文件夾 選項。
(3)現在出現“規則和警報”對話框。 選擇您要將電子郵件轉發到的特定文件夾,然後單擊 OK 按鈕。

3。 現在,它返回到“創建規則”對話框,單擊 OK 按鈕保存設置。
保養竅門:返回“創建規則”對話框時,也可以單擊 高級選項 按鈕可根據需要更改當前設置。

4。 在提示成功對話框中,根據需要勾選運行選項,然後單擊 OK 按鈕。

從現在開始,所有來自特定發件人或具有指定主題的傳入電子郵件將自動轉發到特定的郵件文件夾。


9. Outlook轉發設置

在Outlook中轉發電子郵件時,默認情況下,原始電子郵件的標題信息和消息正文將添加到轉發消息中。 實際上,您可以更改轉發設置,以將原始電子郵件作為附件附加到轉發郵件中,或添加縮進等。本節將指導您處理問題。

1。 在Outlook中,單擊 文件 > 選項.

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左側欄中,轉到 回復和轉發 部分,然後從 轉發郵件時 下拉列表。

3。 點擊 OK 按鈕保存更改並關閉對話框。

筆記:
共有四個選項 轉發郵件時 “ Outlook選項”對話框中的下拉列表:

A. 附加原始消息:如果您從 轉發郵件時 在“ Outlook選項”對話框的下拉列表中,原始電子郵件將作為附件插入到“轉發郵件”窗口中,如以下屏幕截圖所示:

B. 包括原始消息文本:這是“ Outlook選項”對話框中的默認轉發設置。 如果選擇此選項,則原始電子郵件的標題信息和消息正文將添加到轉發消息中,如以下屏幕截圖所示:

C. 包含並縮進原始消息文本:如果您從 轉發郵件時 在“ Outlook選項”對話框的下拉列表中,原始電子郵件的標題信息和郵件正文將添加到轉發郵件中,並帶有左縮進。

D. 在原始消息的每一行之前添加前綴:如果您從 轉發郵件時 在“ Outlook選項”對話框的下拉列表中,原始電子郵件的標題信息和郵件正文將添加到轉發郵件中,並在最左側顯示一條藍線。 看截圖:


10.以HTML轉發電子郵件

默認情況下,轉發郵件會自動繼承原始電子郵件的郵件格式。 例如,原始電子郵件為純文本格式,其轉發消息將自動為純文本。 但是,您可以配置為始終以固定的郵件格式轉發電子郵件。 單擊下面的超鏈接以查看指導:

10.1 始終以HTML格式回复或轉發:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

10.2 在Outlook中始終以HTML,純文本或RTF格式答复或轉發:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a7

10.3 始終以純文本格式答复或轉發:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5


11.轉發具有不同字體大小和顏色的電子郵件

一般來說,在轉發消息窗口中,您可以選擇轉發內容,然後使用不同的字體顏色對其進行格式化,並根據需要設置為不同的字體大小和字體樣式。 但是,在每個轉發消息中重複格式化格式內容將非常繁瑣。 實際上,您可以為Outlook中的所有答复或轉發郵件配置默認字體大小,字體顏色或字體樣式等。 單擊下面的超鏈接以查看指導。

使用大/小字體或其他字體顏色轉發或回复:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/send-emails/outlook-reply-emails.html#a5


12.轉髮帶有默認信紙的電子郵件

據我們所知,默認信紙將自動應用於Outlook中的新電子郵件,而轉發郵件將保留與原始電子郵件相同的信紙。 這意味著,當您轉髮帶有特殊信紙(或不帶信紙)的電子郵件時,無論是否啟用了默認信紙,轉發郵件都將自動保留為特殊信紙(或不帶信紙)。

但是您可以配置為自動轉發所有帶有默認信紙的電子郵件。 單擊下面的超鏈接以查看指南。

將默認的電子郵件主題或信紙應用到所有答复或轉發:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-theme-stationery.html#a3


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