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Outlook教程–查看電子郵件

當收件人收到並閱讀你的含有多個拼寫錯誤的郵件時,會給收件人帶來非常糟糕的體驗,讓他們覺得你粗心、不嚴謹。 因此,在撰寫電子郵件時,拼寫檢查或自動更正是非常必要和重要的。 在這裡,本教程討論在 Outlook 中撰寫電子郵件時的拼寫檢查和自動更正。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1. 手動檢查拼寫

我們可以在撰寫新電子郵件或在 Outlook 中回复/轉發電子郵件時手動檢查拼寫。

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 回顧 > 拼寫和語法 開始拼寫檢查。

保養竅門:
(1) 將光標置於消息正文後,也可以按 F7 鍵開始拼寫檢查。
(2) 如果您要對郵件內容的部分內容進行拼寫檢查,請在郵件正文中選擇該部分,然後單擊 回顧 > 拼寫和語法 或按下 F7 鍵開始拼寫檢查。

2。 在“拼寫和語法”對話框中,拼寫錯誤的單詞會標記為紅色,您可以根據需要單擊按鈕。

  1. 忽略一次:如果此時您不想更正拼寫錯誤,請單擊 忽略一次 按鈕。
  2. 全部忽略:要始終忽略當前郵件中的相同拼寫錯誤,請單擊 全部忽略 按鈕。
  3. 添加到詞典:如果您認為標記的單詞是正確的,並且希望防止該單詞在以後的其他郵件中被識別為拼寫錯誤單詞,請將該單詞添加到拼寫檢查詞典中。
  4. 更改:從列表中選擇一個單詞 建議 列錶框,然後單擊 更改 按鈕,此時將拼寫錯誤的單詞替換為所選單詞。
  5. 全部更改:從列表中選擇一個單詞 建議 列錶框,然後單擊 全部更改 按鈕,將整個郵件內容中的拼寫錯誤單詞替換為所選單詞。
  6. 自動更正:點擊A自動糾正 按鈕來糾正拼寫錯誤的單詞。
  7. 字典語言:從此下拉列表中選擇校樣語言。
  8. 檢查語法:如果您想同時檢查語法和拼寫,請勾選此選項。 否則取消選中它。
  9. 選項:單擊此按鈕可打開編輯器選項對話框。 在該對話框中,您可以根據需要設置自動更正設置並配置其他拼寫檢查選項。

保養竅門:在“拼寫和語法”對話框中,一次會以紅色顯示一個拼寫錯誤的單詞。 忽略、更改或糾正拼寫錯誤的單詞後,它將自動顯示下一個拼寫錯誤的單詞。

3。 處理完當前消息中的所有拼寫錯誤單詞後,關閉“拼寫和語法”對話框。


2.發送電子郵件前自動檢查拼寫

一些用戶在 Outlook 中撰寫電子郵件時可能經常忘記檢查拼寫。 不用擔心! Microsoft Outlook 還支持在發送電子郵件之前自動檢查拼寫。

1。 在Outlook中,單擊 文件 > 選項.

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左側欄中,然後勾選 發送前請務必檢查拼寫 在選項 撰寫郵件 部分。

保養竅門:如果您希望在回复或轉發消息時不檢查原始消息的拼寫,請勾選 忽略回复或轉發中的原始消息文本 Outlook 選項對話框中的選項。

3。 點擊 OK 按鈕。

從現在開始,當您點擊 送出 新撰寫、回复或轉發消息窗口中的按鈕:
A: 如果消息正文中沒有拼寫錯誤,則立即發送當前消息。
B。 如果當前消息中存在拼寫錯誤的單詞,則會自動彈出“拼寫檢查”對話框,如下圖所示。


3. 用紅色波浪下劃線標記拼寫錯誤的單詞

您可能會注意到,當我們在郵件正文中輸入單詞時,拼寫錯誤的單詞會自動標有紅色波浪下劃線。 但是,有時不顯示紅色波浪下劃線。 本節將指導您在 Outlook 中顯示或隱藏拼寫錯誤單詞的紅色波浪下劃線。

1。 點擊 文件 > 選項.

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左欄中,然後單擊 拼寫和自動更正 按鈕在 撰寫郵件 部分。

3。 現在彈出編輯器選項對話框 打樣 在左側欄中啟用。 前往 在Outlook中更正拼寫時 部分,以及:
A。 要顯示拼寫錯誤的單詞的紅色波浪下劃線,請檢查 檢查拼寫您鍵入 選項;
B。 要隱藏拼寫錯誤單詞的紅色波浪下劃線,請取消選中 檢查拼寫您鍵入 選項。

4。 點擊 OK 按鈕連續保存更改並關閉對話框。

從現在開始,如果您啟用了 檢查拼寫您鍵入 選項,當您輸入拼寫錯誤的單詞並按 宇宙 or Enter 在新的撰寫、轉發或轉發消息窗口中鍵入。


4. 輸入時自動更正拼寫錯誤的單詞

有時,當您輸入拼寫錯誤的單詞並按 宇宙 or Enter 在新的撰寫、回复或轉發消息窗口的消息正文中鍵入,拼寫錯誤的單詞會自動更正,如下圖所示。 這是因為自動更正選項已打開。 在本節中,我將指導您在 Outlook 中啟用或禁用自動更正選項、添加或刪除自動更正條目、設置自動更正例外等。

4.1 打開/關閉自動更正

您可以在 Outlook 中輕鬆打開或關閉“自動更正”選項,如下所示。

1。 點擊 文件 > 選項 在Outlook中。

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左欄中,然後單擊 拼寫和自動更正 按鈕在 撰寫郵件 部分。

3。 在編輯器選項對話框中,確保 打樣 左側欄中已啟用,然後單擊 自動更正選項 按鈕在 自動更正選項 部分。

4。 在“電子郵件中自動更正”對話框中, 自動更正 標籤,勾選 鍵入時替換文字 選項以打開“自動更正”選項,或取消選中該選項以關閉“自動更正”選項。

5。 點擊 OK 按鈕連續保存更改並關閉對話框。

筆記:
(1) 即使您啟用了“自動更正”選項,也只能自動更正您添加為“自動更正”條目的拼寫錯誤單詞,將“bcak”改為“back”。
(2) 即使您啟用了“自動更正”選項,如果您只輸入單詞而沒有按 鍵,拼寫錯誤的單詞也不會被更正。 Enter or 宇宙 鍵。

4.2 添加自動更正條目

您還可以根據需要在 Outlook 中添加一些自定義自動更正條目。

1。 打開“自動更正”對話框,然後啟用 自動更正 標籤。
保養竅門:您可以單擊 文件 > 選項 > 拼寫和自動更正 > 自動更正選項 打開“自動更正”對話框。 點擊查看詳細步驟!

2。 然後您可以添加自動更正條目,如下所示:
(1)在 更換 框中,輸入將來自動更正的單詞或文本字符串。
(2)在 這款獨特的敏感免洗唇膜採用 Moisture WrapTM 技術和 Berry Mix ComplexTM 成分, 框中,輸入將自動替換拼寫錯誤單詞的單詞或文本字符串。
(3)點擊 加入 按鈕。

保養竅門:
(1) 此操作將一次添加一個自動更正條目。 如果要添加多個自動更正條目,您需要重複此操作將它們一一添加。
(2) 您還可以添加一些自動更正條目,並讓笑臉替換為特定字符串: https://www.extendoffice.com/documents/outlook/1776-outlook-insert-smiley-face.html#autocorrect

3。 點擊 OK 用於保存更改和關閉對話框的按鈕。

4.3 刪除自動更正條目

如有必要,您還可以從 Outlook 中刪除一些自動更正條目。 您可以執行以下操作:

1。 打開“自動更正”對話框,然後啟用 自動更正 標籤。
保養竅門:您可以單擊 文件 > 選項 > 拼寫和自動更正 > 自動更正選項 打開“自動更正”對話框。 點擊查看詳細步驟!

2。 然後您可以按如下方式刪除自動更正條目:
(1)在 更換 框中,輸入關鍵字即可快速查找下面列錶框中指定的自動更正條目。 供您參考,此操作是可選的。 如果您可以直接在下面的列錶框中找到指定的條目,則跳過此操作。
(2) 單擊以突出顯示要在列錶框中刪除的指定條目。
(3)點擊 刪除 按鈕。

保養竅門:此操作將一次刪除一個自動更正條目。 要刪除多個條目,請根據需要重複此操作。

3。 點擊 OK 用於保存更改和關閉對話框的按鈕。

4.4 自動更正例外情況

如果您需要為 Outlook 中的自動更正庫設置一些例外,您可以執行以下操作:

1。 打開“自動更正”對話框,然後啟用 自動更正 標籤。
保養竅門:您可以單擊 文件 > 選項 > 拼寫和自動更正 > 自動更正選項 打開“自動更正”對話框。 點擊查看詳細步驟!

2。 點擊 例外 按鈕。

3。 在“自動更正例外”對話框中,執行以下操作:
(1) 根據需要啟用指定選項卡。 例如,我想設置有關初始大寫字母的自動更正例外,我啟用 初始上限 標籤。
(2)在 不改正 框中,輸入您要設置為例外的特定單詞。
(3)點擊 加入 按鈕。

保養竅門:如果您需要添加多個自動更正例外情況,可以重複此操作將其一一添加。

4。 點擊 OK 按鈕以保存更改並關閉所有對話框。

到目前為止,您已經添加了自動更正例外。


5.更改默認拼寫檢查語言

假設您的 Microsoft Office 的默認語言是英語(美國),但您更喜歡用英語(英國)書寫,並希望拼寫檢查語言與您的書寫語言匹配,您該如何處理? 您可以執行以下操作:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 回顧 > 語言 > 設置校對語言.

2。 在“語言”對話框中,單擊以突出顯示要將默認校對語言更改為的指定語言,然後單擊 設為默認 按鈕。

3。 在彈出的對話框中,單擊 OK 按鈕。

4。 點擊 OK 按鈕保存更改並關閉語言對話框。

到目前為止,默認的校對語言已經更改。

筆記:
(1)默認校對語言在所有Microsoft Office應用程序內共享,並且在所有基於NORMAL模板的新文檔、演示文稿和電子郵件等中生效。
(2) 您還可以僅針對當前編輯的電子郵件臨時使用不同語言檢查拼寫和語法:在“語言”對話框中,單擊以突出顯示要將校對語言更改為的新語言,然後單擊 OK 直接點擊。


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