Outlook 教學－審閱電子郵件

撰寫新郵件，或在 Outlook 中回覆／轉寄電子郵件時，可手動檢查拼字。

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，點擊校訂＞ 拼字與文法，立即啟動拼字檢查。

提示：
（1）將游標置於郵件內文後，您也可以按下 F7 鍵，立即啟動拼字檢查。
（2）若您只想檢查郵件內容的某一部分，請先選取該段文字，再點選校訂> 拼字與文法，或直接按下 F7 鍵，快速開始拼字檢查。

2. 在「拼字與文法」對話方塊中，拼字錯誤會以紅色標示，您可以依需求點選各按鈕進行修正。

1. 略過一次：若您此次不想修正拼字錯誤，請點選略過一次按鈕。
2. 全部略過：若要在目前郵件中一律忽略相同的拼字錯誤，請點選全部略過按鈕。
3. 加入字典：若您認為標示的字詞正確，並希望日後其他郵件不再將其視為拼字錯誤，請將該字詞加入拼字檢查字典。
4. 變更：從建議清單方塊中選取一個字詞，再點擊變更按鈕，即可將此處的拼字錯誤取代為所選字詞。
5. 全部變更：從建議清單方塊中選取一個字詞，並點擊全部變更按鈕，即可將整封郵件中的拼字錯誤一次全部取代為所選字詞！
6. 自動更正：點擊「Automatic Correct」按鈕，立即修正拼字錯誤！
7. 字典語言：請從此下拉選單中選擇校對語言。
8. 檢查文法：若想同時檢查文法與拼字，請勾選此選項；否則請取消勾選。
9. 選項：點擊此按鈕即可開啟編輯器選項對話方塊，在其中可依需求設定自動更正功能及其他拼字檢查選項。

提示：在「拼字與文法」對話方塊中，每次僅顯示一個紅色標示的拼字錯誤。略過、變更或修正該錯誤後，系統將自動顯示下一個拼字錯誤。

3. 在處理完目前郵件中的所有拼字錯誤後，請關閉「拼字與文法」對話方塊。

有些使用者在 Outlook 中撰寫電子郵件時，常常忘記檢查拼字。別擔心！Microsoft Outlook 支援在寄送郵件前自動檢查拼字功能。

1. 在 Outlook 中，按一下檔案 > 選項。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，點選左側清單的郵件，並於撰寫郵件區段中勾選永遠在寄送前檢查拼字選項。

提示：若您不希望在回覆或轉寄郵件時檢查原始郵件的拼字，請於 Outlook 選項對話方塊中勾選回覆或轉寄時忽略原始郵件文字選項。

3. 點擊確定按鈕。

日後當您在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中點擊傳送按鈕時，將出現以下兩種情況：
A：若郵件內文無拼字錯誤，郵件將立即寄出。
B。若郵件中存在拼字錯誤，系統將自動彈出「拼字」對話方塊，如下圖所示。

您可能會發現，在郵件內文中輸入文字時，拼字錯誤會自動以紅色波浪底線標示。然而，有時這條紅色波浪底線卻不會出現。本節將引導您在 Outlook 中開啟或關閉拼字錯誤的紅色波浪底線顯示功能。

1. 按一下檔案 > 選項。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，先點選左側欄的郵件，再於撰寫郵件區段中，點擊拼字與自動更正按鈕。

3. 此時會彈出「編輯器選項」對話方塊，且左側清單已啟用校訂。請前往 在 Outlook 中修正拼字時區段，並執行下列操作：
A。若要顯示拼字錯誤的紅色波浪底線，請勾選輸入時檢查拼字選項；
B。若要隱藏拼字錯誤的紅色波浪底線，請取消勾選輸入時檢查拼字選項。

4. 請依序點選確定按鈕，以儲存變更並關閉對話方塊。

即刻起，只要您已啟用輸入時檢查拼字功能，在新撰寫、回覆或轉寄郵件視窗中，當您輸入拼錯的單字並按下空白鍵或 Enter 鍵時，系統將自動以紅色波浪底線標示該錯誤單字。

當您在撰寫、回覆或轉寄郵件時，若於郵件內文輸入拼錯的單字並按下空白鍵或 Enter 鍵，該單字會如以下截圖所示自動修正——這是因為「自動更正」功能已啟用。本節將引導您在 Outlook 中啟用或停用自動更正、新增或刪除自動更正項目，以及設定自動更正例外等操作。

4.1 開啟／關閉自動更正

只需依照下列步驟，即可輕鬆在 Outlook 中開啟或關閉自動更正功能。

1. 在 Outlook 中，按一下檔案＞ 選項。

2. 在「Outlook 選項」對話方塊中，先點選左側清單的郵件，再於撰寫郵件區段中，點擊拼字與自動更正按鈕。

3. 在「編輯器選項」對話方塊中，確認左側欄已啟用校訂功能，然後點擊位於自動更正選項區段中的自動更正選項按鈕。

4. 在「電子郵件中的自動更正」對話方塊中，切換至自動更正索引標籤，勾選輸入時自動取代文字選項即可啟用自動更正功能，取消勾選則可關閉該功能。

5. 依序按一下確定按鈕，儲存變更並關閉對話方塊。

注意事項：
（1） 即使您已啟用自動更正功能，也只有事先新增為自動更正項目的拼錯字才會被自動修正，例如將「bcak」修正為「back」。
（2）即使您已啟用自動更正功能，若僅輸入單字而未按下 Enter 或空白鍵，拼錯的單字也不會被修正。

4.2 新增自動更正項目

您還能根據需求，在 Outlook 中新增自訂的自動更正項目。

1. 開啟自動更正對話方塊，並啟用自動更正索引標籤。
提示：您可按一下檔案＞ 選項＞ 校訂與自動更正＞ 自動更正選項，即可開啟自動更正對話方塊。按此檢視詳細步驟！

2. 接著可依照下列步驟新增自動更正項目：
（1）在取代方塊中，輸入未來將自動修正的單字或文字字串。
（2）在取代為方塊中，輸入用來自動取代拼錯內容的正確單字或文字字串。
（3）按一下新增按鈕。

提示：
（1）此操作一次僅能新增一個自動更正項目。若要新增多個項目，請重複此操作逐一加入。
（2）您也可以新增一些自動更正項目，讓表情符號自動取代為特定字串：這裡。

3. 按一下確定按鈕，即可儲存變更並關閉對話方塊。

4.3 移除自動更正項目

如有需要，您也可以從 Outlook 中移除部分自動更正項目，操作方式如下：

1. 開啟「自動更正」對話方塊，並啟用自動更正索引標籤。
提示：按一下檔案＞ 選項＞ 校訂與自動更正＞ 自動更正選項，即可開啟「自動更正」對話方塊。按一下以檢視詳細步驟！

2. 接著可依照下列步驟移除自動更正項目：
（1）在取代方塊中輸入關鍵字，即可快速於下方清單中找出指定的自動更正項目。此操作為選用；若您已能在下方清單中直接找到目標項目，即可略過此步驟。
（2）按一下以反白標示您要移除的指定項目。
（3）按一下刪除按鈕。

提示：每次操作僅能移除一個自動更正項目。若需移除多個項目，請依需求重複執行此操作。

3. 按一下確定按鈕，即可儲存變更並關閉對話方塊。

4.4 自動更正例外

若您需要為 Outlook 中的自動更正資料庫設定某些例外，可依照下列步驟操作：

1. 開啟「自動更正」對話方塊，並啟用自動更正索引標籤。
提示：您可以按一下檔案＞ 選項＞ 拼字與自動更正＞ 自動更正選項 以開啟「自動更正」對話方塊。按一下以檢視詳細步驟！

2. 點擊例外按鈕。

3. 在「自動更正例外」對話方塊中，請執行下列操作：
（1）根據您的需求啟用相應的索引標籤。例如，若要設定首字母大寫的自動更正例外，請啟用首字母大寫索引標籤。
（2）在不要更正方塊中，輸入您希望設為例外的特定單字。
（3）點擊新增按鈕。

提示：若您需新增多個自動更正例外，可重複此操作逐一加入。

4. 依序按一下確定按鈕，儲存變更並關閉所有對話方塊。

至此，您已成功新增自動更正例外。

假設您的 Microsoft Office 預設語言為英文（美國），但您偏好使用英文（英國）撰寫內容，並希望拼字檢查語言與寫作語言一致，該如何設定？請依照下列步驟操作：

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，點選審閱＞ 語言＞ 設定校訂語言。

2. 在「語言」對話方塊中，按一下以反白標示您要設為預設校訂語言的指定語言，然後點選設為默認值按鈕。

3. 在跳出的對話方塊中，點選確定按鈕。

4. 按一下確定按鈕，即可儲存變更並關閉「語言」對話方塊。

至此，預設校訂語言已成功變更。

注意事項：
（1）預設校訂語言會在所有 Microsoft Office 應用程式間共用，並套用至所有以 NORMAL 範本建立的新文件、簡報、電子郵件等。
（2）您也可針對目前正在編輯的電子郵件，臨時使用其他語言檢查拼字與文法：在「語言」對話方塊中，點選您要設為校訂語言的新語言以反白標示，然後直接按一下確定按鈕。