Outlook 教程 – 審閱郵件

我們可以在撰寫新郵件、回覆或轉寄郵件時手動檢查拼寫。

1. 在新的撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊 審閱 > 拼寫與語法 開始拼寫檢查。

提示：
(1) 將光標放在郵件正文後，也可以按 F7 鍵開始拼寫檢查。
(2) 如果只想檢查部分郵件內容，請在郵件正文中選擇該部分，然後點擊 審閱 > 拼寫與語法 或按 F7 鍵開始拼寫檢查。

2. 在「拼寫與語法」對話框中，拼寫錯誤的單詞會被標記為紅色，您可以根據需要點擊按鈕。

1. 忽略一次：如果您不想在此場合更正拼寫錯誤，請點擊 忽略一次 按鈕。
2. 全部忽略：要在此郵件中一直忽略相同的拼寫錯誤，請點擊 全部忽略 按鈕。
3. 添加到字典：如果您認為標記的單詞是正確的，並且希望防止該單詞在其他郵件中被識別為拼寫錯誤，請將該單詞添加到拼寫檢查字典中。
4. 更改：從建議列表框中選擇一個單詞，然後點擊更改按鈕，將拼寫錯誤的單詞替換為所選單詞。
5. 全部更改：從建議列表框中選擇一個單詞，然後點擊全部更改按鈕，將拼寫錯誤的單詞替換為所選單詞，應用於整個郵件內容。
6. 自動糾正：點擊 自動糾正 按鈕以更正拼寫錯誤的單詞。
7. 字典語言：從此下拉列表中選擇校對語言。
8. 檢查語法：如果想同時檢查語法和拼寫，請勾選此選項；否則取消勾選。
9. 選項：點擊此按鈕打開編輯器選項對話框。在對話框中，您可以設置自動糾正選項並配置其他拼寫檢查選項。

提示：在「拼寫與語法」對話框中，每次只顯示一個拼寫錯誤的單詞為紅色。忽略、更改或更正拼寫錯誤的單詞後，它將自動顯示下一個拼寫錯誤的單詞。

3. 處理完當前郵件中的所有拼寫錯誤單詞後，關閉「拼寫與語法」對話框。

有些用戶可能經常忘記在 Outlook 中撰寫郵件時檢查拼寫。不用擔心！Microsoft Outlook 也支持在發送郵件前自動檢查拼寫。

1. 在 Outlook 中，點擊 文件 > 選項。

2. 在「Outlook 選項」對話框中，點擊左側的 郵件，並在「撰寫郵件」部分勾選 始終在發送前檢查拼寫 選項。

提示：如果希望在回覆或轉寄郵件時不檢查原始郵件的拼寫，請在「Outlook 選項」對話框中勾選 忽略回覆或轉寄中的原始郵件文本 選項。

3. 點擊 確定 按鈕。

從現在起，當您點擊新建、回覆或轉寄郵件窗口中的發送 按鈕時，會出現兩種情況：
A: 如果郵件正文中沒有拼寫錯誤的單詞，當前郵件將立即發送。
B: 如果當前郵件中有拼寫錯誤的單詞，將自動彈出「拼寫」對話框，如下截圖所示。

您可能注意到，當我們在郵件正文中輸入單詞時，拼寫錯誤的單詞會自動用紅色波浪下劃線標記。然而，有時候紅色波浪下劃線不會顯示。在這裡，本節將指導您如何在 Outlook 中顯示或隱藏拼寫錯誤單詞的紅色波浪下劃線。

1. 點擊 文件 > 選項。

2. 在「Outlook 選項」對話框中，點擊左側的 郵件 ，然後點擊「撰寫郵件」部分中的 拼寫與自動糾正 按鈕。

3. 此時會彈出「編輯器選項」對話框，並在左側啟用了 校對 功能。進入「在 Outlook 中校正拼寫」部分，並執行以下操作：
A. 若要顯示拼寫錯誤單詞的紅色波浪下劃線，請勾選 在輸入時檢查拼寫 選項；
B. 若要隱藏拼寫錯誤單詞的紅色波浪下劃線，請取消勾選 在輸入時檢查拼寫 選項。

4. 依次點擊 確定 按鈕保存更改並關閉對話框。

從現在起，如果您已啟用 在輸入時檢查拼寫 選項，當您在新建、回覆或轉寄郵件窗口中輸入拼寫錯誤的單詞並按下 空格鍵 或 回車鍵 時，拼寫錯誤的單詞將自動用紅色波浪下劃線標記。

有時候，當您在新建、回覆或轉寄郵件窗口的郵件正文中輸入拼寫錯誤的單詞並按下 空格鍵 或 回車鍵 時，拼寫錯誤的單詞會自動糾正，如下截圖所示。這是因為 自動糾正 選項已啟用。在這裡，本節將指導您如何在 Outlook 中啟用或禁用 自動糾正 選項、新增或刪除 自動糾正 條目、設置 自動糾正 例外等。

4.1 啟動/關閉 自動糾正

您可以輕鬆地在 Outlook 中啟用或禁用 自動糾正 選項，如下所示。

1. 在 Outlook 中，點擊 文件 > 選項。

2. 在「Outlook 選項」對話框中，點擊左側的 郵件，然後點擊「撰寫郵件」部分中的 拼寫與自動糾正 按鈕。

3. 在「編輯器選項」對話框中，確保左側啟用了 校對 功能，然後點擊自動糾正選項部分中的 自動糾正選項 按鈕。

4. 在「電子郵件中的自動糾正」對話框中，於 自動糾正 頁籤上，勾選 替換輸入的文字 選項以啟用 自動糾正 選項，或取消勾選該選項以禁用 自動糾正 選項。

5. 依次點擊 確定 按鈕保存更改並關閉對話框。

注意：
(1) 即使您已啟用 自動糾正 選項，只有那些已作為 自動糾正 條目新增的拼寫錯誤單詞才能自動糾正，例如將“bcak”糾正為“back”。
(2) 即使您已啟用 自動糾正 選項，如果您僅輸入單詞而未按下 回車鍵 或 空格鍵，拼寫錯誤的單詞也不會被糾正。

4.2 新增 自動糾正條目

您還可以根據需要在 Outlook 中新增一些自定義的 自動糾正 條目。

1. 打開 自動糾正 對話框，並啟用 自動糾正 頁籤。
提示：您可以點擊 文件 > 選項 > 拼寫與自動糾正 > 自動糾正選項 打開 自動糾正 對話框。點擊查看詳細步驟！

2. 然後您可以按照以下步驟新增一個 自動糾正 條目：
(1) 在「替換 」框中，輸入未來將自動糾正的單詞或文本字符串。
(2) 在「替換為」框中，輸入將自動替換拼寫錯誤單詞的單詞或文本字符串。
(3) 點擊 新增 按鈕。

提示：
(1) 此操作將一次新增一個 自動糾正 條目。若要新增多個 自動糾正 條目，您需要重複此操作逐一新增。
(2) 您還可以新增一些 自動糾正 條目，讓表情符號替換特定字符串：這裡。

3. 點擊 確定 按鈕保存更改並關閉對話框。

4.3 刪除 自動糾正條目

如有必要，您還可以從 Outlook 中刪除一些 自動糾正 條目。您可以按照以下步驟操作：

1. 打開 自動糾正 對話框，並啟用 自動糾正 頁籤。
提示：您可以點擊 文件 > 選項 > 拼寫與自動糾正 > 自動糾正選項 打開 自動糾正 對話框。點擊查看詳細步驟！

2. 然後您可以按照以下步驟刪除一個 自動糾正 條目：
(1) 在「替換」框中，輸入關鍵字以快速找到下方列表框中的指定 自動糾正 條目。僅供參考，此操作是可選的。如果您可以直接在下方列表框中找到指定條目，則可以跳過此操作。
(2) 點擊以高亮顯示您要在列表框中刪除的指定條目。
(3) 點擊 刪除 按鈕。

提示：此操作將一次刪除一個 自動糾正 條目。若要刪除多個條目，請根據需要重複此操作。

3. 點擊 確定 按鈕保存更改並關閉對話框。

4.4 自動糾正例外

如果您需要為 Outlook 中的 自動糾正 庫設置一些例外，您可以按照以下步驟操作：

1. 打開 自動糾正 對話框，並啟用 自動糾正 頁籤。
提示：您可以點擊 文件 > 選項 > 拼寫與自動糾正 > 自動糾正選項 打開 自動糾正 對話框。點擊查看詳細步驟！

2. 點擊 例外 按鈕。

3. 在「自動糾正例外」對話框中，執行以下操作：
(1) 根據需要啟用指定的頁籤。例如，我想設置關於首字母大寫的 自動糾正 例外，我啟用 INitial CAps 頁籤。
(2) 在「不要糾正」框中，輸入您將設置為例外的特定單詞。
(3) 點擊新增按鈕。

提示：如果需要新增多個 自動糾正 例外，可以重複此操作逐一新增。

4. 依次點擊 確定 按鈕保存更改並關閉所有對話框。

至此，您已經成功新增了 自動糾正 例外。

假設您的 Microsoft Office 默認語言是英語（美國），但您更喜歡用英語（英國）撰寫郵件，並希望拼寫檢查語言與您的書寫語言匹配，該怎麼辦？您可以按照以下步驟操作：

1. 在新建、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊 審閱 > 語言 > 設置校對語言。

2. 在「語言」對話框中，點擊以高亮顯示您要更改為的默認校對語言，然後點擊 設為默認值 按鈕。

3. 在彈出的對話框中，點擊 確定 按鈕。

4. 點擊 確定 按鈕保存更改並關閉「語言」對話框。

至此，默認校對語言已經更改完成。

注意：
(1) 默認校對語言在所有 Microsoft Office 應用程序之間共享，並在基於 NORMAL 模板的所有新文檔、演示文稿和郵件等中生效。
(2) 您還可以臨時為當前正在編輯的郵件檢查不同語言的拼寫和語法：在「語言」對話框中，點擊以高亮顯示您要更改為的校對語言，然後直接點擊 確定 按鈕。