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Outlook教程–查看電子郵件

當收件人使用多個拼寫錯誤的單詞來接收和閱讀您的電子郵件時,它將給收件人帶來非常糟糕的體驗,並使他們感到您很粗心和不嚴格。 因此,在編寫電子郵件時,拼寫檢查或自動更正非常必要且重要。 在這裡,本教程討論在Outlook中編寫電子郵件時的拼寫檢查和自動更正。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.手動檢查拼寫

在撰寫新電子郵件或在Outlook中回复/轉發電子郵件時,我們可以手動檢查拼寫。

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 回顧 > 拼寫和語法 開始拼寫檢查。

保養竅門:
(1)將光標放在消息正文中後,您也可以按 F7 鍵開始拼寫檢查。
(2)如果要檢查郵件內容的一部分的拼寫,請在郵件正文中選擇該部分,然後單擊“確定”。 回顧 > 拼寫和語法 或按下 F7 鍵開始拼寫檢查。

2。 在“拼寫和語法”對話框中,拼寫錯誤的單詞標記為紅色,您可以根據需要單擊按鈕。

  1. 忽略一次:如果您不想在這種情況下糾正拼寫錯誤,請點擊 忽略一次 按鈕。
  2. 全部忽略:要始終忽略當前消息中的相同拼寫錯誤,請點擊 全部忽略 按鈕。
  3. 添加到詞典:如果您認為標記的單詞是正確的,並且希望以後不再在其他消息中將該單詞識別為拼寫錯誤的單詞,請將其添加到拼寫檢查字典中。
  4. 更改:從中選擇一個單詞 建議 列錶框,然後單擊 更改 按鈕,此時將拼寫錯誤的單詞替換為所選單詞。
  5. 全部更改:從中選擇一個單詞 建議 列錶框,然後單擊 全部更改 按鈕,將整個郵件內容中的拼寫錯誤的單詞替換為所選單詞。
  6. 自動更正:單擊A正確 按鈕來糾正拼寫錯誤的單詞。
  7. 字典語言:從此下拉列表中選擇證明語言。
  8. 檢查語法:如果要同時檢查語法和拼寫,請勾選此選項。 否則,請取消選中它。
  9. 選項:單擊此按鈕以打開“編輯器選項”對話框。 在對話框中,您可以設置自動更正設置並根據需要配置其他拼寫檢查選項。

保養竅門:在“拼寫和語法”對話框中,它一次以紅色顯示一個拼寫錯誤的單詞。 忽略,更改或糾正拼寫錯誤的單詞後,它將自動顯示下一個拼寫錯誤的單詞。

3。 處理完當前消息中所有拼寫錯誤的單詞後,關閉“拼寫和語法”對話框。


2.發送電子郵件之前自動檢查拼寫

在Outlook中編寫電子郵件時,某些用戶可能經常忘記檢查拼寫。 不用擔心! Microsoft Outlook還支持在發送電子郵件之前自動檢查拼寫。

1。 在Outlook中,單擊 文件 > 選項.

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左側欄中,然後勾選 發送前請務必檢查拼寫 在選項 撰寫郵件 部分。

保養竅門:如果要防止在回复或轉發郵件中檢查原始郵件的拼寫,請在 忽略回复或轉發的原始消息文本 Outlook選項對話框中的選項。

3。 點擊 OK 按鈕。

從現在開始,當您單擊 發送 新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中的按鈕:
A: 如果消息正文中沒有拼寫錯誤的單詞,將立即發送當前消息。
B。 如果當前消息中包含拼寫錯誤的單詞,則拼寫對話框將自動彈出,如下圖所示。


3.用紅色彎曲的下劃線標記拼寫錯誤的單詞

您可能會注意到,當我們在郵件正文中鍵入單詞時,拼寫錯誤的單詞會自動用紅色波浪形下劃線標記。 但是,有時紅色的波浪形下劃線不會顯示。 在這裡,本節將指導您顯示或隱藏紅色的波浪狀下劃線,以防止Outlook中的單詞拼寫錯誤。

1。 點擊 文件 > 選項.

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左欄中,然後單擊 拼寫和自動更正 按鈕在 撰寫郵件 部分。

3。 現在,彈出“編輯器選項”對話框, 打樣 在左側欄中啟用。 轉到 在Outlook中更正拼寫時 部分,以及:
A。 要顯示紅色波浪狀下劃線表示拼寫錯誤的單詞,請檢查 檢查拼寫您鍵入 選項;
B。 要隱藏拼寫錯誤的紅色波浪狀下劃線,請取消選中 檢查拼寫您鍵入 選項。

4。 點擊 OK 按鈕以保存更改並關閉對話框。

從現在開始,如果您啟用了 檢查拼寫您鍵入 選項,當您鍵入拼寫錯誤的單詞並按時,拼寫錯誤的單詞會自動用紅色的波浪形下劃線標記。 宇宙 or Enter 鍵入新的撰寫,依賴或轉發消息窗口。


4.鍵入時自動糾正拼寫錯誤的單詞

有時,當您輸入拼寫錯誤的單詞並按 宇宙 or Enter 如果在新的撰寫,回复或轉發消息窗口的消息正文中鍵入,則會自動糾正拼寫錯誤的單詞,如下圖所示。 這是因為“自動更正”選項已打開。 在本節中,我將在這裡指導您啟用或禁用“自動更正”選項,添加或刪除“自動更正”條目,設置Outlook中的“自動更正”例外等。

4.1打開/關閉自動更正

您可以按照以下說明在Outlook中輕鬆打開或關閉“自動更正”選項。

1。 點擊 文件 > 選項 在Outlook中。

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左欄中,然後單擊 拼寫和自動更正 按鈕在 撰寫郵件 部分。

3。 在“編輯器選項”對話框中,確保 打樣 在左欄中啟用,然後單擊 自動更正選項 按鈕在 自動更正選項 部分。

4。 在“在電子郵件中自動更正”對話框中, 自動更正 標籤,勾選 鍵入時替換文字 選項以打開“自動更正”選項,或者取消選中該選項以關閉“自動更正”選項。

5。 點擊 OK 按鈕以保存更改並關閉對話框。

筆記:
(1) 將“ bcak”改為“ back”,即使已啟用“自動更正”選項,也只能自動更正作為自動更正條目添加的拼寫錯誤的單詞。
(2)即使啟用了“自動更正”選項,如果僅鍵入單詞而不按 Enter or 宇宙 鍵。

4.2添加自動更正條目

您還可以根據需要在Outlook中添加一些自定義自動更正條目。

1。 打開“自動更正”對話框,然後啟用 自動更正 標籤。
保養竅門:您可以單擊 文件 > 選項 > 拼寫和自動更正 > 自動更正選項 打開“自動更正”對話框。 點擊查看詳細步驟!

2。 然後,您可以添加“自動更正”條目,如下所示:
(1)在 更換 框中,鍵入將來會自動更正的單詞或文本字符串。
(2)在 框中,鍵入將自動替換拼寫錯誤的單詞的單詞或文本字符串。
(3)點擊 加入 按鈕。

保養竅門:
(1)此操作將一次添加一個自動更正條目。 若要添加多個自動更正條目,您需要重複此操作以將它們一個一個地添加。
(2)您還可以添加一些自動更正條目,並用特定的字符串替換笑臉: https://www.extendoffice.com/documents/outlook/1776-outlook-insert-smiley-face.html#autocorrect

3。 點擊 OK 按鈕來保存更改並關閉對話框。

4.3刪除自動更正條目

如有必要,您也可以從Outlook中刪除一些“自動更正”條目。 您可以執行以下操作:

1。 打開“自動更正”對話框,然後啟用 自動更正 標籤。
保養竅門:您可以單擊 文件 > 選項 > 拼寫和自動更正 > 自動更正選項 打開“自動更正”對話框。 點擊查看詳細步驟!

2。 然後,您可以刪除自動更正條目,如下所示:
(1)在 更換 框中,鍵入一個關鍵字以快速找到下面列錶框中的指定自動更正條目。 供您參考,此操作是可選的。 如果您可以直接在下面的列錶框中找到指定的條目,只需跳過此操作。
(2)單擊以突出顯示您將在列錶框中刪除的指定條目。
(3)點擊 刪除 按鈕。

保養竅門:此操作將一次刪除一個自動更正條目。 要刪除多個條目,請根據需要重複此操作。

3。 點擊 OK 按鈕來保存更改並關閉對話框。

4.4自動更正異常

如果需要為Outlook中的自動更正庫設置一些例外,則可以執行以下操作:

1。 打開“自動更正”對話框,然後啟用 自動更正 標籤。
保養竅門:您可以單擊 文件 > 選項 > 拼寫和自動更正 > 自動更正選項 打開“自動更正”對話框。 點擊查看詳細步驟!

2。 點擊 例外 按鈕。

3。 在“自動更正異常”對話框中,執行以下操作:
(1)根據需要啟用指定的選項卡。 例如,我要設置有關初始上限的自動更正例外,我啟用了 初始大寫 標籤。
(2)在 不正確 框中,鍵入您將設置為例外的特定單詞。
(3)點擊 加入 按鈕。

保養竅門:如果需要添加多個自動更正異常,則可以重複此操作以逐個添加它們。

4。 點擊 OK 按鈕以保存更改並關閉所有對話框。

到目前為止,您已經添加了自動更正異常。


5.更改默認的拼寫檢查語言

假設Microsoft Office的默認語言是英語(美國),但是您更喜歡用英語(英國)書寫,並希望拼寫檢查語言與您的書寫語言匹配,您將如何處理? 您可以執行以下操作:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 回顧 > 語言 > 設置校對語言.

2。 在“語言”對話框中,單擊以突出顯示您要更改默認校對語言的指定語言,然後單擊“ 設為默認 按鈕。

3。 在彈出的對話框中,點擊 OK 按鈕。

4。 點擊 OK 按鈕以保存更改並關閉“語言”對話框。

到目前為止,默認的校對語言已經更改。

筆記:
(1)默認的校對語言在所有Microsoft Office應用程序中共享,並且基於NORMAL模板在所有新文檔,演示文稿和電子郵件等中生效。
(2)您也可以只為當前正在編輯的電子郵件暫時檢查另一種語言的拼寫和語法:在“語言”對話框中,單擊以突出顯示將要更改校對語言的新語言,然後單擊“ OK 直接點擊。


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