跳到主要內容

Outlook教程-快速部分

如果您需要鍵入相同的文本,在Outlook中新的撰寫,回复或轉發郵件中插入相同的圖形,如何減輕重複的工作? 與一次又一次地重新鍵入相同的內容相比,Outlook提供了令人驚嘆的“快速部件”功能,可幫助我們輕鬆地在撰寫的郵件正文中重用任何文本,圖形,符號。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.什麼是快速零件?

快速部件 功能是可以定期在郵件正文中輸入的內容庫,例如文本,圖形,符號等。 快速部件 庫,您可以立即將存儲在其中的所有項目立即重用到郵件正文中。

快速零件庫中存儲的項目由Microsoft Office定義為構件塊,而自動圖文集是我們可以重複使用的一種構件塊。


2.快速零件的位置

2.1快速零件功能的位置

在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中, 快速部件 功能位於 文本 組上 插入 標籤。

2.2快速零件文件的位置

眾所周知,快速零件庫的項目存儲在名為 NormalEmail.dotm。 “ NormalEmail.dotm 文件存儲在以下文件夾路徑中:
%APPDATA%\ Microsoft \ Templates

打開一個文件夾,將文件夾路徑粘貼到 地址 框,然後按 Enter 鍵。 然後你會得到 NormalEmail.dotm 文件在打開的文件夾中。

保養竅門:當我們將文件夾路徑粘貼到 地址 框,然後按 Enter 鑰匙 %APPDATA%\ Microsoft \ Templates 將自動更改為 C:\ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3.創建一個新的快速零件條目

在Outlook中撰寫新郵件,回复郵件或轉發郵件時,可以輕鬆創建新的“快速零件”條目。

1。 在新的撰寫,回复或轉發消息窗口中,選擇要另存為消息正文中“快速部件”條目的文本。

2。 點擊 插入 > 快速部件 > 將選擇保存到快速零件庫.

3。 在“創建新的構建基塊”對話框中,請:
(1)在 姓名 框;
(2)從 類別 下拉列表;
(3)在 產品描述 框;
(4)從 選項 下拉列表。

提示:
(1)您可以將新的“快速零件”條目添加到新類別中:單擊 ,在 類別 框中選擇 建立新類別 從下拉列表中,然後在新的彈出對話框中創建一個新類別。

(2)三種插入模型 選項 下拉列表:
A. 僅插入內容:在郵件正文中的光標處插入指定的Quick Parts條目;
B. 在自己的段落中插入內容:在單獨的段落中插入指定的Quick Parts條目;
C. 在自己的頁面中插入內容:指定的Quick Parts條目似乎插入了消息正文中的單獨段落中。 但是,在打印預覽中(文件 > 列印),您會看到它停留在單獨的頁面中。

4。 點擊 OK 創建新的構建基塊對話框中的按鈕。

然後,所選的文本或對象將另存為Outlook中的“快速零件”條目。


4.在郵件正文中插入一個快速零件條目

只需單擊即可在郵件正文中輕鬆使用“快速零件”條目。

4.1插入快速零件條目

在新的撰寫,回复或轉發消息窗口中,將光標置於消息正文中,您將在其中插入“快速零件”條目,然後單擊 插入 > 快速部件,然後從下拉菜單中單擊指定的“快速零件”條目。

然後,將指定的快速零件條目插入到光標位置或光標位置旁邊的新段落/頁面。

或者,在 快速部件 下拉菜單,可以右鍵單擊指定的“快速零件”條目,然後選擇 在當前文檔位置插入, 在文件開頭插入, 或者 在文件末尾插入 從上下文菜單中根據需要。

4.2通過熱鍵插入快速零件條目

在消息正文中,輸入快速零件條目的名稱,然後按 F3 鍵,然後快速零件條目名稱將立即被其內容替換。


5.重命名快速零件條目

有時,您可能需要更改快速零件條目的名稱。 您可以輕鬆地對其重命名,如下所示:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 插入 > 快速部件,然後在下拉菜單中右鍵單擊指定的條目,然後選擇 編輯屬性 從右鍵單擊菜單中。

2。 在“修改構件塊”對話框中,在 姓名 框中,然後單擊 OK 按鈕。

3。 在彈出的重新確認對話框中,點擊 按鈕。

然後在 快速部件 下拉菜單中,您將看到指定的條目已被重命名。


6.編輯快速零件條目

有時,“快速零件”條目的內容中存在一些拼寫錯誤,或者我們需要更新內容中的信息,或者由於其他原因,我們需要更改條目內容。 但是,Outlook似乎根本不支持它。 沒關係! 我們可以將Quick Part條目插入消息正文中,編輯內容,然後將編輯後的內容另存為同名條目以覆蓋原始條目。

就我而言,條目內容中的拼寫錯誤,並且我想更改其中的項目符號樣式,我可以這樣做:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 插入 > 快速部件,然後在下拉菜單中單擊我將編輯的指定條目。

2。 現在,“快速零件”條目已插入消息正文中。 根據需要編輯內容並設置其格式。

3。 選擇編輯的內容,然後單擊 插入 > 快速部件 > 將選擇保存到快速零件庫.

4。 在“創建新的構建基塊”對話框中,確保鍵入與原始條目名稱完全相同的名稱。 姓名 框,從中選擇相同的類別 類別 下拉列表,然後單擊 OK 按鈕。

5。 然後點擊 彈出的重新確認對話框中的按鈕。

然後在“快速零件”下拉菜單中,您將看到指定的條目已被編輯並顯示了新內容。


7.刪除快速零件條目

您也可以從Outlook中的庫中刪除“快速零件”條目。

7.1刪除一個或多個快速零件條目

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 插入 > 快速部件,然後在下拉列表中右鍵單擊指定的條目,然後選擇 組織和刪除 從右鍵單擊菜單中。

2。 現在將顯示“ Building Blocks Organizer”對話框,默認情況下將突出顯示指定的條目。 我們可以點擊 刪除 按鈕直接將其刪除。

3。 然後點擊 彈出的重新確認對話框中的按鈕。

保養竅門:如果需要刪除其他“快速零件”條目,請在“ Building Blocks Organizer”對話框中選擇一個條目,然後單擊 刪除 按鈕。 並重複此操作以逐一刪除其他條目。

4。 關閉“ Building Blocks Organizer”對話框。

然後,將刪除指定的快速零件條目。

7.2批量刪除所有快速零件條目

如果需要從Outlook中刪除整個“快速零件”庫,則可以執行以下操作:

1。 關閉Outlook。

2。 打開包含Outlook Quick Parts畫廊默認文件的文件夾:打開一個文件夾,粘貼到 地址 框,然後按 Enter 鍵。
資料夾路徑: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

3。 在打開的文件夾中,找到 NormalEmail.dotm 文件,右鍵單擊並選擇 刪除 從右鍵單擊菜單中。

保養竅門:或者,您也可以選擇 NormalEmail.dotm 文件,然後按 刪除 鍵將其刪除。

當您稍後啟動Microsoft Outlook並打開一個新的撰寫,答复或轉發消息窗口時,您將看到所有“快速零件”條目均已從 快速部件 下拉式菜單。


8.備份和還原“快速零件”庫

例如,您想將Outlook Quick Parts畫廊遷移到其他計算機/筆記本電腦,或與同事,同學或其他人共享畫廊,則可以獲取Outlook Quick Parts畫廊的備份。 通過備份,可以還原Outlook Quick Parts庫中的事故。

8.1備份快速零件庫

1。 關閉Outlook。

2。 打開一個文件夾,將文件夾路徑下面的內容粘貼到 地址 框,然後按ENTER 鍵。
資料夾路徑: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

然後,將打開包含Quick Parts畫廊默認文檔的文件夾。

3。 Outlook Quick Parts庫的信息存儲在 NormalEmail.dotm 文件。 右鍵單擊該文件,然後選擇 複製 從右鍵單擊菜單中。

保養竅門:或者,您可以選擇 NormalEmail.dotm 文件,然後按 按Ctrl + C 鍵複製它。

4。 打開您將存儲備份文件的文件夾,然後按 按Ctrl + V 鍵將文件粘貼到此文件夾中。

到目前為止,我們已經獲得了Outlook Quick Parts Gallery的備份文件。 您可以根據需要將其遷移到其他計算機/筆記本電腦或共享給其他計算機/筆記本電腦。

8.2恢復快速零件庫

如果您以前備份過“快速零件”庫,則如果由於意外,更新或其他原因丟失了庫,則可以在Outlook中將其還原。

1。 關閉Outlook。

2。 打開包含備份文件的文件夾,選擇備份文件,然後按 按Ctrl + C 鍵複製它。

3。 打開存儲Outlook Quick Parts Gallery的默認文檔的文件夾:打開一個文件夾,在文件夾路徑下面粘貼到 地址 框,然後按ENTER 鍵。
資料夾路徑: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

4。 在打開的文件夾中,按 按Ctrl + V 鍵將備份文件粘貼到文件夾中。

稍後啟動Outlook時,您將看到“快速零件”條目已還原到 快速部件 任何新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中的下拉菜單。


更多文章...


最佳辦公生產力工具

Kutools for Outlook - 超過 100 種強大的功能可增強您的 Outlook

📧 電子郵件自動化: 外出(適用於 POP 和 IMAP)  /  安排發送電子郵件  /  發送電子郵件時按規則自動抄送/密件副本  /  自動轉送(進階規則)   /  自動添加問候語   /  自動將多收件者電子郵件拆分為單獨的訊息 ...

📨 電子郵件管理: 輕鬆回憶電子郵件  /  按主題和其他人阻止詐騙電子郵件  /  刪除重複的電子郵件  /  進階搜索  /  合併資料夾 ...

📁 附件專業版批量保存  /  批量分離  /  批量壓縮  /  自動保存   /  自動分離  /  自動壓縮 ...

🌟 介面魔法: 😊更多又漂亮又酷的表情符號   /  使用選項卡式視圖提高 Outlook 工作效率  /  最小化 Outlook 而不是關閉 ...

👍 一鍵奇蹟: 使用傳入附件回覆全部  /   反網路釣魚電子郵件  /  🕘顯示寄件者的時區 ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 通訊錄和行事曆: 從選定的電子郵件中大量新增聯絡人  /  將聯絡人群組拆分為各組  /  刪除生日提醒 ...

超過 100特點 等待您的探索! 按此處了解更多。

閱讀更多       免費下載      購買
 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations