Outlook 教學－快速元件

快速元件功能是一個內容庫，可讓您儲存常用內容（例如文字片段、圖片、符號等）。透過快速元件內容庫，您能立即將所有項目一鍵重複套用至郵件內文，大幅提升效率！

儲存在快速元件內容庫中的項目，在 Microsoft Office 中被定義為建構元素，而自動圖文集（AutoText）正是我們用來重複使用的一種建構元素。

2.1 快速元件功能的位置

在撰寫新郵件、回覆或轉寄郵件的視窗中，快速元件功能位於插入索引標籤的文字群組中。

2.2 快速元件檔案的位置

眾所周知，快速元件圖庫的項目儲存在名為 NormalEmail.dotm 的檔案中。該 NormalEmail.dotm 檔案位於以下路徑：
%APPDATA%\Microsoft\Templates

在位址框中貼上文件路徑，然後按下 Enter 鍵，即可開啟資料夾。接著，您便會在開啟的資料夾中看到 NormalEmail.dotm 檔案。

提示：當您在位址列貼上文件路徑並按下 Enter 鍵後，%APPDATA%\Microsoft\Templates 將自動轉換為 C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates。

當您在 Outlook 中撰寫新郵件、回覆或轉寄郵件時，都能輕鬆建立新的快速元件項目。

1. 在撰寫新郵件、回覆或轉寄郵件的視窗中，選取您想儲存為快速元件的郵件內文片段。

2. 按一下插入＞ 快速元件＞ 將選取範圍儲存至快速元件圖庫。

3. 在「建立新的建構元素」對話方塊中，請執行下列操作：
（1) 在名稱框中輸入名稱；
（2) 從類別下拉式清單中指定類別；
（3) 在描述框中輸入此新項目的說明文字；
（4) 從選項下拉式清單中選擇插入模式。

提示：
（1) 您可將新的快速元件項目加入新建組：按一下類別框中的，選取建立新建組，即可在新彈出的對話方塊中建立新建組。

(2)選項下拉列表提供三種插入模式：
A.僅插入內容：在郵件內文的游標位置插入指定的快速元件項目；
B.在獨立段落中插入內容：將指定的快速元件項目插入至獨立段落中；
C.在獨立頁面中插入內容：指定的快速元件項目看似插入於郵件內文的獨立段落中，但在列印預覽時（檔案> 列印），您會發現它實際上位於獨立頁面上。

4. 按一下「建立新的建構元素」對話方塊中的確定按鈕。

接著，所選取的文字片段或物件便會以快速元件項目的形式儲存在 Outlook 中。

快速元件項目只需一點，就能輕鬆在郵件內文中重複使用。

4.1 插入一個快速元件項目

在撰寫新郵件、回覆或轉寄郵件的視窗中，將游標移至欲插入快速元件的位置，點選插入 > 快速元件，再從下拉式選單中點選指定的快速元件項目。

接著，指定的快速元件項目將插入至游標所在位置，或緊接在游標位置後的新段落／頁面中。

或者，在快速元件下拉式選單中，您可以對指定的快速元件項目按一下滑鼠右鍵，並根據需求從內容功能表中選擇在目前文檔位置插入、在文件開頭插入或在文件結尾插入。

4.2 透過快速鍵插入快速元件項目

在郵件內文中輸入快速元件項目的名稱，然後按下 F3 鍵，即可立即將該名稱替換為其對應內容。

有時您可能需要變更快速元件項目的名稱，只需依照下列步驟，即可輕鬆完成重新命名：

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，點選插入＞ 快速元件，然後在下拉式功能表中對指定項目按一下滑鼠右鍵，並從右鍵功能表中選取編輯內容。

2. 在「修改建構元素」對話方塊中，於名稱方塊輸入新的項目名稱，然後點選確定按鈕。

3. 在彈出的確認對話方塊中，按一下是按鈕。

接著，在快速元件下拉式功能表中，您將看到指定項目已成功重新命名。

有時快速組件項目內容可能出現拼字錯誤、需要更新資訊，或因其他原因必須修改內容。然而，Outlook 似乎完全不支援直接編輯此類項目。別擔心！您只需將該快速組件項目插入郵件內文，編輯完成後，再將修改過的內容以相同名稱儲存為新的快速組件項目，即可覆蓋原始項目。

以我的情況為例，項目內容中有拼字錯誤，且我想變更其中的項目符號樣式，可依下列步驟操作：

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，點擊插入＞ 快速元件，再從下拉式選單中點選您要編輯的指定項目。

2. 快速組件項目已插入郵件內文，請依需求編輯並格式化內容！

3. 選取編輯過的內容，然後按一下插入> 快速元件> 將選取範圍儲存至快速組件庫。

4. 在「建立新建構元素」對話方塊中，請務必於名稱欄位輸入與原始項目完全相同的名稱，並從類別下拉式清單中選取相同類別，然後點擊確定按鈕。

5. 在彈出的確認對話方塊中，按一下是按鈕。

接著，在快速元件下拉式功能表中，您將看到指定項目已更新並顯示全新內容。

您也可以從 Outlook 的組件庫中移除快速元件項目。

7.1 移除一個或多個快速元件項目

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗中，點選插入＞ 快速元件，然後在下拉清單中對指定項目按一下滑鼠右鍵，並從快捷功能表中選取管理與刪除。

2. 此時會開啟「建構元素管理員」對話方塊，且指定項目預設已反白標示。我們可直接點擊刪除按鈕將其移除。

3. 在彈出的確認對話方塊中，按一下是按鈕。

提示：若需移除其他快速元件項目，請在「建構元素管理員」對話方塊中選取項目後，點擊刪除按鈕。重複此操作即可逐一移除其他項目。

4. 關閉「建構元素管理員」對話方塊。

接著，指定的快速元件項目將被移除。

7.2 批次移除所有快速元件項目

若您需要從 Outlook 中移除整個快速元件組件庫，可依下列步驟操作：

1. 關閉 Outlook。

2. 開啟包含 Outlook 快速元件組件庫預設檔案的資料夾：在位址方塊中貼上以下文件路徑，然後按下 Enter 鍵，即可開啟對應資料夾。
文件路徑：%APPDATA%\Microsoft\Templates

3. 在打開的資料夾中找出 NormalEmail.dotm 檔案，以滑鼠右鍵按一下，並從右鍵功能表中選取刪除。

提示：或者，您也可以選取 NormalEmail.dotm 檔案，然後按下 Delete 鍵將其移除。

日後當您啟動 Microsoft Outlook，並開啟新撰寫、回覆或轉寄郵件的視窗時，將發現所有快速組件項目均已從快速元件下拉式功能表中批次移除。

例如，當您想將 Outlook 快速元件組件庫遷移至其他電腦或筆電，或與同事、同學分享時，即可備份該組件庫；萬一發生意外，此備份也能協助您快速還原 Outlook 快速元件組件庫。

8.1 備份快速元件組件庫

1. 關閉 Outlook。

2. 在位址方塊中貼上以下文件路徑，然後按下 E nter 鍵，即可開啟資料夾。
文件路徑：%APPDATA%\Microsoft\Templates

接著便會開啟包含快速元件組件庫預設檔案的資料夾。

3. NormalEmail.dotm 檔案中儲存了 Outlook 快速元件組件庫的資訊。請以滑鼠右鍵按一下此檔案，並從右鍵功能表中選取複製。

提示：您也可以選取 NormalEmail.dotm 檔案，然後按下 Ctrl+C 鍵快速複製！

4. 開啟您要儲存備份檔案的資料夾，然後按下 Ctrl+V 鍵，將檔案貼上至該資料夾中。

至此，我們已完成 Outlook 快速元件組件庫的備份檔案，您可依需求將其遷移至其他電腦或筆電，或與他人分享。

8.2 還原快速元件組件庫

若您先前已備份快速元件組件庫，即可在該組件庫因意外、更新或其他原因遺失時，於 Outlook 中還原。

1. 關閉 Outlook。

2. 開啟包含備份檔案的資料夾，選取備份檔案，然後按下 Ctrl+C 鍵進行複製。

3. 開啟儲存 Outlook 快速元件組件庫預設文件的資料夾：在位址方塊中貼上以下文件路徑，然後按下 Enter 鍵，即可開啟對應資料夾。
文件路徑：%APPDATA%\Microsoft\Templates

4. 在打開的資料夾中，按下 Ctrl＋V 鍵，將備份檔案貼上至資料夾中。

當您稍後啟動 Outlook 時，快速元件下拉式選單中的快速元件項目將自動還原，適用於所有新撰寫、回覆或轉寄的郵件視窗。