Outlook 教程 - 快速部件

快速部件功能是一個您可以在郵件正文中定期輸入的內容庫，例如文字片段、圖形、符號等。通過快速部件庫，您可以立即將存儲在其中的所有項目重用到郵件正文中。

存儲在快速部件庫中的項目被 Microsoft Office 定義為構建塊，而自動圖文集是一種可供我們重用的構建塊類型。

2.1 快速部件功能的位置

在新撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，快速部件功能位於「插入」選項卡上的「文本 」組中。

2.2 快速部件文件的位置

眾所周知，快速部件庫中的項目存儲在名為 NormalEmail.dotm 的文件中。NormalEmail.dotm 文件存儲在以下文件夾路徑中：
%APPDATA%\Microsoft\Templates

打開文件夾，將文件夾路徑粘貼到地址欄中，然後按 Enter 鍵。然後您會在打開的文件夾中找到 NormalEmail.dotm 文件。

提示：當我們將文件夾路徑粘貼到地址欄並按下 Enter 鍵時，%APPDATA%\Microsoft\Templates 將自動更改為 C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates。

在 Outlook 中撰寫新郵件、回覆或轉寄郵件時，您可以輕鬆創建新的快速部件條目。

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，選擇郵件正文中要保存為快速部件條目的文字片段。

2. 點擊「插入」>「快速部件」>「將選定內容保存到快速部件庫」。

3. 在「創建新構建塊」對話框中，請執行以下操作：
(1) 在「名稱」框中輸入名稱；
(2) 從「類別」下拉列表中指定類別；
(3) 在「描述」框中輸入有關此新條目的描述詞；
(4) 從「選項」下拉列表中選擇插入模型。

提示：
(1) 您可以將新的快速部件條目添加到新類別中：點擊 在 類別 框中，選擇 新建類別 從下拉列表中，然後在彈出的新對話框中創建新類別。

(2) 「選項」下拉列表中有三種插入模型：
A. 僅插入內容：在郵件正文中的光標位置插入指定的快速部件條目；
B. 在其自己的段落中插入內容：在單獨的段落中插入指定的快速部件條目；
C. 在其自己的頁面中插入內容：指定的快速部件條目似乎插入在郵件正文中的單獨段落中。然而，在打印預覽（文件 > 打印）中，您會看到它位於單獨的頁面上。

4. 點擊「創建新構建塊」對話框中的「確定」按鈕。

然後所選的文字片段或對象將作為快速部件條目保存在 Outlook 中。

只需點擊即可輕鬆在郵件正文中重用快速部件條目。

4.1 插入快速部件條目

在新撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，將光標放在郵件正文中要插入快速部件條目的位置，然後點擊「插入」>「快速部件」，再從下拉菜單中點擊指定的快速部件條目。

然後指定的快速部件條目將插入到光標位置或光標位置附近的新段落/頁面中。

或者，在快速部件下拉菜單中，您可以右鍵點擊指定的快速部件條目，然後根據需要從上下文菜單中選擇在當前文檔位置插入、在文檔開頭插入或在文檔末尾插入。

4.2 使用快捷鍵插入快速部件條目

在郵件正文中，輸入快速部件條目的名稱，然後按下 F3 鍵，快速部件條目名稱將立即被其內容替換。

有時候，您可能需要更改快速部件條目的名稱。您可以按照以下方式輕鬆重命名：

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊「插入」>「快速部件」，然後在下拉菜單中右鍵點擊指定的條目，並從右鍵菜單中選擇「編輯屬性」。

2. 在「修改構建塊」對話框中，在名稱框中輸入新條目名稱，然後點擊確定按鈕。

3. 在彈出的確認對話框中，點擊「是 」按鈕。

然後在快速部件下拉菜單中，您會看到指定的條目已經被重命名。

有時候，快速部件條目的內容中可能存在拼寫錯誤，或者我們需要更新內容中的信息，或者其他原因需要更改條目內容。然而，Outlook 似乎根本不支持這一點。沒關係！我們可以將快速部件條目插入到郵件正文中，編輯內容，然後將編輯後的內容保存為同名條目以覆蓋原始條目。

在我的情況下，條目內容中有一個拼寫錯誤，我想更改其中的項目符號樣式，我可以按照以下方式操作：

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊「插入」>「快速部件」，然後在下拉菜單中點擊我要編輯的指定條目。

2. 現在快速部件條目已插入到郵件正文中。根據需要編輯和格式化內容。

3. 選擇編輯後的內容，然後點擊「插入」>「快速部件」>「將選定內容保存到快速部件庫」。

4. 在「創建新構建塊」對話框中，確保在「名稱」框中輸入與原始條目名稱完全相同的名稱，從「類別」下拉列表中選擇相同的類別，然後點擊「確定」按鈕。

5. 在彈出的確認對話框中，點擊「是」按鈕。

然後在快速部件下拉菜單中，您會看到指定的條目已被編輯並顯示新內容。

您還可以從 Outlook 的庫中刪除快速部件條目。

7.1 刪除一個或多個快速部件條目

1. 在新撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中，點擊「插入」>「快速部件」，然後在下拉列表中右鍵點擊指定的條目，並從右鍵菜單中選擇「組織和刪除」。

2. 此時會彈出「構建塊組織器」對話框，並且指定的條目默認高亮顯示。我們可以點擊「刪除」按鈕直接刪除它。

3. 然後在彈出的確認對話框中，點擊「是」按鈕。

提示：如果需要刪除其他快速部件條目，請在「構建塊組織器」對話框中選擇一個條目，然後點擊「刪除」按鈕。重複此操作以逐一刪除其他條目。

4. 關閉「構建塊組織器」對話框。

然後指定的快速部件條目將被刪除。

7.2 批量刪除所有快速部件條目

如果您需要從 Outlook 中刪除整個快速部件庫，可以按照以下步驟操作：

1. 關閉 Outlook。

2. 打開包含 Outlook 快速部件庫默認文件的文件夾：打開文件夾，將以下文件夾路徑粘貼到地址欄中，然後按 Enter 鍵。
文件夾路徑：%APPDATA%\Microsoft\Templates

3。在打開的文件夾中，找到 NormalEmail.dotm 文件，右鍵點擊，然後選擇 刪除 從右鍵菜單中。

提示：或者，您也可以選擇 NormalEmail.dotm 文件，然後按 刪除 鍵將其刪除。

當您稍後啟動 Microsoft Outlook 並打開新撰寫、回覆或轉寄郵件窗口時，您會看到所有快速部件條目都已從快速部件下拉菜單中批量刪除。

例如，您希望將 Outlook 快速部件庫遷移到其他電腦/筆記本電腦，或與同事、同學或其他人分享該庫，您可以獲取 Outlook 快速部件庫的備份。而且備份使您能夠在意外情況下恢復您的 Outlook 快速部件庫。

8.1 備份快速部件庫

1. 關閉 Outlook。

2. 打開文件夾，將以下文件夾路徑粘貼到地址欄中，然後按 Enter 鍵。
文件夾路徑：%APPDATA%\Microsoft\Templates

然後包含快速部件庫默認文檔的文件夾將打開。

3。Outlook 快速部件庫的信息存儲在 NormalEmail.dotm 文件中。右鍵點擊該文件，然後從右鍵菜單中選擇 複製 。

提示：或者，您可以選擇 NormalEmail.dotm 文件，然後按 Ctrl + C 鍵進行複製。

4. 打開您要存儲備份文件的文件夾，然後按 Ctrl + V 鍵將文件粘貼到該文件夾中。

到目前為止，我們已經獲得了 Outlook 快速部件庫的備份文件。您可以根據需要將其遷移到其他電腦/筆記本電腦或與其他人分享。

8.2 恢復快速部件庫

如果您之前已備份了快速部件庫，則可以在因意外、更新或其他原因導致庫丟失的情況下將其恢復到您的 Outlook 中。

1. 關閉 Outlook。

2. 打開包含備份文件的文件夾，選擇備份文件，然後按 Ctrl + C 鍵進行複製。

3. 打開存儲 Outlook 快速部件庫默認文檔的文件夾：打開文件夾，將以下文件夾路徑粘貼到地址欄中，然後按 Enter 鍵。
文件夾路徑：%APPDATA%\Microsoft\Templates

4. 在打開的文件夾中，按 Ctrl + V 鍵將備份文件粘貼到該文件夾中。

當您稍後啟動 Outlook 時，您會看到快速部件條目已恢復到任何新撰寫、回覆或轉寄郵件窗口中的快速部件下拉菜單中。