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Outlook教程-快速部分

如果您需要鍵入相同的文本,在Outlook中新的撰寫,回复或轉發郵件中插入相同的圖形,如何減輕重複的工作? 與一次又一次地重新鍵入相同的內容相比,Outlook提供了令人驚嘆的“快速部件”功能,可幫助我們輕鬆地在撰寫的郵件正文中重用任何文本,圖形,符號。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.什麼是快速零件?

快速部件 功能是可以定期在郵件正文中輸入的內容庫,例如文本,圖形,符號等。 快速部件 庫,您可以立即將存儲在其中的所有項目立即重用到郵件正文中。

快速零件庫中存儲的項目由Microsoft Office定義為構件塊,而自動圖文集是我們可以重複使用的一種構件塊。


2.快速零件的位置

2.1快速零件功能的位置

在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中, 快速部件 功能位於 文本 組上 插入 標籤。

2.2快速零件文件的位置

眾所周知,快速零件庫的項目存儲在名為 NormalEmail.dotm。 “ NormalEmail.dotm 文件存儲在以下文件夾路徑中:
%APPDATA%\ Microsoft \ Templates

打開一個文件夾,將文件夾路徑粘貼到 地址 框,然後按 Enter 鍵。 然後你會得到 NormalEmail.dotm 文件在打開的文件夾中。

保養竅門:當我們將文件夾路徑粘貼到 地址 框,然後按 Enter 鑰匙 %APPDATA%\ Microsoft \ Templates 將自動更改為 C:\ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3.創建一個新的快速零件條目

在Outlook中撰寫新郵件,回复郵件或轉發郵件時,可以輕鬆創建新的“快速零件”條目。

1。 在新的撰寫,回复或轉發消息窗口中,選擇要另存為消息正文中“快速部件”條目的文本。

2。 點擊 插入 > 快速部件 > 將選擇保存到快速零件庫.

3。 在“創建新的構建基塊”對話框中,請:
(1)在 姓名 框;
(2)從 活動類別 下拉列表;
(3)在 活動介紹 框;
(4)從 選項 下拉列表。

提示:
(1)您可以將新的“快速零件”條目添加到新類別中:單擊 活動類別 框中選擇 建立新類別 從下拉列表中,然後在新的彈出對話框中創建一個新類別。

(2)三種插入模型 選項 下拉列表:
A. 僅插入內容:在郵件正文中的光標處插入指定的Quick Parts條目;
B. 在自己的段落中插入內容:在單獨的段落中插入指定的Quick Parts條目;
C. 在自己的頁面中插入內容:指定的Quick Parts條目似乎插入了消息正文中的單獨段落中。 但是,在打印預覽中(文件 > 列印),您會看到它停留在單獨的頁面中。

4。 點擊 OK 創建新的構建基塊對話框中的按鈕。

然後,所選的文本或對象將另存為Outlook中的“快速零件”條目。


4.在郵件正文中插入一個快速零件條目

只需單擊即可在郵件正文中輕鬆使用“快速零件”條目。

4.1插入快速零件條目

在新的撰寫,回复或轉發消息窗口中,將光標置於消息正文中,您將在其中插入“快速零件”條目,然後單擊 插入 > 快速部件,然後從下拉菜單中單擊指定的“快速零件”條目。

然後,將指定的快速零件條目插入到光標位置或光標位置旁邊的新段落/頁面。

或者,在 快速部件 下拉菜單,可以右鍵單擊指定的“快速零件”條目,然後選擇 在當前文檔位置插入, 在文件開頭插入, 或者 在文件末尾插入 從上下文菜單中根據需要。

4.2通過熱鍵插入快速零件條目

在消息正文中,輸入快速零件條目的名稱,然後按 F3 鍵,然後快速零件條目名稱將立即被其內容替換。


5.重命名快速零件條目

有時,您可能需要更改快速零件條目的名稱。 您可以輕鬆地對其重命名,如下所示:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 插入 > 快速部件,然後在下拉菜單中右鍵單擊指定的條目,然後選擇 編輯屬性 從右鍵單擊菜單中。

2。 在“修改構件塊”對話框中,在 姓名 框中,然後單擊 OK 按鈕。

3。 在彈出的重新確認對話框中,點擊 按鈕。

然後在 快速部件 下拉菜單中,您將看到指定的條目已被重命名。


6.編輯快速零件條目

有時,“快速零件”條目的內容中存在一些拼寫錯誤,或者我們需要更新內容中的信息,或者由於其他原因,我們需要更改條目內容。 但是,Outlook似乎根本不支持它。 沒關係! 我們可以將Quick Part條目插入消息正文中,編輯內容,然後將編輯後的內容另存為同名條目以覆蓋原始條目。

就我而言,條目內容中的拼寫錯誤,並且我想更改其中的項目符號樣式,我可以這樣做:

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 插入 > 快速部件,然後在下拉菜單中單擊我將編輯的指定條目。

2。 現在,“快速零件”條目已插入消息正文中。 根據需要編輯內容並設置其格式。

3。 選擇編輯的內容,然後單擊 插入 > 快速部件 > 將選擇保存到快速零件庫.

4。 在“創建新的構建基塊”對話框中,確保鍵入與原始條目名稱完全相同的名稱。 姓名 框,從中選擇相同的類別 活動類別 下拉列表,然後單擊 OK 按鈕。

5。 然後點擊 彈出的重新確認對話框中的按鈕。

然後在“快速零件”下拉菜單中,您將看到指定的條目已被編輯並顯示了新內容。


7.刪除快速零件條目

您也可以從Outlook中的庫中刪除“快速零件”條目。

7.1刪除一個或多個快速零件條目

1。 在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,單擊 插入 > 快速部件,然後在下拉列表中右鍵單擊指定的條目,然後選擇 組織和刪除 從右鍵單擊菜單中。

2。 現在將顯示“ Building Blocks Organizer”對話框,默認情況下將突出顯示指定的條目。 我們可以點擊 刪除 按鈕直接將其刪除。

3。 然後點擊 彈出的重新確認對話框中的按鈕。

保養竅門:如果需要刪除其他“快速零件”條目,請在“ Building Blocks Organizer”對話框中選擇一個條目,然後單擊 刪除 按鈕。 並重複此操作以逐一刪除其他條目。

4。 關閉“ Building Blocks Organizer”對話框。

然後,將刪除指定的快速零件條目。

7.2批量刪除所有快速零件條目

如果需要從Outlook中刪除整個“快速零件”庫,則可以執行以下操作:

1。 關閉Outlook。

2。 打開包含Outlook Quick Parts畫廊默認文件的文件夾:打開一個文件夾,粘貼到 地址 框,然後按 Enter 鍵。
資料夾路徑: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

3。 在打開的文件夾中,找到 NormalEmail.dotm 文件,右鍵單擊並選擇 刪除 從右鍵單擊菜單中。

保養竅門:或者,您也可以選擇 NormalEmail.dotm 文件,然後按 刪除 鍵將其刪除。

當您稍後啟動Microsoft Outlook並打開一個新的撰寫,答复或轉發消息窗口時,您將看到所有“快速零件”條目均已從 快速部件 下拉式菜單。


8.備份和還原“快速零件”庫

例如,您想將Outlook Quick Parts畫廊遷移到其他計算機/筆記本電腦,或與同事,同學或其他人共享畫廊,則可以獲取Outlook Quick Parts畫廊的備份。 通過備份,可以還原Outlook Quick Parts庫中的事故。

8.1備份快速零件庫

1。 關閉Outlook。

2。 打開一個文件夾,將文件夾路徑下面的內容粘貼到 地址 框,然後按ENTER 鍵。
資料夾路徑: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

然後,將打開包含Quick Parts畫廊默認文檔的文件夾。

3。 Outlook Quick Parts庫的信息存儲在 NormalEmail.dotm 文件。 右鍵單擊該文件,然後選擇 複製 從右鍵單擊菜單中。

保養竅門:或者,您可以選擇 NormalEmail.dotm 文件,然後按 按Ctrl + C 鍵複製它。

4。 打開您將存儲備份文件的文件夾,然後按 按Ctrl + V 鍵將文件粘貼到此文件夾中。

到目前為止,我們已經獲得了Outlook Quick Parts Gallery的備份文件。 您可以根據需要將其遷移到其他計算機/筆記本電腦或共享給其他計算機/筆記本電腦。

8.2恢復快速零件庫

如果您以前備份過“快速零件”庫,則如果由於意外,更新或其他原因丟失了庫,則可以在Outlook中將其還原。

1。 關閉Outlook。

2。 打開包含備份文件的文件夾,選擇備份文件,然後按 按Ctrl + C 鍵複製它。

3。 打開存儲Outlook Quick Parts Gallery的默認文檔的文件夾:打開一個文件夾,在文件夾路徑下面粘貼到 地址 框,然後按ENTER 鍵。
資料夾路徑: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

4。 在打開的文件夾中,按 按Ctrl + V 鍵將備份文件粘貼到文件夾中。

稍後啟動Outlook時,您將看到“快速零件”條目已還原到 快速部件 任何新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中的下拉菜單。


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