郵件格式 – HTML、純文本和富文本

Microsoft Outlook提供了三種郵件格式：HTML、富文本和純文本。每種郵件格式滿足不同的需求。

1.1 HTML

HTML格式是Outlook中最常用的郵件格式。

眾所周知，HTML是一種網頁語言，幫助我們使用豐富的文字格式、圖片和其他對象來編碼網頁。同樣地，HTML格式使整個郵件內容看起來像一個漂亮整潔的網頁。HTML格式的郵件支持大多數常見的字體格式、段落格式、對齊方式等。更重要的是，大多數郵件客戶端都能識別HTML格式的郵件。

Outlook用戶可以直接應用郵件主題來創建具有多個預設標題、字體格式、對齊方式等的HTML郵件。另一方面，Outlook用戶還可以根據需要通過粗體字、斜體文字、下劃線、高亮顏色、高級文字效果等裝飾HTML郵件。

然而，您可能已經注意到，某些圖片和形狀無法直接在收件人的Outlook中顯示，並需要收件人手動下載。更糟糕的是，Outlook收件人可以配置以防止下載HTML郵件中的任何圖片。如果圖片未下載並顯示在收件人的Outlook中，這些圖片將被替換為圖片佔位符，這會使整個郵件變得混亂。

1.2 純文本

與HTML格式相比，純文本格式僅支持郵件正文中的普通文字。純文本格式不支持任何格式，例如粗體、斜體、下劃線、刪除線、高亮顏色等。它也不支持在郵件中顯示圖片和超鏈接。如果您需要在郵件中插入重要圖片，唯一的有效解決方案是將其作為附件附加。

1.3 富文本

富文本格式也支持多種字體格式、超鏈接、表格、形狀、圖片等。然而，富文本郵件中的大多數格式僅與Microsoft Outlook和Microsoft Exchange兼容。更重要的是，附件嵌入在郵件正文中，而不是附加在郵件頭部。

在撰寫新郵件或回覆/轉發Outlook中的郵件時，我們可以輕鬆更改郵件格式。

在新的撰寫、回覆或轉發郵件窗口中，只需點擊“格式文本”選項卡上的“格式”組中的HTML、純文本或富文本按鈕即可。

注意：如果回覆或轉發郵件嵌入在閱讀窗格中，您需要點擊閱讀窗格左上角的“彈出”按鈕，以在郵件窗口中顯示回覆或轉發郵件。

一般情況下，Outlook中的新郵件會自動以HTML格式發送。然而，在某些情況下，我們需要自動以另一種郵件格式發送新郵件，例如純文本或富文本。這裡，本節將指導您更改Outlook中所有新發出郵件的默認郵件格式。

1. 點擊文件 > 選項。

2. 在Outlook選項對話框中，點擊左側欄中的郵件，進入撰寫郵件部分，並從“以這種格式撰寫郵件”下拉列表中選擇新的郵件格式。

3. 點擊確定按鈕保存更改並關閉對話框。

從現在開始，所有新郵件將自動更改為指定的郵件格式。

一般來說，我們每天在Outlook中收到多封郵件，這些郵件可能是HTML格式、純文本格式或富文本格式。這裡，本節將向您展示快速更改Outlook中已接收郵件格式的教程。

1. 在郵件列表中，雙擊打開指定的郵件。

2. 然後郵件將在郵件窗口中打開。點擊郵件 > 操作 > 編輯郵件。

3. 現在郵件可編輯。繼續啟用“格式文本”選項卡，然後在“格式”組中點擊要轉換郵件的指定郵件格式。

4. 按Ctrl + S鍵或點擊保存按鈕（默認情況下保存按鈕位於選項卡上方的快速訪問工具欄中）保存更改，然後關閉郵件窗口。

注意：此方法一次只能更改一封已接收郵件的郵件格式。

如果您需要始終以純文本格式回覆或轉發郵件，本節將輕鬆解決您的問題。

1. 在Outlook主界面中，點擊文件 > 選項打開Outlook選項對話框。

2. 在Outlook選項對話框中，點擊左側欄中的信任中心，然後點擊信任中心設置按鈕。

3. 在信任中心對話框中，點擊左側欄中的電子郵件安全 ，然後勾選“以純文本讀取所有標準郵件”選項。

4. 依次點擊確定按鈕關閉兩個對話框。

現在返回到Outlook主界面，您將看到郵件列表中的所有已接收郵件都自動轉換為純文本格式。

5. 選擇要回覆的郵件，然後點擊首頁 > 回覆 或全部回覆。

提示：要轉發郵件，請在郵件列表中選擇郵件，然後點擊Kutools > 轉發。

6. 然後您將看到回覆郵件或轉發郵件是以純文本格式創建的。您可以撰寫回覆郵件，並根據需要發送。

注意 ：如果啟用了“以純文本讀取所有標準郵件”選項，所有已接收郵件將自動轉換為純文本格式。

如果您需要在Outlook中以HTML格式回覆或轉發郵件，可以嘗試以下VBA代碼輕鬆解決問題。

1. 在Outlook中，按Alt + F11鍵打開Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 在Microsoft Visual Basic for Applications窗口中，點擊插入 > 模塊，然後將以下代碼粘貼到新模塊中。

VBA：自動以HTML格式回覆或轉發郵件

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

注意：上述代碼將幫助您以HTML格式回覆郵件。如果您希望自動以HTML格式回覆所有人或轉發郵件，可以按照以下步驟操作：

(1) 要以HTML格式回覆所有收件人，將左側代碼替換為右側代碼：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) 要以HTML格式轉發郵件，將左側代碼替換為右側代碼：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. 現在您可以點擊選擇一封郵件，並在指定的模塊窗口中點擊運行按鈕或按F5鍵以HTML格式回覆、回覆所有人或轉發郵件。

然而，每次手動打開指定的模塊窗口運行VBA代碼會很乏味。如果我們需要頻繁應用此VBA，為了簡化工作，我們可以將此VBA添加到快速訪問工具欄作為命令按鈕，這樣我們就可以在未來輕鬆地通過單擊應用此VBA模塊。

4. 在指定的模塊窗口中，按Ctrl + S鍵保存代碼，然後關閉模塊窗口和Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

5. 在Outlook主界面中，點擊快速訪問工具欄中的小箭頭  然後選擇 更多命令 從下拉菜單中。

注意：您也可以點擊文件 > 選項打開Outlook選項對話框，然後點擊左側欄中的快速訪問工具欄。

6. 現在出現了Outlook選項對話框，並且左側欄中啟用了快速訪問工具欄。您可以按照以下步驟進行操作：
(1) 從“選擇命令來自”下拉列表中選擇宏；
(2) 在左側列表框中，點擊以突出顯示我們剛才添加的指定VBA命令；
(3) 點擊添加 按鈕。

7. 現在指定的VBA命令已添加到右側列表框中。繼續按照以下步驟操作：
(1) 在右側列表框中，點擊以突出顯示指定的VBA命令；
(2) 點擊修改按鈕；
(3) 在彈出的修改按鈕對話框中，為VBA命令在符號框中指定一個符號；
(4) 在顯示名稱框中輸入易於理解的名稱；
(5) 依次點擊確定按鈕保存更改並關閉兩個對話框。

現在VBA命令已添加到快速訪問工具欄，如下截圖所示。

在未來，您可以點擊快速訪問工具欄中的VBA命令，無論原始郵件的格式如何，都可以以HTML格式回覆、回覆所有人或轉發當前選定的郵件。

如果您想以純文本格式回覆或轉發郵件，但不影響Outlook中任何已接收郵件的郵件格式，該怎麼辦呢？除了上述VBA之外，是否有其他簡單的解決方案以HTML格式回覆或轉發？那麼自動以富文本格式回覆或轉發又該如何實現呢？這裡，本節將介紹由Kutools for Outlook提供的驚人的第三方工具——固定回覆格式和固定轉發格式 ，以始終自動以指定的郵件格式回覆或轉發任何郵件。

1. 點擊Kutools > 固定格式 > 固定回覆格式 > 設置回覆格式。

注意：要以固定的郵件格式轉發任何人郵件，請點擊Kutools > 固定格式 > 固定轉發格式 > 設置轉發格式。

2. 在設置回覆格式或設置轉發格式對話框中，勾選您始終要回覆或轉發的指定郵件格式，然後點擊確定按鈕。

3. 繼續點擊Kutools > 固定格式 > 固定回覆格式（或固定轉發格式）> 啟用固定回覆格式（或啟用固定轉發格式）以啟用該功能。

在彈出的重新確認Kutools for Outlook對話框中，點擊確定按鈕。

從現在開始，當您點擊首頁 > 回覆、全部回覆或轉發以回覆/轉發郵件時，回覆或轉發將自動更改為指定的郵件格式。