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郵件格式– HTML,純文本和富文本

您是否曾經在Outlook中收到僅包含常規文本的郵件,或包含大量圖像和各種字體格式(例如粗體,斜體,下劃線,顏色等)的電子郵件? Outlook支持以不同的郵件格式發送電子郵件:HTML,純文本和RTF。 在本教程中,我將討論消息格式以及如何將其應用於Outlook中的消息。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.消息格式的可用類型

Microsoft Outlook提供三種消息格式:HTML,RTF和純文本。 每種消息格式都可以滿足不同的需求。

HTML 1.1

HTML格式是Outlook中最流行的消息格式。

眾所周知,HTML是一種網頁語言,可以幫助我們用豐富的格式文本,圖片和其他對像對網頁進行編碼。 同樣,HTML格式使整個郵件內容看起來像一個漂亮整潔的網頁。 HTML格式的電子郵件支持大多數常見的字體格式,段落格式,對齊方式等。此外,大多數電子郵件客戶端都可以識別HTML格式的電子郵件。

Outlook用戶可以直接應用消息主題來創建具有多個預設標題,字體格式,對齊方式等的HTML消息。另一方面,Outlook用戶還可以使用粗體,斜體,下劃線,突出顯示顏色,所需的高級文字效果等。

但是,您必須已經註意到,某些圖片和形狀無法直接顯示在收件人的Outlook中,並且要求收件人手動下載它們。 更糟糕的是,Outlook收件人可以配置為阻止下載HTML電子郵件中的任何圖片。 如果未下載圖片並將其顯示在收件人的Outlook中,則這些圖片將替換為圖片佔位符,這將使整個郵件混亂。

1.2純文本

與HTML格式相比,純文本格式在郵件正文中僅支持常規文本。 純文本格式不支持任何格式,例如粗體,斜體,下劃線,刪除線,突出顯示顏色等。它也不支持在郵件內部顯示圖片和超鏈接。 如果您需要在郵件中插入重要圖片,唯一有效的解決方案是將它們作為附件附加。

1.3富文本

富文本格式還支持多種字體格式,超鏈接,表格,形狀,圖片等。但是,富文本消息中的大多數格式僅與Microsoft Outlook和Microsoft Exchange兼容。 此外,附件嵌入在郵件正文中,而不是附件在郵件頭中。


2.將消息格式更改為HTML,富文本格式或純文本

在Outlook中撰寫新郵件或回复/轉發郵件時,我們可以輕鬆更改郵件格式。

在新的撰寫,回复或轉發郵件窗口中,只需點擊 HTML, 純文本, 或者 富文本 按鈕在 格式 組上 格式化文字 標籤。

備註:如果在閱讀窗格中嵌入了回复或轉發消息,則需要單擊 彈出 閱讀窗格左上角的按鈕可在消息窗口中顯示答复或轉發消息。


3.更改所有新郵件的默認郵件格式

通常,新電子郵件會在Outlook中自動以HTML格式發送。 但是,在某些情況下,我們需要自動以其他消息格式發送新電子郵件,例如純文本或富文本格式。 在這裡,本節將指導您更改Outlook中所有新傳出郵件的默認郵件格式。

1。 點擊 文件 > 選項.

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 郵件 在左側欄中,轉到 撰寫郵件 部分,然後從 以這種格式撰寫郵件 下拉列表。

3。 點擊 OK 按鈕保存更改並關閉對話框。

從現在開始,所有新消息將自動更改為指定的消息格式。


4.更改收到的電子郵件的消息格式

通常,我們每天在Outlook中收到多封電子郵件,這些電子郵件可能採用HTML格式,純文本格式或富文本格式。 在這裡,本節將向您展示如何快速更改Outlook中收到的電子郵件格式的教程。

1。 在消息列表中,雙擊以打開指定的電子郵件。

2。 然後,電子郵件將在消息窗口中打開。 請點擊 你的訊息 > 動態 > 編輯訊息.

3。 現在,該消息是可編輯的。 繼續啟用 格式化文字 標籤,然後單擊指定的郵件格式,您將在其中將電子郵件轉換為 格式 組。

4。 按 按Ctrl + S 鍵或單擊 慳了 按鈕(默認情況下, 慳了 按鈕位於選項卡上方的快速訪問工具欄中)以保存更改,然後關閉消息窗口。

備註:此方法一次只能更改一封收到的電子郵件的郵件格式。


5.始終以純文本形式答复或轉發

如果您需要始終以純文本格式答复或轉發電子郵件,此部分將在Outlook中輕鬆解決您的問題。

1。 在Outlook的主界面中,單擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框。

2。 在“ Outlook選項”對話框中,單擊“ 信託中心 在左欄中,然後單擊 信任中心設置 按鈕。

3。 在“信任中心”對話框中,單擊 郵件安全 在左欄中,然後在 閱讀所有純文本格式的標準郵件 在選項 閱讀為純文本 部分。

4。 點擊 OK 按鈕依次關閉兩個對話框。

現在,它返回到Outlook的主界面,您將看到郵件列表中收到的所有電子郵件都將自動轉換為純文本。

5。 選擇您要回复的電子郵件,然後單擊 首頁 > 回复 or 全部回复.

保養竅門:要轉發電子郵件,請在消息列表中選擇電子郵件,然後單擊Kutools>轉發。

6。 然後,您將看到回复消息或轉發消息以純文本格式創建。 您可以撰寫回复消息,然後根據需要發送。

筆記: 如果 閱讀所有標準主要內容(純文本格式) 選項啟用後,所有收到的電子郵件將自動轉換為純文本格式。


6.始終以HTML格式答复或轉發

如果您需要在Outlook中以HTML格式答复或轉發電子郵件,則可以嘗試使用以下VBA代碼輕鬆解決此問題。

1。 在Outlook中,按 其他 + F11 鍵以打開“ Microsoft Visual Basic應用程序”窗口。

2。 在“ Microsoft Visual Basic for Applications”窗口中,單擊“ 插入 > 模塊,然後將以下代碼粘貼到新模塊中。

VBA:自動回复或轉發HTML格式的電子郵件

Sub ForceReplyInHTML()'更新者 ExtendOffice.com on 11/18/2020 Dim xSelection as Outlook.Selection Dim xItem as Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)如果xWinStr =“ Explorer”,則設置xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection如果xSelection.Count> 0,則設置xItem = xSelection.Item(1)其他MsgBox“未選擇消息項。”&“請先進行選擇。”, vbInformation,“ Kutools for Outlook”,如果ElseIf xWinStr =“ Inspector”,則退出子結尾,然後設置xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox“不支持的窗口類型。”&vbNewLine&“請進行選擇”&“或先打開一個項目。“,vbInformation,” Outlook的Kutools for Outlook“退出子結束如果xItem.Class <> olMail然後MsgBox”未選擇郵件項。“&”請先進行選擇。“,vbInformation,” Kutools for Outlook“退出Sub End如果xIsPlainText = False設置xMailItem = xItem如果xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain然後xIsPlainText = True結束如果xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML設置xRMail = xMailItem.Reply'如果需要回复HTML中的所有收件人,請將xMailItem.Reply更改為xMailItem.ReplyAll'如果需要以HTML轉發,請將xMailItem.Reply更改為xMailItem.Forward如果xIsPlainText = True,則xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End如果xRMail.Display(假),則設置xItem = Nothing設置xMailItem = Nothing設置xRMail = Nothing End Sub

筆記:上面的代碼將幫助您以HTML格式回復電子郵件。 如果要自動答复所有電子郵件或以HTML格式轉發電子郵件,可以執行以下操作:

(1)要以HTML格式答复所有收件人,請用正確的代碼替換左側的代碼:
設置xRMail = xMailItem.Reply      設置xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2)要以HTML格式轉發電子郵件,請用正確的代碼替換左側的代碼:
設置xRMail = xMailItem.Reply      設置xRMail = xMailItem.Forward

3。 現在,您可以單擊以選擇電子郵件,然後在指定的模塊窗口中單擊 按鈕或按下 F5 鍵以HTML格式答复,全部答复或轉發電子郵件。

但是,打開指定的模塊窗口以不時手動運行VBA代碼將很無聊。 如果需要頻繁應用此VBA,以簡化工作,可以將該VBA作為命令按鈕添加到快速訪問工具欄中,以便將來僅需單擊一下即可應用此VBA模塊。

4。 在指定的模塊窗口中,按 按Ctrl + S 鍵以保存代碼,然後關閉模塊窗口和Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

5。 在Outlook的主界面中,單擊小箭頭  在快速訪問工具欄中,然後選擇 更多命令 從下拉菜單中選擇。

筆記:你也可以點擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框,然後單擊 快速訪問工具欄 在左側欄中。

6。 現在,出現“ Outlook選項”對話框,並且 快速訪問工具欄 在左側欄中啟用。 您可以按照以下步驟進行操作:
(1)選擇 來自 從中選擇命令 下拉列表;
(2)在左側列錶框中,單擊以突出顯示我們剛才添加的指定VBA命令;
(3)點擊 加入 按鈕。

7。 現在,指定的VBA命令將添加到右側列錶框中。 繼續執行以下操作:
(1)在右側列錶框中,單擊以突出顯示指定的VBA命令;
(2)點擊 修改 按鈕;
(3)在彈出的“修改按鈕”對話框中,為VBA命令指定一個符號。 符號 框;
(4)在VBA命令中鍵入一個易於理解的名稱 顯示名稱 框;
(5)點擊 OK 按鈕,以保存更改並關閉兩個對話框。

現在,VBA命令已添加到快速訪問工具欄,如下圖所示。

將來,無論原始電子郵件使用哪種消息格式,您都可以單擊快速訪問工具欄中的VBA命令以HTML格式答复,全部答复或轉發當前選定的電子郵件。


7.在Outlook中始終以HTML,純文本或RTF格式答复或轉發

如果您想以純文本格式答复或轉發電子郵件,但不影響Outlook中收到的任何電子郵件的消息格式,您將如何處理? 除了VBA以外,還有其他簡單的HTML答复或轉發解決方案嗎? 以及如何自動以RTF格式回复或轉發? 在這裡,本節將介紹出色的第三方工具, 固定回复格式固定轉發格式 提供 Kutools for Outlook 始終自動以指定的郵件格式回复或轉發任何電子郵件。

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1。 點擊 庫工具 > 固定格式 > 固定回复格式 > 設置回复格式.

備註:要以固定的郵件格式轉發任何人的電子郵件,請單擊 庫工具 > 固定格式 > 固定的前向格式 > 設置正向格式化.

2。 在“設置回复格式”或“設置轉發格式”對話框中,檢查您將始終以回复或轉發的方式指定的郵件格式,然後單擊 OK 按鈕。

3.繼續單擊 庫工具 > 固定格式 > 固定回复格式 (或 固定轉發格式)> 啟用固定答复格式 (或 啟用固定轉發格式)以啟用該功能。

然後在彈出的再次確認Kutools for Outlook對話框中,點擊 OK 按鈕。

從現在開始,當您單擊 首頁 > 回复, 全部回复, 或者 向前 要回复/轉發電子郵件,回复或轉發將自動更改為指定的郵件格式。


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