郵件格式 – HTML、純文字與 RTF 格式

Microsoft Outlook 提供三種郵件格式：HTML、RTF 與純文字，每種皆能滿足不同的需求。

1.1 HTML

HTML 格式是 Outlook 中最常見的電子郵件格式。

眾所周知，HTML 是一種網頁語言，能協助我們編寫包含豐富格式文字、圖片及其他物件的網頁。同樣地，以 HTML 格式撰寫的電子郵件也能呈現整潔美觀的網頁效果，支援大多數常見的字型、段落格式與對齊方式。此外，多數電子郵件用戶端皆能正確識別 HTML 格式的郵件。

Outlook 使用者可直接套用郵件佈景主題，快速打造具備多種預設標題、字型格式與對齊方式的 HTML 郵件；也能依個人需求，靈活運用粗體、斜體、底線、醒目提示色彩及進階文字效果，為 HTML 郵件增添獨特風格。

然而，您可能已經發現，某些圖片與圖形無法直接在收件人的 Outlook 中顯示，必須由收件人手動下載。更糟的是，收件人還能設定 Outlook，禁止自動下載 HTML 郵件中的任何圖片。一旦圖片未被下載並顯示於收件人的 Outlook 中，就會被替換為圖片占位符，導致整封郵件版面混亂。

1.2 純文本

相較於 HTML 格式，純文字格式僅支援郵件內文的一般文字，無法使用任何格式設定，例如粗體、斜體、底線、刪除線或醒目提示色彩，也不支援顯示圖片與超連結。若您需要在郵件中插入重要圖片，唯一有效的方式就是將其作為附件加入。

1.3 RTF

RTF 文字格式同樣支援多種字型、超連結、表格、圖形與圖片等功能。然而，RTF 郵件中的大多數格式僅與 Microsoft Outlook 及 Microsoft Exchange 相容。此外，附件會內嵌於郵件內文，而非附加在郵件標頭中。

在 Outlook 中撰寫新郵件或回覆／轉寄郵件時，您可輕鬆切換郵件格式。

在新郵件、回覆或轉寄郵件視窗中，只需點擊格式文字索引標籤上格式群組中的 HTML、純文本或 RTF 按鈕即可。

注意：若回覆或轉寄的郵件內嵌於閱讀窗格中，請點擊閱讀窗格左上角的彈出按鈕，即可在獨立郵件視窗中開啟該回覆或轉寄郵件。

一般來說，Outlook 會自動以 HTML 格式傳送新郵件。但在某些情況下，您可能希望新郵件預設以其他格式（例如純文字或 RTF）傳送。本節將引導您變更 Outlook 中所有新寄件郵件的預設格式。

1. 按一下檔案 > 選項。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，點選左側窗格的郵件，進入撰寫郵件區段，再從以此格式撰寫郵件下拉式清單中選取新的郵件格式。

3. 按一下確定按鈕，即可儲存變更並關閉對話方塊。

從現在起，所有新郵件將自動套用您指定的郵件格式。

一般而言，我們每天都會在 Outlook 中收到多封電子郵件，這些郵件可能是 HTML 格式、純文字格式或 RTF 格式。本節將示範如何在 Outlook 中快速變更已接收郵件的格式。

1. 在郵件清單中雙擊，即可開啟指定郵件。

2. 郵件隨即在郵件視窗中開啟。請點選郵件> 動作> 編輯郵件。

3. 現在郵件已可編輯。接著啟用格式文字索引標籤，然後在格式群組中，點選您要將郵件轉換成的指定格式。

4. 按下 Ctrl+S 鍵，或點選位於索引標籤上方快速存取工具列中的儲存按鈕（預設位置），即可儲存變更並關閉郵件視窗。

注意：此方法一次僅能變更一封已接收郵件的格式。

若您需要一律以純文字文本格式回覆或轉寄電子郵件，本節將協助您在 Outlook 中輕鬆解決此問題。

1. 在 Outlook 主介面中，點選檔案 > 選項，即可開啟 Outlook 選項對話方塊。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，先點選左側窗格的信任中心，再點擊信任中心設定按鈕。

3. 在信任中心對話方塊中，點選左側清單中的電子郵件安全性，然後於讀取為純文本區段中，勾選以純文本讀取所有標準郵件選項。

4. 依次點選確定按鈕，關閉兩個對話方塊。

現在將返回 Outlook 主介面，您會看到所有接收的電子郵件中的郵件清單已自動轉換為純文本。

5. 選取您要回覆的郵件，然後點擊首頁 > 回覆 或全部回覆。

提示：若要轉寄郵件，請先在郵件清單中選取該郵件，再點選 Kutools > 轉寄。

6. 此時您會發現回覆或轉寄的郵件已以純文字格式建立，可直接撰寫內容並依需求傳送！

注意：若啟用以純文字讀取所有標準郵件選項，所有收到的電子郵件將自動轉換為純文字格式。

如果您需要在 Outlook 的 HTML 格式中回覆或轉寄郵件，可以嘗試以下 VBA 程式碼輕鬆解決此問題。

1. 在 Outlook 中，按下 Alt+F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，點擊插入＞ 模組，然後將下方程式碼貼到新模組中。

VBA：自動在 HTML 格式中回覆或轉寄郵件

Sub ForceReplyInHTML()
'由 ExtendOffice.com 於 11/18/2020 更新
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > [[PH_129]] Then
Set xItem = xSelection.Item([[PH_128]])
Else
MsgBox "未選取任何郵件項目。" & "請先進行選取。", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "[[PH_2]]"
Exit Sub
End If
If xItem.Class olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "[[PH_2]]"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

注意：上述程式碼可協助您以 HTML 格式回覆郵件。若您希望自動以 HTML 格式回覆全部收件者或轉寄郵件，請依下列步驟操作：

(1) 若要在 HTML 格式中回覆全部收件者，請將左側程式碼替換為右側程式碼：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) 若要在 HTML 格式中轉寄郵件，請將左側程式碼替換為右側程式碼：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. 現在，只要點選一封郵件，並在指定的模組視窗中點擊執行按鈕，或按下 F5 鍵，即可立即以 HTML 格式回覆、回覆全部或轉寄該郵件！

然而，若需頻繁手動開啟指定模組視窗來執行 VBA 程式碼，將會相當乏味。為簡化工作流程，我們可將此 VBA 新增至快速存取工具列作為指令按鈕，日後只需單擊一次即可輕鬆套用此 VBA 模組。

4. 在指定的模組視窗中，按下 Ctrl+S 鍵儲存程式碼，隨即關閉模組視窗與 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

5. 在 Outlook 主介面中，點擊快速存取工具列中的小箭頭，再從下拉選單中選擇其他命令。

注意：您也可以點擊檔案 > 選項，開啟 Outlook 選項對話方塊後，再點擊左側清單中的快速存取工具列。

6. 此時會出現 Outlook 選項對話方塊，且左側已啟用快速存取工具列。請依下列步驟操作：
（1) 從巨集中選取從下列位置選擇命令下拉清單；
（2) 在左側清單框中，點擊以反白顯示剛才新增的指定 VBA 指令；
（3) 點擊新增按鈕。

7. 現在指定的 VBA 指令已新增至右側清單框。請依下列步驟操作，輕鬆完成設定：
（1) 在右側清單框中，點擊以反白顯示指定的 VBA 指令；
（2) 點擊修改按鈕；
（3) 在彈出的「修改按鈕」對話方塊中，於符號方塊為 VBA 指令指定一個圖示；
（4) 在顯示名稱方塊中輸入易於辨識的 VBA 指令名稱；
（5) 依序點擊確定按鈕，儲存變更並關閉兩個對話方塊。

現在 VBA 指令已如以下截圖所示新增至快速存取工具列。

日後，無論原始郵件採用何種訊息格式，您皆可點擊快速存取工具列中的 VBA 指令，在 HTML 格式中回覆、回覆全部或轉寄目前選取的郵件。

若您希望以純文字格式回覆或轉寄郵件，卻又不想影響 Outlook 中任何已接收郵件的原始格式，該如何處理？除了上述 VBA 方法外，是否還有更簡便的方式，讓您在 HTML 格式下輕鬆回覆或轉寄？若想自動以 RTF（RTF）格式回覆或轉寄郵件，又該怎麼操作？本節將為您介紹由始终使用固定格式答复與始终使用固定格式转发功能所提供的強大第三方工具——Kutools for Outlook，助您自動以指定訊息格式回覆或轉寄任何郵件，省時又高效！

1. 點擊 Kutools > 固定格式 > 始終使用固定格式答覆 > 設定答覆的格式。

注意：若要以固定訊息格式轉寄任何郵件，請點擊 Kutools > 固定格式 > 固定轉寄格式 > 設置轉寄格式。

2. 在「設定答覆格式」或「設定轉寄格式」對話方塊中，勾選您希望一律用於回覆或轉寄的指定訊息格式，然後點擊確定按鈕。

3. 接著點擊 Kutools > 固定格式 > 始终使用固定格式答复（或）始终使用固定格式转发），再點選啟用（或）启用）以啟用此功能。

接著，在彈出的 Kutools for Outlook 確認對話方塊中，點擊確定按鈕。

從現在起，當您點擊首頁> 回覆、回覆全部或轉寄來回覆或轉寄郵件時，內容將自動套用為指定的訊息格式。