Microsoft Outlook提供三種消息格式：HTML，RTF和純文本。 每種消息格式都可以滿足不同的需求。

HTML 1.1

HTML格式是Outlook中最流行的消息格式。

眾所周知，HTML是一種網頁語言，可以幫助我們用豐富的格式文本，圖片和其他對像對網頁進行編碼。 同樣，HTML格式使整個郵件內容看起來像一個漂亮整潔的網頁。 HTML格式的電子郵件支持大多數常見的字體格式，段落格式，對齊方式等。此外，大多數電子郵件客戶端都可以識別HTML格式的電子郵件。

Outlook用戶可以直接應用消息主題來創建具有多個預設標題，字體格式，對齊方式等的HTML消息。另一方面，Outlook用戶還可以使用粗體，斜體，下劃線，突出顯示顏色，所需的高級文字效果等。

但是，您必須已經註意到，某些圖片和形狀無法直接顯示在收件人的Outlook中，並且要求收件人手動下載它們。 更糟糕的是，Outlook收件人可以配置為阻止下載HTML電子郵件中的任何圖片。 如果未下載圖片並將其顯示在收件人的Outlook中，則這些圖片將替換為圖片佔位符，這將使整個郵件混亂。

1.2純文本

與HTML格式相比，純文本格式在郵件正文中僅支持常規文本。 純文本格式不支持任何格式，例如粗體，斜體，下劃線，刪除線，突出顯示顏色等。它也不支持在郵件內部顯示圖片和超鏈接。 如果您需要在郵件中插入重要圖片，唯一有效的解決方案是將它們作為附件附加。

1.3富文本

富文本格式還支持多種字體格式，超鏈接，表格，形狀，圖片等。但是，富文本消息中的大多數格式僅與Microsoft Outlook和Microsoft Exchange兼容。 此外，附件嵌入在郵件正文中，而不是附件在郵件頭中。

在Outlook中撰寫新郵件或回复/轉發郵件時，我們可以輕鬆更改郵件格式。

在新的撰寫，回复或轉發郵件窗口中，只需點擊 HTML, 純文本， 或者 富文本 按鈕在 格式 組上 格式化文字 標籤。

備註：如果在閱讀窗格中嵌入了回复或轉發消息，則需要單擊 彈出 閱讀窗格左上角的按鈕可在消息窗口中顯示答复或轉發消息。

通常，新電子郵件會在Outlook中自動以HTML格式發送。 但是，在某些情況下，我們需要自動以其他消息格式發送新電子郵件，例如純文本或富文本格式。 在這裡，本節將指導您更改Outlook中所有新傳出郵件的默認郵件格式。

1。 點擊 文件 > 選項.

2。 在“ Outlook選項”對話框中，單擊“ 郵件 在左側欄中，轉到 撰寫郵件 部分，然後從 以這種格式撰寫郵件 下拉列表。

3。 點擊 OK 按鈕保存更改並關閉對話框。

從現在開始，所有新消息將自動更改為指定的消息格式。

通常，我們每天在Outlook中收到多封電子郵件，這些電子郵件可能採用HTML格式，純文本格式或富文本格式。 在這裡，本節將向您展示如何快速更改Outlook中收到的電子郵件格式的教程。

1。 在消息列表中，雙擊以打開指定的電子郵件。

2。 然後，電子郵件將在消息窗口中打開。 請點擊 您的留言 > 動態 > 編輯訊息.

3。 現在，該消息是可編輯的。 繼續啟用 格式化文字 標籤，然後單擊指定的郵件格式，您將在其中將電子郵件轉換為 格式 組。

4。 按 按Ctrl + S 鍵或單擊 節省 按鈕（默認情況下， 節省 按鈕位於選項卡上方的快速訪問工具欄中）以保存更改，然後關閉消息窗口。

備註：此方法一次只能更改一封收到的電子郵件的郵件格式。

如果您需要始終以純文本格式答复或轉發電子郵件，此部分將在Outlook中輕鬆解決您的問題。

1。 在Outlook的主界面中，單擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框。

2。 在“ Outlook選項”對話框中，單擊“ 信託中心 在左欄中，然後單擊 信任中心設置 按鈕。

3。 在“信任中心”對話框中，單擊 郵件安全 在左欄中，然後在 閱讀所有純文本格式的標準郵件 在選項 閱讀為純文本 部分。

4。 點擊 OK 按鈕依次關閉兩個對話框。

現在，它返回到Outlook的主界面，您將看到郵件列表中收到的所有電子郵件都將自動轉換為純文本。

5。 選擇您要回复的電子郵件，然後單擊 首頁 > 回复 or 全部回复.

保養竅門：要轉發電子郵件，請在消息列表中選擇電子郵件，然後單擊Kutools>轉發。

6。 然後，您將看到回复消息或轉發消息以純文本格式創建。 您可以撰寫回复消息，然後根據需要發送。

筆記： 如果 閱讀所有標準主要內容（純文本格式） 選項啟用後，所有收到的電子郵件將自動轉換為純文本格式。

如果您需要在Outlook中以HTML格式答复或轉發電子郵件，則可以嘗試使用以下VBA代碼輕鬆解決此問題。

1。 在Outlook中，按 其他 + F11 鍵以打開“ Microsoft Visual Basic應用程序”窗口。

2。 在“ Microsoft Visual Basic for Applications”窗口中，單擊“ 插入 > 模塊，然後將以下代碼粘貼到新模塊中。

VBA：自動回复或轉發HTML格式的電子郵件

Sub ForceReplyInHTML（）'更新者 ExtendOffice.com on 11/18/2020 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow) If xWinStr = "Explorer" Then Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection If xSelection.Count > 0 Then Set xItem = xSelection.Item(1) Else MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vb信息, "Kutools for Outlook" Exit Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Then Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "不支持的窗口類型。 " & vbNewLine & "請進行選擇" & "或先打開一個項目。", vbInformation, "Kutools for Outlook" Exit Sub End If If xItem.Class <> olMail Then MsgBox "沒有選擇消息項。 " & "請先進行選擇。", vbInformation, "Kutools for Outlook" Exit Sub End If xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply '如果需要在 HTML 中回复所有收件人，更改 xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll '如果需要在 HTML 中轉發，將 xMailItem.Reply 更改為 xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing結束子

筆記：上面的代碼將幫助您以HTML格式回復電子郵件。 如果要自動答复所有電子郵件或以HTML格式轉發電子郵件，可以執行以下操作：

（1）要以HTML格式答复所有收件人，請用正確的代碼替換左側的代碼：
設置xRMail = xMailItem.Reply      設置xRMail = xMailItem.ReplyAll

（2）要以HTML格式轉發電子郵件，請用正確的代碼替換左側的代碼：
設置xRMail = xMailItem.Reply      設置xRMail = xMailItem.Forward

3。 現在，您可以單擊以選擇電子郵件，然後在指定的模塊窗口中單擊 跑 按鈕或按下 F5 鍵以HTML格式答复，全部答复或轉發電子郵件。

但是，打開指定的模塊窗口以不時手動運行VBA代碼將很無聊。 如果需要頻繁應用此VBA，以簡化工作，可以將該VBA作為命令按鈕添加到快速訪問工具欄中，以便將來僅需單擊一下即可應用此VBA模塊。

4。 在指定的模塊窗口中，按 按Ctrl + S 鍵以保存代碼，然後關閉模塊窗口和Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

5。 在Outlook的主界面中，單擊小箭頭  在快速訪問工具欄中，然後選擇 更多命令 從下拉菜單中選擇。

筆記：你也可以點擊 文件 > 選項 打開“ Outlook選項”對話框，然後單擊 快速訪問工具欄 在左側欄中。

6。 現在，出現“ Outlook選項”對話框，並且 快速訪問工具欄 在左側欄中啟用。 您可以按照以下步驟進行操作：
（1）選擇 宏 來自 從中選擇命令 下拉列表;
（2）在左側列錶框中，單擊以突出顯示我們剛才添加的指定VBA命令；
（3）點擊 加入 按鈕。

7。 現在，指定的VBA命令將添加到右側列錶框中。 繼續執行以下操作：
（1）在右側列錶框中，單擊以突出顯示指定的VBA命令；
（2）點擊 修改 按鈕;
（3）在彈出的“修改按鈕”對話框中，為VBA命令指定一個符號。 符號 框;
（4）在VBA命令中鍵入一個易於理解的名稱 顯示名稱 框;
（5）點擊 OK 按鈕，以保存更改並關閉兩個對話框。

現在，VBA命令已添加到快速訪問工具欄，如下圖所示。

將來，無論原始電子郵件使用哪種消息格式，您都可以單擊快速訪問工具欄中的VBA命令以HTML格式答复，全部答复或轉發當前選定的電子郵件。

如果您想以純文本格式答复或轉發電子郵件，但不影響Outlook中收到的任何電子郵件的消息格式，您將如何處理？ 除了VBA以外，還有其他簡單的HTML答复或轉發解決方案嗎？ 以及如何自動以RTF格式回复或轉發？ 在這裡，本節將介紹出色的第三方工具， 固定回复格式 及 固定轉發格式 提供 Kutools for Outlook 始終自動以指定的郵件格式回复或轉發任何電子郵件。

1。 點擊 庫工具 > 固定格式 > 固定回复格式 > 設置回复格式.

備註：要以固定的郵件格式轉發任何人的電子郵件，請單擊 庫工具 > 固定格式 > 固定的前向格式 > 設置正向格式化.

2。 在“設置回复格式”或“設置轉發格式”對話框中，檢查您將始終以回复或轉發的方式指定的郵件格式，然後單擊 OK 按鈕。

3.繼續單擊 庫工具 > 固定格式 > 固定回复格式 固定轉發格式）> 啟用固定答复格式 啟用固定轉發格式）以啟用該功能。

並在再次確認彈出 Kutools for Outlook 對話框中，單擊 OK 按鈕。

從現在開始，當您單擊 首頁 > 回复, 全部回复， 或者 向前 要回复/轉發電子郵件，回复或轉發將自動更改為指定的郵件格式。