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Outlook教程–電子郵件模板

我們可以輕鬆地在Word中創建和應用文檔模板。 同樣,我們可以在Outlook中快速創建和應用電子郵件模板嗎? 是的,本教程將指導您輕鬆地在Outlook中創建,編輯和應用電子郵件模板。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.創建電子郵件模板

您可以按照以下步驟在Outlook中輕鬆創建新的電子郵件模板:

1。 在郵件視圖中,單擊 首頁 > 新郵件 創建一個新的電子郵件。

保養竅門:或者,您也可以按 按Ctrl + N 創建新電子郵件的鍵。

2。 現在將打開一個新的撰寫消息窗口。 添加收件人,鍵入主題,添加電子郵件標籤,附加附件以及根據需要編寫郵件正文。

3。 點擊 文件 > 另存為.

4。 在“另存為”對話框中,在 文件名 框中選擇 Outlook模板(* .oft) 來自 保存類型 下拉列表,然後單擊 慳了 按鈕。

提示: 默認情況下,新的電子郵件模板將保存到Outlook模板文件夾中。 如果需要將模板保存到另一個文件夾,則需要在另存為對話框中打開該文件夾,然後單擊 慳了 按鈕。

這是默認的Outlook模板文件夾路徑: %AppData%\ Microsoft \ Templates

5。 現在,將創建新的電子郵件模板。 請關閉新的撰寫消息窗口而不保存。


2.從模板創建新電子郵件

2.1通過“選擇表單”功能從模板創建新電子郵件

要從Outlook中的現有模板創建新電子郵件,您可以執行以下操作:

1.在郵件視圖中,單擊 首頁 > 新產品 > 選擇表單.

2。 在“選擇表單”對話框中:
(1)選擇 文件系統中的用戶模板 在看 下拉列表;
(2)單擊以選擇指定的模板,您將從中創建電子郵件(保養竅門:如果您的電子郵件模板未在對話框中列出,則可以單擊 瀏覽 按鈕來查找並在另一個文件夾中選擇它。);
(3)點擊 已提交 按鈕。

然後根據指定的模板創建新的電子郵件。 繼續撰寫並根據需要發送。

2.2通過直接打開模板文件從模板創建新電子郵件

我們可以打開電子郵件模板以直接從中創建新電子郵件。

1。 打開包含電子郵件模板的文件夾。
保養竅門:如果電子郵件模板存儲在默認模板文件夾中,則可以通過以下文件夾路徑打開該文件夾: %AppData%\ Microsoft \ Templates

2。 雙擊電子郵件模板以將其打開。

然後根據指定的模板創建新的電子郵件。 您可以根據需要撰寫和發送新電子郵件。


3.編輯電子郵件模板

眾所周知,電子郵件模板無法直接打開和編輯。 但是,我們可以通過一種about回的方式解決此工作:從模板創建新電子郵件,然後將電子郵件另存為相同名稱的模板以覆蓋原始模板。

1.在Outlook中,單擊 首頁 > 新產品 > 選擇表單.

2。 在“選擇表單”對話框中:
(1)選擇 文件系統中的用戶模板 在看 下拉列表;
(2)單擊以選擇指定的模板,您將從中創建電子郵件(保養竅門:如果找不到指定的模板,請單擊 瀏覽 按鈕來查找並從另一個文件夾中選擇它);
(3)點擊 已提交 按鈕。

3。 現在,從指定的模板創建了一封新電子郵件。 根據需要在新電子郵件中進行更改。

4。 在撰寫消息窗口中,單擊 文件 > 另存為.

5。 在另存為對話框中:
(1)選擇 Outlook模板(* .oft) 來自 保存類型 下拉列表;
(2)打開包含原始電子郵件模板的文件夾;
(3)在 文件名 框中,確保文件名與原始電子郵件模板的文件名絕對相同;
(4)點擊 慳了 按鈕。

6。 現在,彈出確認另存為對話框。 請點擊 按鈕覆蓋原始模板。

到目前為止,我們已經以round迴旋的方式編輯了電子郵件模板。 而且您可以不保存就關閉新電子郵件。


4.(自動)回复模板

我們可以通過電子郵件模板輕鬆地創建新電子郵件 選擇表單 功能,但是如何在Outlook中使用模板回復電子郵件? 我們可以創建一個規則來解決此問題。

1。 準備您要回复的電子郵件模板。 (點擊查看 如何創建電子郵件模板.)

2。 在郵件視圖中,單擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報.

3。 在“規則和警報”對話框中,單擊 新規則 創造新規則。

4。 在規則嚮導中,單擊以突出顯示 對我收到的消息應用規則 選項,然後單擊 下一頁 按鈕。

5。 在第二個“規則嚮導”對話框中,指定回復電子郵件的條件,然後單擊“ 下一頁 按鈕。
就我而言,我在 只寄給我 選項。

6。 在第三個“規則嚮導”對話框中,勾選 使用特定模板回复 在選項 步驟 部分,然後單擊鏈接的文本“指定的模板“在 步驟 部分。

7。 現在,在“選擇答复模板”對話框中,選擇 文件系統中的用戶模板 來自 在看 下拉列表,單擊以選擇指定的模板,然後單擊 已提交 按鈕。

保養竅門:如果您無法在對話框中找到指定的模板,請單擊 瀏覽 按鈕從其他文件夾中選擇它。

8。 現在,它返回到第三個規則嚮導,然後單擊 下一頁 按鈕繼續。

9。 在第四個“規則嚮導”中,根據需要指定例外,然後單擊 下一頁 按鈕。

10。 在最後一個“規則嚮導”中,在 步驟 框中,根據需要在選項中打勾 步驟 部分,然後單擊 按鈕。

保養竅門:要立即在“收件箱”文件夾中回復電子郵件,請選中 現在在“收件箱”中已有的郵件上運行此規則 選項。

11。 返回到“規則和警報”對話框,單擊 OK 按鈕將其關閉。

保養竅門:
(1)要自動回复所有傳入的電子郵件,您需要始終保持Outlook運行。
(2)如果要自動回复Exchange帳戶中的電子郵件,可以單擊 文件 > 聯繫我們 > 自動回复 啟用自動回复功能,然後指定自動回復設置和文本,如下圖所示:


5.使用模板(純文本)答复或轉發

如果答复或轉發內容僅是模板中的純文字,則可以應用快速步驟來實現對模板的答复或轉發。

1。 在郵件視圖中,單擊 首頁 > 新建 (在裡面 快速步驟 組)。

2在“編輯快速步驟”對話框中,命名新的快速步驟,將操作指定為 回复 or 全部回复 or 向前點擊此處成為Trail Hunter 顯示選項 要展開選項部分,請輸入回复或轉發內容,然後單擊 按鈕。

到目前為止,已經創建了新的快速步驟。 您可以通過單擊輕鬆應用快速步驟。

3。 如果您需要通過此快速步驟回復電子郵件,請選擇電子郵件,然後在 快速步驟 組。

4。 然後將打開帶有預設內容的回复或轉發消息窗口。 根據需要進行更改,然後單擊 發送 按鈕。


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  • 自動CC / BCC 根據規則發送電子郵件; 自動前進 自定義多封電子郵件; 自動回复 沒有交換服務器,還有更多自動功能...
  • BCC警告 -當您嘗試全部答复時顯示消息 如果您的郵件地址在“密件抄送”列表中; 缺少附件時提醒,還有更多提醒功能...
  • 在郵件對話中回复(全部)帶有所有附件; 回复許多電子郵件 片刻之間; 自動添加問候語 回复時將日期添加到主題中...
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