Outlook 教學 – 電子郵件範本

您可以輕鬆地依照下列步驟在 Outlook 中建立新建郵件訊息範本：

1. 在郵件檢視畫面中，按一下首頁 > 新建郵件 以建立新郵件。

提示：或者，您也可以按下 Ctrl+N 按鍵即可建立新郵件。

2. 將立即開啟新的郵件編輯視窗，請依需求新增收件者、輸入主旨、加入電子郵件標籤、附加檔案，並撰寫郵件內文。

3. 按一下檔案> 另存新檔。

4. 在「另存新檔」對話方塊中，於檔案名稱方塊為新範本命名，從指定保存格式下拉清單中選取 Outlook 範本（*.oft），然後按一下儲存按鈕。

提示：新建郵件範本預設會儲存至 Outlook 範本資料夾。若您希望將範本儲存至其他資料夾，請務必在按一下前先行指定。儲存在按鈕前，請先於「另存新檔」對話方塊中開啟目標資料夾。

這是 Outlook 預設範本文件路徑：%AppData%\Microsoft\Templates

5. 現已建立新郵件訊息範本，請關閉郵件編輯視窗，且勿儲存。

2.1 使用「選擇表單」功能從範本建立新建郵件

若要從 Outlook 中現有的範本建立新建郵件，可依照下列步驟操作：

1. 在郵件檢視畫面中，按一下首頁 > 新增項目 > 選擇表單。

2. 在「選擇表單」對話方塊中：
（1) 從檔案系統中的使用者範本選項，選取瀏覽位置下拉式清單；
（2) 點選您要用來建立郵件的指定範本（提示：若您的電子郵件範本未顯示於對話方塊中，請點選瀏覽按鈕，前往其他資料夾尋找並選取該範本）；
（3) 點選開啟按鈕。

接著將根據您指定的範本建立一封新郵件，請依需求繼續編輯並傳送。

2.2 透過直接開啟範本檔案來建立新建郵件

我們可以直接開啟電子郵件範本，據此建立一封新郵件。

1. 開啟包含電子郵件範本的資料夾。
提示：若電子郵件範本儲存在預設範本資料夾中，可透過以下路徑快速開啟該資料夾：%AppData%\Microsoft\Templates

2. 按兩下電子郵件範本即可開啟。

接著將根據您指定的範本建立一封新郵件，您可以依需求編輯並傳送。

眾所周知，電子郵件範本無法直接開啟編輯；但我們可透過間接方式解決：先以該範本建立新郵件，再將此郵件另存為同名範本，即可覆蓋原始檔案。

1. 在 Outlook 中，按一下首頁 > 新增項目 > 選擇表單。

2. 在「選擇表單」對話方塊中：
（1) 從檔案系統中的使用者範本選項，點選瀏覽位置下拉列表；
（2) 點選您要用來建立郵件的指定範本（提示：若找不到指定範本，請按一下瀏覽按鈕，從其他資料夾中尋找並選取該範本）；
（3) 按一下開啟按鈕。

3. 現在已根據指定範本建立一封新郵件，請依需求進行修改！

4. 在郵件編輯視窗中，按一下檔案> 另存新檔。

5. 在「另存新檔」對話方塊中：
（1) 從指定保存格式下拉清單中，選取 Outlook 範本（*.oft）選項；
（2) 開啟包含原始電子郵件範本的資料夾；
（3) 在檔案名稱方塊中，確認檔案名稱與原始電子郵件範本完全相同；
（4) 按一下儲存按鈕。

6. 此時將彈出「確認另存新檔」對話方塊，請點選是按鈕以覆蓋原始範本。

至此，我們已透過間接方式成功編輯電子郵件範本。您可以關閉新郵件視窗，且無需儲存變更。

我們可以透過選擇表單功能，輕鬆從電子郵件範本建立新郵件；但您知道如何在 Outlook 中使用範本回覆郵件嗎？只需建立規則，就能輕鬆解決這個問題！

1. 準備好您要用來回覆的電子郵件範本。（按一下以查看）如何建立電子郵件範本。）

2. 在郵件檢視中，按一下首頁 > 規則 > 管理規則與警示。

3. 在「規則與警示」對話方塊中，點擊新增規則按鈕，立即建立您的新規則！

4. 在規則嚮導中，按一下以反白標示將規則套用於我收到的郵件選項，然後按一下下一步按鈕。

5. 在第二個規則嚮導對話方塊中，指定回覆郵件的條件，然後按一下下一步按鈕。
在我的案例中，我勾選了僅傳送給我選項。

6. 在第三個規則精靈對話方塊中，於 步驟 1 區段勾選使用特定範本回覆選項，然後點擊位於 步驟 2 區段中的指定的範本連結文字。

7. 在「選取答覆模板」對話方塊中，請從檔案系統中的使用者範本選取瀏覽資料夾下拉式清單，點選指定的範本後，再按一下開啟按鈕。

提示：如果在對話方塊中找不到指定的範本，請按一下瀏覽按鈕，從其他資料夾中選取。

8. 現在返回第三個規則精靈，按一下下一步按鈕繼續。

9. 在第四個規則嚮導中，如有需要，請指定例外條件，然後按一下下一步按鈕。

10. 在最後一個規則嚮導中，於 步驟 1 方塊中為規則命名，並於 步驟 2 區段中依需求勾選選項，然後按一下完成按鈕。

提示：若要立即在收件匣資料夾中回覆郵件，請勾選立即對「收件匣」中現有的郵件執行此規則選項。

11. 在返回「規則與警示」對話方塊後，按一下確定按鈕將其關閉。

提示：
（1) 若要自動回覆所有收到的電子郵件，請務必讓 Outlook 持續保持執行狀態。
（2) 若您希望在 Exchange 帳戶中啟用自動回覆功能，請依序點選檔案> 資訊> 自動回覆，並依照下方截圖設定自動回覆內容：

若範本中的回覆或轉寄內容僅為純文字，您即可透過快速步驟，輕鬆運用該範本進行回覆或轉寄。

1. 在郵件檢視中，點選首頁 > 建立新項目（位於）快速步驟群組中）。

2. 在「編輯快速步驟」對話方塊中，為新的快速步驟命名，將動作指定為回覆、全部回覆或轉寄，點選顯示選項展開選項區段，輸入回覆或轉寄內容，再按一下完成按鈕即可！

至此，新的快速步驟已建立完成，只需一點即可輕鬆套用！

3. 若需透過此快速步驟回覆郵件，請先選取該郵件，再於快速步驟群組中點選新的快速步驟。

4. 在開啟包含預設內容的回覆或轉寄郵件視窗後，請依需求修改內容，然後點擊傳送按鈕。