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Outlook教程–電子郵件模板

我們可以輕鬆地在Word中創建和應用文檔模板。 同樣,我們可以在Outlook中快速創建和應用電子郵件模板嗎? 是的,本教程將指導您輕鬆地在Outlook中創建,編輯和應用電子郵件模板。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.創建電子郵件模板

您可以按照以下步驟在Outlook中輕鬆創建新的電子郵件模板:

1。 在郵件視圖中,單擊 首頁 > 新郵件 創建一個新的電子郵件。

保養竅門:或者,您也可以按 按Ctrl + N 創建新電子郵件的鍵。

2。 現在將打開一個新的撰寫消息窗口。 添加收件人,鍵入主題,添加電子郵件標籤,附加附件以及根據需要編寫郵件正文。

3。 點擊 文件 > 另存為.

4。 在“另存為”對話框中,在 文件名 框中選擇 Outlook模板(* .oft) 來自 保存類型 下拉列表,然後單擊 節省 按鈕。

提示: 默認情況下,新的電子郵件模板將保存到Outlook模板文件夾中。 如果需要將模板保存到另一個文件夾,則需要在另存為對話框中打開該文件夾,然後單擊 節省 按鈕。

這是默認的Outlook模板文件夾路徑: %AppData%\ Microsoft \ Templates

5。 現在,將創建新的電子郵件模板。 請關閉新的撰寫消息窗口而不保存。


2.從模板創建新電子郵件

2.1通過“選擇表單”功能從模板創建新電子郵件

要從Outlook中的現有模板創建新電子郵件,您可以執行以下操作:

1.在郵件視圖中,單擊 首頁 > 新產品 > 選擇表單.

2。 在“選擇表單”對話框中:
(1)選擇 文件系統中的用戶模板 在看 下拉列表;
(2)單擊以選擇指定的模板,您將從中創建電子郵件(保養竅門:如果您的電子郵件模板未在對話框中列出,則可以單擊 瀏覽 按鈕來查找並在另一個文件夾中選擇它。);
(3)點擊 已提交 按鈕。

然後根據指定的模板創建新的電子郵件。 繼續撰寫並根據需要發送。

2.2通過直接打開模板文件從模板創建新電子郵件

我們可以打開電子郵件模板以直接從中創建新電子郵件。

1。 打開包含電子郵件模板的文件夾。
保養竅門:如果電子郵件模板存儲在默認模板文件夾中,則可以通過以下文件夾路徑打開該文件夾: %AppData%\ Microsoft \ Templates

2。 雙擊電子郵件模板以將其打開。

然後根據指定的模板創建新的電子郵件。 您可以根據需要撰寫和發送新電子郵件。


3.編輯電子郵件模板

眾所周知,電子郵件模板無法直接打開和編輯。 但是,我們可以通過一種about回的方式解決此工作:從模板創建新電子郵件,然後將電子郵件另存為相同名稱的模板以覆蓋原始模板。

1.在Outlook中,單擊 首頁 > 新產品 > 選擇表單.

2。 在“選擇表單”對話框中:
(1)選擇 文件系統中的用戶模板 在看 下拉列表;
(2)單擊以選擇指定的模板,您將從中創建電子郵件(保養竅門:如果找不到指定的模板,請單擊 瀏覽 按鈕來查找並從另一個文件夾中選擇它);
(3)點擊 已提交 按鈕。

3。 現在,從指定的模板創建了一封新電子郵件。 根據需要在新電子郵件中進行更改。

4。 在撰寫消息窗口中,單擊 文件 > 另存為.

5。 在另存為對話框中:
(1)選擇 Outlook模板(* .oft) 來自 保存類型 下拉列表;
(2)打開包含原始電子郵件模板的文件夾;
(3)在 文件名 框中,確保文件名與原始電子郵件模板的文件名絕對相同;
(4)點擊 節省 按鈕。

6。 現在,彈出確認另存為對話框。 請點擊 按鈕覆蓋原始模板。

到目前為止,我們已經以round迴旋的方式編輯了電子郵件模板。 而且您可以不保存就關閉新電子郵件。


4.(自動)回复模板

我們可以通過電子郵件模板輕鬆地創建新電子郵件 選擇表單 功能,但是如何在Outlook中使用模板回復電子郵件? 我們可以創建一個規則來解決此問題。

1。 準備您要回复的電子郵件模板。 (點擊查看 如何創建電子郵件模板.)

2。 在郵件視圖中,單擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報.

3。 在“規則和警報”對話框中,單擊 新規則 創造新規則。

4。 在規則嚮導中,單擊以突出顯示 對我收到的消息應用規則 選項,然後單擊 下一頁 按鈕。

5。 在第二個“規則嚮導”對話框中,指定回復電子郵件的條件,然後單擊“ 下一頁 按鈕。
就我而言,我在 只寄給我 選項。

6。 在第三個“規則嚮導”對話框中,勾選 使用特定模板回复 在選項 步驟 1 部分,然後單擊鏈接的文本“指定的模板“在 步驟 2 部分。

7。 現在,在“選擇答复模板”對話框中,選擇 文件系統中的用戶模板 來自 在看 下拉列表,單擊以選擇指定的模板,然後單擊 已提交 按鈕。

保養竅門:如果您無法在對話框中找到指定的模板,請單擊 瀏覽 按鈕從其他文件夾中選擇它。

8。 現在,它返回到第三個規則嚮導,然後單擊 下一頁 按鈕繼續。

9。 在第四個“規則嚮導”中,根據需要指定例外,然後單擊 下一頁 按鈕。

10。 在最後一個“規則嚮導”中,在 步驟 1 框中,根據需要在選項中打勾 步驟 2 部分,然後單擊 按鈕。

保養竅門:要立即在“收件箱”文件夾中回復電子郵件,請選中 現在在“收件箱”中已有的郵件上運行此規則 選項。

11。 返回到“規則和警報”對話框,單擊 OK 按鈕將其關閉。

保養竅門:
(1)要自動回复所有傳入的電子郵件,您需要始終保持Outlook運行。
(2)如果要自動回复Exchange帳戶中的電子郵件,可以單擊 文件 > 聯繫我們 > 自動回复 啟用自動回复功能,然後指定自動回復設置和文本,如下圖所示:


5.使用模板(純文本)答复或轉發

如果答复或轉發內容僅是模板中的純文字,則可以應用快速步驟來實現對模板的答复或轉發。

1。 在郵件視圖中,單擊 首頁 > 新建 (在裡面 快速步驟 組)。

2在“編輯快速步驟”對話框中,命名新的快速步驟,將操作指定為 回复 or 全部回复 or 向前點擊此處成為Trail Hunter 顯示選項 要展開選項部分,請輸入回复或轉發內容,然後單擊 按鈕。

到目前為止,已經創建了新的快速步驟。 您可以通過單擊輕鬆應用快速步驟。

3。 如果您需要通過此快速步驟回復電子郵件,請選擇電子郵件,然後在 快速步驟 組。

4。 然後將打開帶有預設內容的回复或轉發消息窗口。 根據需要進行更改,然後單擊 送出 按鈕。


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