Outlook 教程 – 郵件模板

您可以按照以下步驟輕鬆地在 Outlook 中創建新的郵件消息模板：

1. 在郵件視圖中，點擊「首頁 」>「新建郵件」以創建新郵件。

提示：或者，您也可以按下 Ctrl + N 鍵來創建新郵件。

2. 此時會打開一個新的撰寫郵件窗口。添加收件人、輸入主題、添加郵件標籤、附加附件，並根據需要撰寫郵件正文。

3. 點擊「文件 」>「另存為」。

4. 在「另存為」對話框中，在文件名稱框中命名新模板，從保存類型下拉列表中選擇Outlook 模板 (*.oft)，然後點擊保存按鈕。

提示： 新的郵件消息模板默認保存到 Outlook 模板文件夾中。如果您需要將模板保存到其他文件夾，則需要在點擊 保存 按鈕之前，在「另存為」對話框中打開該文件夾。

這是默認的 Outlook 模板文件夾路徑：%AppData%\Microsoft\Templates

5. 現在新的郵件消息模板已經創建完成。請關閉新的撰寫郵件窗口且不保存。

2.1 使用「選擇表單」功能從模板創建新郵件

要從現有的模板創建新郵件，您可以按照以下步驟操作：

1. 在郵件視圖中，點擊「首頁」>「新建項目」>「選擇表單」。

2. 在「選擇表單」對話框中：
(1) 從「查找位置」下拉列表中選擇「文件系統中的用戶模板」；
(2) 點擊選擇您要創建郵件的指定模板（提示：如果您的郵件模板未列在對話框中，您可以點擊「瀏覽」按鈕從其他文件夾中找到並選擇它）；
(3) 點擊「打開」按鈕。

然後，基於指定模板的新郵件就創建好了。接下來，您可以根據需要進行編輯並發送。

2.2 直接打開模板文件從模板創建新郵件

我們可以直接打開郵件模板，從中創建新郵件。

1. 打開包含郵件模板的文件夾。
提示：如果郵件模板存儲在默認模板文件夾中，您可以通過此文件夾路徑打開：%AppData%\Microsoft\Templates

2. 雙擊郵件模板以打開它。

然後，基於指定模板的新郵件就創建好了。您可以根據需要編輯並發送新郵件。

我們知道，郵件模板無法直接打開和編輯。然而，我們可以通過迂迴的方式解決這個問題：從模板創建新郵件，然後將郵件保存為同名模板以覆蓋原始模板。

1. 在 Outlook 中，點擊「首頁」>「新建項目」>「選擇表單」。

2. 在「選擇表單」對話框中：
(1) 從「查找位置」下拉列表中選擇「文件系統中的用戶模板」；
(2) 點擊選擇您要創建郵件的指定模板（提示：如果找不到指定模板，請點擊「瀏覽」按鈕從其他文件夾中找到並選擇它）；
(3) 點擊「打開」按鈕。

3. 現在已從指定模板創建了新郵件。根據需要對新郵件進行更改。

4. 在撰寫郵件窗口中，點擊「文件 」>「另存為」。

5. 在「另存為」對話框中：
(1) 從「保存類型」下拉列表中選擇 Outlook 模板 (*.oft)；
(2) 打開包含原始郵件模板的文件夾；
(3) 在「文件名稱」框中，確保文件名與原始郵件模板的文件名完全相同；
(4) 點擊「保存」按鈕。

6. 此時會彈出「確認另存為」對話框。請點擊「是」按鈕以覆蓋原始模板。

至此，我們已通過迂迴方式編輯了郵件模板。您可以關閉新郵件而不保存。

我們可以通過「選擇表單 」功能輕鬆地從郵件模板創建新郵件，但如何在 Outlook 中使用模板回覆郵件呢？我們可以創建規則來解決這個問題。

1. 準備您將用於回覆的郵件模板。（點擊查看如何創建郵件模板。）

2. 在郵件視圖中，點擊「首頁」>「規則」 >「管理規則和警報」。

3. 在「規則和警報」對話框中，點擊「新建規則 」按鈕以創建新規則。

4. 在「規則嚮導」中，點擊高亮顯示「對我收到的郵件應用規則」選項，然後點擊「下一步 」按鈕。

5. 在第二個「規則嚮導」對話框中，指定郵件回覆的條件，然後點擊「下一步」按鈕。
在我的情況下，我勾選了「只發送給我」選項。

6. 在第三個「規則嚮導」對話框中，在「步驟 1」部分勾選「使用特定模板回覆」選項，然後點擊「步驟 2」部分中的鏈接文字「指定模板」。

7. 此時在「選擇回覆模板」對話框中，從「查找位置」下拉列表中選擇「文件系統中的用戶模板」，點擊選擇指定模板，然後點擊「打開」按鈕。

提示：如果在對話框中找不到指定模板，請點擊 瀏覽 按鈕從其他文件夾中選擇它。

8. 此時返回到第三個「規則嚮導」，點擊「下一步」按鈕繼續。

9. 在第四個「規則嚮導」中，如有必要，指定例外條件，然後點擊「下一步 」按鈕。

10. 在最後的「規則嚮導」中，在「步驟 1」框中命名規則，在「步驟 2」部分中根據需要勾選選項，然後點擊「完成」按鈕。

提示：要立即回覆收件匣中的郵件，請勾選 立即運行此規則於已在「收件匣」中的郵件 選項。

11. 返回到「規則和警報」對話框，點擊「確定」按鈕關閉它。

提示：
(1) 要自動回覆所有傳入郵件，您需要保持 Outlook 一直運行。
(2) 如果您想自動回覆 Exchange 帳號中的郵件，可以點擊「文件」>「信息」>「自動回覆 」以啟用自動回覆功能，然後如下截圖所示指定自動回覆設置和文本：

如果回覆或轉發內容僅為純文本，您可以應用快速步驟來實現使用模板回覆或轉發。

1. 在郵件視圖中，點擊「首頁 」>「創建新項目」（在「快速步驟」組中）。

2. 在「編輯快速步驟」對話框中，命名新的快速步驟，指定操作為「回覆」、「全部回覆」 或 「轉發」，點擊「顯示選項」以展開選項部分，輸入回覆或轉發內容，然後點擊「完成」按鈕。

至此，新的快速步驟已創建完成。您可以輕鬆地通過點擊應用該快速步驟。

3. 如果您需要使用此快速步驟回覆郵件，請選擇郵件，然後點擊「快速步驟」組中的新快速步驟。

4. 此時，回覆或轉發郵件窗口將打開並帶有預設內容。根據需要進行更改，然後點擊「發送」按鈕。