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更改收件箱視圖

本教程討論的是在Outlook中更改文件夾(收件箱文件夾)視圖,包括在自動預設文件夾視圖之間切換文件夾視圖,自定義文件夾視圖(例如添加列,排序,過濾,分組,條件格式等)以及重置文件夾視圖。

表中的內容

備註注意:此頁面上介紹的方法適用於Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根據Microsoft Outlook版本和Windows環境的不同,說明可能會有所不同或略有不同。


1.更改當前文件夾視圖

默認情況下,收件箱顯示在Outlook的緊湊視圖中。 您還可以輕鬆更改為其他三個預設視圖:“單一”和“預覽”。 本教程將介紹這些預設視圖,並向您展示如何在其他預設視圖中顯示“收件箱”文件夾。

1.緊湊視圖

默認情況下,收件箱文件夾在緊湊視圖中打開。 如果收件箱文件夾未顯示在緊湊視圖中,則可以單擊 瀏覽 > 更改視圖 > 緊湊 轉向這種觀點。

緊湊視圖包含消息列表和閱讀窗格,並且主要更改消息列表的佈局。

在消息列表中,您將看到每封電子郵件以三行顯示:
(1)第一行顯示電子郵件的發件人;
(2)第二行指出電子郵件的主題和接收日期;
(3)您可以在第三行中預覽電子郵件的消息正文。 消息列表越寬,可以預覽的內容越長。

筆記:
(1)如果Outlook界面太窄,它將自動隱藏消息列表,並僅顯示閱讀窗格。
(2)如果您修改緊湊視圖,添加列或更改佈置樣式,則可以通過單擊以下按鈕快速恢復默認的緊湊視圖 瀏覽 > 休息視野.

1.2單視圖

打開“收件箱”文件夾後,您可以通過以下方式在單個視圖中顯示該文件夾: 瀏覽 > 更改視圖 > Single.

單個視圖還包含消息列表和閱讀窗格。 在單一視圖中,您將從消息列表中獲取有關電子郵件的更多信息。 在寬屏模式下,此視圖將是一個不錯的選擇。

在消息列表中,每封電子郵件以兩行顯示。
(1)第一行通過列顯示電子郵件的各種信息,包括重要性狀態,提醒,附件,發件人,主題,接收日期等。無論您添加多少列,它們都會顯示在郵件列表中。
(2)第二行顯示電子郵件的消息正文。 消息列表越寬,您可以預覽的內容越多。

備註s:
(1)在寬屏下,單視圖效果很好。 如果Outlook界面太窄,它將自動隱藏郵件列表並僅顯示閱讀窗格。
(2)如果您在單個視圖中更改了視圖設置,說要更改排序順序,過濾器或排列樣式,則可以單擊 瀏覽 > 重置視圖 恢復默認的單一視圖。

1.3預覽視圖

打開“收件箱”文件夾後,可以通過單擊將其視圖更改為預覽 瀏覽 > 更改視圖 > 產品規格書預覽.

預覽視圖與單個視圖相似,但關閉了閱讀窗格。 它以寬屏模式顯示消息列表。
在寬消息列表中,每封電子郵件都包含兩行。
(1)第一行在列中顯示電子郵件的每個字段,例如來自,主題,已接收,大小,標誌等。無論您在此視圖中添加多少列,它們都將顯示在郵件列表中。
(2)您可以在第二行預覽電子郵件的郵件正文。

筆記:
(1)預覽視圖適合寬屏。 如果縮小Outlook界面,則預覽視圖將更改緊湊視圖,而不會自動閱讀窗格。
(2)如果您更改了預覽視圖中的視圖設置,說要更改排序順序,過濾器或排列樣式,則可以單擊 瀏覽 > 重置視圖 恢復默認的預覽視圖。


2.自定義當前視圖-添加列

您可以輕鬆地將“收件箱”文件夾更改為預設視圖:緊湊,單一和預覽。 但是,如果這些預設視圖無法滿足您的需求,則可以自定義當前視圖。 本教程將向您展示如何在當前視圖中添加或刪除列。

2.1在當前視圖中添加一列

例如,您要添加 Cc 在當前視圖中的列中,您可以執行以下操作:

1。 打開指定的郵件文件夾(在這種情況下為“收件箱”文件夾),然後單擊 瀏覽 > 添加列.

2。 在“顯示列”對話框中,請執行以下操作:
(1)請從中選擇包含該列的指定類別 從中選擇可用的列 下拉列表。 在這種情況下,請選擇 所有郵件字段;
(2)在 可用列 列錶框,請單擊以選擇要添加的指定列。 在這種情況下,請選擇 Cc.
(3)點擊 加入 按鈕。

3。 現在 Cc 列將添加到右側列錶框中。 請點擊選擇 Cc 在右側列錶框中,然後單擊 提前 按鈕將其移動到正確的位置。

4。 點擊 OK 按鈕。

到目前為止, Cc 列已添加到當前郵件文件夾中。 看截圖:

筆記:
(1)如果指定的文件夾在緊湊視圖中,則在關閉閱讀窗格或將其移至底部之前,可能無法獲得添加的列。 您可以點擊 瀏覽 > 閱讀面板 > 關閉 or 底部 關閉閱讀窗格或將其移至消息列表的底部。
(2)您可以點擊 瀏覽 > 重置視圖 恢復默認視圖設置。

2.2從當前視圖中刪除一列

有幾種方法可以從當前視圖中刪除列。

2.2.1從當前視圖中刪除一列

假設當前預覽視圖中顯示收件箱文件夾,並且您要刪除 主旨 在此視圖中,您可以執行以下操作:

1。 點擊 瀏覽 > 添加列 打開“顯示列”對話框。

2。 在“顯示列”對話框中,請單擊以選擇要在 按此順序顯示這些列 列錶框,然後單擊 清除 按鈕。

3。 點擊 OK 按鈕。

現在,指定的“主題”列將從當前視圖中刪除。

2.2.2用右鍵單擊菜單從當前視圖中刪除一列

如果收件箱文件夾位於單個視圖或預覽視圖中,則可以通過右鍵單擊菜單輕鬆地從視圖中刪除一列。
在消息列表中,右鍵單擊要刪除的指定列標題,然後選擇 刪除此列 從右鍵單擊菜單中。

現在,指定的列立即從當前視圖中刪除。

備註:如果指定的文件夾在緊湊視圖中,則在關閉閱讀窗格或將其移至底部之前,無法右鍵單擊列標題。 您可以點擊 瀏覽 > 閱讀面板 > 關閉 or 底部 關閉閱讀窗格或將其移至消息列表的底部。

2.2.3通過拖放從當前視圖中刪除一列

如果收件箱文件夾位於單個視圖或預覽視圖中,則還可以通過拖放輕鬆地刪除一列。

在消息列表的頂部,單擊要刪除的指定列標題,將其拖到消息列表中。 然後立即從當前視圖中刪除指定的列。

備註:如果指定的文件夾在緊湊視圖中,則在關閉閱讀窗格或將其移至底部之前,您無法拖動列標題。 您可以點擊 瀏覽 > 閱讀面板 > 關閉 or 底部 關閉閱讀窗格或將其移至消息列表的底部。


3.自定義當前視圖-安排和分組電子郵件

如果您尚未自定義收件箱文件夾視圖或將其重置為默認視圖,則會在郵件列表中自動根據接收的日期和時間對電子郵件進行分組和排序。 在這裡,本教程將向您展示按不同標準排列或分組電子郵件的方法。

3.1快速整理(分組和排序)電子郵件

您可以通過功能區和消息列表中的排列命令快速排列電子郵件(同時對電子郵件進行分組和排序)。

1。 打開收件箱文件夾後,請單擊 更多 圖標  在右下角 安排 盒子上 瀏覽 選項卡,然後單擊 分組顯示 啟用此選項。
保養竅門:默認情況下,此選項處於啟用狀態。 您最好在執行以下操作之前檢查它是否已啟用。

2。 然後,您可以通過單擊 安排 盒子上 瀏覽 標籤。

您還可以通過單擊快速排列郵件列表中的電子郵件  在郵件列表的頂部,然後在 安排 下拉列表中的“部分”。 看截圖:

3.2使用查看設置對電子郵件進行分組

您還可以配置視圖設置,然後在當前視圖中輕鬆按一個或多個條件對電子郵件進行分組。

1。 打開收件箱文件夾後,請單擊 瀏覽 > 查看設置.

2。 在打開的對話框中,請點擊 通過...分組 按鈕。

3。 在彈出的“分組依據”對話框中,請執行以下操作:
(1)取消勾選 根據安排自動分組 選項;
(2)在 分組項目 部分,請從下拉列表中選擇您要根據其對電子郵件進行分組的條件;
(3)請根據需要選擇並檢查排序順序。 在這種情況下,我檢查 上升.

保養竅門:
(1)如果在上述步驟(2)中找不到指定的組條件,則可以從 從中選擇可用字段 下拉列表,然後在 分組項目 再次下拉列表。
(2)如果您需要按多個條件對電子郵件進行分組,請繼續在下面指定分組條件和排序順序 然後 根據您的需要進行設置。

4。 點擊 OK > OK 依次。

現在,電子郵件將根據郵件列表中的指定條件進行分組。

3.3注意事項

(1)如果您需要按日期再次清除自定義的分組和分組項目,請單擊 瀏覽 > 日期安排 功能區上的盒子或  > 日期 在郵件列表的頂部。

(2)如果需要從當前視圖清除自定義視圖設置,請單擊 瀏覽 > 重置視圖 在絲帶上。


4.自定義當前視圖-對電子郵件進行排序

打開“收件箱”郵件文件夾後,您將看到郵件列表中的電子郵件根據接收日期自動分組和排序。 在某些情況下,您可能希望使用一個或多個條件對電子郵件進行排序。 在這裡,本教程將向您展示在消息列表中對電子郵件進行排序的解決方案。

4.1通過排列命令快速分類電子郵件

您可以通過單擊 安排 盒子裡 瀏覽 功能區上的“選項卡”。

1。 例如,您要按發件人對電子郵件進行排序,則需要單擊 更多 圖標  在右下角 安排 盒子上 瀏覽 選項卡,然後單擊 分組顯示 禁用它。

2。 然後點擊 From Home安排 框以按發件人排序電子郵件,然後單擊 反向排序 根據需要反轉當前的排序順序。

保養竅門:您也可以單擊箭頭  在郵件列表的頂部,然後在 安排 下拉列表中的“部分”以對郵件列表中的電子郵件進行排序。 然後點擊 A到Z or Z到A 下拉列表或  在消息列表的頂部以反轉排序順序。

4.2通過單擊列標題對電子郵件進行快速排序

如果列顯示在視圖中,則可以單擊某個列標題以輕鬆地按字段快速對所有電子郵件進行排序。

提示:
(1)如果收件箱文件夾位於緊湊視圖中,則可以單擊 瀏覽 > 閱讀面板 > 關閉 or 底部 顯示所有列。
(2)如果Outlook界面太窄而無法顯示所有列,則列將消失。

4.3通過配置視圖設置對電子郵件進行排序

您可以配置視圖設置,並根據需要按一個或多個條件對電子郵件進行排序。

1。 打開收件箱文件夾後,請單擊 瀏覽 > 查看設置.

2。 在“高級視圖設置”對話框中,請點擊 分類 按鈕。

3。 在彈出的排序對話框中, 排序依據 部分,從下拉列表中選擇主要排序條件,然後根據需要檢查正確的排序順序。

提示:
(1)如果您需要添加二級排序條件,請轉到第一個 然後 部分中,選擇輔助排序條件和排序順序。 第三和第四排序標準也是如此。
(2)如果您無法從下拉列表中找到合適的排序標準,則可以從 從中選擇可用字段 下拉列表,然後指定排序條件。

4。 點擊 OK 按鈕以保存視圖設置。

現在,所有電子郵件均按照郵件列表中的指定排序標准進行排序。

4.4注意事項

1。 你可以點擊 日期安排 盒子裡 瀏覽 功能區上的“選項卡”選項卡以清除自定義排序並恢復原始排序。

2。 您可以通過點擊清除當前視圖中的所有自定義視圖設置 瀏覽 > 重置視圖.


5.自定義當前視圖-過濾電子郵件

通常,當您在預設的緊湊視圖,單個視圖或預覽視圖中顯示“收件箱”文件夾時,所有電子郵件都會列在郵件列表中。 實際上,您只能在郵件列表中過濾電子郵件並顯示符合條件的電子郵件。

5.1快速過濾未讀電子郵件

打開收件箱文件夾後,可以單擊 未讀 在郵件列表頂部,可立即過濾掉所有未讀的電子郵件。 並通過單擊清除過濾器 全部 在郵件列表的頂部。

您也可以單擊箭頭  在消息列表的頂部以激活下拉菜單,然後單擊 未讀郵件 or 提及郵件 從下拉菜單中過濾未讀或提及的電子郵件,然後單擊 所有郵件 從下拉菜單中清除過濾器。

5.2通過配置視圖設置過濾電子郵件

您可以更改視圖設置,以輕鬆按指定條件過濾電子郵件。 請執行以下操作:

1。 打開收件箱文件夾後,請單擊 瀏覽 > 查看設置.

2。 在“高級視圖設置”對話框中,請點擊 篩選 按鈕。

3。 在“過濾器”對話框中,可以根據需要添加一個或多個過濾條件。

(1)在“消息”選項卡下,您可以添加以下過濾條件:

  • 搜索單詞:按主題或郵件正文中的指定關鍵字過濾電子郵件;
  • From Home:按發件人過濾電子郵件;
  • 發送到:按收件人過濾電子郵件;
  • 我在哪裡:過濾僅發送給我的電子郵件,過濾抄送給包括我在內的多個人的電子郵件,或過濾發送給包括我在內的多個人的電子郵件;
  • 時間:按接收時間,發送時間,到期時間,到期時間,創建時間或修改時間過濾電子郵件。

(2)在“更多選擇”選項卡下,您可以添加以下過濾條件:

  • 分類:按一個或多個類別過濾電子郵件;
  • 僅以下項目:過濾未讀或已讀電子郵件;
  • 僅具有:過濾帶有或不帶有附件的電子郵件;
  • 誰的重要性是:按重要性狀態過濾電子郵件;
  • 只有那些:按標誌狀態過濾電子郵件;
  • 相符:過濾區分大小寫的電子郵件;
  • 尺寸:按郵件大小過濾電子郵件。

(3)在“高級”選項卡下,您可以根據需要添加多個自定義過濾條件。

例如,您要按“抄送”收件人過濾電子郵件,可以將過濾條件指定為“抄送包含指定的電子郵件地址“在 定義更多標準 部分,然後單擊 添加到列表 按鈕將此自定義過濾條件添加到 查找符合這些條件的項目 列錶框。

您可以在此處添加任意多個過濾條件,這些條件之間的邏輯關係為 .

4。 點擊 OK 按鈕,以保存過濾器設置。

現在,您將看到已過濾電子郵件,並且只有滿足所有指定過濾條件的電子郵件才會在郵件列表中列出。

小技巧: :如果通過更改視圖設置來過濾電子郵件,則可以按以下方式清除過濾器: (1) 點擊 瀏覽 > 查看設置; (2) 在“高級視圖設置”對話框中,然後單擊 篩選 按鈕; (3) 在“過濾器”對話框中,單擊 全部清除 按鈕,然後單擊 OK 按鈕; (4) 最後點擊 OK 按鈕關閉“高級視圖設置”對話框。

5.3注意事項

您可以通過單擊清除所有自定義視圖設置並恢復默認視圖。 瀏覽 > 重置視圖 輕鬆。


6.自定義當前視圖-其他設置

打開收件箱文件夾中的郵件文件夾後,您可以在郵件列表中更改字體和表格視圖設置(行和列)。 在這裡,本教程將向您展示進行其他設置和自定義Outlook中郵件列表外觀的方法。

6.1配置其他設置以更改字體和其他表格視圖設置

假設“收件箱”文件夾位於預覽視圖中,我將以“收件箱”為例來配置其他設置,以更改郵件列表的字體和其他表格視圖設置。

1。 打開收件箱文件夾後,請單擊 瀏覽 > 查看設置.

2。 在“高級視圖設置”對話框中,請點擊 其他設置s按鈕。

3。 現在出現其他設置對話框。 您可以根據需要配置視圖設置。

6.1.1列字體

此按鈕將更改字體,字體樣式和列標題的字體大小。

在其他設置對話框中,點擊 列字體 按鈕。 然後,在“字體”對話框中,根據需要依次指定字體,字體樣式和字體大小,然後單擊 OK 按鈕保存字體設置。

保存視圖設置後,您將看到消息列表中列標題的字體已按您指定的方式更改。

6.1.2行字體

此按鈕將更改消息列表中每個電子郵件行的字體,字體樣式和字體大小。

在其他設置對話框中,請點擊 行字體 按鈕。 然後在“字體”對話框中,根據需要指定字體,字體樣式和字體大小,然後單擊 OK 按鈕。

保存視圖設置後,您將看到消息列表中的每一行都被更改並顯示為指定的字體,字體樣式和字體大小。

6.1.3允許單元內編輯

如果您勾選 允許單元內編輯 選項並保存視圖更改,您將看到消息列表中特定電子郵件的每個字段都是可編輯的。 只需單擊指定的字段,即可直接添加,刪除或編輯該字段的內容。

6.1.4顯示“新項目”行

勾選後 允許單元內編輯 其他設置對話框中的選項,您將看到 顯示“新項目”行 選項是可檢查的。 如果啟用此選項,它將在郵件列表頂部添加空白行,以便您輕鬆添加新帖子。

6.1.5網格線樣式

默認情況下,電子郵件之間的網格線是固定的。 您可以在此處更改網格線樣式。

在其他設置對話框中,點擊 網格線樣式 框,然後從下拉列表中選擇網格線樣式。

保存視圖設置後,您將在郵件列表中看到電子郵件之間的網格線已更改為指定的樣式。

6.1.6顯示組中的項目

默認情況下,此選項在其他設置對話框中被選中。 如果禁用 顯示組中的項目 選項,組名將從消息列表中刪除。

6.1.7字體(消息預覽)

此按鈕將更改消息列表中消息預覽的字體,字體樣式和字體大小。

在其他設置對話框中,請點擊 字體 按鈕在 留言預覽 部分。 然後在“字體”對話框中,根據需要指定字體,字體樣式和字體大小,然後單擊 OK 按鈕。

保存視圖設置後,您將看到消息預覽中的文本在消息列表中顯示為指定的字體,字體樣式和字體大小。

6.1.8閱讀窗格

在其他設置對話框中,選中 選項將在消息列表的右側顯示閱讀窗格,選中 底部 該選項將在消息列表的底部顯示閱讀窗格,同時選中 關閉 將關閉閱讀窗格。

6.1.9使用寬度小於n個字符的緊湊型佈局

默認情況下,在“其他設置”對話框中選中此選項。 如果啟用此選項,則當Outlook界面太窄而無法顯示指定的字符數時,當前視圖將自動變為緊湊視圖。
如果禁用此選項,則可以選擇 始終使用單行佈局 or 始終使用緊湊的佈局 如你所需。

6.1.10顯示來自擴展對話組中所有文件夾的消息

如果啟用此選項並在當前視圖中按會話線程排列電子郵件,則僅當其他電子郵件屬於會話線程時,其他文件夾中的電子郵件才會顯示在展開的會話中。

6.1.11使用經典縮進視圖顯示對話組

如果啟用此選項並在當前視圖中按會話線程排列電子郵件,則會在您在會話中回复的電子郵件下自動縮進答复。

筆記

1。 如果郵件文件夾處於緊湊視圖中,則在將閱讀窗格移至郵件列表的底部或關閉閱讀窗格之前,上述某些視圖設置可能不會生效。

2。 無論您進行了多少個自定義視圖設置,都可以通過以下方法快速清除所有設置: 瀏覽 > 重置視圖.


7.標題一

通常使用條件格式在Excel中自動突出顯示單元格,行或列。 與Excel中類似,我們也可以應用條件格式來在Outlook中自動突出顯示電子郵件。 本教程將向您展示如何在Outlook中使用條件格式。

7.1應用條件格式以自動突出顯示電子郵件

假設我們需要在收件箱中自動突出顯示來自特定發件人的所有電子郵件,我們可以應用條件格式來完成它,如下所示:

1.打開收件箱文件夾後,請單擊 瀏覽 > 查看設置.

2.在“高級視圖設置”對話框中,請單擊 條件格式 按鈕。

3.現在出現條件格式對話框。 請點擊 加入 按鈕,然後在中輸入新的條件格式設置規則名稱 姓名 框。

保養竅門:如果您需要修改現有規則,請點擊以突出顯示該規則 此視圖的規則 列錶框。

4.繼續單擊 字體 條件格式對話框中的按鈕。 然後在“字體”對話框中,根據需要指定字體,字體樣式,字體大小,字體顏色等,然後單擊 OK 按鈕。

5.繼續單擊 條件 條件格式對話框中的按鈕。 然後在“過濾器”對話框中,根據需要指定過濾條件,然後點擊 OK 按鈕。

保養竅門:就我而言,我在 From Home 過濾器對話框中的字段。

6。 點擊 OK 按鈕,以保存設置並關閉對話框。

現在,在消息列表中,您將看到所有符合指定條件的電子郵件都將自動突出顯示。

7.2注意事項

1.您可以清除指定的條件格式設置規則,如下所示: (1) 點擊 瀏覽 > 查看設置; (2) 點擊 條件格式 高級視圖設置對話框中的按鈕; (3) 在“條件格式設置”對話框中,請單擊以選擇條件格式設置規則,然後單擊“ 刪除 按鈕; (4) 點擊 OK 按鈕來保存更改。

2.您可以清除所有自定義視圖設置,並通過單擊還原到默認視圖 瀏覽 > 重置視圖.


8.自定義當前視圖-格式化列

如您所知,電子郵件在郵件列表的一個大表中列出。 您可以配置視圖設置以更改列的顯示格式,例如表中的對齊方式,列寬,標籤等。

8.1指定每列(字段)的顯示格式

假設收件箱位於預覽視圖中,則可以如下指定郵件列表中列或字段的顯示格式:

1。 打開收件箱文件夾後,請單擊 瀏覽 > 查看設置.

2。 在“高級視圖設置”對話框中,請點擊 格式化列 按鈕。

3。 現在,出現“格式列”對話框。 請根據需要配置和更改選項:

(1)在 可用字段 列錶框,請單擊以選擇要更改的列。

(2)點擊 格式 框,然後從下拉列表中選擇所需的正確格式樣式。
保養竅門:的選項 格式 下拉列表的差異很大,具體取決於您在 可用字段 列錶框。

(3)如果您需要重命名該列,請在 標籤 框。

(4)在 寬度 部分,您可以配置為根據此電子郵件字段的內容以固定寬度或動態寬度顯示指定的列。
保養竅門:即使您指定了固定寬度,當您更改Outlook界面的寬度,打開或關閉文件夾窗格,任務列表等其他部分時,固定值也會自動更改。

(5)在 校準 部分中,更改指定列中的對齊方式。 共有三種對齊方式:左對齊,居中對齊和右對齊。

4。 完成設置後,請點擊 OK 按鈕,以保存設置並關閉對話框。

現在,在消息列表中,您將看到指定的列以新格式顯示。

8.2注意事項

1.當消息列表右側顯示閱讀窗格時,上述某些視圖設置可能不會生效。 在這種情況下,您可以關閉閱讀窗格或通過單擊將其移至消息列表的底部。 瀏覽 > 閱讀面板 > 關閉 or 底部.

2.您可以通過單擊快速清除所有自定義視圖設置和格式 瀏覽 > 重置視圖.


9.重置當前視圖

如果您已在文件夾中進行了自定義視圖設置,例如添加列,更改組條件,排序條件或篩選電子郵件等,則可以在Outlook中快速重置為默認視圖設置。

9.1重置當前視圖

1.打開將重置為默認視圖設置的指定文件夾,然後單擊 瀏覽 > 重置視圖.

2.在彈出的Microsoft Outlook對話框中,請點擊 按鈕。

現在,打開的文件夾會立即恢復為默認視圖設置。

重置某個視圖的視圖

您還可以應用以下步驟來重置特定視圖的視圖設置。

1。 打開指定的文件夾,然後單擊 瀏覽 > 更改視圖 > 管理檢視.

2。 在“管理所有視圖”對話框中,請單擊以選擇要重置的指定視圖,然後單擊 重設 按鈕。

3。 在彈出的Microsoft Outlook對話框中,請點擊 按鈕。

到目前為止,指定的視圖已被重置。 請根據需要關閉“管理所有視圖”對話框。


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