變更收件匣檢視

您可以輕鬆將收件匣資料夾切換為預設檢視：精簡、單一或預覽檢視。若這些預設選項無法滿足您的需求，還可進一步自訂目前檢視。本教學將說明如何在現有檢視中新增或移除欄位。

2.1 在目前檢視中新增欄位

例如，若您想在目前檢視中新增「副本」欄位，可依下列步驟操作：

1. 開啟指定的郵件資料夾（此處為收件匣），然後點選「檢視」>「新增多欄」。

2. 在「顯示欄位」對話方塊中，請依下列步驟操作：
（1) 從「選取可用欄位來源」下拉式清單中選擇包含目標欄位的類別，此處請選擇「所有郵件欄位」。
（2) 在「可用欄位」清單方塊中，按一下欲新增的欄位，此處請選擇「副本」。
（3) 按一下「新增」按鈕。

3. 現在「副本」欄位已加入右側清單方塊。請在右側清單方塊中點選「副本」，再按一下「上移」按鈕，將其調整至理想位置。

4. 點擊「確定」按鈕。

至此，「副本」欄位已成功新增至目前的郵件資料夾。請參閱下圖：

注意事項：
（1) 若指定資料夾採用精簡檢視，您可能需先關閉閱讀窗格或將其移至底部，才能看見新增的欄位。請點選「檢視」>「閱讀窗格」>「關閉」或「底部」以調整閱讀窗格。
（2) 您可點選「檢視」>「重設檢視」，立即還原為預設檢視設定。

2.2 從目前檢視中移除欄位

有幾種方法可從目前檢視中移除欄位。

2.2.1 從目前檢視中移除欄位

假設目前收件匣資料夾以預覽檢視顯示，而您想從此檢視中移除「主旨」欄位，可依下列步驟操作：

1. 按一下「檢視」>「新增多欄」，即可開啟「顯示欄位」對話方塊。

2. 在「顯示欄位」對話方塊中，於「依此順序顯示這些欄位」清單內選取您要移除的點擊選擇列，然後按一下「移除」按鈕。

3. 點擊「確定」按鈕。

目前指定的「主旨」欄位已從當前檢視中移除。

2.2.2 透過右鍵功能表從目前檢視中移除欄位

若收件匣資料夾採用單一檢視或預覽檢視，您可透過右鍵功能表輕鬆移除欄位。
在郵件清單中，於欲移除的欄位標題上按一下滑鼠右鍵，即可從右鍵功能表中選擇「移除此欄位」。

目前指定的欄位已立即從當前檢視中移除。

注意：若指定資料夾採用精簡檢視，您必須先關閉閱讀窗格或將其移至底部，才能右鍵點擊欄位標題。請按一下「檢視」>「閱讀窗格」，然後選擇「關閉」或「底部」以調整閱讀窗格位置。

2.2.3 透過拖曳方式從目前檢視中移除欄位

若收件匣資料夾採用單一檢視或預覽檢視，您還能透過拖曳方式輕鬆移除欄位。

在郵件清單頂端，點選欲移除的欄位標題，將其拖曳至郵件清單外並放開，該欄位便會立即從目前檢視中移除。

注意：若指定資料夾採用精簡檢視，您必須先關閉閱讀窗格或將其移至底部，才能拖曳欄位標題。請點選「檢視」>「閱讀窗格」，然後選擇「關閉」或「底部」以調整閱讀窗格位置。

若您尚未自訂收件匣資料夾的檢視方式，或已將其重設為預設檢視，電子郵件將自動依接收日期與時間在郵件清單中進行群組與排序。本教學將說明如何根據不同準則來排列或群組您的電子郵件。

3.1 快速排列（群組與排序）電子郵件

您可透過功能區與郵件清單中的排列指令，輕鬆快速地對電子郵件進行群組與排序。

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」索引標籤中「排列方式」方塊右下角的「更多」圖示，然後點選「以群組顯示」以啟用此功能。
提示：此選項預設為啟用狀態。進行下列操作前，建議先確認是否已啟用。

2. 接著，您只需點擊「檢視」索引標籤中「排列方式」方塊內的條件，即可快速整理電子郵件。

您也可以在郵件清單中，點擊頂端的按鈕，並在下拉列表的「排列依據」區段中選擇排序條件。請參閱螢幕截圖：

3.2 使用檢視設定對電子郵件分組

您還可設定檢視選項，輕鬆在目前檢視中依單一或多個條件對電子郵件進行分組。

1. 開啟收件匣資料夾後，請點選「檢視」>「檢視設定」。

2. 在開啟的對話方塊中，點擊「群組依據」按鈕。

3. 在彈出的「群組依據」對話方塊中，請執行下列操作：
（1）取消勾選「根據排列方式自動分組」選項；
（2）於「群組項目依據」區段中，從下拉清單選擇您要用來分組電子郵件的條件；
（3）依需求選擇並勾選排序順序——在此範例中，我勾選了「遞增」。

提示：
（1）若您在上述步驟（2）中找不到指定的群組條件，請先從「選取可用欄位來源」下拉式清單變更欄位類別，再於「群組項目依據」下拉式清單中重新選擇群組條件。
（2）若需依多個條件對電子郵件進行分組，請繼續在下方的「次要依據」區段中設定所需的群組條件與排序順序。

4. 連續點擊「確定」＞「確定」。

現在，電子郵件已根據指定條件在郵件清單中完成分組。

3.3 注意事項

（1）若您需要清除自訂分組並重新依日期分組項目，請在功能區的「排列方式」方塊中點擊「檢視」>「日期」，或在郵件清單頂端點擊「日期」。

（2）若要清除目前檢視中的自訂設定，請點擊功能區上的「檢視」>「重設檢視」。

開啟收件匣郵件資料夾後，您會發現電子郵件已根據接收日期自動分組並排序於郵件清單中。在某些情況下，您可能希望依照一個或多個條件重新排序電子郵件。本教學將為您展示在郵件清單中對電子郵件進行排序的解決方案。

4.1 使用排列命令快速排序電子郵件

您可於功能區的「檢視」索引標籤中，點擊「排列方式」方塊內的命令，快速對電子郵件進行排序。

1. 例如，若要依寄件者對電子郵件排序，請先點擊「檢視」索引標籤中「排列方式」方塊右下角的「更多」圖示，再點擊「以群組顯示」以停用此功能。

2. 接著，在「排列方式」方塊中點擊「寄件者」，即可依寄件者排序電子郵件；若需反轉目前的排序順序，再點擊「反向排序」即可。

提示：您也可以點擊郵件清單頂端的箭頭，在下拉選單的「排列依據」區段中設定排序條件，快速對郵件清單中的電子郵件進行排序。此外，只需點選下拉選單中的「A 到 Z」或「Z 到 A」，或點擊郵件清單頂端的按鈕，即可立即反轉排序順序！

4.2 透過點擊欄位標題快速排序電子郵件

若檢視畫面中已顯示各欄位，只需輕點特定欄位標題，即可快速依該欄位對所有電子郵件進行排序。

提示：
（1）若收件匣資料夾處於精簡檢視模式，請點擊「檢視」>「閱讀窗格」>「關閉」或「底部」，即可顯示所有欄位。
（2）若 Outlook 介面寬度不足以致無法顯示所有欄位，部分欄位將自動隱藏。

4.3 透過設定檢視設定對電子郵件排序

您可以設定檢視偏好，並根據一個或多個條件對電子郵件進行排序。

1. 開啟收件匣資料夾後，請點選「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「進階檢視設定」對話方塊中，點擊「排序」按鈕。

3. 在彈出的「排序」對話方塊中，於「排序項目依據」區段，從下拉式清單選擇主要排序條件，並依需求勾選合適的排序順序。

提示：
（1）若您需要新增次要排序條件，請前往第一個「次要依據」區段，選擇次要排序條件與排序順序；第三及第四排序條件亦同。
（2）若下拉列表中找不到合適的排序條件，可先從「選取可用欄位來源」下拉列表變更欄位類別，再指定排序條件。

4. 連續點擊「確定」按鈕，即可儲存您的檢視設定。

現在，所有電子郵件已根據您指定的排序條件，在郵件清單中完成排序。

4.4 注意事項

1. 您可前往功能區的「檢視」索引標籤，點擊「排列方式」方塊中的「日期」，即可清除自訂排序，恢復原始順序。

2. 只需點擊「檢視」>「重設檢視」，即可輕鬆清除目前檢視中的所有自訂設定。

當您在收件匣資料夾中使用預設的精簡檢視、單一檢視或預覽檢視時，所有電子郵件都會顯示在郵件清單中。不過，您也可以篩選郵件，讓清單僅顯示符合特定條件的電子郵件。

5.1 快速篩選未讀電子郵件

開啟收件匣資料夾後，只需點擊郵件清單頂端的「未讀」，即可立即篩選出所有未讀電子郵件；若要清除篩選，請點擊「全部」。

您也可以點擊郵件清單頂端的箭頭，開啟下拉式選單後，點選「未讀郵件」或「提及的郵件」即可快速篩選未讀或被提及的電子郵件；若要清除篩選，只需點擊「所有郵件」！

5.2 透過設定檢視設定篩選電子郵件

您可以輕鬆調整檢視設定，依指定條件篩選電子郵件。請執行下列操作：

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「進階檢視設定」對話方塊中，點擊「篩選」按鈕。

3. 在「篩選」對話方塊中，您可依需求靈活新增一個或多個篩選條件。

（1）在「郵件」索引標籤下，您可以新增下列篩選條件：

• 「搜尋字詞」：根據主旨或郵件內文中指定的關鍵字篩選電子郵件；
• 「寄件者」：根據寄件者篩選電子郵件；
• 「收件者」：根據收件者篩選電子郵件；
• 「收件對象」：僅篩選直接寄給我的郵件、同時抄送給包含我在內多位收件者的郵件，或寄給包含我在內多位收件者的郵件；
• 「時間」：依接收時間、寄件時間、到期時間、過期時間、建立時間或修改時間篩選電子郵件。

（2）在「其他選項」索引標籤下，您可以新增下列篩選條件：

• 「類別」：根據一個或多個類別篩選電子郵件；
• 「僅顯示」：篩選未讀或已讀郵件；
• 「僅包含」：篩選附有附件或不含附件的郵件；
• 「重要性為」：根據重要性狀態篩選電子郵件；
• 「符合條件的項目」：根據標誌狀態篩選電子郵件；
• 「區分大小寫」：以區分大小寫的方式篩選電子郵件；
• 「大小」：依郵件大小篩選電子郵件。

（3）在「進階」索引標籤中，您可依需求新增多個自訂篩選條件。

例如，若要依副本收件人篩選電子郵件，您可在「定義更多條件」區段中，將篩選條件設為「副本包含指定的郵箱地址」，然後點擊「加入清單」按鈕，將此篩選條件新增至「尋找符合這些條件的項目」清單方塊中。

您可在此新增所需數量的篩選條件，且所有條件均以「AND」邏輯關係進行組合。

4. 連續點擊「確定」按鈕，即可儲存您的篩選設定。

現在您將看到電子郵件已完成篩選，僅符合所有指定條件的郵件會顯示在清單中。

提示：若您透過調整檢視設定來篩選電子郵件，可依下列步驟清除篩選：（1）點擊「檢視」>「檢視設定」；（2）在「進階檢視設定」對話方塊中，點擊「篩選」按鈕；（3）在「篩選」對話方塊中，先點擊「全部清除」，再點擊「確定」；（4）最後，點擊「確定」以關閉「進階檢視設定」對話方塊。

5.3 注意事項

只需輕點一下「檢視」>「重設檢視」，即可輕鬆清除所有自訂檢視設定，並立即還原為預設檢視。

開啟郵件資料夾（例如收件匣）後，您即可在郵件清單中調整字型與表格檢視設定（包括欄位與列）。本教學將示範如何進一步調整其他設定，並自訂 Outlook 郵件清單的外觀。

6.1 設定其他選項以自訂變更字型及其他表格檢視設定

假設收件匣處於預覽檢視模式，以下將以收件匣為例，說明如何調整其他選項，以變更郵件清單的字型及其他表格檢視設定。

1. 開啟收件匣後，請點選「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「進階檢視設定」對話方塊中，請點選「其他設定」按鈕。

3. 此時將彈出「其他設定」對話方塊，您可依需求調整檢視選項。

6.1.1 欄標題字型

此按鈕可調整欄標題的字型、字形與字體大小。

在「其他設定」對話方塊中，點選「欄標題字型」按鈕；接著於「字型」對話方塊中，依需求設定字型、字形與字體大小，再點選「確定」以儲存設定。

儲存檢視設定後，郵件清單中的欄位標題字型將立即變更為您指定的樣式。

6.1.2 列字型

此按鈕可調整郵件清單中每封郵件列的字型、字形與字體大小。

在「其他設定」對話方塊中，點選「列字型」按鈕；接著於「字型」對話方塊中，依需求設定字型、字形與字體大小，再點選「確定」。

儲存檢視設定後，郵件清單中的每一列都會立即套用您指定的字型、字形與字體大小。

6.1.3 允許儲存格內編輯

若在「其他設定」對話方塊中勾選「允許儲存格內編輯」選項並儲存檢視變更，您將發現郵件清單中特定郵件的每個欄位皆可直接編輯。只需點選目標欄位，即可立即新增、移除或修改內容。

6.1.4 顯示「新增項目」列

勾選「允許儲存格內編輯」選項後，即可啟用「顯示『新增項目』列」功能。啟用後，系統會在郵件清單頂端加入一個空白列，讓您快速新增貼文。

6.1.5 網格線條樣式

預設情況下，郵件之間的網格線為實線；您可在此調整網格線的樣式。

在「其他設定」對話方塊中，點選「網格線條樣式」方塊，並從下拉式清單中挑選您喜愛的樣式。

儲存後，郵件之間的網格線將變更為您指定的樣式。

6.1.6 以群組方式顯示項目

此選項預設為勾選狀態。若取消勾選「以群組方式顯示項目」，分組名稱將從郵件清單中移除。

6.1.7 字型（訊息預覽）

此按鈕可調整訊息預覽的字型、字形與字體大小。

點選「訊息預覽」區段中的「字型」按鈕，接著在「字型」對話方塊中，依需求設定字型、字形與字體大小，然後點選「確定」。

儲存後，訊息預覽中的文字將以新的字型設定顯示。

6.1.8 閱讀窗格

在「其他設定」對話方塊中，勾選「右側」即可將閱讀窗格顯示於右側，勾選「底部」則會將其置於底部，而勾選「關閉」便會關閉閱讀窗格。

6.1.9 在寬度小於 n 個字元時使用精簡版面配置

此選項預設為啟用狀態。當 Outlook 介面寬度不足時，系統將自動切換為精簡檢視。若停用此選項，您可選擇「一律使用單行版面配置」或「一律使用精簡版面配置」。

6.1.10 在展開的對話群組中顯示所有資料夾的郵件

啟用此功能後，屬於同一對話串的其他資料夾郵件將會顯示在展開的對話中。

6.1.11 使用傳統縮排檢視顯示對話群組

啟用此功能後，回覆的郵件將自動以縮排方式顯示於原郵件下方。

注意事項

1. 若郵件資料夾處於精簡檢視模式，部分設定可能需先將閱讀窗格移至底部或關閉後，才會生效。

2. 無論您進行了多少自訂設定，只需點選「檢視」>「重設檢視」，即可快速清除所有設定。

在 Excel 中，我們經常使用條件格式自動醒目提示儲存格、列或欄。與 Excel 類似，Outlook 也能透過條件格式自動醒目提示郵件。本教學將示範如何在 Outlook 中運用條件格式。

7.1 套用使用條件格式自動醒目提示郵件

假設我們需要自動醒目提示收件匣中來自特定寄件者的全部郵件，可依照下列步驟套用使用條件格式完成設定：

1. 開啟收件匣後，請點選「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「進階檢視設定」對話方塊中，請點選「使用條件格式」按鈕。

3. 此時將彈出「使用條件格式」對話方塊。請點選「新增」按鈕，並在「名稱」欄位中輸入新條件格式規則的名稱。

提示：若需修改現有規則，請按一下，即可在「此檢視方式的規則」清單方塊中將該規則反白標示。

4. 接下來，在「使用條件格式」對話方塊中點選「字型」按鈕，然後在「字型」對話方塊中依需求設定字型、字形、字體大小與字體顏色等選項，再點選「確定」。

5. 接下來，在「使用條件格式」對話方塊中點選「條件」按鈕；隨後於「篩選」對話方塊中依需求設定篩選條件，再點選「確定」。

提示：在我的案例中，我在「篩選」對話框的「寄件者」欄位輸入了指定寄件者的電子信箱地址。

6. 連續點選「確定」按鈕，即可儲存設定並關閉對話方塊。

現在，郵件清單中所有符合指定條件的郵件均已自動醒目提示。

7.2 注意事項

1. 請依照下列步驟清除指定的條件格式規則：（1) 點選「檢視」>「檢視設定」；（2) 在「進階檢視設定」對話方塊中，點選「使用條件格式」按鈕；（3) 在「使用條件格式」對話方塊中，選取欲刪除的規則，再點選「刪除」按鈕；（4) 點選「確定」按鈕以儲存變更。

2. 您可透過點選「檢視」>「重設檢視」，一鍵清除所有自訂檢視設定，立即還原為預設檢視。

如您所知，郵件在郵件清單中以大型表格呈現。您可以調整檢視選項，自訂表格中各欄的顯示格式，例如對齊方式、欄寬與標題等。

8.1 為每個欄位（欄）指定顯示格式

假設收件匣處於預覽檢視模式，您可以依照下列步驟為郵件清單中的欄位或欄指定顯示格式：

1. 開啟收件匣後，請點選「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「進階檢視設定」對話方塊中，請點選「設定列格式」按鈕。

3. 此時將彈出「設定列格式」對話方塊，請依您的需求進行下列設定：

（1) 在「可用欄位」清單方塊中，請點選您要變更的欄位。

（2) 點選「格式」方塊，並從下拉清單中選擇最適合的格式樣式。
提示：「格式」下拉清單中的選項，會因您在「可用欄位」清單方塊中所選的欄位而有顯著差異。

（3) 若需重新命名欄位，請在「標籤」框中輸入新名稱。

（4）在「寬度」區段中，您可以設定指定欄位以固定寬度顯示，或根據郵件欄位內容自動調整為動態寬度。
提示：即使您已設定固定寬度，當您在調整 Outlook 介面寬度，或開啟／關閉資料夾窗格、待辦清單等其他區段時，該固定值仍會自動調整。

（5) 在「對齊方式」區段中，調整指定欄位的對齊樣式，共有靠左、置中與靠右三種選擇。

4. 完成設定後，請連續點選「確定」按鈕，即可儲存設定並關閉對話方塊。

現在，郵件清單中指定的欄位已依新格式顯示。

8.2 注意事項

1. 當閱讀窗格顯示在郵件清單右側時，上述部分檢視設定可能無法生效。此時，您可以關閉閱讀窗格，或點選「檢視」>「閱讀窗格」>「關閉」或「底部」，將其移至郵件清單底部。

2. 只需點選「檢視」>「重設檢視」，即可快速清除所有自訂的檢視設定與格式。

如果您已在資料夾中自訂檢視設定（例如新增欄位、變更群組條件、調整排序方式或篩選郵件等），可快速將 Outlook 的檢視設定還原為預設值。

9.1 重設目前檢視

1. 請開啟您要重設為預設檢視設定的指定資料夾，然後點選「檢視」>「重設檢視」。

2. 在彈出的 Microsoft Outlook 對話方塊中，請點選「是」按鈕。

現在開啟資料夾後，檢視設定會立即還原為預設狀態。

重設特定檢視

您也可以依照下列步驟，重設特定檢視的設定。

1. 請開啟指定資料夾，然後依序點選「檢視」>「變更檢視」>「管理檢視」。

2. 在「管理所有檢視」對話方塊中，請先選取您要重設的指定檢視，再點擊「重設」按鈕。

3. 在彈出的 Microsoft Outlook 對話方塊中，請點選「是」按鈕。

至此，指定檢視已成功重設。如有需要，請關閉「管理所有檢視」對話方塊。