更改收件匣檢視

您可以輕鬆地將收件匣資料夾更改為預設檢視：簡約、單一和預覽。然而，如果這些預設檢視無法滿足您的需求，您可以自定義當前檢視。本教程將向您展示如何從當前檢視中新增或移除欄位。

2.1 在當前檢視中新增欄位

例如，如果您想在當前檢視中新增「抄送」欄位，您可以按以下步驟操作：

1. 開啟指定的郵件資料夾（在此情況下為收件匣資料夾），然後點擊「檢視」>「新增欄位」。

2. 在「顯示欄位」對話框中，請按以下步驟操作：
(1) 從「從可用欄位中選擇」下拉列表中選擇包含該欄位的指定類別。在此情況下，選擇「所有郵件字段」。
(2) 在「可用欄位」列表框中，點擊選擇您將新增的指定欄位。在此情況下，選擇「抄送」。
(3) 點擊「新增」按鈕。

3. 現在「抄送」欄位已新增到右側列表框中。請點擊選擇右側列表框中的「抄送」，然後點擊「向上移動」按鈕將其移動到適當位置。

4. 點擊「確定」按鈕。

至此，「抄送」欄位已新增到當前郵件資料夾中。請參見截圖：

注意：
(1) 如果指定的資料夾處於簡約檢視中，您可能無法看到新增的欄位，直到關閉閱讀窗格或將其移到底部。您可以點擊「檢視」>「閱讀窗格」>「關閉」或「底部」來調整閱讀窗格。
(2) 您可以點擊「檢視」>「重置檢視」以恢復預設檢視設定。

2.2 從當前檢視中移除欄位

有幾種方法可以從當前檢視中移除欄位。

2.2.1 從當前檢視中移除欄位

假設收件匣資料夾目前顯示在預覽檢視中，您想從此檢視中移除「主題」欄位，您可以按以下步驟操作：

1. 點擊「檢視」>「新增欄位」以開啟「顯示欄位」對話框。

2. 在「顯示欄位」對話框中，點擊選擇「按此順序顯示這些欄位」列表框中您要移除的欄位，然後點擊「移除」按鈕。

3. 點擊「確定」按鈕。

現在指定的「主題」欄位已從當前檢視中移除。

2.2.2 使用右鍵菜單從當前檢視中移除欄位

如果收件匣資料夾處於單一檢視或預覽檢視中，您可以輕鬆地使用右鍵菜單從檢視中移除欄位。
在郵件列表中，右鍵點擊您要移除的指定欄位標題，然後從右鍵菜單中選擇「移除此欄位」。

現在指定的欄位已立即從當前檢視中移除。

注意：如果指定的資料夾處於簡約檢視中，您無法右鍵點擊欄位標題，直到您關閉閱讀窗格或將其移到底部。您可以點擊「檢視」>「閱讀窗格」>「關閉」或「底部」來調整閱讀窗格。

2.2.3 使用拖放從當前檢視中移除欄位

如果收件匣資料夾處於單一檢視或預覽檢視中，您也可以輕鬆地使用拖放移除欄位。

在郵件列表的頂部，點擊您要移除的指定欄位標題，將其拖出郵件列表並放下。然後指定的欄位立即從當前檢視中移除。

注意：如果指定的資料夾處於簡約檢視中，您無法拖動欄位標題，直到您關閉閱讀窗格或將其移到底部。您可以點擊「檢視」>「閱讀窗格」>「關閉」或「底部」來調整閱讀窗格。

如果您尚未自定義收件匣資料夾檢視或重置為預設檢視，郵件將自動按接收日期和時間分組和排序在郵件列表中。這裡，本教程將向您展示如何按不同標準排列或分組郵件。

3.1 快速排列（分組和排序）郵件

您可以通過功能區和郵件列表中的排列命令輕鬆快速排列郵件（同時分組和排序郵件）。

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」選項卡上「排列」框右下角的「更多」圖標 然後點擊「顯示在組中」以啟用此選項。
提示：預設情況下，此選項已啟用。在下面的操作之前，最好檢查它是否已啟用。

2. 然後您可以通過點擊「檢視」選項卡上「排列」框中的標準快速排列郵件。

您還可以通過點擊郵件列表頂部的 然後在下拉列表的「按此排列」部分中選擇排列標準快速排列郵件。請參見截圖：

3.2 使用檢視設定分組郵件

您還可以配置檢視設定，然後輕鬆地在當前檢視中按一個或多個標準分組郵件。

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」>「檢視設定」。

2. 在開啟的對話框中，請點擊「按此分組」按鈕。

3. 在彈出的「按此分組」對話框中，請按以下步驟操作：
(1)取消勾選「根據排列自動分組」選項；
(2) 在「按此分組」部分，請從下拉列表中選擇您將根據其分組郵件的標準；
(3) 請選擇並檢查您需要的排序順序。在此情況下，我選擇「升序」。

提示：
(1) 如果您無法在上述步驟（2）中找到指定的分組標準，您可以從「從可用字段中選擇」下拉列表中更改字段類別，然後再次在「按此分組」下拉列表中選擇分組標準。
(2) 如果您需要按多個標準分組郵件，請繼續在下面的「然後按」部分指定分組標準和排序順序，根據需要。

4.依次點擊「確定」>「確定」。

現在郵件已按指定標準在郵件列表中分組。

3.3 注意

(1) 如果您需要清除自定義分組並再次按日期分組項目，請點擊功能區上的「檢視」>「日期」或 > 郵件列表頂部的「日期」。

(2) 如果您需要從當前檢視中清除自定義檢視設定，請點擊功能區上的「檢視」>「重置檢視」。

開啟收件匣郵件資料夾後，您將看到郵件在郵件列表中自動按接收日期分組和排序。在某些情況下，您可能希望按一個或多個標準排序郵件。這裡，本教程將向您展示在郵件列表中排序郵件的解決方案。

4.1 使用排列命令快速排序郵件

您可以通過點擊功能區上「檢視」選項卡中「排列」框中的命令快速排序郵件。

1.例如，您想按發件人排序郵件，您需要點擊「檢視」選項卡上「排列」框右下角的「更多」圖標 然後點擊「顯示在組中」以禁用它。

2. 然後點擊「從」在「排列」框中按發件人排序郵件，並根據需要點擊「反向排序」以反轉當前排序順序。

提示：您還可以點擊郵件列表頂部的箭頭 然後在下拉列表的「按此排列」部分中指定排序標準以在郵件列表中排序郵件。並在下拉列表中點擊「A 到 Z」或「Z 到 A」或 郵件列表頂部以反轉排序順序。

4.2 點擊欄位標題快速排序郵件

如果欄位在檢視中顯示，您可以點擊某個欄位標題輕鬆快速地按該字段排序所有郵件。

提示：
(1) 如果收件匣資料夾處於簡約檢視中，您可以點擊「檢視」>「閱讀窗格」>「關閉」或「底部」以顯示所有欄位。
(2) 如果 Outlook 界面過窄以顯示所有欄位，欄位將消失。

4.3 通過配置檢視設定排序郵件

您可以配置檢視設定，並根據需要按一個或多個標準排序郵件。

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「高級檢視設定」對話框中，請點擊「排序」按鈕。

3. 在彈出的「排序」對話框中，在「按此排序」部分中，從下拉列表中選擇主要排序標準，並根據需要檢查適當的排序順序。

提示：
(1) 如果您需要新增次要排序標準，請轉到第一個「然後按」部分，選擇次要排序標準和排序順序。第三和第四排序標準也是如此。
(2) 如果您無法從下拉列表中找到適當的排序標準，您可以從「從可用字段中選擇」下拉列表中更改字段類別，然後指定排序標準。

4.依次點擊「確定」按鈕以保存檢視設定。

現在所有郵件已按指定的排序標準在郵件列表中排序。

4.4 注意

1. 您可以點擊功能區上「檢視」選項卡中的「日期」以清除自定義排序並恢復原始排序。

2. 您可以通過點擊「檢視」>「重置檢視」從當前檢視中清除所有自定義檢視設定。

通常當您在預設簡約檢視、單一檢視或預覽檢視中顯示收件匣資料夾時，所有郵件都列在郵件列表中。實際上，您可以篩選郵件，僅在郵件列表中顯示符合條件的郵件。

5.1 快速篩選未讀郵件

開啟收件匣資料夾後，您可以點擊郵件列表頂部的「未讀」以立即篩選出所有未讀郵件。並通過點擊郵件列表頂部的「全部」清除篩選。

您還可以點擊郵件列表頂部的箭頭 以激活下拉菜單，然後從下拉菜單中點擊「未讀郵件」或「提到的郵件」以篩選未讀或提到的郵件，並從下拉菜單中點擊「所有郵件」以清除篩選。

5.2 通過配置檢視設定篩選郵件

您可以更改檢視設定以輕鬆按指定標準篩選郵件。請按以下步驟操作：

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「高級檢視設定」對話框中，請點擊「篩選」按鈕。

3. 在「篩選」對話框中，您可以根據需要新增一個或多個篩選標準。

(1) 在「郵件」選項卡下，您可以新增以下篩選標準：

• 「搜尋字詞」：按主題或郵件正文中的指定關鍵字篩選郵件；
• 「從」：按發件人篩選郵件；
• 「發送至」：按收件人篩選郵件；
• 「我在哪裡」：篩選僅發送給我的郵件，篩選抄送給包括我的多個人的郵件，或篩選發送給包括我的多個人的郵件；
• 「時間」：按接收時間、發送時間、到期時間、過期時間、創建時間或修改時間篩選郵件。

(2) 在「更多選擇」選項卡下，您可以新增以下篩選標準：

• 「類別」：按一個或多個類別篩選郵件；
• 「僅顯示項目」：篩選未讀或已讀郵件；
• 「僅顯示具有」：篩選具有或不具有附件的郵件；
• 「重要性為」：按重要性狀態篩選郵件；
• 「僅顯示項目」：按標誌狀態篩選郵件；
• 「區分大小寫」：按區分大小寫篩選郵件；
• 「大小」：按郵件大小篩選郵件。

(3) 在「高級」選項卡下，您可以根據需要新增多個自定義篩選標準。

例如，如果您想按抄送收件人篩選郵件，您可以在「定義更多標準」部分中指定篩選標準為「抄送包含指定的郵件地址」，然後點擊「新增到列表」按鈕將此自定義篩選標準新增到「尋找符合這些標準的項目」列表框中。

您可以在此處新增任意多個篩選標準，這些標準之間的邏輯關係為「與」。

4.依次點擊「確定」按鈕以保存篩選設定。

現在您將看到郵件已被篩選，僅符合所有指定篩選標準的郵件列在郵件列表中。

提示：如果您通過更改檢視設定篩選郵件，您可以按以下步驟清除篩選： (1) 點擊「檢視」>「檢視設定」； (2) 在「高級檢視設定」對話框中，點擊「篩選」按鈕； (3) 在「篩選」對話框中，先點擊「清空所有」按鈕，然後點擊「確定」按鈕； (4) 最後，點擊「確定」按鈕以關閉「高級檢視設定」對話框。

5.3 注意

您可以通過點擊「檢視」>「重置檢視」輕鬆清除所有自定義檢視設定並恢復預設檢視。

開啟郵件資料夾後，例如收件匣資料夾，您可以更改郵件列表中的字型和表格檢視設定（行和列）。本教程將向您展示如何進行其他設定並自定義 Outlook 中郵件列表的外觀。

6.1 配置其他設定以更改字型和其他表格檢視設定

假設收件匣資料夾處於預覽檢視中，我將以收件匣為例來配置其他設定以更改郵件列表的字型和其他表格檢視設定。

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「高級檢視設定」對話框中，請點擊「其他設定」按鈕。

3. 現在「其他設定」對話框彈出。您可以根據需要配置檢視設定。

6.1.1 欄位字型

此按鈕將更改欄位標題的字型、字型樣式和字號。

在「其他設定」對話框中，點擊「欄位字型」按鈕。然後在「字型」對話框中，根據需要指定字型、字型樣式和字號，然後點擊「確定」按鈕以保存字型設定。

保存檢視設定後，您將看到郵件列表中欄位標題的字型已更改為您指定的樣式。

6.1.2 行字型

此按鈕將更改郵件列表中每行郵件的字型、字型樣式和字號。

在「其他設定」對話框中，點擊「行字型」按鈕。然後在「字型」對話框中，根據需要指定字型、字型樣式和字號，然後點擊「確定」按鈕。

保存檢視設定後，您將看到郵件列表中的每行顯示為指定的字型、字型樣式和字號。

6.1.3允許單元格內編輯

如果您在「其他設定」對話框中勾選此「允許單元格內編輯」選項並保存檢視更改，您將看到郵件列表中某封郵件的每個字段都是可編輯的。只需點擊指定的字段，您就可以直接新增、移除或編輯內容。

6.1.4 顯示「新項目」行

勾選「允許單元格內編輯」選項後，您將看到「顯示「新項目」行」選項是可勾選的。如果啟用此選項，它將在郵件列表頂部新增一個空白行，以便輕鬆新增新帖子。

6.1.5 網格線樣式

預設情況下，郵件之間的網格線是實線。您可以在此更改網格線樣式。

在「其他設定」對話框中，點擊「網格線樣式」框，然後從下拉列表中選擇一種樣式。

保存後，郵件之間的網格線將更改為指定的樣式。

6.1.6 顯示項目在組中

預設情況下，此選項已勾選。如果您禁用「顯示項目在組中」選項，組名稱將從郵件列表中移除。

6.1.7 字型（郵件預覽）

此按鈕將更改郵件預覽的字型、字型樣式和字號。

點擊「郵件預覽」部分中的「字型」按鈕。然後在「字型」對話框中，根據需要指定字型、字型樣式和字號，然後點擊「確定」。

保存後，郵件預覽中的文本將以新的字型設定顯示。

6.1.8 閱讀窗格

在「其他設定」對話框中，勾選「右側」將閱讀窗格顯示在右側，勾選「底部」將其放置在底部，勾選「關閉」將關閉閱讀窗格。

6.1.9 在寬度小於 n 字元時使用簡約佈局

此選項預設啟用。當 Outlook 界面過窄時，它會自動將檢視更改為簡約。如果禁用，您可以選擇「始終使用單行佈局」或「始終使用簡約佈局」。

6.1.10 在展開的對話組中顯示來自所有資料夾的郵件

如果啟用，來自其他資料夾的郵件將在展開的對話中顯示，如果它們屬於對話線程。

6.1.11 使用經典縮進檢視顯示對話組

如果啟用，回覆將自動縮進在您回覆的郵件下方的對話中。

注意

1. 如果郵件資料夾處於簡約檢視中，某些設定可能不會生效，直到您將閱讀窗格移到底部或關閉它。

2. 無論您進行了多少自定義設定，您都可以通過點擊「檢視」>「重置檢視」快速清除所有設定。

在 Excel 中，通常使用條件格式化來自動突出顯示單元格、行或列。類似於 Excel，我們也可以在 Outlook 中應用條件格式化來自動突出顯示郵件。本教程將向您展示如何在 Outlook 中使用條件格式化。

7.1 應用條件格式化自動突出顯示郵件

假設我們需要自動突出顯示收件匣中來自某個發件人的所有郵件，我們可以應用條件格式化來完成此操作，具體如下：

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「高級檢視設定」對話框中，請點擊「條件格式化」按鈕。

3. 現在「條件格式化」對話框彈出。請點擊「新增」按鈕，然後在「名稱」框中輸入新的條件格式化規則名稱。

提示：如果您需要修改現有規則，請點擊以突出顯示「此檢視的規則」列表框中的規則。

4. 繼續在「條件格式化」對話框中點擊「字型」按鈕。然後在「字型」對話框中，根據需要指定字型、字型樣式、字號、字型顏色等，然後點擊「確定」按鈕。

5. 繼續在「條件格式化」對話框中點擊「條件」按鈕。然後在「篩選」對話框中，根據需要指定篩選標準，然後點擊「確定」按鈕。

提示：在我的情況下，我在「篩選」對話框中的「從」字段中輸入指定的發件人的郵件地址。

6.依次點擊「確定」按鈕以保存設定並關閉對話框。

現在在郵件列表中，您將看到所有符合指定標準的郵件自動突出顯示。

7.2 注意

1. 您可以按以下步驟清除指定的條件格式化規則： (1) 點擊「檢視」>「檢視設定」； (2) 在「高級檢視設定」對話框中點擊「條件格式化」按鈕； (3) 在「條件格式化」對話框中，點擊選擇規則，然後點擊「刪除」按鈕； (4) 點擊「確定」按鈕以保存更改。

2. 您可以通過點擊「檢視」>「重置檢視」清除所有自定義檢視設定並恢復預設檢視。

如您所知，郵件在郵件列表中以大表格形式列出。您可以配置檢視設定以更改欄位的顯示格式，例如對齊方式、欄寬、標籤等。

8.1 指定每個欄位（字段）的顯示格式

假設收件匣處於預覽檢視中，您可以按以下步驟指定郵件列表中欄位或字段的顯示格式：

1. 開啟收件匣資料夾後，請點擊「檢視」>「檢視設定」。

2. 在「高級檢視設定」對話框中，請點擊「格式化欄位」按鈕。

3. 現在「格式化欄位」對話框彈出。請根據需要配置和更改選項：

(1) 在「可用字段」列表框中，請點擊選擇您將更改的欄位。

(2) 點擊「格式」框，然後從下拉列表中選擇您需要的適當格式樣式。
提示：「格式」下拉列表的選項根據您在「可用字段」列表框中選擇的欄位而顯著不同。

(3) 如果您需要重新命名欄位，請在「標籤」框中輸入名稱。

(4) 在「寬度」部分，您可以配置以固定寬度顯示指定欄位，或根據此郵件字段的內容以動態寬度顯示。
提示：即使您已指定固定寬度，當您更改 Outlook 界面的寬度、開啟或關閉其他部分（如資料夾窗格、待辦事項列表等）時，固定值將自動更改。

(5) 在「對齊」部分，更改指定欄位中的對齊方式。有三種對齊樣式：左對齊、居中和右對齊。

4. 完成設定後，請依次點擊「確定」按鈕以保存設定並關閉對話框。

現在在郵件列表中，您將看到指定的欄位以新格式顯示。

8.2 注意

1. 當閱讀窗格顯示在郵件列表右側時，上述某些檢視設定可能不會生效。在這種情況下，您可以通過點擊「檢視」>「閱讀窗格」>「關閉」或「底部」來關閉閱讀窗格或將其移到底部。

2. 您可以通過點擊「檢視」>「重置檢視」快速清除所有自定義檢視設定和格式。

如果您在資料夾中進行了自定義檢視設定，例如新增欄位、更改分組標準、排序標準或篩選郵件等，您可以在 Outlook 中快速重置為預設檢視設定。

9.1 重置當前檢視

1. 開啟您將重置為預設檢視設定的指定資料夾，然後點擊「檢視」>「重置檢視」。

2. 在彈出的 Microsoft Outlook 對話框中，請點擊「是」按鈕。

現在開啟的資料夾立即恢復為預設檢視設定。

重置特定檢視的檢視

您還可以按照以下步驟重置特定檢視的檢視設定。

1. 開啟指定的資料夾，然後點擊「檢視」>「更改檢視」>「管理檢視」。

2. 在「管理所有檢視」對話框中，請點擊選擇您將重置的指定檢視，然後點擊「重置」按鈕。

3. 在彈出的 Microsoft Outlook 對話框中，請點擊「是」按鈕。

至此，指定的檢視已重置。請根據需要關閉「管理所有檢視」對話框。