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如何在 Word 中合併多個文件並保持格式?

Author Amanda Li Last modified

在 Microsoft Word 中將多個文件合併成一個文件是一項常見的任務,但使用某些方法時,要確保原始格式得以保留可能會很困難。雖然您可以手動打開每個文件並通過複製粘貼來合併它們,但這種方法耗時且可能導致格式不一致。幸運的是,有一些方法可以幫助簡化合併過程:


使用「插入文件中的文字」選項將多個文件合併為一個文件

您可以使用 Word 中的「插入文件中的文字」功能將多個文件合併為一個文件。但是,請注意,此方法可能會導致合併後的文件格式丟失。

  1. 創建一個新的 Word 文件,您希望在此處合併其他文件。然後點擊 插入 > 物件 > 插入文件中的文字

    Text from File option on the ribbon

  2. 插入文件 對話框中:
    1. 打開包含要合併文件的文件夾。
    2. 選擇要合併的文件。
    3. 點擊 插入 按鈕。

      Insert File dialog box

    提示: 按住 Ctrl 鍵逐一選擇多個文件,或按住 Shift 鍵通過點擊第一個和最後一個文件來選擇多個相鄰的文件。
  3. 如果要合併的文件保存在不同的文件夾中,根據需要重複步驟 1-2。

注意:除非逐個插入文件,否則您無法重新排列合併文件中的文件順序。


使用 Kutools for Word 合併多個文件而不丟失格式

安裝 Kutools for Word 後,無需創建新的空白文件或將所有文件放在同一文件夾中。借助 Kutools 的 合併 功能,您可以快速將多個文件合併到 Word 中而不會丟失格式。請按照以下步驟操作:

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  1. 點擊 Kutools Plus > 合併

    Merge button on the ribbon

  2. 在打開的 合併文件 對話框中,添加要合併的文件:
    1. 點擊 添加文件 按鈕。
    2. 在瀏覽對話框中,導航到包含要合併文件的文件夾。
    3. 按住 CtrlShift 鍵選擇多個文件。
    4. 點擊 確定 按鈕。

      Merge Documents dialog box > Add Files > File Explorer window

    提示:
    • 要從不同文件夾中合併文件,請重複此步驟逐一添加它們。
    • 您也可以使用 添加文件夾 按鈕批量添加保存在同一文件夾中的文件。
  3. 回到 合併文件 對話框中:
    1. 使用 上移下移 按鈕安排文件順序。
    2. 使用 文件間分隔符 下拉列表指定文件之間的分隔方式。
    3. 點擊 合併 按鈕。

      Merge Documents dialog box

所選的 Word 文件將被合併到一個新文件中,並保留其原始格式,如下圖所示:

How will the documents be merged

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使用 VBA 合併多個文件而不丟失格式

或者,您可以使用 VBA 在 Word 中合併多個文件。

  1. 將所有要合併的 Word 文件移至同一文件夾中。
    File Explorer window
  2. 以一系列序列名稱重命名 Word 文件。
    1. 右鍵單擊文件並從上下文菜單中選擇 重命名 ,然後輸入新名稱,例如 Part1
    2. 重複上述操作以重命名其他文件。
      Illustration: Rename documents with sequence names
  3. 雙擊打開您希望放置在合併文件開頭的文件。
  4. 同時按下 Alt + F11 鍵打開 Microsoft Visual Basic for Application 窗口。
  5. 點擊 插入 > 模組,然後將以下 VBA 代碼粘貼到 模組 窗口中:
    Sub MergeDocuments()
    Application.ScreenUpdating = False
    MyPath = ActiveDocument.Path
    MyName = Dir(MyPath & "\" & "*.docx")
    i = 0
    Do While MyName <> ""
    If MyName <> ActiveDocument.Name Then
    Set wb = Documents.Open(MyPath & "\" & MyName)
    Selection.WholeStory
    Selection.Copy
    Windows(1).Activate
    Selection.EndKey Unit:=wdLine
    Selection.TypeParagraph
    Selection.Paste
    i = i + 1
    wb.Close False
    End If
    MyName = Dir
    Loop
    Application.ScreenUpdating = True
    End Sub

    注意:此 VBA 只能合併文件擴展名為 docx 的 Word 文件。如果您需要合併 .doc 文件,請將代碼 MyName = Dir(MyPath & "\" & "*.docx") 中的 docx 替換為 doc

  6. 點擊 執行 按鈕或按 F5 鍵應用該 VBA。

注意:您必須以一系列序列名稱重命名文件,否則合併文件中的文件可能會出現亂序或丟失。


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