在 Word 中將手動輸入的圖說轉換為真正的圖說

在 Word 中，說明文字是用來描述圖片、表格、圖表或方程式等物件的標籤。例如，Word 可自動加入類似 圖 1 按地區銷售額 或 表 1 月度預算 的標籤。真正的說明文字非常實用，因為 Word 能自動編號、支援交叉引用，並納入圖表目錄中。 然而，有時文件中的說明文字看似正確，實際上卻並非 Word 所認可的正式說明文字。這種情況常見於手動輸入說明文字，或從網站複製內容貼到 Word 時，說明文字被當作純文字貼上。因此，這類說明文字無法正確支援自動編號、交叉引用或圖表目錄等功能。 在本教學中，我將為您示範三種實用方法，輕鬆處理 Word 中的說明文字——無論是修正手動輸入的說明文字，還是為多個物件一次插入題注，都能得心應手。

• 方法 1：手動重新插入說明文字
• 方法 2：使用 Kutools for Word 將輸入的說明文字轉換
• 方法 3：一次為多個物件執行插入題注

手動重新插入說明文字

Word 並未提供直接將純文字轉換為正式說明文字的功能。因此，若要使用 Word 的內建功能，您必須先刪除原有文字，再手動逐一重新插入每則說明文字。

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1. 按一下表格、圖片、圖表、公式或其他對應說明文字所屬的物件。
2. 前往引用資料＞ 插入題注。

   

3. 在說明文字對話方塊中：
   1. 請選擇正確的標籤，例如圖、表或方程式。如有需要，立即點選新建標籤，輕鬆建立專屬標籤！
   2. 如有需要，請在編號後輸入說明文字的描述內容。
   3. 選擇說明文字應顯示在物件的上方或下方。

      

   提示：以此方式插入的說明文字會從文件開頭起自動依序編號；若在文件較前位置新增說明文字，後續內容將自動重新編號，確保編號始終準確無誤！
4. 按一下確定，說明文字隨即插入。

   

5. 刪除原有的輸入提示文字。
6. 針對其他以純文字輸入的說明文字，重複上述步驟。

使用 Kutools for Word 將輸入的說明文字轉換

若文件包含大量輸入的說明文字，Kutools for Word 可助您快速轉換！其內建專為圖形、表格與公式設計的重建說明文字工具，能將物件上方或下方的類似說明文字的內容，一鍵轉換為正式的 Word 系統題注，大幅提升效率！

1. 在 Word 中，KUTOOLS PLUS＞ 重建，並選擇適當的指令，例如：
   • 轉換為表格題注
   • 文本轉換為表格題注
   • 或文本轉換為公式題注

     

2. 在出現的重建說明文字對話方塊中：
   1. 可將說明文字指定置於物件上方或下方。
   2. 選擇您希望重建後的說明文字呈現方式：
      • 選取轉換時不修改選取的文本，即可保留原始說明文字不變。
      • 選取轉換為統一的系統題注，即可使用 Word 的標準格式自動重建說明文字，例如 圖 1.
   3. 檢查預覽清單，確認重建後的說明文字外觀，然後按一下確定。

      

輸入的說明文字已一次性轉換為正式的 Word 說明文字。

注意：

若輸入的說明文字編號有誤，Kutools 可在重建為正式說明文字時自動修正編號。

使用 Kutools for Word 一次為多個物件執行插入題注

若文件中的物件尚未包含上方或下方的輸入說明文字，而您希望一次為多個物件新增說明文字，Kutools for Word 提供更快速便捷的解決方案！其批量插入題注功能，可輕鬆為圖片、圖表、表格、SmartArt 與公式等物件一次性插入題注，大幅提升效率！

1. 在 Word 中，點擊 KUTOOLS PLUS＞ 批量插入題注。

   

2. 在批量插入題注對話方塊中，選取您要加上說明文字的物件類型，例如：
   • 圖
   • 圖表
   • SmartArt
   • 表
   • 方程式

     

3. 按一下確定，即可為所有選取的物件類型一次執行插入題注。

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