變更或匿名化 Word 註解中的作者姓名

作者Siluvia修改日期2025-08-19

在協作編輯文件時，您或許希望變更或隱藏 Word 註解中顯示的作者姓名——無論是出於隱私考量、格式標準化，還是為了在分享檔案前進行匿名化處理。本文將介紹多種方法，協助您變更預設或現有註解的作者姓名，包括 Word 內建設定、VBA 巨集，以及文件中繼資料的編輯技巧。

變更新建註釋的預設作者姓名（預設設定）
變更現有註解的作者姓名（VBA 巨集）
在註解對話中匿名化姓名（文件檢查器）

變更新建註釋的預設作者姓名（預設設定）

此方法會設定所有新建註釋或修訂追蹤所使用的作者姓名，但不會影響現有的註解。

開啟 Word 文件，然後前往「檔案」>「選項」。
在「Word 選項」視窗中：
1. 請停留在「一般」選項卡，並找到「使用者名稱」與「縮寫」欄位。
2. 輸入您偏好的作者全名與縮寫。
3. （可選但建議）勾選此方塊：
  一律使用這些值，無論是否登入 Office
  此設定將強制 Word 使用您指定的自訂姓名，即使您以不同身分的 Office 帳戶登入亦不受影響。
4. 點擊「確定」以儲存您的變更。

現在，您在目前或新文件中插入的任何新建註解都會套用此自訂作者姓名。

附註：

變更預設作者姓名僅適用於新建註解，現有註解的作者姓名將維持不變。
為什麼要勾選「一律使用這些值，無論是否登入 Office」？
若未勾選此選項，Word 可能會自動還原為您 Office／Microsoft 365 帳戶中的使用者名稱。啟用後，無論登入與否，系統皆會一律套用您指定的姓名，確保資訊一致不變！
在 Word 中更新使用者名稱後，此變更將套用至所有 Office 應用程式，包括 Excel 與 PowerPoint。然而，Excel 與 PowerPoint 常會快取先前的姓名，導致插入註解時可能不會立即顯示新的作者姓名。
為確保新名稱順利生效，請重新開啟 Excel 或 PowerPoint，再試著插入新註解——此時應會正確顯示更新後的作者姓名！

變更現有註解的作者姓名（VBA 巨集）

若要更新文件中現有註解的作者姓名，請使用下列 VBA 巨集：

開啟您要變更現有註解作者姓名的 Word 文件。
選取包含註解的文字範圍（或按 Ctrl + A 全選文件）。
按下「Alt」+「F11」即可開啟 VBA 編輯器。

按一下「插入」>「模組」，然後貼上下列程式碼：

VBA 程式碼：變更選取範圍內註解的作者姓名

Sub ChangeCommentAuthor()
'Updated by ExtendOffice 20250708
    Dim I As Long
    Dim xNewName As String
    Dim xShortName As String
    If Selection.Comments.Count = 0 Then
        MsgBox "No comments in your selection!", vbInformation, "Kutools for Word"
        Exit Sub
    End If
    xNewName = InputBox("New author name?", "Kutools for Word")
    xShortName = InputBox("New author initials?", "Kutools for Word")
    If xNewName = "" Or xShortName = "" Then
        MsgBox "The author name/initials can’t be empty.", vbInformation, "Kutools for Word"
        Exit Sub
    End If
    With Selection
        For I = 1 To .Comments.Count
            .Comments(I).Author = xNewName
            .Comments(I).Initial = xShortName
        Next I
    End With
End Sub

按下「F5」鍵，或點擊「執行」按鈕。
請依照提示輸入新的作者姓名及其縮寫。

選取範圍內的所有註解作者姓名將同步更新。

提示：若要在分享前徹底匿名化註解，請使用通用名稱（例如「審閱者」）與縮寫（例如「R」）。

在註解對話中匿名化姓名（文件檢查器）

若您希望在分享文件時不透露任何個人資訊——包括作者姓名、電子信箱或修訂追蹤記錄——可善用 Word 的文件檢查器，輕鬆清除這類敏感資料。

儲存一份文件副本（重要！）。
前往「檔案」>「資訊」。
按一下「檢查問題 > 檢查文件」。

注意：若您的文件尚未儲存，Word 會提示您先儲存再進行檢查。請按一下「是」繼續。這可確保文件檢查器能存取最新版本的檔案。
在「文件檢查器」對話方塊中，請確認已勾選「文件內容與個人資訊」，然後點擊「檢查」。
結果出現後，請點擊「文件內容與個人資訊」旁的「全部移除」。
關閉對話方塊後，功能區下方將顯示「已啟用個人資訊移除」的通知列。請按下「Ctrl」+「S」儲存文件，以套用變更。

這將匿名化所有中繼資料，包括註解的作者。

注意：此方法並非完全刪除作者資訊，而是以「作者」等通用標籤取代姓名以達匿名效果。此操作也可能套用至修訂追蹤及其他文件內容。

無論您是在團隊中協作、準備提交給外部共享的文件，還是希望統一註解的作者顯示，Word 都提供多種方式靈活控制註解中作者姓名的呈現。您可以為新建註解自訂預設作者身分、透過 VBA 批次更新現有註解，或使用內建的文件檢查器徹底匿名化文件。每種方法各具適用情境——請選擇最符合您需求的方式。請務必留意：雖然調整顯示外觀有助於提升呈現效果與保護隱私，但若要真正實現文件匿名化，務必在分享前檢查並移除所有嵌入的中繼資料。