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如何在 Word 中從郵寄列表創建並打印信封？

Author Sun Last modified

如果您需要向多個人寄送信件，在每個信封上手寫姓名和地址可能會非常耗時，特別是當您處理的是很長的郵寄列表時。幸運的是，Microsoft Word 提供了一個內置的郵件合併功能，可以讓您使用來自列表（例如 Excel 試算表）中的數據自動創建和打印信封。本教程將逐步引導您完成整個過程，從設置信封樣式到為列表中的每位收件人打印信封。

在 Word 中從郵寄列表創建並打印信封

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在 Word 中從郵寄列表創建並打印信封

步驟 1：設置信封樣式

  1. 打開一個 Word 文檔，然後轉到「郵件」>「信封」。
    Envelopes button on the Mailings tab on the ribbon
  2. 在「信封和標籤」對話框中，輸入送達地址和回郵地址，然後點擊「選項」。
    Envelopes and Labels dialog
  3. 在彈出的對話框的「信封選項」標籤中，選擇信封大小和位置選項。
    Envelope Options dialog with the Envelope Options tab opened
  4. 切換到「打印選項」標籤，並選擇適合您的打印機的進紙方式。
    Envelope Options dialog with the Printing Options tab opened
  5. 點擊「確定」，然後點擊「打印」。
  6. 當系統提示保存回郵地址時，點擊「是」。
    Dialog box saying 'Do you want to save the new return address as the default return address?'
  7. 確認信封是否正確打印。如果沒有，調整進紙方式設置並重試。

步驟 2：將列表導入 Word

  1. 點擊「郵件」>「開始郵件合併」>「信封」。
    Envelopes option on the Mailings tab on the ribbon
  2. 在「信封選項」對話框中，點擊「確定」。新的信封佈局會出現，帶有您的默認回郵地址。
    Envelope layout in the document
  3. 轉到「郵件」>「選擇收件人」>「使用現有列表」。
    Use Existing List option on the Mailings tab
  4. 選擇包含郵寄列表的 Excel 文件並點擊「打開」，然後在彈出的「選擇表格」對話框中選擇工作表。
    Select Data Source dialog
    Arrow
    Select Table dialog
  5. 點擊「確定」，然後點擊「郵件」>「編輯收件人列表」以確認已導入的列表。
    Mail Merge Recipients dialog
  6. 選擇要包括的收件人，然後點擊「確定」。

步驟 3：將收件人信息添加到信封

  1. 將光標放在信封中央文本框中，您希望收件人地址顯示的位置。
    Envelope layout with text box
  2. 點擊「郵件」>「地址塊」以打開「插入地址塊」對話框。
    Insert Address Block dialog
  3. 在「以此格式插入收件人的姓名」下選擇所需的姓名格式，並預覽結果。
    Preview in Insert Address Block dialog
  4. 如有必要，點擊「匹配字段」以驗證郵寄列表中的字段是否正確匹配地址塊所需的字段。如果您不希望某字段出現在信封上，請從該字段的下拉列表中選擇「(未匹配)」。
    Match Fields dialog
  5. 點擊「確定」將地址塊插入信封。
    Address block inserted into envelope

步驟 4：打印信封

  1. 點擊「郵件」>「預覽結果」。使用功能區上的導航按鈕檢查每個信封的外觀。
    Preview Results button on the Mailings tab on the ribbon
    Arrow
    Names and addresses on the envelopes
  2. 點擊「完成與合併」>「打印文檔」。
    Print Documents option
  3. 在「合併到打印機」對話框中，選擇要打印的記錄，然後點擊「確定」。
    Merge to Printer dialog

信封現在已經打印完畢，準備好進行郵寄。

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