如何在 Word 中從郵件列表建立並列印信封？
若您需要寄信給多位收件人，手動在每個信封上逐一填寫姓名與地址不僅費時，更顯繁瑣——尤其當面對一份長長的郵件清單時。所幸 Microsoft Word 內建強大的郵件合併功能，能自動為您建立並列印信封，並直接套用來自外部清單（例如 Excel 試算表）的資料。本教學將一步步帶您完成整個流程，從設定信封格式，到為清單上的每位收件人快速列印專屬信封。
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在 Word 中從郵件列表建立並列印信封
步驟 1：設定信封樣式
- 開啟 Word 文件，並前往「郵件」>「信封」。
- 在「信封與標籤」對話方塊中，輸入寄件地址與回郵地址，然後點選「選項」。
- 在彈出對話方塊的「信封選項」索引標籤中，選取您所需的信封尺寸與定位設定。
- 切換至「列印選項」索引標籤，並為您的印表機選取正確的進紙方式。
- 點擊「確定」，再點擊「列印」。
- 當系統提示您儲存回覆郵件地址時，請點選「是」。
- 請確認信封是否正確列印。若未正確列印，請調整進紙方式設定後重新嘗試。
步驟 2：將清單匯入 Word
- 按一下「郵件」＞「開始合併郵件」＞「信封」。
- 在「信封選項」對話方塊中，點擊「確定」。系統將顯示全新的信封版面配置，內含您預設的回郵地址。
- 前往「郵件」＞「選擇收件人」＞「使用現有清單」。
- 選取包含您郵件列表的 Excel 檔案，點擊「開啟」，然後在彈出的「選取資料表」對話方塊中挑選所需的工作表。
- 按一下「確定」，然後點選「郵件」>「編輯收件人清單」，即可確認已匯入的清單。
- 選取您要包含的收件人，然後點選「確定」。
步驟 3：將收件人資訊新增至信封
- 將游標置於信封中央的文字方塊內（也就是您希望顯示收件人地址的位置）。
- 點選「郵件」>「地址區塊」，即可開啟「插入地址區塊」對話方塊。
- 在「以下列格式插入收件人姓名」下方，選取您偏好的姓名格式並立即預覽效果。
- 如有需要，請點選「比對欄位」，確認您的郵件列表欄位已正確對應至地址區塊所需的欄位。若不希望某個欄位顯示在信封上，請在該欄位的下拉選單中選擇「（未比對）」。
- 點擊「確定」，即可將地址區塊插入信封。
步驟 4：列印信封
- 按一下「郵件」>「預覽結果」，並利用功能區上的導覽按鈕，逐一檢視每封信封的顯示效果。
- 點擊「完成並合併」>「列印文件」。
- 在「合併至印表機」對話方塊中，選取您要列印的記錄，然後點擊「確定」。
信封已列印完成，隨時可寄出！
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