在 Outlook 中設定外出中自動回覆（完整指南）

在當今數位時代，我們隨時隨地都能存取電子郵件。然而，即使始終保持線上，有時仍無法立即回覆收到的訊息——例如正在休假或離開辦公室時。這正是「自動回覆」功能大顯身手之處，能即時告知寄件者您的回覆將有所延遲。無論您使用的是 Windows、網頁版、Mac，還是 iOS 與 Android 裝置上的 Outlook，本指南將詳盡說明如何在所有這些平台上設定外出自動回覆。現在就開始吧！

• 在 Windows 上的 Outlook 中設定外出中回覆
  • 使用自動回覆（適用於 Exchange 帳戶）
  • 輕鬆使用 Kutools for Outlook（適用於所有帳戶，簡單又靈活）
  • 使用規則（適用於所有帳戶，較複雜）
• 在 Mac 版 Outlook 中設定外出中回覆
• 在 Outlook 網頁版中設定外出中回覆
• 在 iOS 和 Android 版 Outlook 中設定外出中回覆

影片

在 Windows 上的 Outlook 中設定外出中回覆

本節將示範三種方法，協助您在 Windows 上為 Exchange 帳戶及所有帳戶設定外出回覆。

使用「自動回覆」功能設定外出中回覆

若您在 Outlook 中使用 Exchange 帳戶，可透過內建的「自動回覆」功能輕鬆設定外出回覆。請依下列步驟操作：

步驟 1：開啟「自動回覆」視窗

在 Outlook 中，請前往「檔案」索引標籤，從帳戶下拉清單中選取您要啟用自動回覆的 Exchange 帳戶，然後點擊「自動回覆」。請參閱以下螢幕截圖：

步驟 2：啟用自動回覆並設定選項

在開啟的「自動回覆」視窗中，請依下列步驟操作。

1. 勾選「傳送自動回覆」選項，即可啟用此功能。
2. 若要僅在指定的時間範圍內傳送自動回覆，請勾選「僅在此時間範圍期間傳送」核取方塊，並設定所需的開始與結束時間。
   提示：若您未設定時間範圍，自動回覆將持續啟用，直到您選取「不發送自動回覆」將其關閉為止。
3. 若您只想將自動回覆傳送給組織內部的寄件者，請留在「組織內部」頁籤中。
4. 在文字方塊中輸入您的自動回覆訊息。
5. 點擊「確定」按鈕，立即儲存您的設定！

結果

若您在步驟 3 中設定了自動回覆的時間範圍，系統將於指定時間啟動自動答覆功能，屆時 Outlook 功能區下方會顯示黃色資訊列；若未指定時間範圍，則自動答覆將立即啟動。

您可前往「已傳送郵件」資料夾，查看標題前綴為「自動回覆：」的自動回覆郵件。

不可錯過重點

• 若同時啟用 Exchange 帳戶的「自動回覆」功能，以及為其他電子郵件帳戶（例如 POP 帳戶）設定的「自動回覆規則」，當收到郵件時，可能會同時觸發 Exchange 的「自動回覆」與用戶端的自動回覆規則。回覆順序取決於伺服器處理與用戶端規則的執行順序。
  • Exchange 的「自動回覆」：這是 Exchange 的伺服器端功能，即使 Outlook 未執行也能正常運作。
  • 透過建立規則的自動回覆：這通常是用戶端功能，需在 Outlook 啟動並處理收件匣郵件時才能運作。
  因此，若同時設定這兩種回覆方式，寄件者可能會收到兩封自動回覆郵件。
• 若要關閉此功能，只需點選資訊列中的「關閉」按鈕即可。

使用 Kutools for Outlook 輕鬆設定外出中回覆

鑑於上述方法的限制，強烈推薦您使用「Kutools for Outlook」的「自動答覆」功能——無論郵件帳戶類型為何，皆能輕鬆在 Outlook 中設定外出回覆！安裝 Kutools for Outlook 後，請依照下列步驟操作：

步驟 1：設定自動答覆選項

選取「Kutools」>「回覆」>「管理自動回覆」以開啟「自動答覆」對話方塊，然後請執行下列操作：

1. 勾選您想要啟用自動回覆的電子郵件帳戶：
   「勾選帳戶」區段會列出 Outlook 中的所有帳戶，請勾選欲啟用自動回覆的帳戶。
2. 修改自動回覆電子郵件的主旨前綴：
   「刪除主旨前綴」文字方塊中的預設文字為「自動回覆」，將自動加在自動回覆郵件主旨的開頭。您可依需求自由替換此預設文字！
3. 輸入自動回覆內容：
   對話方塊已內建預設範本，您可依需求輕鬆修改！
4. 儲存變更：點選「確定」按鈕。
   

步驟 2：啟用自動答覆功能

系統將彈出「Kutools for Outlook」對話方塊，詢問您是否立即啟用該功能；點擊「是」即可順利啟用。

結果

從現在起，寄至已勾選帳戶的來信將自動觸發回覆。

透過建立 Outlook 規則設定外出中回覆

您也可以建立 Outlook 規則，為所有帳戶設定外出回覆，但此方法需經過多個步驟才能完成。如有需要，請依下列步驟操作。

步驟 1：建立自動答覆模板

1. 在 Outlook 中，點擊「首頁」頁籤下的「新增郵件」，即可建立一封新郵件。

   

2. 在「郵件」視窗中，為您的範本輸入主旨與郵件內容。

   

3. 點選「檔案」>「另存新檔」。

   

4. 在開啟的「另存新檔」對話方塊中，為範本命名（預設會使用郵件標題作為範本名稱），從「指定保存格式」下拉式選單中選取「Outlook 範本」，然後點擊「儲存」按鈕。
   此自訂範本將自動儲存至預設的個人範本位置。

   

5. 儲存範本後，請關閉郵件而不另存檔案。

步驟 2：開啟「規則與警示」視窗

在「首頁」索引標籤中，點擊「規則」>「管理規則與警示」，即可開啟「規則與警示」視窗。

步驟 3：建立外出中自動回覆規則

在「規則與警示」視窗中，請依照下列步驟設定外出時的自動回覆規則。

1. 在「電子郵件規則」頁籤下，指定要套用自動回覆規則的電子郵件帳戶，然後點選「新增規則」按鈕。
   提示：若 Outlook 的「規則與警示」視窗中未顯示「將變更套用至此資料夾」下拉選單，您所建立的規則將自動套用至所有帳戶。

   

2. 在第一個「規則嚮導」中，於「從空白規則開始」區段選取「對我收到的郵件套用規則」，然後按一下「下一步」按鈕。

   

3. 在第二個「規則嚮導」中，若您希望自動回覆所有收到的電子郵件，請直接點選「下一步」按鈕，無需勾選任何條件。隨後彈出的「Microsoft Outlook」對話方塊中，請點選「是」按鈕。
   提示：若您只想自動回覆特定郵件，請設定所需條件。

   

4. 在第三個「規則嚮導」中，於「步驟 1」方塊中勾選「使用特定範本回覆」核取方塊，然後按一下「步驟 2」方塊中的底線文字。

   

5. 在「選取答覆模板」對話方塊中，從「瀏覽」下拉式清單選擇「檔案系統中的使用者範本」，選取您於步驟 1 中建立的範本，然後點擊「開啟」按鈕。

   

6. 返回第三個「規則嚮導」後，請點擊「下一步」按鈕繼續。

   

7. 在第四個「規則嚮導」中，如有需要，可為您的規則設定例外狀況。這裡我直接點選「下一步」按鈕，不勾選任何例外條件。

   

8. 在最後一個「規則嚮導」中，於步驟 1 為此規則指定名稱，於步驟 2 保持勾選「啟用此規則」核取方塊，然後按一下「完成」按鈕。

   

9. 接著會彈出「Microsoft Outlook」提示方塊，提醒您此規則僅在 Outlook 執行時才會生效，請點選「確定」按鈕。

   

10. 接著返回「規則與警示」視窗，您將看到已建立的規則列表，點擊「確定」按鈕即可儲存規則。

    

結果

您已成功設定自動回覆規則！從現在起，寄至指定帳戶（或所有帳戶）的郵件將自動觸發此規則，寄件者會立即收到您的自動回覆。

在 Mac 版 Outlook 中設定外出中回覆

若您想在 Mac 版 Outlook 中設定自動回覆，本節提供的方法將協助您輕鬆達成。請依照下列步驟操作：

步驟 1：存取「外出中」功能

啟動 Mac 版 Outlook，開啟您要啟用外出中功能的電子郵件帳戶，然後前往「工具」索引標籤，並點選「外出中」。

步驟 2：設定自動回覆選項

在「自動回覆設定」對話方塊中，請完成以下設定。

1. 勾選「為帳戶傳送自動回覆」（您的帳戶）核取方塊。
2. 在「針對每位寄件者僅回覆一次」的文字方塊中，輸入您要傳送的自動回覆訊息內容。
3. 以下為選用項目：
   • 設定自動回覆的開始與結束日期時間：勾選「僅在此時間範圍內傳送回覆」核取方塊，並輸入起訖日期與時間。超過結束時間後，外出回覆將自動關閉。
   • 回覆組織外部人員：如有需要，請勾選「同時回覆組織外部寄件者」核取方塊，並選擇「僅回覆我的聯絡人清單中的寄件者」或「回覆所有外部寄件者」，然後輸入自動回覆訊息內容。
4. 點擊「確定」即可儲存設定並啟用此自動回覆功能。

   

結果

您的 Mac 版 Outlook 中已為某些電子郵件帳戶啟用自動回覆功能，從即刻起，寄至這些帳戶的郵件將自動收到回覆。

在 Outlook 網頁版中設定外出中回覆

若您正在使用 Outlook 網頁版並希望設定外出回覆，本節提供的方法將助您輕鬆完成。請依照下列步驟操作：

步驟 1：存取「自動回覆」功能

1. 在頁面右上角，按一下「設定」按鈕

   

2. 在開啟的「設定」視窗中，於「郵件」區段選取「自動回覆」。

   

步驟 2：設定「自動回覆」選項

1. 點擊「開啟自動回覆」切換開關，即可啟用「自動回覆」功能。
2. 勾選「僅在一段時間內傳送回覆」核取方塊，並設定自動回覆的起訖日期與時間；若無此需求，可直接忽略。
3. 在文字編輯框中，輸入自動回覆訊息的內容。
4. 點擊「儲存」按鈕。

   

結果

您已在 Outlook 網頁版中啟用自動回覆功能。從現在起，所有寄至該帳戶的郵件都會自動收到回覆。

在 iOS 與 Android 版 Outlook 中設定外出中回覆

許多 Outlook 使用者熟悉在電腦上設定自動回覆，卻不太清楚如何在行動裝置上操作。在本文最後一節，我將逐步引導您透過 iOS 或 Android 裝置設定自動回覆，確保您無論身在何處都能維持清晰暢通的溝通。請依照下列步驟操作。

步驟 1：在 iOS 或 Android 裝置上啟動 Outlook

步驟 2：存取「自動回覆」功能

1. 在頁面左上角，按一下「首頁」按鈕

   

2. 接著點擊「設定」按鈕。

   

3. 在「設定」對話方塊的「郵件帳戶」區段中，選取您要啟用自動回覆功能的電子郵件帳戶。在此範例中，我選擇了「Exchange」帳戶。

   

4. 在「Exchange」頁面中（若您在上一步選擇了其他帳戶，此對話方塊的標題將顯示該帳戶的網域），您會看到「自動回覆」功能目前處於關閉狀態，請點擊它以啟用。

   

步驟 3：設定自動回覆選項

在「自動回覆」對話方塊中，請依下列方式進行設定。

1. 在「自動回覆」欄位中，開啟切換開關。
2. 指定自動回覆的對象：「所有人」或「僅限組織內人員」。在此我選擇「回覆所有人」。
3. 在「回覆所有人」文字框中輸入您的回覆訊息。
4. 點擊畫面右上角的勾選記號，立即儲存您的設定！

   

   注意事項：

   • 在「於指定時間內回覆」欄位中，開啟切換開關，即可設定自動回覆的開始與結束日期時間。
   • 開啟「使用不同回覆內容」欄位中的切換開關，即可分別為組織內部與外部人員設定專屬的回覆訊息。
   • 若您選擇非 Exchange 帳戶的其他帳戶類型，「自動回覆」對話方塊中將不會出現「使用不同回覆內容」欄位。
   • 當您返回上一個對話方塊時，即可看到「自動回覆」功能已啟用。

     

結果

您已在 iOS 或 Android 版 Outlook 中啟用自動回覆功能。

總而言之，在 Outlook 中設定休假自動回覆，能確保聯絡您的對象即時知悉您暫時不在，維持專業又高效的溝通體驗。無論您使用的是 Windows、Mac、網頁版或行動裝置上的 Outlook，這項功能所提供的彈性與深度都不可或缺。我們希望這份完整指南能助您輕鬆在各平台順利設定自動回覆，為您與郵件往來對象打造無縫溝通流程。若想進一步掌握 Outlook 的強大功能，歡迎探索我們網站提供的豐富教學資源！在此探索更多 Outlook 實用技巧。

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