在 Outlook 中設置外出自動回覆（完整指南）

在當今的數位時代，我們可以隨時隨地存取我們的郵件。然而，即使我們總是在線上，有時我們可能無法立即回覆收到的郵件，例如在假期或不在辦公室時。這時，外出自動回覆功能就變得非常有價值，讓郵件發件人知道我們的回覆會有所延遲。無論您是在 "Windows"、"Web"、"Mac"，甚至是 "iOS 和 Android 設備" 上使用 Outlook，本指南將幫助您深入了解如何在所有這些平台上設置外出自動回覆。讓我們開始吧。

• 在 Windows 上的 Outlook 中設置外出回覆
  • 使用自動回覆（適用於 Exchange 帳戶）
  • 輕鬆使用 Kutools for Outlook（適用於所有郵箱帳戶，簡單且靈活）
  • 使用規則（適用於所有郵箱帳戶，較為複雜）
• 在 Mac 上的 Outlook 中設置外出回覆
• 在 Web 上的 Outlook 中設置外出回覆
• 在 iOS 和 Android 上的 Outlook 中設置外出回覆

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在 Windows 上的 Outlook 中設置外出回覆

本節展示了三種方法，幫助您在 Windows 上為 Exchange 帳戶和所有郵箱帳戶設置外出回覆。

使用自動回覆功能設置外出回覆

如果您在 Outlook 中使用 Exchange 帳戶，內建的 "自動回覆" 功能可以幫助您在 Outlook 中設置外出回覆。請按以下步驟操作。

步驟1：打開自動回覆視窗

在您的 Outlook 中，轉到 "文件" 標籤，選擇您需要啟用自動回覆的 Exchange 帳戶，然後點擊 "自動回覆"。請參見截圖：

步驟2：啟用自動回覆並配置設置

在打開的 "自動回覆" 視窗中，您需要按以下步驟操作。

1. 選擇 "發送自動回覆" 選項以啟用此功能。
2. 若要僅在指定的時間範圍內發送自動回覆，勾選 "僅在此時間範圍內發送" 選框，並指定所需的開始和結束時間。
   提示：如果您未設置時間段，您的自動回覆將保持開啟狀態，直到您選擇 "不發送自動回覆" 將其關閉。
3. 如果您只想向組織內的發件人發送自動回覆，請停留在 "我的組織內" 標籤中。
4. 在文本框中輸入自動回覆信息。
5. 點擊 "確定" 按鈕以保存設置。

結果

如果您在步驟3 中設置了自動回覆的時間段，則自動回覆將在指定時間啟動，然後您將看到 Outlook 功能區下方顯示一個黃色信息欄。如果未指定時間段，自動回覆將立即啟動。

您可以轉到 "已傳送郵件"目錄查看自動回覆郵件（郵件前綴為 "自動回覆:"）。

不容錯過的要點

• 如果同時啟用了 Exchange 帳戶的 "自動回覆" 功能和您為其他郵箱帳戶（如 POP 帳戶）創建的 "自動回覆規則"，當收到郵件時，可能會觸發來自 Exchange "自動回覆" 和客戶端自動回覆規則的回應。回應的順序取決於伺服器處理和客戶端規則執行的順序。
  • Exchange 的 "自動回覆"：這是 Exchange 的伺服器端功能，不需要 Outlook 運行。
  • 通過創建的規則進行自動回覆：這通常是客戶端功能，需要 Outlook 處於活動狀態並處理收到的郵件。
  因此，如果設置了兩種回覆方法，向您發送郵件的人可能會收到兩封自動回覆郵件。
• 要關閉此功能，只需點擊信息欄中的 "關閉" 按鈕。

輕鬆使用 Kutools for Outlook 設置外出回覆

鑑於上述方法的限制，這裡我想推薦您使用 "Kutools for Outlook" 的 "自動回覆" 功能，這可以幫助您在 Outlook 中輕鬆設置外出回覆，無論郵箱帳戶類型如何。在下載並安裝 Kutools for Outlook 後，您需要按以下步驟操作：

步驟1：配置自動回覆設置

選擇 "Kutools" > "回覆" > "管理自動回覆"以打開 "自動回覆" 對話框，然後您需要：

1. 勾選您希望啟用自動回覆的郵箱帳戶：
   "勾選帳戶" 部分列出了您 Outlook 中的所有郵箱帳戶。選擇您希望啟用自動回覆的帳戶。
2. 修改自動回覆郵件的主題前綴：
   "主題前綴" 文本框中的默認文本是 “自動回覆”。這將是自動回覆郵件主題的前綴。您可以根據需要替換此默認文本。
3. 輸入自動回覆內容：
   對話框中提供了一個默認模板，您可以根據需要進行修改。
4. 保存更改：點擊 "確定" 按鈕。
   

步驟2：啟用自動回覆功能

一個 "Kutools for Outlook" 對話框彈出，詢問您是否要立即啟用此功能。點擊 "是" 按鈕以啟用此功能。

結果

從現在開始，發送到勾選帳戶的郵件將觸發自動回覆。

通過創建 Outlook 規則設置外出回覆

您還可以創建 Outlook 規則來為所有郵箱帳戶設置外出回覆。然而，此方法需要多個步驟才能完成。如果需要，請按照以下步驟操作。

步驟1：創建自動回覆模板

1. 在 Outlook 中，點擊 "首頁" 標籤下的 "新建郵件"來創建一封新郵件。

   

2. 在 "郵件" 視窗中，輸入模板的主題和正文。

   

3. 點擊 "文件" > "另存為"。

   

4. 在打開的 "另存為" 對話框中，命名模板（默認情況下，郵件主題將用作模板名稱），從 "指定保存格式" 下拉列表中選擇 "Outlook 模板"，然後點擊 "保存" 按鈕。
   此自訂模板將保存在默認的個人模板位置。

   

5. 保存模板後，關閉郵件而不保存。

步驟2：打開規則和警報視窗

在 "首頁" 標籤下，點擊 "規則" > "管理規則和警報"以打開 "規則和警報" 視窗。

步驟3：創建外出自動回覆規則

在 "規則和警報" 視窗中，請按以下步驟創建外出自動回覆規則。

1. 在 "郵件規則" 標籤下，指定您希望應用自動回覆規則的郵箱帳戶，然後點擊 "新規則" 按鈕。
   提示：如果您的 Outlook 的 "規則和警報" 視窗中未顯示 "應用更改至此目錄" 下拉列表，則您創建的規則將應用於所有郵箱帳戶。

   

2. 在第一個 "規則嚮導" 中，在 "從空白規則開始" 部分選擇 "對我接收的郵件應用規則"，然後點擊 "下一步" 按鈕。

   

3. 在第二個 "規則嚮導" 中，如果您想自動回覆您收到的每封郵件，請不勾選任何條件直接點擊 "下一步" 按鈕。在彈出的 "Microsoft Outlook" 對話框中，點擊 "是" 按鈕。
   提示：如果您只想自動回覆某些郵件，請指定您需要的條件。

   

4. 在第三個 "規則嚮導" 中，勾選 "使用特定模板回覆" 選框，然後點擊 "步驟2" 框中的下劃線文本。

   

5. 在選擇回覆模板對話框中，從 "尋找範圍" 下拉列表中選擇 "文件系統中的用戶模板"，選擇您在步驟1 中創建的模板，然後點擊 "打開" 按鈕。

   

6. 返回第三個 "規則嚮導" 時，點擊 "下一步" 按鈕繼續。

   

7. 在第四個 "規則嚮導" 中，如有必要，為您的規則指定例外情況。這裡我不勾選任何例外情況直接點擊 "下一步" 按鈕。

   

8. 在最後一個 "規則嚮導" 中，在步驟1 部分指定此規則的名稱，保持步驟2 中的 "啟用此規則" 框勾選，然後點擊 "完成" 按鈕。

   

9. 然後會彈出一個 "Microsoft Outlook" 提示框，提醒您該規則僅在 Outlook 運行時執行。點擊 "確定" 按鈕。

   

10. 然後返回到 "規則和警報" 視窗，您可以看到創建的規則列在視窗中，點擊 "確定" 按鈕以保存規則。

    

結果

現在您已創建了一個自動回覆規則。從現在開始，發送到指定帳戶或所有帳戶的郵件將觸發此自動回覆規則，向您發送郵件的人將收到自動回覆郵件。

在 Mac 上的 Outlook 中設置外出回覆

如果您想在 Mac 上的 Outlook 中設置自動回覆，本節中的方法可以幫助您。請按以下步驟操作。

步驟1：訪問 "外出" 功能

在 Mac 上啟動 Outlook，打開您希望啟用外出功能的郵箱帳戶，然後轉到 "工具" 標籤並選擇 "外出"。

步驟2：配置自動回覆設置

在 "自動回覆設置" 對話框中，您需要進行以下配置。

1. 勾選 "為帳戶發送自動回覆" “(您的帳戶)” 選框。
2. 在 "每位發件人回覆一次" 文本框中輸入自動回覆信息的正文。
3. 這是可選的：
   • 設置自動回覆的開始和結束日期：勾選 "僅在此期間發送回覆" 選框，並輸入開始和結束日期及時間。結束日期和時間後，外出回覆將自動關閉。
   • 回覆組織外的人：如有需要，勾選 "也發送回覆給組織外的發件人" 選框。選擇 "僅發送給我的聯絡人列表中的發件人" 或 "發送給所有外部發件人"，然後輸入自動回覆信息的正文。
4. 點擊 "確定"以保存設置並應用此自動回覆功能。

   

結果

在您的 Mac 上的 Outlook 中，某些郵箱帳戶已啟用了自動回覆。從現在開始，發送到此帳戶的郵件將觸發自動回覆。

在 Web 上的 Outlook 中設置外出回覆

如果您在 Web 上使用 Outlook 並希望設置外出回覆，本節中的方法可以幫助您。請按照以下步驟操作。

步驟1：訪問 "自動回覆" 功能

1. 在頁面右上角，點擊 "選項" 按鈕

   

2. 在打開的 "選項" 視窗中，在 "郵件" 部分選擇 "自動回覆"。

   

步驟2：配置 "自動回覆" 設置

1. 點擊 "開啟自動回覆" 切換按鈕以開啟 "自動回覆" 功能。
2. 勾選 "僅在一段時間內發送回覆" 選框，並指定自動回覆的開始和結束日期及時間。如果不需要，您可以忽略此設置。
3. 在文本編輯框中輸入自動回覆信息的正文。
4. 點擊 "保存" 按鈕。

   

結果

現在您已在 Web 上的 Outlook 中啟用了自動回覆。從現在開始，發送到此帳戶的郵件將觸發自動回覆。

在 iOS 和 Android 上的 Outlook 中設置外出回覆

許多 Outlook 用戶熟悉在桌面上設置自動回覆，但對移動程序知之甚少。在本文的最後一節中，我將引導您如何從您的 iOS 或 Android 設備設置自動回覆，確保無論您身在何處都能保持清晰的溝通。讓我們按照以下步驟進行。

步驟1：在您的 iOS 或 Android 設備中啟動 Outlook

步驟2：訪問 "自動回覆" 功能

1. 在頁面左上角，點擊 "首頁" 按鈕

   

2. 然後點擊 "選項" 按鈕。

   

3. 在 "選項" 對話框中，在 "郵箱帳戶" 部分，選擇您希望啟用自動回覆的郵箱帳戶。在這種情況下，我選擇了一個 "Exchange" 帳戶。

   

4. 在 "Exchange" 頁面（如果您在上一步選擇了其他帳戶，此對話框的標題將顯示其他帳戶的域名）中，您可以看到 "自動回覆" 功能已關閉。請點擊它。

   

步驟3：配置自動回覆設置

在 "自動回覆" 對話框中，您需要按以下步驟配置。

1. 在 "自動回覆" 欄位中，切換開關至開啟。
2. 指定您希望向誰發送自動回覆："向所有人" 或 "僅向組織內的人"。這裡我選擇 "回覆所有人"。
3. 在 "回覆所有人" 文本框中輸入回覆信息。
4. 點擊屏幕右上角的勾號 以保存設置。

   

   注意：

   • 在 "在一段時間內回覆" 欄位中，切換開關至開啟，然後您可以設置發送自動回覆的開始和結束日期及時間。
   • 在 "使用不同回覆" 欄位中，切換開關至開啟，然後您可以為組織內或組織外的人指定不同的回覆信息。
   • 如果您選擇了不同類型的帳戶而不是 Exchange 帳戶，"使用不同回覆" 欄位將不會出現在 "自動回覆" 對話框中。
   • 當您返回到上一個對話框時，您可以看到 "自動回覆" 功能已開啟。

     

結果

現在您已在 iOS 或 Android 上的 Outlook 中啟用了自動回覆。

簡而言之，能夠在 Outlook 中設置外出自動回覆，確保聯繫您的人知道您不在，從而保持專業和有效的溝通。無論您是在 Windows、Mac、Web 還是移動設備上使用 Outlook，這一功能提供的靈活性和深度都是不可或缺的。我們希望這份全面的指南能夠為您提供在不同平台上無縫配置這些回覆的知識，確保您和您的郵件聯絡人都能獲得順暢的體驗。對於那些渴望深入了解 Outlook 功能的人，我們的網站擁有豐富的教程。在這裡發現更多 Outlook 的技巧和竅門。

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