在 Outlook 中設定外出中自動回覆（完整指南）

在當今數位時代，我們隨時隨地都能存取電子郵件。然而，即使始終線上，有時仍無法立即回覆訊息——例如在休假或離開辦公室期間。「不在辦公室」自動答覆功能正是此時的最佳幫手，能即時告知寄件者您的回覆將有所延遲。無論您使用的是 Windows 版、網頁版、Mac 版 Outlook，還是 iOS 與 Android 裝置，本指南將詳盡說明如何在所有這些平台上設定外出自動回覆。現在就開始吧！

• 在 Windows 上的 Outlook 中設定外出中回覆
  • 使用自動回覆（適用於 Exchange 帳戶）
  • 輕鬆使用 Kutools for Outlook（適用於所有帳戶，簡單又靈活）
  • 使用規則（適用於所有帳戶，較為複雜）
• 在 Mac 上的 Outlook 中設定外出中回覆
• 在 Outlook 網頁版中設定外出中回覆
• 在 iOS 和 Android 版 Outlook 中設定外出中回覆

影片

在 Windows 的 Outlook 中設定外出中回覆

本節將示範三種方法，協助您在 Windows 上為 Exchange 帳戶及所有帳戶設定外出回覆。

使用自動回覆功能設定外出中回覆

若您在 Outlook 中使用 Exchange 帳戶，可透過內建的「自動回覆」功能輕鬆設定外出回覆。請依照下列步驟操作：

步驟 1：開啟自動回覆視窗

在 Outlook 中，請前往「檔案」索引標籤，從帳戶下拉清單中選取您要啟用自動回覆的 Exchange 帳戶，然後點擊「自動回覆」。請參閱以下螢幕截圖：

步驟 2：啟用自動回覆並設定相關選項

在開啟的「自動回覆」視窗中，請依照以下步驟操作。

1. 勾選「傳送自動回覆」選項，即可啟用此功能。
2. 若要僅在指定的時間範圍內傳送自動回覆，請勾選「僅在此時間範圍期間傳送」核取方塊，並設定所需的開始與結束時間。
   提示：若您未設定時間範圍，自動回覆將持續啟用，直到您選取「不發送自動回覆」將其關閉為止。
3. 若您僅希望向組織內部的寄件者傳送自動回覆，請留在「組織內部」索引標籤中。
4. 在文字方塊中輸入您的自動回覆訊息。
5. 點擊「確定」按鈕，立即儲存您的設定！

結果

若您在步驟 3 中設定了自動回覆的時間範圍，自動答覆將於指定時間啟動，屆時 Outlook 功能區下方會顯示黃色資訊列；若未指定時間範圍，自動答覆將立即啟動。

您可以前往「已傳送郵件」資料夾，查看標題前綴為「自動回覆：」的自動回覆郵件。

不可錯過的重點

• 若同時啟用 Exchange 帳戶的「自動回覆」功能，以及為其他電子郵件帳戶（例如 POP 帳戶）設定的「自動回覆規則」，當收到郵件時，可能會同時觸發來自 Exchange「自動回覆」與用戶端自動回覆規則的兩封回覆。回覆順序取決於伺服器處理與用戶端規則執行的先後次序。
  • Exchange 的「自動回覆」：這是 Exchange 伺服器端的功能，無需 Outlook 正在執行即可運作。
  • 透過建立規則的自動回覆：這通常是用戶端功能，需在 Outlook 啟動並處理收件匣郵件時才能運作。
  因此，若同時啟用這兩種自動回覆機制，寄件者可能會收到兩封自動回覆郵件。
• 若要關閉此功能，只需點擊資訊列中的「關閉」按鈕即可。

輕鬆使用 Kutools for Outlook 設定外出中回覆

鑒於上述方法有所限制，推薦您使用「Kutools for Outlook」的「自動答覆」功能——無論使用何種郵件帳戶類型，皆可輕鬆設定外出回覆！安裝 Kutools for Outlook 後，請依下列步驟操作：

步驟 1：設定自動答覆選項

選取「Kutools」>「回覆」>「管理自動回覆」以開啟「自動答覆」對話方塊，然後請執行下列操作：

1. 勾選您想啟用自動回覆的電子郵件帳戶：
   「勾選帳戶」區段會列出您 Outlook 中的所有帳戶，請選取欲啟用自動回覆的帳戶。
2. 修改自動回覆郵件的刪除主題前綴：
   「刪除主題前綴」文字方塊中的預設文字為「自動回覆」，將作為自動回覆郵件標題的前置詞。您可依需求自由替換此預設文字！
3. 輸入自動回覆內容：
   對話方塊已內建預設範本，您可依需求輕鬆修改！
4. 儲存變更：點選「確定」按鈕。
   

步驟 2：啟用自動答覆功能

系統將彈出「Kutools for Outlook」對話方塊，詢問您是否立即啟用該功能。點擊「是」即可順利啟用！

結果

從現在起，寄至已勾選帳戶的新郵件將自動觸發回覆。

透過建立 Outlook 規則設定外出中回覆

您也可以建立 Outlook 規則，為所有帳戶設定外出回覆，但此方法需經過多個步驟才能完成。如有需要，請依照下列步驟操作。

步驟 1：建立自動答覆模板

1. 在 Outlook 中，點擊「首頁」索引標籤下的「新增郵件」，即可建立一封新郵件。

   

2. 在「郵件」視窗中，為您的範本輸入吸引人的主旨與郵件內文。

   

3. 點選「檔案」>「另存新檔」。

   

4. 在開啟的「另存新檔」對話方塊中，為範本命名（預設會使用郵件標題作為範本名稱），從「指定保存格式」下拉式清單中選取「Outlook 範本」，然後點擊「儲存」按鈕。
   此自訂範本將自動儲存至預設的個人範本位置。

   

5. 儲存範本後，關閉郵件且不要儲存。

步驟 2：開啟規則與警示視窗

在「首頁」索引標籤中，點擊「規則」>「管理規則與警示」，即可開啟「規則與警示」視窗。

步驟 3：建立外出中自動回覆規則

在「規則與警示」視窗中，請依照下列步驟設定外出時的自動回覆規則。

1. 在「郵件規則」索引標籤下，指定要套用自動回覆規則的電子郵件帳戶，然後點選「新增規則」按鈕。
   提示：若您的 Outlook「規則與警示」視窗中未顯示「將變更套用至此資料夾」下拉式選單，所建立的規則將自動套用至所有帳戶。

   

2. 在第一個「規則嚮導」中，於「從空白規則開始」區段選取「對我收到的郵件套用規則」，然後按一下「下一步」按鈕。

   

3. 在第二個「規則嚮導」中，若您希望對每封收到的郵件自動回覆，請直接點選「下一步」按鈕，無需勾選任何條件。隨後彈出的「Microsoft Outlook」對話方塊中，請點選「是」按鈕。
   提示：若您只想對特定郵件自動回覆，請設定所需條件。

   

4. 在第三個「規則嚮導」中，於「步驟 1」方塊中勾選「使用特定範本回覆」核取方塊，然後按一下「步驟 2」方塊中的底線文字。

   

5. 在「選取答覆模板」對話方塊中，從「瀏覽」下拉式清單選擇「檔案系統中的使用者範本」，選取您於步驟 1 中建立的範本，然後點擊「開啟」按鈕。

   

6. 返回第三個「規則嚮導」後，請點擊「下一步」按鈕繼續。

   

7. 在第四個「規則嚮導」中，如有需要，可為規則指定例外狀況；此處我直接點選「下一步」按鈕，未勾選任何例外。

   

8. 在最後一個「規則嚮導」中，於步驟 1 為此規則指定名稱，在步驟 2 中確保「啟用此規則」核取方塊已勾選，然後按一下「完成」按鈕。

   

9. 接著會彈出「Microsoft Outlook」提示方塊，提醒您此規則僅在 Outlook 執行時才會生效，請點選「確定」按鈕。

   

10. 接著返回「規則與警示」視窗，您將看到已建立的規則列表，點擊「確定」按鈕即可儲存規則。

    

結果

您已成功設定自動回覆規則！從現在起，寄至指定帳戶（或所有帳戶）的新郵件將自動觸發此規則，寄件者會立即收到您的自動回覆郵件。

在 Mac 版 Outlook 中設定外出中回覆

若您想在 Mac 版 Outlook 中設定自動回覆，本節將為您提供清晰指引。請依照下列步驟操作：

步驟 1：存取「外出中」功能

啟動 Mac 版 Outlook，開啟您要啟用外出中功能的電子郵件帳戶，然後前往「工具」索引標籤，並選取「外出中」。

步驟 2：設定自動回覆選項

在「自動回覆設定」對話方塊中，請完成以下設定。

1. 勾選「為帳戶傳送自動回覆」（您的帳戶）核取方塊。
2. 在「對每位寄件者僅回覆一次」的文字方塊中，輸入您要傳送的自動回覆訊息內容。
3. 以下為選用項目：
   • 設定自動回覆的開始與結束日期時間：勾選「僅在此時間期間內傳送回覆」核取方塊，並輸入起訖日期與時間。超過結束時間後，外出回覆將自動關閉。
   • 回覆組織外部人員：如有需要，請勾選「同時回覆組織外部寄件者」核取方塊，並選擇「僅回覆我的聯絡人清單中的寄件者」或「回覆所有外部寄件者」，然後輸入自動回覆訊息內容。
4. 按一下「確定」，即可儲存設定並啟用此自動回覆功能。

   

結果

已在您的 Mac 版 Outlook 中為特定電子郵件帳戶啟用自動回覆功能。從現在起，所有寄至該帳戶的新郵件都會自動收到回覆。

在 Outlook 網頁版中設定外出中回覆

若您正在使用 Outlook 網頁版並希望設定外出回覆，本節將為您提供簡便的設定方法。請依照下列步驟操作：

步驟 1：存取「自動回覆」功能

1. 在頁面右上角，按一下「設定」按鈕

   

2. 在開啟的「設定」視窗中，於「郵件」區段選取「自動回覆」。

   

步驟 2：設定「自動回覆」選項

1. 點擊「開啟自動回覆」切換開關，即可啟用「自動回覆」功能。
2. 勾選「僅在一段時間內傳送回覆」核取方塊，並設定自動回覆的開始與結束日期及時間。若無此需求，可忽略此設定。
3. 在文字編輯框中，輸入您的自動回覆訊息內容。
4. 點擊「儲存」按鈕。

   

結果

您已在 Outlook 網頁版中啟用自動回覆功能。從現在起，所有寄至該帳戶的新郵件都會自動收到回覆。

在 iOS 與 Android 版 Outlook 中設定外出中回覆

許多 Outlook 使用者熟悉在電腦上設定自動回覆，卻較少了解行動版應用程式的操作方式。本文最後一節將逐步引導您透過 iOS 或 Android 裝置輕鬆設定自動回覆，確保您無論身在何處，都能維持清晰順暢的溝通。請依照下列步驟操作。

步驟 1：在 iOS 或 Android 裝置上啟動 Outlook

步驟 2：存取「自動回覆」功能

1. 在頁面左上角，按一下「首頁」按鈕

   

2. 接著點擊「設定」按鈕。

   

3. 在「設定」對話方塊的「郵件帳戶」區段中，選擇您要啟用自動回覆功能的電子郵件帳戶；此處我選擇了「Exchange」帳戶。

   

4. 在「Exchange」頁面中（若您於上一步選擇了其他帳戶，此對話方塊的標題將顯示該帳戶的網域），您會看到「自動回覆」功能目前處於關閉狀態，請點擊啟用。

   

步驟 3：設定自動回覆選項

在「自動回覆」對話方塊中，請依下列方式進行設定。

1. 在「自動回覆」欄位中，將開關切換為開啟狀態。
2. 指定自動回覆的對象：可選擇「所有人」或「僅限組織內人員」。此處我選擇「回覆給所有人」。
3. 在「回覆給所有人」文字框中輸入您的回覆訊息。
4. 點擊畫面右上角的勾號，立即儲存設定！

   

   注意事項：

   • 在「指定時間期間內回覆」欄位中，開啟切換開關，即可設定自動回覆的開始與結束日期時間。
   • 開啟「使用不同回覆內容」欄位中的切換開關，即可分別為組織內部與外部人員指定專屬的回覆訊息。
   • 若您選擇非 Exchange 帳戶的其他帳戶類型，「自動回覆」對話方塊中將不會顯示「使用不同回覆內容」欄位。
   • 返回上一個對話方塊後，即可看到「自動回覆」功能已啟用。

     

結果

您已在 iOS 或 Android 版 Outlook 中啟用自動回覆功能。

總而言之，在 Outlook 中設定不在辦公室自動回覆，能讓聯絡您的對象即時掌握您暫時離線的狀態，維持專業又高效的溝通體驗。無論您使用的是 Windows、Mac、網頁版或行動裝置版 Outlook，這項功能所帶來的彈性與深度都不可或缺！我們希望這份完整指南助您輕鬆掌握跨平台無縫設定自動回覆的技巧，為您與郵件往來對象打造更順暢的互動。若想進一步探索 Outlook 的強大潛能，歡迎造訪我們網站，獲取豐富教學資源。在此探索更多 Outlook 密技。

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