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在 Outlook 中設定外出自動回覆(完整指南)

在當今的數位時代,我們可以隨時隨地存取電子郵件。 然而,即使我們始終在線,有時我們可能無法立即回覆收到的訊息,例如在假期或不在辦公室時。 這就是外出自動回覆功能變得無價的地方,讓電子郵件寄件者知道我們的回覆將會被延遲。 無論您使用的是 Outlook Windows, 在綫, Mac, 甚至 iOS和Android設備,本指南將幫助您深入了解如何在所有這些平台上設定外出自動回覆。 讓我們開始吧。


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在 Windows 版 Outlook 中設定外出回复

本部分示範了三種方法來協助您為 Windows 上的 Exchange 帳戶和所有電子郵件帳戶設定外出回覆。

  • 自動回复 – Outlook 內建功能,但僅適用於 Exchange 帳戶。
  • Excel的Kutools – 易於設定和使用,適用於所有電子郵件帳戶。
  • 展望規則 - 步驟多,操作複雜,適用於所有電子郵件帳號。

使用自動回覆功能設定外出回覆

如果您在 Outlook 中使用 Exchange 帳戶,則內建的 自動回复 功能可以幫助您在 Outlook 中設定外出回覆。 請按以下步驟操作。

步驟 1:開啟自動回覆視窗

在 Outlook 中,前往 文件 在選項卡中,從帳戶下拉清單中選擇需要開啟自動回覆的交易所帳戶,然後點選 自動回复。 看截圖:

備註:此方法僅適用於 Exchange 電子郵件帳號。 如果你沒有看到這個 自動回复 選項,您的電子郵件帳戶不支援此功能。 您可以嘗試以下任一方法: 使用 Kutools for Outlook or 建立 Outlook 自動回覆規則.

步驟 2:啟用自動回覆並配置設定

在開 自動回复 窗口,您需要執行以下操作。

  1. 點擊 發送自動回复 選項以啟用此功能。
  2. 若要僅在指定時間範圍內發送自動回复,請檢查 只在此時間範圍內發送 複選框並指定所需的開始和結束時間。
    尖端:如果您不設定時間段,您的自動回覆將保持開啟狀態,直到您透過選擇不發送自動回覆將其關閉。
  3. 如果您只想向組織內部的寄件者發送自動回复,請留在 在我的組織內部 標籤。
  4. 在文字方塊中輸入自動回覆訊息。
  5. 點擊 OK 按鈕保存設置。 看截圖:
筆記:
  • 如果您想要向組織外部的寄件者發送自動回复,請按一下 在我的組織之外 選項卡,檢查 自動回覆我機構以外的人 複選框,選擇您需要的選項,然後輸入自動回覆訊息。 請參閱下面的螢幕截圖。
  • 如果您同時配置“在我的組織內部“和”在我的組織之外”選項,它們可以同時啟動。
    • 當您組織內部的人員向您發送電子郵件時,他們將收到您設定的訊息“在我的組織內部".
    • 當組織外部的人員向您發送電子郵件時,他們會收到您設定的訊息“在我的組織之外".
  • Outlook 可讓您指定傳送自動回覆的規則。 點選 規則 視窗左下角的按鈕將會打開 自動回复規則 對話框。 點擊 添加規則 按鈕,然後在中指定規則的條件 編輯規則 對話框。 看截圖:
結果

如果您在步驟 3 中設定了自動回覆的時間段,則自動回覆將在指定時間激活,然後您將看到 Outlook 功能區下方顯示黃色訊息列。 如果未指定時間段,自動回覆將立即啟動。

你可以去 發送的郵件 資料夾以查看自動回覆電子郵件(前綴為“的電子郵件”自動回覆:“)。

不容錯過的重點
  • 如果兩者都是“自動回复” Exchange 帳戶的功能和 自動回覆規則 如果啟用了您為其他電子郵件帳戶(如 POP 帳戶)建立的帳戶,並且收到了電子郵件,則傳入的電子郵件可能會觸發 Exchange「自動回覆」和用戶端自動回覆規則的回應。 回應順序取決於伺服器處理和客戶端規則執行順序。
    • 「自動回覆」進行交流:這是 Exchange 的伺服器端功能,不需要執行 Outlook。
    • 透過建立的規則自動回復:這通常是用戶端功能,要求 Outlook 處於活動狀態並處理傳入電子郵件。
    因此,如果設定了兩種回覆方法,向您發送電子郵件的人可能會收到兩封自動回覆電子郵件。
  • 要關閉此功能,只需單擊 資訊欄中的按鈕。

使用 Kutools for Outlook 輕鬆設定外出回复

鑑於上述方法的局限性,這裡我向您推薦 自動回复 的特點 Kutools for Outlook,這可以幫助您在 Outlook 中輕鬆設定外出回复,無論電子郵件帳戶類型為何。 後 下載並安裝 Outlook 的 Kutools,您需要執行以下操作:

第 1 步:設定自動回覆設定

選擇 庫工具 > 回复 > 自動回复管理器 打開 自動回复 對話框,然後您需要:

  1. 檢查您要啟用自動回覆的電子郵件帳戶:
    檢查帳戶 部分列出了 Outlook 中的所有電子郵件帳戶。 選擇您要啟用自動回覆的帳號。
  2. 修改自動回覆電子郵件的主題前綴:
    預設文字在 主題前綴 文字方塊是“自動回覆」。 這將是自動回覆電子郵件主題的前綴。 您可以根據需要替換此預設文字。
  3. 輸入自動回覆內容:
    對話方塊中提供了預設模板,您可以根據需要進行修改。
  4. 保存更改: 點擊 OK 按鈕。
步驟2:啟用自動回覆功能

A Kutools for Outlook 彈出對話框詢問您是否要立即啟動該功能。 點選 按鈕來啟用該功能。

結果

從現在開始,發送到已檢查帳戶的電子郵件將觸發自動回覆。

筆記:

透過建立 Outlook 規則設定外出回复

您也可以建立 Outlook 規則來為所有電子郵件帳戶設定外出回覆。 然而,該方法需要多個步驟才能完成。 如果您需要,請按照以下步驟操作。

第 1 步:建立自動回覆模板
  1. 在 Outlook 中,透過按一下建立新電子郵件 新郵件首頁 標籤。
  2. 您的留言 視窗中,輸入模板的主題和訊息正文。
  3. 點擊 文件 > 另存為.
  4. 在開 另存為 對話方塊中,為範本命名(預設情況下,電子郵件主題將用作範本名稱),選擇 Outlook模板 來自 保存類型 下拉列表,然後單擊 節省 按鈕。
    此自訂範本將保存在預設的個人範本位置。
  5. 儲存範本後,關閉電子郵件而不儲存。
步驟 2:開啟「規則和警報」視窗

首頁 標籤,點擊 規則 > 管理規則和警報 打開 規則和警報 窗口。

步驟 3:建立外出自動回覆規則

規則和警報 視窗中,請依照下列步驟建立外出自動回覆規則。

  1. 電郵規則 選項卡,指定要套用自動回覆規則的電子郵件帳戶,然後按一下 新規則 按鈕。
    尖端:如果 將更改應用到此文件夾 下拉清單中不顯示 規則和警報 在 Outlook 視窗中,您建立的規則將會套用至所有電子郵件帳戶。
  2. 在第一個 規則嚮導, 選擇 對我收到的消息應用規則 ,在 從空規則開始 部分,然後單擊 下一頁 按鈕。
  3. 在第二個 規則嚮導,如果您想自動回覆收到的每封電子郵件,請點擊 下一頁 按鈕而不檢查任何條件。 在彈出視窗中 微軟Outlook 對話框中,單擊 按鈕。
    尖端:如果您只想自動回覆某些電子郵件,請指定您需要的條件。
  4. 在第三 規則嚮導,選取使用特定範本回覆複選框 步驟 1 在框中,然後單擊框中帶有下劃線的文本 步驟 2 框。
  5. 在「選擇回覆範本」對話方塊中,從「尋找範圍」下拉清單中選擇「檔案系統中的使用者模板”,選擇您在步驟 1 中建立的模板,然後按一下「開啟」按鈕。
  6. 當它返回到第三個規則精靈時,請按一下「下一步」按鈕繼續。
  7. 在第四個規則精靈中,如有必要,請指定規則的例外。 這裡我點選下一步按鈕,沒有檢查任何異常。
  8. 在最後一個「規則精靈」中,在「步驟 1」部分中指定此規則的名稱,在步驟 2 中保持選取「開啟此規則」框,然後按一下「完成」按鈕。
  9. 然後會彈出 Microsoft Outlook 提示框,提醒您該規則僅在 Outlook 執行時才會執行。 按一下“確定”按鈕。
  10. 然後返回到「規則和警報」窗口,您可以看到視窗中列出了建立的規則,按一下「確定」按鈕儲存規則。
結果

現在您已經建立了自動回覆規則。 即日起,指定帳戶或所有帳戶收到的電子郵件都會觸發此自動回覆規則,向您發送電子郵件的人將收到一封自動回覆電子郵件。

不容錯過的重點:
  • 如果同時設定自動回覆規則和「自動回复如果啟用了 Exchange 帳戶的功能,傳入的電子郵件可能會觸發兩者回應。回應的順序取決於伺服器處理和用戶端的規則執行順序。
    • 「自動回覆」進行交流:這是 Exchange 的伺服器端功能,不需要執行 Outlook。
    • 透過建立的規則自動回復:這通常是用戶端功能,要求 Outlook 處於活動狀態並處理傳入電子郵件。
    通常,伺服器端「自動回覆」會更快,因為它不依賴 Outlook 用戶端的活動。 但如果兩種回覆方法都設定了,向您發送電子郵件的人可能會收到兩封自動回覆電子郵件。
  • 若要關閉自動回覆規則,請按一下 規則 > 管理規則和警報 首頁 標籤以打開 規則和警報 窗口,然後取消選取規則前面的複選框,然後按一下 OK 保存更改。

在 Mac 版 Outlook 中設定外出回复

如果您想在 Outlook for Mac 中設定自動回复,本節中的方法可以提供協助。 請按以下步驟操作。

尖端:注意該方法僅適用於 允許, Outlook.com, Hotmail的, 或者 Office 365 帳戶.
步驟 1:存取「外出」功能

在 Mac 上啟動 Outlook,開啟要啟用「外出」功能的電子郵件帳戶,然後前往 工具 選項卡並選擇 不在辦公室.

步驟 2:設定自動回覆設定

自動回覆設定 對話框中,需要進行如下配置。

  1. Check the 為帳戶發送自動回复 「(您的帳戶)」複選框。
  2. 對每個寄件者回覆一次 文字方塊中,輸入自動回覆訊息的正文。
  3. 可以選擇:
    • 設定自動回覆的開始和結束日期: 檢查 僅在此時間段內發送回复 複選框並輸入開始和結束日期和時間。 結束日期和時間之後,外出回覆將自動關閉。
    • 回覆組織外部的人員:如果需要,請檢查 同時向我的組織外部的寄件者發送回复 複選框。 選擇其中之一 僅發送給我的聯絡人清單中的寄件者 or 發送給所有外部寄件人 然後輸入自動回覆訊息的正文。
  4. 點擊 OK 儲存設定並套用此自動回覆功能。
結果

已為 Outlook for Mac 中的某些電子郵件帳戶啟用自動回覆。 從現在開始,發送到該帳戶的電子郵件將觸發自動回覆。

筆記:
  • 若要查看已傳送的自動回覆電子郵件,請前往“發送“帶有前綴的電子郵件的資料夾”自動回覆:".
  • 您組織內的聯絡人將收到“對每個寄件者回覆一次“ 文字方塊。
  • 外部聯絡人將收到“對每個外部寄件者回覆一次“ 文字方塊。
  • Gmail, 雅虎 或其他 POP or IMAP 電子郵件帳戶目前不支援此功能。
  • 若要關閉自動回复,請開啟啟用了該功能的電子郵件帳戶。 點選 工具 > 不在辦公室 打開 自動回复 對話框。 然後,清除 為帳戶發送自動回复 “您的帳戶”複選框。

在 Outlook 網頁版中設定外出回复

如果您使用的是 Outlook 網頁版並且想要設定外出回复,本節中的方法可以為您提供協助。 請依照以下步驟操作。

第二步:進入「自動回覆」功能
  1. 在頁面右上角,點擊 設定 按鍵
  2. 在開 設定 窗口,選擇 自動回复 ,在 郵件 部分。
步驟 2:設定「自動回覆」設定
  1. 點擊 開啟自動回复 切換以打開 自動回覆 功能。
  2. Check the 僅在一段時間內發送回复 複選框並指定自動回覆的開始和結束日期和時間。 如果不需要,可以忽略此設定。
  3. 在文字編輯框中輸入自動回覆訊息的正文。
  4. 點擊 節省 按鈕。 看截圖:
結果

現在您已在 Outlook 網頁版中啟用自動回覆。 從現在開始,發送到該帳戶的電子郵件將觸發自動回覆。

筆記:
  • 如果您指定發送自動回覆的開始和結束日期和時間,您可以選擇盡量減少該期間的中斷,例如 阻止你的日曆, 自動拒絕新活動邀請取消或拒絕您現有的會議.
  • 如果你正在使用一個 兌換賬戶,顯示的頁面會有所不同。 您不僅可以發送自動回覆電子郵件 您組織內部的寄件者,而且對 您組織外部的寄件者。 請參見以下屏幕截圖:
  • 如果您只想自動回覆您的聯絡人,請選中 僅向聯繫人發送回复 複選框。
  • 若要在 Outlook 網頁版中關閉此自動回覆功能,請依照上述步驟 2 進入 自動回复 窗口,然後單擊 自動回覆 切換。

在 Outlook for iOS 和 Android 中設定外出回复

許多 Outlook 用戶熟悉在桌面上設定自動回复,但對行動程式知之甚少。 在本文的最後一部分中,我將引導您了解如何從 iOS 或 Android 裝置設定自動回复,以確保無論您身在何處都能保持清晰的溝通。 讓我們按照以下步驟操作。

尖端:在 Outlook for iOS 和 Android 中,您可以設定自動回复 微軟365, 允許Outlook.com 帳戶 星期三
步驟 1:在 iOS 或 Android 裝置中啟動 Outlook
第二步:進入「自動回覆」功能
  1. 在頁面的左上角,點擊 首頁 按鍵
  2. 然後點擊 設定 按鈕。
  3. 設定 對話框並在 郵件帳號 部分,選擇您想要啟用自動回覆的電子郵件帳號。 在這種情況下,我選擇一個 允許 帳戶。
  4. 允許 頁面(如果您在上一個步驟中選擇了其他帳戶,則該對話方塊的標題將顯示其他帳戶的網域),您可以看到 自動回复 功能已關閉。 請點擊它。
步驟 3:設定自動回覆設定

自動回复 對話框,您需要配置如下。

  1. 自動回复 字段,打開開關。
  2. 指定您要向誰發送自動回覆: 給大家 or 僅適用於組織內的人員。 這裡我選擇 回覆大家.
  3. 在回覆訊息中輸入 回覆大家 文本框。
  4. 按一下複選標記 螢幕右上角 儲存設定。
    筆記:
    • 在一段時間內回复 在欄位中,打開開關,然後您可以設定發送自動回覆的開始和結束日期以及時間。
    • 使用不同的回复 在欄位中,開啟開關,然後您可以為組織內部或外部的人員指定不同的回覆訊息。
    • 如果您選擇不同類型的帳戶而不是 Exchange 帳戶, 使用不同的回覆字段 沒有出現在 自動回复 對話框。
    • 當您返回上一個對話方塊時,您可以看到 自動回复 功能已開啟。
結果

現在您已在 Outlook for iOS 或 Android 中啟用自動回覆。

筆記:
  • 如果您設定了自動回覆的時間段,則自動回覆將在指定時間激活,然後您將看到自動回覆欄。
  • 把關掉 自動回复 在 Outlook for iOS 或 Android 中,開啟已啟用此功能的電子郵件帳戶,然後按一下 關閉 按鈕在 自動回复 酒吧。

簡而言之,能夠在 Outlook 中設定外出自動回覆可確保與您聯繫的人知道您不在,從而保持專業且有效的溝通。 無論您在 Windows、Mac、Web 或行動裝置上使用 Outlook,此功能提供的靈活性和深度都是不可或缺的。 我們希望這份全面的指南將為您提供在不同平台上無縫配置這些回應的知識,確保您和您的電子郵件通訊員獲得順暢的體驗。 對於那些渴望深入研究 Outlook 功能的人,我們的網站擁有豐富的教學。 在此處了解更多 Outlook 提示和技巧.



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