在 Outlook 中排程或延遲傳送郵件（逐步指南）

在 Outlook 中排程電子郵件，能顯著提升您的溝通效率，尤其在與不同時區的對象互動時更顯關鍵。透過精準安排寄件時間，確保郵件在收件者最可能閱讀的時段送達，有效避免訊息被忽略或淹沒在大量郵件中。本文將為您介紹如何在 Outlook 各大平台（Windows、網頁版、Mac 版及行動版）輕鬆設定郵件排程或延遲傳送的實用技巧。

在 Windows 的 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件

• 使用延遲寄件功能排程寄送單一封電子郵件
• 透過建立規則延遲寄送所有電子郵件
• 如何追蹤預定發送的郵件？

在網頁版 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件

• 使用排程寄件功能排程寄送電子郵件
• 使用復原寄件功能取消正在寄送的電子郵件

在 Mac 版 Outlook 中排程或延遲傳送電子郵件

在行動版 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件

常見問題

影片：在 Outlook 中排程或延遲傳送電子郵件

在 Windows 的 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件

本節將提供詳盡指南，逐步說明如何在 Windows 版 Outlook 中排程並延遲傳送個別郵件，以及為所有寄件設定預設的延遲傳送時間。

使用延遲寄件功能排程寄送單一封電子郵件

Outlook 的「延遲遞送」功能是一項強大工具，專為排程傳送個別郵件而設計，讓您隨時撰寫郵件，並預先設定於未來特定時間自動寄出。以下將示範如何在 Outlook 中運用此功能，輕鬆排程個別郵件的傳送。

步驟 1：撰寫新建郵件

在 Windows 上開啟 Outlook，點選「首頁」索引標籤中的「新增郵件」。接著在新郵件視窗中，照常填寫收件者、主旨與郵件內容即可完成撰寫。請參閱截圖：

步驟 2：存取延遲傳送功能並設定傳送時間

1. 在新郵件視窗中，按一下「選項」>「延遲寄件」，請參閱螢幕截圖：
   
2. 當「內容」對話方塊出現時，請在「不要早於」區段中設定電子郵件的寄送日期與時間，然後點擊「關閉」按鈕退出對話方塊。請參閱螢幕截圖：
   

步驟 3：完成並傳送電子郵件

完成郵件撰寫，並附加所有必要檔案或補充所需資訊，然後點擊訊息視窗中的「傳送」按鈕。此預約郵件將暫存於「寄件備份」資料夾中，直至抵達指定的傳送時間。請參閱螢幕截圖：

在寄件備份資料夾期間，您可依需求靈活編輯或刪除該郵件。

透過建立規則延遲寄送所有電子郵件

延遲傳送所有郵件非常實用，特別是在您按下「傳送」按鈕後，仍希望有機會檢閱或取消郵件的情況。透過在 Outlook 中建立規則，即可為所有寄件設定延遲。以下是詳細的操作步驟：

步驟 1：在 Outlook 中開啟「管理規則與警示」

在 Outlook 主視窗中，點擊「首頁」索引標籤上的「規則」>「管理規則與警示」。請參閱螢幕截圖：

步驟 2：建立新規則

1. 在「規則與警示」對話方塊中，按一下「新增規則」，請參閱螢幕截圖：
   
2. 在「規則嚮導」對話方塊出現後，於「從空白規則開始」區段中，點選「將規則套用至我傳送的郵件」選項，然後按一下「下一步」。
   
3. 若要延遲所有電子郵件的傳送，只需再次點擊「下一步」，無需勾選任何條件。系統將彈出確認對話方塊，詢問您是否要將此規則套用至所有寄件郵件，請點擊「是」。
   若您希望僅對符合特定條件的郵件啟用延遲發送，請勾選相應的核取方塊並設定規則。（例如：若要針對透過特定帳戶傳送的郵件進行延遲發送，請勾選「透過指定帳戶」核取方塊，並選擇對應的電子郵件帳戶。）
   
4. 在「您想對郵件執行什麼操作？」的方塊中：
   1. 從「步驟 1：選取動作清單」方塊中，勾選「延遲傳送數分鐘」選項；
   2. 在下方窗格的「步驟 2：編輯規則內容」方塊中，按一下底線文字「數分鐘」；
   3. 在「延遲傳送」方塊中，輸入您希望電子郵件延遲寄送的分鐘數（最多 120 分鐘），然後點選「確定」。
      
5. 連結文字現已顯示 Outlook 延遲傳送電子郵件的時間間隔。請繼續點擊「下一步」按鈕，詳情請參閱截圖：
   
6. 若延遲規則無例外情況，請直接點選「下一步」按鈕，無需勾選任何條件。
   若延遲規則有例外情況，請於下一個視窗中指定。（例如：若您不希望主旨包含特定字詞的郵件被延遲發送，請設定相應的規則。）
   
7. 在最後一步，為您的規則命名，勾選「啟用此規則」選項，然後點擊「完成」按鈕。
   
8. 繼續按一下下列提示方塊中的「確定」按鈕，請參閱截圖：
   
9. 最後，在「規則與警示」對話方塊中點選「確定」。

結果：

現在，當您點擊「傳送」按鈕後，所有郵件都會先儲存在「寄件備份」資料夾中，並在指定的分鐘數後才傳送。

如何追蹤預定發送的郵件？

預定稍後傳送的電子郵件會保留在您的「寄件備份」資料夾中。雖然這項功能相當實用，但由於缺少明確提示來顯示郵件的實際傳送時間，容易造成混淆。此時，在「寄件備份」資料夾中新增一個自訂欄位，用以清楚顯示每封郵件的預定傳送時間，正是理想的解決方案。以下說明如何在 Outlook 中進行設定：

1. 開啟您的「寄件備份」資料夾，然後在含有欄位名稱的列上按一下滑鼠右鍵，從快捷選單中選擇「欄位選擇器」，請參閱截圖：
   
2. 在「欄位選擇器」方塊中，從下拉列表選取「日期/時間欄位」，然後將「延遲至」選項拖曳至欄位列，最後關閉該方塊，請參閱下方示範：
   
3. 計劃發送的日期與時間現已顯示於「寄件備份」資料夾中，讓您輕鬆掌握每封電子郵件的預定傳送時刻。
   

在網頁版 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件

若您使用的是 Outlook Online，無論是否已開啟應用程式，您的郵件都會在預先設定的日期與時間準時傳送。本節將分享一些在 Outlook 網頁版中排程郵件的實用技巧與訣竅。

使用排程寄件功能排程寄送電子郵件

Outlook Online 提供直覺好用的「排程傳送」功能，讓您輕鬆指定電子郵件的發送時間。請依照下列步驟操作：

步驟 1：登入 Outlook 網頁版

立即造訪 Outlook 網站，並使用您的帳戶憑證登入！

步驟 2：撰寫新郵件

1. 按一下「新郵件」按鈕以撰寫新建郵件，請參閱截圖：
   
2. 接著，新增收件者與主旨，並依需求撰寫郵件內文，請參閱截圖：
   

步驟 3：排程您的郵件

1. 從「傳送」下拉清單中選取「排程傳送」，請參閱截圖：
   
2. 在「排程傳送」方塊中，選取建議的日期與時間之一，或點擊「自訂時間」設定您偏好的日期與時間。此處我點擊了「自訂時間」，請參閱截圖：
   
3. 在「設定自訂日期和時間」方塊中，指定您希望郵件傳送的日期和時間，然後按一下「傳送」按鈕，請參閱截圖：
   

結果：

現在，您的排程郵件已儲存在「草稿」資料夾中，並會收到明確通知，清楚標示該郵件已排程，以及預定傳送的日期與時間。請參閱螢幕截圖：

在草稿資料夾中，您可以隨時依需求編輯或刪除該郵件。

使用復原寄件功能取消正在寄送的電子郵件

我們都曾遇到這種狀況：剛點下「傳送」按鈕寄出郵件，下一秒卻發現錯誤——可能是錯字、遺漏附件，甚至誤寄給錯誤的收件人。幸運的是，Outlook Online 提供了「復原傳送」功能，讓您在郵件寄出後的短時間內有機會撤回，堪稱救星！以下是在 Outlook Online 中使用「復原傳送」功能的快速指南。

步驟 1：登入 Outlook 網頁版

立即造訪 Outlook 網站，並使用您的帳戶憑證登入！

步驟 2：啟用「復原傳送」選項

1. 按一下 Outlook 線上版右上角的齒輪圖示，請參閱截圖：
   
2. 在「設定」視窗中，請執行下列操作：
   1. 按一下左側窗格中的「郵件」；
   2. 接著，按一下中間窗格中的「撰寫與回覆」；
   3. 向下捲動至「復原」寄件區段，然後向右滑動滑桿，設定 Outlook 在寄送訊息前等待的時間（最長 10 秒），這裡我將滑桿移至「10」；
   4. 最後，點擊「儲存」按鈕。
      
3. 然後關閉此視窗。

結果：

現在，當您在 Outlook Online 傳送郵件時，畫面上會顯示「復原」按鈕，持續 10 秒鐘——這段短暫的緩衝時間，讓您有機會及時撤回誤寄的郵件！

在 Mac 版 Outlook 中排程或延遲傳送郵件

若您使用的是 Mac 版 Outlook，即可直接在 Mac 上運用「排程傳送」功能，輕鬆規劃郵件於未來的傳送時間。

步驟 1：撰寫一封新建郵件

在 Mac 上開啟 Outlook，點擊「新增郵件」，並填入收件人的電子郵件地址、主旨與郵件內容。請參閱以下螢幕截圖：

步驟 2：排程郵件

1. 在「傳送」按鈕上，按一下下拉清單並選取「排程傳送」，請參閱截圖：
   
2. 在「設定日期和時間」視窗中，指定郵件的傳送日期和時間，然後按一下「確定」按鈕，請參閱截圖：
   

結果：

現在，該郵件將儲存在「草稿」資料夾中，並顯示明確通知，告知您郵件已排程，同時標示預定傳送的日期與時間。請參閱螢幕截圖：

在「草稿」資料夾中，您可隨時依需求編輯或刪除該郵件。

在行動版 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件

在當今快節奏的環境中，行動版 Outlook 已成為許多用戶不可或缺的利器。「排程傳送」等功能確保即使您不在電腦前，郵件也能準時送出。本節將介紹如何在 Android 或 iOS 裝置的 Outlook 應用程式中延遲傳送郵件。

步驟 1：在您的 Android 或 iOS 裝置上啟動 Outlook 應用程式

結果：

此計畫將儲存在「寄件備份」資料夾中，直到抵達指定的傳送時間才會發送。

在「寄件備份」資料夾中，您可隨時依需求編輯或刪除該郵件。

常見問題

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