在 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件（逐步指南）
在 Outlook 中排程郵件，能顯著提升您的溝通效率，尤其在與不同時區的對象互動時更顯關鍵。透過預先設定傳送時間，確保郵件於收件者最可能閱讀的時段送達，有效避免訊息被忽略或淹沒在大量郵件中。本文將為您介紹如何在 Outlook 各大平台（Windows、網頁版、Mac 版及行動版）輕鬆排程或延遲傳送郵件的實用技巧。
使用延遲傳送功能排程寄送單封電子郵件
Outlook 的「延遲遞送」功能是一項強大工具，專為排程傳送個別郵件而設計，讓您隨時撰寫郵件，並精準安排於未來指定時間自動發送。以下將示範如何在 Outlook 中運用此功能，輕鬆排程個別郵件的傳送。
步驟 1：撰寫新建郵件
在 Windows 上開啟 Outlook，點擊「首頁」索引標籤中的「新增郵件」。接著，在新郵件視窗中，依正常方式填寫收件者、主旨與郵件內容。請參閱截圖：
步驟 2：存取延遲寄送功能並設定寄送時間
- 在新郵件視窗中，按一下「選項」>「延遲傳送」，請參閱截圖：
- 當「內容」對話框出現時，請在「不要早於」區段中設定電子郵件的寄送日期與時間，然後點擊「關閉」按鈕退出對話框。請參閱截圖：
步驟 3：完成並寄送電子郵件
完成電子郵件的撰寫，並附加所有必要的檔案或補充所需資訊。點擊訊息視窗中的「寄送」按鈕，該郵件將暫存於「寄件備份」資料夾中，直至抵達預定的寄送時間。請參閱螢幕截圖：
當郵件位於「寄件備份」資料夾時，您可依需求靈活編輯或刪除該郵件。
在 Outlook 中排程電子郵件後，您可隨時調整傳送日期與時間，或直接取消排程設定。只需開啟「寄件匣」資料夾中的已排程郵件，點選「選項」>「延遲傳送」即可。
- 若要修改日期與時間，請依照最初設定傳送排程時的相同步驟操作。
- 若要取消預定傳送，只需取消勾選「不要早於」選項的核取方塊即可。
最後，點擊「傳送」按鈕即可儲存所有變更，或立即寄出電子郵件。
簡化您的工作：在 Outlook 中自動寄送定期發送
定期發送是使用者設定排程後自動寄送的郵件。在 Outlook 中手動設定這些排程往往稍嫌繁瑣。然而，透過「Kutools for Outlook」的「排程自動傳送」功能，您就能輕鬆實現定期郵件自動寄送！只需設定一次，郵件便會準時發出。立即使用「Kutools for Outlook」」簡化工作流程，省時又高效！
透過建立規則延遲寄送所有電子郵件
延遲寄送所有電子郵件非常實用，特別是在您按下「寄送」按鈕後，仍希望保留時間檢閱或取消郵件。透過在 Outlook 中設定規則，即可為所有寄件自動加入延遲。以下是詳細操作步驟：
步驟 1：在 Outlook 中開啟「管理規則與警示」
在 Outlook 主視窗中，點選「首頁」索引標籤下的「規則」>「管理規則與警示」。請參閱螢幕截圖：
步驟 2：建立新規則
- 在「規則與警示」對話框中，按一下「新增規則」，請參閱截圖：
- 出現「規則精靈」對話方塊後，在「從空白規則開始」區段中，點選「將規則套用至我傳送的郵件」選項，然後按一下「下一步」。
- 若要延遲所有郵件的傳送，只需再次點擊「下一步」，無需勾選任何條件。系統將彈出確認視窗，詢問您是否要將此規則套用至所有您傳送的郵件，請點擊「是」。
若您希望僅對符合特定條件的郵件啟用延遲發送，請勾選相應的核取方塊並設定規則。（例如：若要對透過特定帳戶傳送的郵件啟用延遲發送，請勾選「透過指定帳戶」核取方塊，並選擇電子郵件帳戶。）
- 在「您想對郵件執行什麼操作？」的方塊中：
- 從「步驟 1：選取動作清單」方塊中，勾選「延遲傳送數分鐘」選項；
- 在下方窗格的「步驟 2：編輯規則內容」方塊中，按一下底線文字「數分鐘」；
- 在「延遲傳送」方塊中，輸入您希望電子郵件延遲寄送的分鐘數（最多 120 分鐘），然後點選「確定」。
- 連結文字現已顯示 Outlook 延遲郵件傳送的時間間隔。請繼續點擊「下一步」按鈕，詳見截圖：
- 若延遲規則無任何例外情況，請直接點選「下一步」按鈕，無需勾選任何條件。
若延遲規則包含例外情況，請於下一個視窗中進行設定。（例如：若您不希望主旨含特定字詞的郵件被延遲發送，請設定相應的規則。）
- 在最後步驟中，為您的規則命名，勾選「啟用此規則」，然後點擊「完成」。
- 繼續按一下下列提示方塊中的「確定」按鈕，參見截圖：
- 最後，在「規則與警示」對話方塊中點選「確定」。
結果：
現在，當您點擊「寄送」按鈕後，所有電子郵件將先儲存至寄件備份資料夾，並在指定的分鐘數後自動寄出。
若要調整特定郵件的排程延遲日期與時間，或取消延遲並立即傳送郵件，請開啟「寄件備份」資料夾中的已傳送郵件，然後點選「選項」>「延遲遞送」。
- 若要調整日期與時間，請於「不要早於」區段中重新設定。
- 若要取消預定傳送，請將傳送時間設為目前時間。僅取消勾選「不要早於」選項並無效，因為 Outlook 的延遲傳送規則會自動重新啟用該選項，導致訊息進一步延遲。
最後，按一下「傳送」按鈕，即可儲存所有變更或立即寄出電子郵件。
如何追蹤預定發送的郵件？
排程稍後寄送的電子郵件會保留在您的「寄件備份」資料夾中。雖然這項功能相當實用，但由於缺少明顯的標示來顯示郵件的實際寄送時間，容易造成混淆。此時，在「寄件備份」資料夾中新增一個自訂欄位，用來清楚顯示每封郵件的預定寄送時間，便是絕佳的解決方案。以下是於 Outlook 中的設定步驟：
- 開啟您的「寄件備份」資料夾，然後在欄位名稱列上按一下滑鼠右鍵，並從內容功能表中選擇「欄位選擇器」，參見截圖：
- 在「欄位選擇器」方塊中，從下拉列表選取「日期/時間欄位」，然後將「延遲至」選項拖曳到欄位列，最後關閉該方塊，參見下方示範：
- 計劃發送的日期與時間現已顯示於「寄件備份」資料夾中，讓您輕鬆掌握每封郵件的預定傳送時刻。
在網頁版 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件
如果您使用的是 Outlook Online，只要預先設定好日期和時間，您的郵件就會準時寄出，無論當時是否開啟 Outlook Online。本節將分享幾個在 Outlook 網頁版中排程電子郵件的實用小技巧。
使用排程傳送功能排程寄送電子郵件
Outlook Online 提供一項簡單好用的「排程寄送」功能，讓您輕鬆指定電子郵件的寄送時間。請依照下列步驟操作：
步驟 1：登入 Outlook 網頁版
立即造訪 Outlook 網站，並使用您的帳戶憑證登入！
步驟 2：撰寫新郵件
- 按一下「新郵件」按鈕以撰寫新建郵件，參見截圖：
- 接著，依需求新增收件者與主旨，並撰寫郵件內文，參見截圖：
- 從「傳送」下拉式清單中選取「排程傳送」，參見截圖：
- 在「排程傳送」方塊中，選取建議的日期與時間之一，或點擊「自訂時間」設定您偏好的日期與時間。此處我點擊了「自訂時間」，詳見截圖：
- 在「設定自訂日期和時間」方塊中，指定您希望郵件傳送的日期和時間，然後按一下「傳送」按鈕，參見截圖：
結果：
現在，您的排程郵件已儲存在「草稿」資料夾中。您將收到明確通知，顯示該郵件已成功排程，並清楚標示預定寄送的日期與時間。請參閱以下螢幕截圖：
當郵件位於草稿資料夾時，您可隨時依需求編輯或刪除。
如果您想變更遞送日期和時間，或立即傳送郵件，請前往「草稿」資料夾並選取該郵件：
- 若要立即寄送，請從「排程傳送選項」下拉式清單中選擇「立即傳送」。
- 若要變更傳送日期與時間，請從「排程傳送選項」下拉式清單中點選「修改電子郵件」，然後重複 步驟 3，依需求設定新的排程日期與時間。完成後，排程日期與時間將立即更新為您指定的新值！
使用復原寄件功能取消正在傳送的電子郵件
我們都曾有過這樣的經驗：剛按下電子郵件的「寄送」按鈕，下一秒就發現自己犯了錯——可能是錯字、忘記附加檔案，甚至誤寄給錯誤的收件人。幸運的是，Outlook Online 提供了一項超實用的「復原寄送」功能，讓您在郵件寄出後的短時間內及時撤回，有效挽救尷尬局面。以下是在 Outlook Online 中使用「復原寄送」功能的快速指南。
步驟 1：登入 Outlook 網頁版
立即造訪 Outlook 網站，並使用您的帳戶憑證登入！
步驟 2：啟用「復原寄送」選項
- 按一下 Outlook 線上版右上角的齒輪圖示
，參見截圖：
- 在「設定」視窗中，請執行下列操作：
- 按一下左側窗格中的「郵件」；
- 接著，按一下中間窗格中的「撰寫與回覆」；
- 向下捲動至「復原」寄件區段，然後向右滑動滑桿，設定 Outlook 傳送訊息前的等待時間（最長 10 秒）；這裡我將滑桿移至「10」；
- 最後，點擊「儲存」按鈕。
- 然後關閉此視窗。
，參見截圖：
現在，當您在 Outlook Online 中寄送電子郵件時，畫面上會顯示一個「復原」按鈕，持續 10 秒，讓您有機會及時取消寄送，避免意外誤發郵件。
在 Mac 版 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件
若您使用的是 Mac 版 Outlook，可直接在 Mac 上運用「排程寄送」功能，輕鬆規劃未來的電子郵件寄送時程。
步驟 1：撰寫一封新建郵件
在 Mac 上開啟 Outlook，然後點擊「新建郵件」。輸入收件人的電子郵件地址、主旨與郵件內容。請參閱以下螢幕截圖：
- 在「傳送」按鈕上，按一下下拉式清單並選取「排程傳送」，參見截圖：
- 在「設定日期和時間」視窗中，指定郵件的傳送日期和時間，然後按一下「確定」按鈕，參見截圖：
結果：
現在，郵件將儲存在「草稿」資料夾中，並顯示明確通知，告知您已成功排程該郵件，同時標示其預定寄送的日期與時間。請參閱螢幕截圖：
當郵件位於「草稿」資料夾時，您可依需求自由編輯或刪除。
- 計劃發送將自動寄出，即使您的電腦未開啟 Outlook 亦然。
- 此功能僅適用於 Mac 版 Outlook 2016 15.36.1（170721）或更高版本（需具備 Microsoft 365 訂閱），以及 Mac 版 Outlook 2019 與 Outlook 2021.
- 此功能僅支援 Exchange 帳戶（例如 Outlook.com）。很抱歉，IMAP 或 POP 帳戶（包括 Gmail、Yahoo 與 iCloud 帳戶）無法使用此功能。
如果您想變更遞送日期和時間，或立即傳送郵件，請前往「草稿」資料夾並選取該郵件，然後按一下「取消傳送」，在彈出的方塊中按一下「是」按鈕，即可進入編輯視窗：
- 若要取消延遲，請直接點擊「傳送」按鈕，立即寄出電子郵件。
- 若要重新排程電子郵件，請重複 步驟 2，為電子郵件設定新的寄送日期與時間。
在行動版 Outlook 中排程或延遲寄送電子郵件
在當今快節奏的環境中，Outlook 行動版已成為許多用戶不可或缺的得力助手。「排程寄送」等功能讓您即使不在電腦前，也能確保郵件準時送出。本節將介紹如何在 Android 或 iOS 裝置的 Outlook 中設定延遲寄送電子郵件。
步驟 1：在您的 Android 或 iOS 裝置上啟動 Outlook 應用程式
步驟 2：撰寫新建郵件
- 點選右下角的「新郵件」浮動按鈕。
- 在新郵件視窗中，請照常填寫收件者、主旨與內文，輕鬆完成電子郵件撰寫。
- 在「傳送」圖示前方，點選「三個點」圖示。
步驟 3：排程您的郵件
- 接著，從底部點選「排程傳送」選項。在「排程傳送」對話框中，指定您希望排程寄送電子郵件的日期與時間。這裡我點選「選擇時間」，請參閱截圖：
- 在「選擇時間」對話框中，指定日期與時間，然後點選「排程」，請參閱截圖：
結果：
此計畫將儲存在「寄件備份」資料夾中，直到抵達指定的寄送時間才會發送。
當郵件位於「寄件備份」資料夾時，您可依需求自由編輯或刪除該郵件。
如果您想變更遞送日期和時間，或立即傳送郵件，請前往「寄件備份」資料夾並按一下該郵件，此時會出現「編輯排程郵件」模態視窗，按一下「編輯」即可進入郵件編輯視窗：
- 若要立即寄送電子郵件，請點擊「傳送」按鈕，即可馬上寄出郵件。
- 若要重新排程電子郵件，請再次執行 步驟 2 與 3，重新設定排程的日期與時間。
常見問題
- 當計劃發送寄出時，我會收到確認通知嗎？
Outlook 不會提供直接確認，但您可查看「已傳送郵件」資料夾，立即確認郵件是否成功寄出！ - 如何刪除 Outlook 中的計劃發送？
若要移除 Outlook 中的計劃發送郵件，請前往寄件匣或草稿資料夾，選取您要刪除的郵件，然後點擊刪除按鈕。該郵件將從寄件匣或草稿資料夾中移除，且不會被寄出。 - 收件者會知道電子郵件是預先排程的嗎？
不會！收件者無法得知這封郵件是預先排程的，它看起來就跟一般電子郵件完全一樣。 - 若電子郵件是預先排程的，收件者會看到什麼時間？
收件者看到的將是電子郵件預定寄送的時間（即發送時間），而非寄件者實際建立並排程郵件的時間。 - 如何以特定間隔（例如每日或每月）排程定期發送？
排程定期發送並非 Outlook 的內建功能，但您可以使用「排程自動傳送」功能（屬於「Kutools for Outlook」）。
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