在Outlook中安排或延遲發送郵件（逐步指南）

在Outlook中安排郵件的發送時間，可以大幅提升您的溝通效率，特別是在與不同時區的人交流時。此操作確保郵件在收件人最有可能閱讀的時候發送，避免您的郵件被忽略或淹沒在眾多郵件之中。本文將分享如何在不同平台（Windows、Web、Mac 和 Mobile）上安排或延遲Outlook郵件發送的小技巧。

在Windows版Outlook中安排或延遲發送郵件

• 使用延遲發送功能安排單封郵件的發送
• 通過創建規則延遲所有郵件的發送
• 如何追蹤已安排的郵件？

在網頁版Outlook中安排或延遲發送郵件

• 使用計劃發送功能安排郵件的發送
• 使用撤銷發送功能取消正在發送的郵件

在Mac版Outlook中安排或延遲發送郵件

在手機版Outlook中安排或延遲發送郵件

常見問題解答

視頻：在Outlook中安排或延遲發送郵件

在Windows版Outlook中安排或延遲發送郵件

在本節中，我們將提供一份詳盡指南，詳細說明如何在Windows版Outlook中安排和延遲單封郵件的發送，以及為所有外發郵件設置默認延遲的方法。

使用延遲發送功能安排單封郵件的發送

Outlook的「延遲發送」功能是一項專門設計用於安排單封郵件發送的強大工具。它允許用戶在空閒時撰寫郵件並安排在特定的未來時間發送。在此，我們將演示如何使用這個「延遲發送」功能來安排Outlook中單封郵件的發送。

步驟 1：撰寫新郵件

在Windows上打開Outlook，然後點擊「首頁」選項卡下的「新建郵件」。接著，在新郵件窗口中，像平常一樣填寫收件人、主題和郵件正文。請參閱截圖：

步驟 2：訪問延遲發送功能並設置發送時間

1. 在新郵件窗口中，點擊「選項」>「延遲發送」，請參閱截圖：
   
2. 當「屬性」對話框出現時，在「不要在此之前發送」部分指定您希望郵件發送的日期和時間。然後，點擊「關閉」按鈕退出對話框。請參閱截圖：
   

步驟 3：完成並發送郵件

完成郵件撰寫，添加任何其他必要的附件或信息。在郵件窗口中點擊「發送」按鈕。已安排的郵件將保留在「發件箱」文件夾中，直到達到指定的發送時間。請參閱截圖：

當郵件在發件箱中時，您可以根據需要靈活地編輯或刪除該郵件。

通過創建規則延遲所有郵件的發送

延遲所有郵件的發送非常有用，特別是當您想在點擊發送按鈕後有一段時間審查或取消郵件時。通過在Outlook中創建規則，您可以為所有外發郵件設置延遲。以下是實現這一目標的逐步指南：

步驟 1：在Outlook中打開管理規則和警報

在主Outlook窗口中，點擊「首頁」選項卡中的「規則」>「管理規則和警報」，請參閱截圖：

步驟 2：創建新規則

1. 在「規則和警報」對話框中，點擊「新建規則」，請參閱截圖：
   
2. 出現「規則嚮導」，在「從空白規則開始」部分，點擊「對我發送的郵件應用規則」選項，然後點擊「下一步」。
   
3. 要延遲所有郵件的發送，只需再次點擊「下一步」而無需檢查任何條件。將彈出一個確認框，詢問您是否希望此規則適用於您發送的每封郵件。點擊「是」。
   如果您只想延遲符合特定條件的郵件，請選擇相應的複選框並設置規則。（例如，要延遲通過特定帳戶發送的郵件，請勾選指定帳戶框，並選擇郵件帳戶。）
   
4. 在「您想對郵件做什麼？」框中：
   1. 從「步驟 1：選擇操作」列表框中勾選「延遲發送若干分鐘」選項；
   2. 在下方窗格中，「步驟 2：編輯規則描述」框中，點擊帶下劃線的文字「若干」；
   3. 在「延遲發送」框中，輸入您希望延遲郵件發送的分鐘數（最多120分鐘），然後點擊「確定」。
      
5. 鏈接文字現在顯示Outlook將延遲郵件發送的時間間隔。請繼續點擊「下一步」按鈕，請參閱截圖：
   
6. 如果延遲規則沒有例外，直接點擊「下一步」按鈕而不檢查任何條件。
   如果有任何例外情況，請在下一個窗口中指定。（例如，您可能不想延遲主題中含有特定詞語的郵件，設置相應的規則。）
   
7. 在最後一步，給您的規則命名並勾選「啟用此規則」選項，然後點擊「完成」按鈕。
   
8. 繼續點擊以下提示框中的「確定」按鈕，請參閱截圖：
   
9. 最後，在「規則和警報」對話框中點擊「確定」。

結果：

現在，當您點擊發送按鈕後，所有郵件都將存儲在發件箱文件夾中並延遲指定的分鐘數。

如何追蹤已安排的郵件？

安排稍後發送的郵件將保留在您的發件箱中。雖然這很有用，但由於缺乏顯示郵件延遲發送的可見指示器，也可能導致混淆。在這種情況下，在發件箱中添加一個自定義列以指示郵件的安排時間是一個很好的解決方案。以下是如何在Outlook中做到這一點的方法：

1. 打開您的「發件箱」文件夾，然後右鍵單擊帶有列名稱的欄，並從上下文菜單中選擇「字段選擇器」，請參閱截圖：
   
2. 在「字段選擇器」框中，從下拉列表中選擇「日期/時間字段」，然後將「延遲至」選項拖到列欄，最後，關閉該框，請參閱下面的示範：
   
3. 現在，安排郵件的日期和時間將在「發件箱」文件夾中可見，讓您可以輕鬆檢查每封郵件的發送時間。
   

在網頁版Outlook中安排或延遲發送郵件

如果您使用的是Outlook Online，無論您是否打開Outlook Online，您的安排郵件都會在預定的日期和時間發送。在本節中，我們將分享一些在網頁版Outlook中安排郵件的小技巧和竅門。

使用計劃發送功能安排郵件的發送

Outlook Online 提供了一個易於使用的功能——「計劃發送」，它允許您在您選擇的特定時間發送郵件。請按照以下步驟操作：

步驟 1：登錄到網頁版Outlook

訪問Outlook網站並使用您的憑證登錄。

步驟 2：撰寫新郵件

1. 點擊「新郵件」按鈕來撰寫新郵件，請參閱截圖：
   
2. 然後，添加收件人和主題，並根據需要撰寫郵件正文，請參閱截圖：
   

步驟 3：安排您的郵件

1. 從發送下拉列表中選擇「計劃發送」，請參閱截圖：
   
2. 在「計劃發送」框中，選擇建議的日期和時間之一，或點擊「自定義時間」以設置您自己的日期和時間。這裡，我點擊「自定義時間」，請參閱截圖：
   
3. 在「設置自定義日期和時間」框中，指定您希望郵件發送的日期和時間。然後，點擊「發送」按鈕，請參閱截圖：
   

結果：

現在，您的安排郵件已存儲在「草稿」文件夾中。並且您可以看到清晰的通知，表明您已經安排了郵件及其計劃發送的日期和時間。請參閱截圖：

當郵件在草稿文件夾中時，您可以根據需要編輯或刪除該郵件。

使用撤銷發送功能取消正在發送的郵件

我們都有過這樣的經歷：點擊郵件的發送按鈕後，才意識到犯了一個錯誤。可能是拼寫錯誤、忘記附加文件，甚至是發送給了錯誤的收件人。幸運的是，Outlook Online 為這種情況提供了一個方便的解決方案——撤銷發送功能。這個強大的工具可以挽救局面，讓您在郵件發送後短暫時間內撤回郵件。以下是快速指南，介紹如何在網頁版Outlook中使用撤銷發送功能。

步驟 1：登錄到網頁版Outlook

訪問Outlook網站並使用您的憑證登錄。

步驟 2：啟用撤銷發送選項

1. 點擊齒輪圖標 在網頁版Outlook右上角，請參閱截圖：
   
2. 在「設置」窗口中，請執行以下操作：
   1. 從左側窗格中點擊「郵件」；
   2. 然後，從中間窗格中點擊「撰寫和回覆」；
   3. 向下滾動到「撤銷發送」部分，然後將滑塊向右滑動，設置Outlook等待發送郵件的時間，最長10秒，這裡我滑動到「10」；
   4. 最後，點擊「保存」按鈕。
      
3. 然後關閉窗口。

結果：

現在，當您在Outlook Online中發送郵件時，將出現一個「撤銷」按鈕，持續10秒。這短暫的延遲讓您可以防止意外發送郵件。

在Mac版Outlook中安排或延遲發送郵件

如果您使用的是Mac版Outlook，可以直接使用Mac上的計劃發送功能來高效規劃未來的郵件發送。

步驟 1：撰寫新郵件

在Mac上打開Outlook，然後點擊「新郵件」。填寫收件人的電子郵件地址、主題行和郵件正文。請參閱截圖：

步驟 2：安排郵件

1. 在「發送」按鈕上，點擊下拉列表並選擇「計劃發送」，請參閱截圖：
   
2. 在「設置日期和時間」窗口中，指定郵件發送的日期和時間，然後點擊「確定」按鈕，請參閱截圖：
   

結果：

現在，郵件將存儲在「草稿」文件夾中。並且您可以看到清晰的通知，表明您已經安排了郵件及其計劃發送的日期和時間。請參閱截圖：

當郵件在「草稿」文件夾中時，您可以根據需要編輯或刪除該郵件。

在手機版Outlook中安排或延遲發送郵件

在當今動態的環境中，手機版Outlook已成為許多人不可或缺的工具。借助「計劃發送」等功能，它可以確保您的消息在正確的時間發送，即使您不在辦公桌前。在本節中，我們將介紹如何在Android或iOS上的Outlook中延遲發送郵件。

步驟 1：在您的Android或iOS設備上啟動Outlook應用

結果：

安排的郵件現在存儲在「發件箱」文件夾中，直到達到指定的發送時間。

當郵件在「發件箱」文件夾中時，您可以根據需要編輯或刪除該郵件。

常見問題解答

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