如何有效縮減 Outlook 郵件匣的大小？

大量電子郵件會拖慢 Outlook 的效能。本教學將介紹幾種有效縮減郵件匣大小的方法，助您提升 Outlook 的工作效率。

注意：在嘗試以下提供的解決方案前，務必先完整備份您的 Outlook PST 檔案。

本教學所有操作均以 Outlook 2021 為範例，其他版本的 Outlook 可能略有差異。

找出並刪除大型電子郵件與附件

方法 1：依大小排序電子郵件

方法 2：依大小搜尋電子郵件

使用郵件匣清理功能

清空已刪除郵件

將舊郵件移至封存檔案

壓縮 Outlook 資料檔

封存較舊的 Outlook 資料檔

清理多餘的郵件

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找出並刪除大型電子郵件與附件

有兩種方法能協助您快速找出大型電子郵件與附件。

方法 1：依大小排序電子郵件

在 Outlook 中，電子郵件通常依接收日期排序，但您也可以選擇「依郵件大小排序」。

接著前往「依日期」下拉選單，選擇「大小」。

目前資料夾中的所有郵件皆已依大小排序，Outlook 並會自動將這些郵件分為四個大小群組。

接著就能輕鬆移除大型郵件。

方法 2：依大小搜尋電子郵件

在帳戶資料夾清單中，向下捲動至「搜尋資料夾」，按一下滑鼠右鍵，然後選取「新增搜尋資料夾」。

接著，在「新增搜尋資料夾」對話方塊中，向下捲動至「整理郵件」區段，點選「大型郵件」，再點選「選擇」以開啟郵件大小對話方塊，並指定您想搜尋郵件的最小大小。點選「確定」>「確定」關閉對話方塊。

現在您會看到一個新建的資料夾，其中已自動歸集所有超過 50 KB 的郵件。您可以瀏覽這些郵件，並刪除不再需要的內容。

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使用郵件匣清理功能

郵件匣清理工具能有效縮減郵件匣容量！透過此工具，您可一鍵「清空已刪除郵件資料夾」立即釋放空間，或點選「自動封存」將舊郵件移至封存檔案，輕鬆管理郵件儲存空間。

點選「檔案」索引標籤，再選擇「工具」>「郵件匣清理……」。

清空已刪除郵件

點選「檢視已刪除郵件大小」，即可查看「已刪除郵件資料夾的大小」；返回後，再點選「清空」，就能永久刪除該資料夾中的所有項目。

將舊郵件移至封存檔案

點選「自動封存」按鈕，即可將舊項目移至本機電腦的封存檔案中。

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壓縮 Outlook 資料檔

在 Outlook 中，您可以手動壓縮 Outlook 資料檔（PST）。

點選「檔案」索引標籤，然後依序選擇「帳戶設定」>「帳戶設定」。

在帳戶設定對話方塊中，點選「資料檔案」索引標籤，選擇您要壓縮其資料檔的帳戶，然後點選「設定」。

在 Outlook 資料檔對話方塊中，點選「立即壓縮」，然後點選「確定」。

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封存較舊的 Outlook 資料檔

點選「檔案」>「選項」，在選項視窗左側窗格中選擇「進階」索引標籤，然後點選「自動封存設定」。

在「自動封存」對話方塊中，勾選「每 n 天執行一次自動封存」，並依需求設定此選項及其他相關選項，例如「清除超過……的項目」。接著依次點選「確定」>「確定」。

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清理多餘的郵件

運用「清理」功能群組，輕鬆移除所選交談、資料夾或子資料夾中的多餘郵件。

選取資料夾或交談後，點選「首頁」索引標籤，然後在「刪除」群組中，從「清理」下拉式清單選擇所需功能。