如何有效縮小 Outlook 信箱的容量？

大量電子郵件會拖慢 Outlook 的運作速度。本教學將介紹幾種有效縮小信箱容量的方法，助您提升 Outlook 的工作效率。

注意：在嘗試以下解決方案前，請務必先完整備份您的 Outlook PST 檔案。

本教學所介紹的所有操作方法均以 Outlook 2021 為範例，其他版本的 Outlook 可能略有差異。

找出並刪除大型郵件與附件

方法 1：依大小排序郵件

方法 2：依大小搜尋郵件

使用信箱清理功能

清空已刪除郵件

將舊郵件移至封存檔案

壓縮 Outlook 資料檔

封存較舊的 Outlook 資料檔

清理多餘的郵件

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找出並刪除大型郵件與附件

有兩種方法能協助您快速找出大型郵件與附件。

方法 1：依大小排序郵件

在 Outlook 中，郵件通常會依接收日期排序，但您也可以選擇「依郵件大小排序」。

接著前往「依日期」下拉選單，選擇「大小」。

資料夾中的所有郵件現已依大小排序，並由 Outlook 自動分為四個群組。

接著，您就能輕鬆移除大型郵件。

方法 2：依大小搜尋郵件

在帳戶資料夾清單中，捲動至「搜尋資料夾」，按一下滑鼠右鍵，然後選擇「新增搜尋資料夾」。

接著，在「新增搜尋資料夾」對話方塊中，捲動至「整理郵件」區段，點選「大型郵件」，再點選「選擇」以開啟郵件大小對話方塊，並指定您要搜尋郵件的最小大小。點選「確定」>「確定」關閉對話方塊。

現在您會看到一個新建的資料夾，其中已自動列出所有超過 50 KB 的郵件。您可以瀏覽這些郵件，並刪除不再需要的內容。

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使用信箱清理功能

信箱清理工具是縮小信箱容量的絕佳幫手！透過此工具，您可一鍵「清空已刪除郵件資料夾」立即釋放空間，或點選「自動封存」將舊郵件移至封存檔案，輕鬆管理信箱。

點選「檔案」索引標籤，再點選「工具」>「信箱清理……」。

清空已刪除郵件

點擊「檢視已刪除郵件大小」即可查看「已刪除郵件資料夾的大小」，返回後再點擊「清空」，即可永久刪除該資料夾中的所有項目。

將舊郵件移至封存檔案

點擊「自動封存」按鈕，即可將舊項目移至本機電腦的封存檔案中。

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壓縮 Outlook 資料檔

在 Outlook 中，您可以手動壓縮 Outlook 資料檔（PST）。

按一下「檔案」索引標籤，然後選取「帳戶設定」>「帳戶設定」。

在帳戶設定對話方塊中，按一下「資料檔」索引標籤，選取您要壓縮其資料檔的帳戶，然後按一下「設定」。

在 Outlook 資料檔對話方塊中，點選「立即壓縮」，然後按一下「確定」。

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封存較舊的 Outlook 資料檔

按一下「檔案」>「選項」，在選項視窗左側窗格中點選「進階」索引標籤，然後點選「自動封存設定」。

在「自動封存」對話方塊中，勾選「每隔 n 天執行自動封存」，並依需求設定此選項及其他相關選項（例如「清除早於」），然後依次點擊「確定」>「確定」。

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清理多餘的郵件

運用「清理」功能群組，輕鬆移除所選交談、資料夾或子資料夾中的多餘郵件。

選取資料夾或交談後，點擊「首頁」索引標籤，在「刪除」群組中，從「清理」下拉式選單選擇所需功能。