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如何在 Outlook 中建立資料夾，以便整理包含特定人員的電子郵件？

作者Amanda Li修改日期

收件匣雜亂不堪？本教學將介紹三種方法，協助您在 Outlook 中輕鬆整理特定人員的電子郵件，大幅提升工作效率！

一律將包含特定人員的電子郵件移至已建立的資料夾

1. 在您要建立資料夾以整理電子郵件的帳戶上按一下滑鼠右鍵，從快捷選單中選擇「新增資料夾」並為其命名。

將包含特定人員的電子郵件一律移至已建立資料夾的步驟

2. 在您的收件匣或已傳送郵件資料夾中，選取一封包含特定郵箱地址的電子郵件，該地址的所有郵件您希望移至新資料夾。

3. 在「首頁」索引標籤的「移動」群組中，依需求點選「規則」>「一律移動來自：特定郵箱地址的郵件」和／或「規則」>「一律移動寄至：特定郵箱地址的郵件」。

將包含特定人員的電子郵件一律移至已建立資料夾的步驟

4. 在彈出的「規則與警示」對話方塊中，指定郵件要移至的資料夾，然後按一下「確定」。

將包含特定人員的電子郵件一律移至已建立資料夾的步驟

5. 符合條件的收件匣或已傳送郵件資料夾中的電子郵件，現已移至您剛剛建立的資料夾；未來符合條件的郵件也會直接進入該資料夾。

建立搜尋資料夾以自動為特定人員整理電子郵件

若您不想將郵件移至資料夾，僅希望更方便地檢視，可在 Outlook 中建立「搜尋資料夾」。此功能能幫您跨多個資料夾找出符合指定條件的電子郵件，同時保留郵件於原始位置。

1. 在「資料夾」索引標籤的「新增」群組中，點選「新增搜尋資料夾」。

建立搜尋資料夾以自動整理特定人員電子郵件的步驟
2. 在彈出的「新增搜尋資料夾」對話方塊中，請依下列步驟操作：
  • 1) 在「選取搜尋資料夾」方塊中，於「來自人員與清單的郵件」清單內，依需求選擇「來自及寄給特定人員的郵件」或「來自特定人員的郵件」。
  • 2) 在「自訂搜尋資料夾」方塊中，點選「選擇」，從您的地址清單中挑選人員。
  • 3) 指定要從哪個電子郵件帳戶搜尋郵件。
  • 4) 按一下「確定」。
建立搜尋資料夾以自動整理特定人員電子郵件的步驟

3. 符合條件的電子郵件訊息將自動建立為搜尋資料夾，並置於「搜尋資料夾」之下。

建立搜尋資料夾以自動整理特定人員電子郵件的步驟

使用 VBA 批次為所有電子郵件帳戶建立資料夾以整理電子郵件

若您在 Outlook 中擁有多个电子邮件账户，并希望为每个账户批量建立资料夹，以整理特定人员的邮件，可使用 VBA 方法，将包含该特定人员的邮件从各账户的收件匣或寄件备份资料夹中移出。请依下列步骤操作。

1. 在 Outlook 中，依次點選「檔案」>「選項」>「信任中心」，然後點選「信任中心設定」。

建立搜尋資料夾以自動整理特定人員電子郵件的步驟

2. 在彈出的對話方塊中，切換至「巨集設定」，選取「啟用所有巨集」，並勾選「將巨集安全性設定套用至已安裝的增益集」。

建立搜尋資料夾以自動整理特定人員電子郵件的步驟

3. 按一下「確定」即可關閉所有對話方塊。

4. 按下「Alt」+「F11」鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

5. 按一下「插入」>「模組」，然後將下列任一 VBA 程式碼複製到模組視窗中。

建立搜尋資料夾以自動整理特定人員電子郵件的步驟

VBA 程式碼 1：批次建立資料夾，以在所有帳戶的收件匣中整理包含特定寄件者的電子郵件

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注意：請根據上方 VBA 程式碼第 12、16 與 35 列中的註解，替換相對應的程式片段。

VBA 程式碼 2：批次建立資料夾，以在所有帳戶的收件匣中整理包含特定收件者的電子郵件

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注意：

  • 1) 請根據上方 VBA 程式碼第 12、16 與 35 列的註解，替換相對應的程式片段。
  • 2) 若要封存包含特定副本（CC） 或密件副本（BCC） 收件人的訊息，請刪除第 28 與 33 列開頭的單引號（‘），以取消註解。

6. 按下「F5」執行 VBA 程式碼，若存在符合條件的郵件，系統將自動建立新資料夾。

注意：VBA 方法僅適用於現有電子郵件。若有來自/寄給該特定人員的新郵件需封存，請重複「4」至「6」步驟。

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