如何在 Outlook 中創建一個文件夾來組織包含特定人員的電子郵件？

被雜亂的收件箱弄得不知所措？在本教程中，我將介紹三種在 Outlook 中組織包含特定人員的電子郵件的方法，以提高效率。

始終將包含某些人的電子郵件移動到創建的文件夾

創建搜索文件夾以自動整理特定人員的電子郵件

使用 VBA 批量創建文件夾以組織所有電子郵件帳戶的電子郵件

始終將包含某些人的電子郵件移動到創建的文件夾

1. 右鍵單擊要為其創建文件夾以組織電子郵件的電子郵件帳戶，選擇 新建文件夾 從右鍵單擊菜單中，並命名文件夾。

2. 在您的收件箱或已發送郵件文件夾中，選擇包含特定電子郵件地址的任何一封電子郵件，您會將他/她的所有電子郵件移動到創建的文件夾中。

3。在首頁標籤，在移動群，點擊規則 > 始終從以下位置移動郵件：特定的電子郵件地址 和/或規則 > 始終將郵件移至：特定的電子郵件地址 根據你的需求。

4. 在彈出的規則和警報對話框中，指定要將消息移動到的文件夾，然後單擊 OK.

5. 收件箱或已發郵件文件夾中符合條件的郵件現在被移動到您剛剛創建的文件夾中。並且以後的郵件如果符合條件也會直接進入該文件夾。

創建搜索文件夾以自動整理特定人員的電子郵件

如果您不想將郵件移動到文件夾，而只想輕鬆查看它們。您可以在 Outlook 中創建搜索文件夾，這樣您就可以在多個文件夾中查找符合指定條件的電子郵件，但將它們保留在其原始文件夾中。

1。在夾標籤，在全新群，點擊 新搜尋資料夾.

2. 在彈出的新建搜索文件夾對話框中，進行如下操作：

1) 在“選擇搜索文件夾”框中，在“來自人員和列表的郵件”列表中，選擇 特定人員的來往郵件，或者 來自特定人員的郵件 如你所需。
2) 在自定義搜索文件夾框中，單擊選擇從您的地址列表中選擇人員。
3) 指定從中搜索電子郵件的電子郵件帳戶。
4）點擊 OK.

3. 在搜索文件夾下創建一個搜索文件夾，其中包含符合條件的電子郵件。

使用 VBA 批量創建文件夾以組織所有電子郵件帳戶的電子郵件

如果你在Outlook中有多個郵箱，想為每個郵箱批量創建文件夾給特定的人，你可以用VBA的方法將包含特定人的郵件從你郵箱的收件箱或已發文件夾中移走。請按如下方式操作。

1. 在您的 Outlook 中，單擊文件 > 選項 > 信託中心，然後點擊 信任中心設置.

2. 在彈出的對話框中，切換到 宏設置，選擇 啟用所有的宏，並檢查 將宏安全設置應用於已安裝的加載項.

3。點擊 OK 按鈕關閉對話框。

4。按其他 + F11 鍵以打開“ Microsoft Visual Basic應用程序”窗口。

5。點擊插入 > 模塊. 然後將以下任一 VBA 代碼複製到模塊窗口。

VBA 代碼 1：批量創建文件夾以跨所有電子郵件帳戶的收件箱組織包含特定發件人的電子郵件

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注意：您應該根據上述VBA 代碼第12、16 和35 行中的註釋替換特定片段。

VBA代碼2：批量創建文件夾以跨所有電子郵件帳戶的收件箱組織包含特定收件人的電子郵件

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注意：