如何在 Outlook 中為郵件主旨設定下拉式選單？

您可能在 Outlook 中為不同收件人設定了多種預設郵件主旨。若能在撰寫郵件時直接從主旨下拉選單中挑選，無需手動輸入，將大幅提升工作效率——如下方 GIF 所示。本教學提供三組 VBA 程式碼，協助您建立一個內含多種預設主旨的下拉列表。撰寫郵件時，只需從選單中點選所需主旨，即可自動填入主旨欄位。請依照以下步驟逐步完成設定。

使用 VBA 程式碼在 Outlook 中建立主旨下拉列表

事實上，Outlook 無法直接在主旨欄位中加入下拉式選單；您必須建立自訂使用者表單，並搭配 VBA 程式碼才能實現此功能。

1. 啟動 Outlook，按下「Alt」+「F11」鍵，即可開啟「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗。

2. 在「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗中，點選「插入」＞「使用者表單」。

3. 此時，左側「Visual Basic」編輯器的「專案 1」下方會自動插入「UserForm 1」。請從「工具箱」分別拖曳一個「ComboBox」和一個「CommandButton」至「UserForm 1」，即可在該使用者表單中加入下拉式方塊與命令按鈕。

4. 在命令按鈕上按一下滑鼠右鍵，然後從快捷選單中選擇「屬性」。

5. 在「屬性 – CommandButton 1」窗格中，將「Caption」欄位改為「OK」，即可更新命令按鈕上顯示的文字。

6. 在 UserForm 的空白區域上按兩下，即可開啟對應的「UserForm （程式碼）」視窗，接著將現有程式碼替換為下列 VBA 程式碼。

VBA 程式碼 1：包含多個預設郵件標題的使用者表單下拉列表

Private Sub UserForm_Initialize()
'Updated by Extendoffice 20220927
  With ComboBox1
    .AddItem "Subject 1"
    .AddItem "Subject 2"
    .AddItem "Subject 3"
    .AddItem "Subject 4"
    .AddItem "Subject 5"
    .AddItem "No change"
  End With
End Sub

Private Sub CommandButton1_Click()
  GCbbIndex = ComboBox1.ListIndex
  GSelSubject = ComboBox1.Value
  Unload Me
End Sub

注意：程式碼中的「主旨 1、2、3、4」與「5」為您希望用於郵件的預設標題。「不變更」表示保留現有郵件標題，不做任何修改。您可依需求調整 VBA 程式碼中的預設郵件標題。

7. 按兩下「專案 1」>「Microsoft Outlook 物件」>「ThisOutlookSession」，然後將下列 VBA 程式碼貼到「ThisOutlookSession （程式碼）」視窗中。

用於 ThisOutlookSession 視窗的 VBA 程式碼 2

Public WithEvents GExplorer As Explorer
'Updated by Extendoffice 20220927
Private Sub Application_Startup()
  Set GExplorer = Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_InlineResponse(ByVal Item As Object)
  Set GInlineMail = Item
End Sub

8. 請繼續在「Visual Basic」編輯器中，點選「插入」>「模組」，然後將下列 VBA 程式碼複製並貼上至「模組（程式碼）」視窗中。

用於模組視窗的 VBA 程式碼 3

Public GCbbIndex As Long
'Updated by Extendoffice 20220927
Public GSelSubject As String
Public GInlineMail As MailItem
Public Sub ChangeSubject()
  Dim xItem As MailItem
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  On Error Resume Next
  Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
    Case "Explorer"
      Set xMail = GInlineMail
      Debug.Print "Explorer"
    Case "Inspector"
      Set xMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
      Debug.Print "Inspector"
  End Select
  UserForm1.Show
  If (GCbbIndex <> -1) And (GSelSubject <> "no change") Then
    xMail.Subject = GSelSubject
  End If
End Sub

9. 儲存程式碼後，按下「Alt」+「Q」即可關閉「Visual Basic 編輯器」視窗，並返回 Outlook 應用程式。

10. 點擊「首頁」索引標籤中的「新建郵件」按鈕，即可輕鬆建立新郵件。

11. 在新郵件視窗中，點選「自訂快速存取工具列」>「其他命令」。

12. 在「Outlook 選項」對話方塊中，請依照以下步驟進行設定。

13. 此時，郵件視窗的功能區中已新增一個按鈕。

14. 現在，您需要重新啟動 Outlook。

15. 撰寫郵件時，若需插入預設主旨，只需點選功能區上新加入的按鈕，開啟使用者表單後，從下拉式選單中選擇所需主旨，再點擊「OK」按鈕，即可自動填入主旨欄位。

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