如何在Outlook中根據郵件主題自動進行顏色分類？

Author: Amanda Li Last Modified: 2025-08-06

顏色類別可讓您快速識別並歸類Outlook中的相關項目，這樣您就可以輕鬆追蹤它們並提高效率。在本文中，我們將討論如何在Outlook中創建規則，以根據郵件主題自動分配顏色類別。

根據郵件主題在Outlook中自動進行顏色分類

在您的Outlook中，請選擇要應用自動分類規則的郵箱文件夾，然後從該文件夾中選擇任何郵件。之後，請按照以下步驟操作。

1. 在“主頁”選項卡上，點擊“規則”>“建立規則”。
doc-auto-color-categorize-based-on-subject-1

2. 在彈出的“建立規則”對話框中，點擊“高級選項”。
doc-auto-color-categorize-based-on-subject-2

3. 在“規則嚮導”詢問您想檢查哪些條件時，請執行以下操作：

在第1步：選擇條件中，勾選第二個選項（所選郵件的主題）位於主題中。
在第2步：編輯規則描述中，點擊藍色下劃線的文字以打開“搜索文本”對話框。
在彈出的“搜索文本”對話框中，輸入您希望根據其自動進行顏色分類的關鍵字或短語。
點擊新增。
注意： 如果您需要根據更多關鍵字或短語自動進行顏色分類，請重複步驟iii和iv。您可以選擇 “搜索列表” 框中的關鍵字或短語，然後點擊 “刪除” 以移除不需要的內容。
在“ 搜索文本”對話框中點擊“確定”返回到“規則嚮導”。
點擊下一步。

4. 在“規則嚮導”詢問您想對郵件做什麼時，請執行以下操作：

在第1步：選擇動作中，勾選“將其分配給類別”選項。
在 第2步：編輯規則描述中，點擊藍色下劃線的類別以打開“顏色類別”對話框。
在彈出的“顏色類別”對話框中，選擇一個或多個要分配給包含您在第3步中指定的詞語或短語的郵件的類別。
在“顏色類別”對話框中點擊“確定”返回到“規則嚮導”。
點擊下一步。

5. 在“規則嚮導”詢問是否有例外情況時，在第1步中選擇例外情況（如果有），並在 第2步中編輯例外描述。完成後，點擊下一步。
doc-auto-color-categorize-based-on-subject-5

6. 在“規則嚮導”中完成規則設置，請按以下方式配置：

在第1步中，在輸入框中為此規則指定名稱。
在 第2步中，勾選“立即對已有的‘收件匣’郵件運行此規則”選項，以將顏色類別分配給符合您指定條件的收件匣郵件；勾選“啟用此規則”選項，以將顏色類別分配給符合您指定條件的即將到來的郵件。
在第3步中，您可以查看您指定的規則詳細信息。如果需要更改任何標準，請點擊下劃線的值進行編輯。
完成後，點擊完成。

7. 彈出一個對話框，通知您該規則僅在您在Outlook中檢查郵件時生效。點擊確定。
doc-auto-color-categorize-based-on-subject-7

8. 現在，規則已成功創建。如果您以後需要檢查或編輯它，請前往“規則”>“建立規則”。並記住選擇正確的文件夾，如下方截圖所示。
doc-auto-color-categorize-based-on-subject-8

Outlook中的AI郵件助理：更聰明的回覆，更清晰的溝通（一鍵奇蹟！）免費

使用Kutools for Outlook的AI郵件助理簡化您的日常Outlook任務。這個強大的工具會從您過去的郵件中學習，提供智能且準確的答覆，優化您的郵件內容，並幫助您輕鬆起草和潤色郵件。

此功能支援：

智能回覆：根據您過去的對話獲得量身定制、精確且隨時可用的回覆。
增強內容：自動優化您的郵件文字以提高清晰度和影響力。
輕鬆撰寫：只需提供關鍵字，讓AI處理其餘部分，並有多種寫作風格可供選擇。
智能擴展：通過上下文感知建議來拓展您的思路。
摘要生成：即時獲取長郵件的簡潔概述。
全球觸及：輕鬆將您的郵件翻譯成任何語言。

此功能支援：

智能郵件回覆
優化的內容
基於關鍵字的草稿
智能內容擴展
郵件摘要生成
多語言翻譯

最重要的是，此功能永遠完全免費！不要再等待了——立即下載AI郵件助理並享受吧

如何為Outlook項目分配和編輯顏色類別？

為某些Outlook項目（例如郵件、事件和聯繫人）分配顏色類別，可以讓您快速識別並歸類Outlook中的相關項目，這樣您就可以輕鬆追蹤它們並提高效率。如果某個項目與多個類別相關，只需為其分配更多的顏色類別即可。在本文中，我們將介紹如何為Outlook項目分配顏色類別的方法，以及如何創建自己的類別、更改現有顏色類別的顏色或名稱，以及其他快速應用類別以突出顯示Outlook項目的方法。

如何在Outlook中接受會議後自動分配顏色類別？

在日常工作中，您可能會在Outlook中收到多封會議郵件。有時候，您希望在接受會議後自動為這些會議分配特定的顏色類別。通常情況下，您可以手動分配，但逐一設置會很麻煩。在本文中，我將介紹如何在Outlook中自動完成此操作。

如何在Outlook中根據指定的顏色類別對郵件進行分組？

有時候，您會使用指定的顏色類別標記郵件，這樣您可以輕鬆地規則化或查找這些郵件，或者出於其他目的。當大量郵件擁擠在一個郵件文件夾中時，很難一眼找到被指定顏色類別標記的郵件。實際上，有一些技巧可以在Microsoft Outlook中快速根據指定的顏色類別對郵件進行分組。

如何在Outlook中默認展開或摺疊所有顏色類別？

假設您已經為Outlook中的郵件分配了顏色類別，並且根據不同的類別對所有郵件進行了分組。然而，每次您展開或摺疊Outlook中的文件夾，然後退出並返回該文件夾時，您可能會發現類別組恢復到了原始視圖。在本教程中，我們將討論保持Outlook展開或摺疊顏色類別的方法。請繼續閱讀以了解如何操作。