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如何在 Outlook 和 Microsoft 365 中加密電子郵件?

有時您想加密您發送的電子郵件,因為其中包含您不希望其他人知道的敏感信息。 在本教程中,我們將介紹在 Outlook 中加密電子郵件以保護您的郵件隱私的方法。


在 Outlook 中使用 S/MIME 加密電子郵件

在您使用 S/MIME 加密您的電子郵件之前,您應該首先從您的 IT 管理員或幫助台獲取證書,然後將其添加到您計算機上的鑰匙串中。 在計算機上設置證書後,您需要按照以下說明在 Outlook 中對其進行配置。 備註: 對於個人使用,您可以在線搜索“免費 s/mime 證書”以獲得免費的 S/MIME 證書。

1. 在您的 Outlook 中,單擊 文件 > 選項 > 信託中心 > 信任中心設置.

2。 選擇 郵件安全 從左側菜單。 然後選擇 設定加密電子郵件 部分。

3.在彈出窗口中 更改安全設置 對話框,在輸入框中為安全設置命名,然後單擊 選擇 旁邊 簽署證書 選擇 S/MIME 證書。

4。 點擊 OK 按鈕。

5. 要發送加密消息,如果您是具有 Microsoft 365 訂閱的 Office 預覽體驗成員,請在電子郵件中選擇 選項, 選擇 加密 然後選擇 使用 S/MIME 加密 下拉菜單中的選項,如下所示。 對於 Outlook 2019 和 Outlook 2016 用戶,在電子郵件中,選擇 選項, 選擇 權限. 備註: 你只會看到 使用 S/MIME 加密 如果您的計算機上安裝了 S/MIME 證書,請選擇此選項。

6。 點擊 發送 發送加密消息。

備註: 要接收使用 S/MIME 加密的消息,收件人必須有一個支持 S/MIME 標準的郵件應用程序,例如 Outlook,並且已經安裝了 S/MIME 控件。


使用 Microsoft 365 將安全權限應用於電子郵件

在本節中,我們將討論不需要為發件人和收件人安裝證書的方法。 但是,加密郵件的發件人應該擁有 Microsoft 365 訂閱,其許可證包括 Microsoft 365 郵件加密 (檢查您的計劃中是否提供消息加密)。 對於加密郵件的收件人,體驗會有所不同。 總而言之,無論他們是否訂閱了 Microsoft 365,他們都將能夠閱讀該消息。


在 Outlook.com 中發送加密郵件

如果您是擁有支持 Microsoft 365 郵件加密的許可證的 Microsoft 365 訂閱者,您可以在 Outlook.com 中登錄您的電子郵件帳戶,該帳戶包含一項加密功能,可讓您將安全權限應用於您的郵件。

1。 點擊 新消息 按鈕來撰寫信息。

2。 點擊 加密 絲帶上。 然後,加密信息將出現在功能區下方。

3。 選擇 更改權限 彈出如下所示的對話框。

4。 點擊 加密 根據需要選擇加密選項:

  • 機密 \ 所有員工: 需要保護的機密數據,允許所有員工擁有完全權限。 數據所有者可以跟踪和撤銷內容。
  • 不要轉發: 收件人只能閱讀此郵件,但不能轉發、打印或複制郵件內容。
  • 加密: 此消息已加密。 收件人無法刪除加密。
  • 高度機密 \ 所有員工: 高度機密的數據,允許所有員工查看、編輯和回复此內容的權限。 數據所有者可以跟踪和撤銷內容。
備註: 加密選項可能因您使用的 Microsoft 365 計劃而異。

5。 點擊 OK。 然後點擊 發送 發送加密消息。


在桌面版 Outlook 中發送加密郵件

如果您的 Microsoft 365 計劃具有支持 Microsoft 365 郵件加密的許可證,您可以在桌面版 Outlook 中加密您的電子郵件。 請按照以下步驟操作:

1。 點擊 新郵件 撰寫要加密的電子郵件。

2. 在消息窗口中,單擊 選項 > 加密,然後選擇要在郵件上設置的權限選項。

  • 僅加密: 此消息已加密。 收件人無法刪除加密。
  • 不要轉發: 收件人只能閱讀此郵件,但不能轉發、打印或複制郵件內容。
  • 機密 \ 所有員工: 需要保護的機密數據,允許所有員工擁有完全權限。 數據所有者可以跟踪和撤銷內容。
  • 高度機密 \ 所有員工: 高度機密的數據,允許所有員工查看、編輯和回复此內容的權限。 數據所有者可以跟踪和撤銷內容。
備註: 加密選項可能因您使用的 Microsoft 365 計劃而異。

3。 點擊 發送 發送加密消息。


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