如何在 Outlook 中以會議邀請回覆郵件？

有時我們會收到客戶或其他對象寄來的郵件，內容需要透過會議討論。一般情況下，您可能得切換到行事曆建立會議、複製部分郵件內容貼到會議內文，再逐一將郵件收件者加入與會人員。本文將介紹一種快速將郵件轉為會議，並直接傳送給所有郵件參與者的方法。

---

在 Outlook 中以會議回覆郵件

1. 在收件匣中，點選您要轉換為會議並傳送給寄件者及其他收件者的郵件。

2. 在「首頁」索引標籤的「回覆」群組中，點選「會議」，或按下「Ctrl」+「Alt」+「R」。

3. 系統將彈出會議視窗，並自動填入郵件標題、內文及收件者資訊至對應欄位。您可依需求新增會議時間、地點或附件，也能調整與會者名單。完成後，請點選「傳送」。

注意：原始郵件「收件者」欄位中的收件人將被邀請為必選與會者，而「副本」欄位中的收件人則被邀請為可選與會者。

---

在 Outlook 中以會議及自訂範本回覆郵件

若您經常需要在轉換後的會議內文中加入固定資訊（標準文字），不妨善用 Outlook 的「快速步驟」功能，讓操作更高效流暢！

1. 在「郵件」檢視畫面中，切換至「首頁」索引標籤，然後點選「快速步驟」方塊中的「建立新項目」。

2. 按一下「選擇動作」，開啟包含多項動作的下拉選單，然後選取「以會議回覆」。

3. 按一下所選「以會議回覆」動作下方的「顯示選項」，即可編輯或輸入您的自訂資訊：

• 收件者：如有需要，請在此新增其他收件者。此操作將自動把原始郵件的「收件者」與「副本／密件副本」收件者加入為會議與會者。
• 主旨：「““」將自動取代為郵件的原始主旨。您也可自訂主旨內容，例如「關於……的會議」。
• 地點：如有需要，請立即新增會議地點，確保行程順暢不中斷！
• 重要性：設定會議的重要程度等級。
• 文字：請輸入您的標準文字內容。注意：若您已建立簽名檔，則無需重複輸入簽名。

4. 該動作的名稱與圖示將自動更新，您也可依需求自行調整。此外，還能設定快速鍵（例如 Ctrl + Shift + 9），設定完成後請按一下「完成」。

5. 在收件匣中，點選您要轉換為會議的郵件，然後點擊剛剛建立的動作。

6. 系統將彈出會議視窗，並自動填入您的自訂資訊。請依需求新增會議時間、地點或附件，完成後點擊「傳送」。

---

相關文章