如何在 Outlook 中自動將後續對話移至指定資料夾？
使用 Outlook 一段時間後，您的收件匣可能迅速被各式郵件塞滿，導致管理與查找特定對話串變得愈發困難。例如，當您與同事協作專案時，溝通內容往往分散在多則持續進行的對話中；若每次都要在收件匣中反覆搜尋或捲動才能找到這些重要訊息，不僅不便，更嚴重影響效率。本文將為您介紹實用技巧，助您有效整理 Outlook 中的對話串，讓信箱始終井然有序，並確保您隨時輕鬆掌握最重要的對話內容。
在 Outlook 中使用資料夾整理對話
假設您的 Outlook 收件匣中有許多對話，而相關專案已經完成，不再需要於這些對話中收發郵件。將這些已結束的對話歸檔並移至專用資料夾，是清理主收件匣、同時保留專案記錄以供日後查閱的有效策略。
若要為您的對話建立資料夾或子資料夾，請執行下列步驟：
1. 在導航窗格中於您的郵件帳戶上按一下滑鼠右鍵，開啟快顯功能表後選擇「新建資料夾」，輸入資料夾名稱即可建立。您也可以在現有資料夾（例如收件匣）上按一下滑鼠右鍵，選擇「新建資料夾」，並依需求命名子資料夾。
- 將選取的項目拖曳至新建立的資料夾或子資料夾中，並放置於其中。
- 在選取的郵件上按一下滑鼠右鍵，選擇「移動」，再從選單中挑選目標資料夾。
這些方法適用於手動歸檔或分組已完成的對話，不僅讓您的收件匣專注於進行中的事務，更便於日後查閱，特別是在需要審查或稽核專案時。使用批次選取與移動功能時，請務必再次確認所有相關郵件皆已包含，以確保歸檔完整無遺。
Outlook 中的 AI 郵件助理：聰明回覆、清晰溝通，一鍵輕鬆搞定！
透過 Kutools for Outlook 的 AI 郵件助理，輕鬆簡化您每日的 Outlook 工作！這款強大工具能學習您過往的郵件內容，提供智慧又精準的回覆建議、優化郵件文字，並協助您毫不費力地起草與潤飾訊息。
此功能支援：
- 智慧回覆：根據您過往的對話，量身打造精準到位的回應，立即可用。
- 內容強化：自動優化您的郵件文字，提升清晰度與影響力。
- 輕鬆撰寫：只需提供關鍵字，其餘交給 AI 處理，並支援多種潤色風格。
- 智慧擴充：根據上下文提供貼心建議，延伸您的創意與想法。
- 摘要功能：立即獲取長篇郵件的簡明摘要。
- 全球溝通：輕鬆將郵件翻譯成任何語言。
此功能支援：
- 智慧郵件回覆
- 優化內容
- 關鍵字草稿
- 智慧內容擴充
- 郵件摘要
- 多語言翻譯
別再等待——立即下載 AI 郵件助理，盡情享受！
在 Outlook 中自動將後續對話移至資料夾
對於持續收到新郵件的對話串，手動分類 incoming 郵件很快就會變得耗時費力。自動將相關對話或郵件移至指定位置，是維持信箱整潔、並確保重要對話不會在繁忙的收件匣中遺失的關鍵。以下提供幾種高效解決方案，適用於不同情境，可滿足標準與進階需求：
一律將所選對話中的郵件移至資料夾
若要輕鬆自動將所選對話中的現有及未來郵件重新分類，Outlook 提供了內建功能。只需在收件匣中選取一個或多個您希望持續移至特定資料夾的對話串，然後在任一選取的對話上按一下滑鼠右鍵，開啟快顯功能表，並選擇「移動」>「一律將此對話中的郵件移動」。在隨即出現的對話方塊中，選取現有資料夾，或建立新資料夾作為這些郵件的目的地。此後，所有屬於這些對話的郵件都會直接路由至您指定的資料夾，不再留在收件匣中。
此方法最適合用於希望持續管理特定對話串的簡單情境。請注意，若對話主旨變更，或郵件經轉寄後標頭有所調整，可能無法完整捕捉所有相關郵件。建議定期檢查資料夾的完整性，並確保規則能靈活適應不斷變化的溝通模式。
自動將包含關鍵字的郵件移至資料夾
在需要更精準篩選的情境下——尤其是當對話串共用相同關鍵字或項目名稱卻未正式分組時——可善用 Outlook 的規則系統，根據自訂條件自動分類郵件。此解決方案特別適合用於進行中的專案、電子報訂閱，或任何能透過可預測關鍵字有效分類的場合。
1. 在 Outlook 中，前往「檔案」>「管理規則與警示」，然後點擊「新增規則」以啟動設定流程。
- 在步驟 1 中，選取「將主旨包含特定字詞的郵件移至指定資料夾」。
- 在步驟 2 中，點選「特定字詞」，並輸入您希望 Outlook 用來篩選郵件的關鍵字或片語。接著點選「指定」，設定篩選後郵件的遞送資料夾。
- 自訂關鍵字與目標資料夾後，點選「下一步」。
3. 您可以加入更多條件，精準微調郵件自動移動的規則。建議結合寄件者、主旨及其他屬性等條件，僅針對相關對話進行處理。設定完所有條件後，請按一下「下一步」。
4. 指定對符合條件的郵件所要執行的動作，例如移動、標記為已讀或進行分類。完成動作設定後，請按一下「下一步」。
5. 若某些郵件類型不希望套用此規則，可新增例外條件，例如忽略自動通知或來自特定寄件者的郵件。定義完所有例外條件後，請按一下「下一步」。
6. 最後，在步驟 1 中為您的規則指定一個清晰易懂的名稱；在步驟 2 中選取其他選項，例如立即執行規則或套用至現有郵件；並在步驟 3 中預覽規則設定，確認一切正確無誤後，按一下「完成」以套用規則。
7. 新規則將顯示於「規則與警示」對話方塊中。按一下「確定」即可確認變更並啟用規則，Outlook 將自動將符合條件的來信移至指定資料夾。
套用自訂規則，有助於長期有效整理持續進行的工作流程、重複出現的主題或特定郵件群組。為發揮最佳成效，請定期檢視並更新規則，確保納入新出現的關鍵字或寄件者地址，避免因篩選條件過於嚴格而錯過重要郵件。
請務必避免建立過於複雜或與現有規則重疊的規則，以免郵件被意外移動，或導致某些動作被跳過。
相關文章
在 Outlook 中，您可能會看到多封主旨相同的電子郵件，這些郵件其實屬於同一個對話串。一般情況下，這些郵件會各自獨立顯示，如截圖 1 所示；但實際上，您可以將它們整合為對話形式呈現，效果如截圖 2 所示。現在就動手設定吧！本教學將一步步教您如何依對話方式顯示電子郵件訊息。
一般來說，在 Outlook 中依主旨搜尋電子郵件相當簡單。但您知道如何依「對話」來搜尋嗎？對話功能會根據主旨將郵件自動分組，並忽略主題中的「RE：」、「FW：」等前綴。那麼，究竟有沒有辦法直接依對話進行搜尋呢？本文將輕鬆為您解開這個難題！
您或許熟悉在 Outlook 中將單一郵件儲存為 PDF 檔案，但您知道如何將整段對話儲存為 PDF 嗎？若想將對話中的每封郵件批量儲存為個別的 PDF 檔案，又該如何操作？本文將為您提供解決方案。
假設您透過 Outlook 與同事討論技術問題，針對某個主題有多次回覆與轉寄，而每個對話通常涵蓋一個技術問題。雖然我們可以使用「對話檢視」來整合顯示這些郵件，但該如何計算 Outlook 中所有對話的總數呢？請嘗試以下變通方法：
最佳 Office 生產力工具
體驗全新 Kutools for Outlook，內含 100+ 項超強功能！立即點擊下載！
🤖KUTOOLS AI：運用先進 AI 技術，輕鬆處理電子郵件——無論是回覆、摘要、優化、擴充、翻譯還是撰寫郵件，通通一鍵搞定！
📧 郵件自動化：自動答覆（支援 POP 與 IMAP）／預約寄送郵件／寄信時依規則自動抄送密送／自動轉發（高級規則）／自動加入問候語／自動將多收件人郵件拆分為個別訊息……
📨 郵件管理：撤回郵件／依主旨等條件封鎖詐騙郵件／刪除重複郵件／高級搜尋／整合文件夾……
📁 附件專業版：批次儲存／批次解除附加／批次壓縮／自動保存／自動拆離／自動壓縮……
🌟 介面魔法：😊更多精美酷炫表情符號／重要郵件來到時提醒您／最小化 Outlook 而非關閉……
👍 一鍵奇蹟：帶附件全部答復／防釣魚郵件／🕘顯示發送者當前時間時區……
👩🏼🤝👩🏻 聯絡人與行事曆：從選取的郵件中批次新增聯絡人／將聯繫人組拆分為個別群組／移除生日提醒……
用您的慣用語言暢享 Kutools — 完整支援英文、西班牙文、德文、法文、中文等 40 多種語言！
立即一鍵解鎖 Kutools for Outlook！別再等待，馬上下載，全面提升工作效率！
🚀 一鍵下載 — 立即取得所有 Office 增益集
強烈推薦：Kutools for Office（5 合 1）
一鍵下載五個安裝程式，一次完成 — Kutools for Excel、Outlook、Word、PowerPoint 與 Office Tab Pro！立即點擊下載！
- ✅ 一鍵便利：只需一次操作，即可下載全部五個安裝套件！
- 🚀 隨時應對任何 Office 任務：按需安裝所需增益集，立即提升工作效率！
- 🧰 包含：Kutools for Excel／Kutools for Outlook／Kutools for Word／Office Tab Pro／Kutools for PowerPoint