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如何在電子郵件模板中添加下拉列表並在 Outlook 中使用?

當我們使用電子郵件模板撰寫新消息或回复消息時,我們可能需要更改每封電子郵件中的一些變量。 在這種情況下,在電子郵件模板中插入一個下拉列表以在多個變量之間進行選擇將有很大幫助並節省大量時間。 在本教程中,我們將介紹一種將下拉列表添加到電子郵件模板並使用它的簡單方法。


在電子郵件模板中添加下拉列表並以傳統方式使用它

在 Word 中使用下拉列表創建文本

1. 顯示 開發者 Word 中的選項卡,轉到 > 選項 > 自定義功能區。 下 自定義功能區主要選項卡,選擇 開發者 複選框。 看截圖:

2. 打開一個新的空白文檔並鍵入用於電子郵件模板的文本。

3. 選擇要插入下拉菜單的內容。 而在 Controls 組上 開發者 選項卡,單擊 下拉列表內容控件.

4.現在控件添加好了,點擊 氟化鈉性能 ,在 Controls 組。

5。 在裡面 內容控制屬性 窗口中,單擊 選擇一個項目 ,在 下拉列表屬性 部分,然後單擊 清除 按鈕刪除它。

6。 點擊 加入 按鈕,和 添加選擇 對話框彈出。 輸入將出現在下拉列表中的預定義值。

7. 重複步驟 6,直到添加所有值。 然後點擊 OK 按鈕保存更改。 現在已成功在 Word 中創建帶有下拉列表的文本。

>>>
將帶有下拉列表的文本保存為 Outlook 中的電子郵件模板,並以傳統方式使用

1.在Outlook中,轉到 全新 選項卡,單擊 新郵件 ,在 全新 團體。 複製 Word 中的文本並將其粘貼到電子郵件正文中。 確保 Outlook 中的列表運行良好。

2.然後您需要將消息另存為 an 電子郵件模板。 去的 文件 標籤並點擊 另存為 按鈕。

3. 確保選擇 Outlook模板 在選項 保存類型 盒子。 並在 文件名 框。

√ 注意:您必須保持默認目標文件夾以保存電子郵件模板不變。 因為一旦更改了默認目標路徑,Outlook 將無法找到它們。 保存電子郵件模板的默認目標文件夾是:
C:\Users\用戶名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4。 點擊 節省 按鈕將帶有下拉列表的文本保存為電子郵件模板。

5. 要在新消息中使用保存的電子郵件模板,請轉到 首頁 標籤,點擊 新產品 > 更多項目 > 選擇表單.

6。 在裡面 選擇表單 窗口,選擇 文件系統中的用戶模板 從下拉菜單中 在看 盒子。 將顯示所有已保存的電子郵件模板。 選擇你想要的,然後點擊 已提交 按鈕。

7. 然後使用選定的消息模板創建一條新消息。 在郵件正文中,您可以單擊下拉列表選擇您需要的項目。


使用驚人的工具創建和使用帶有下拉列表的電子郵件模板

這裡我推荐一個有用的功能—— 自動文本 of Kutools for Outlook. 使用此功能,您可以輕鬆地將模板的正文內容(包括下拉列表)保存為 自動文本輸入 將來只需點擊幾下即可使用此條目! 點擊下載 Kutools for Outlook 現在!

安裝後 Kutools for Outlook,請執行以下操作:

1.在Outlook中,轉到 全新 選項卡,單擊 新郵件 ,在 全新 團體。 在 Word 中復制帶有下拉列表的文本並將其粘貼到 Outlook 中。 確保列表在 Outlook 中正常運行。 同時, Kutools窗格 將出現在頁面的右側。

√ 提示:如果 Kutools Pane 沒有出現,需要點擊 庫工具 > 麵包 打開它。

2. 選擇文本並單擊 ➕ 按鈕 自動文本 部分。

3.在彈出的 新的自動文本 對話框中,輸入此電子郵件模板的名稱 姓名 盒子。 並從 類別 下拉列表。 默認類別是 。 您可以點擊 新類別 按鈕以創建更多類別。 點擊 加入 按鈕。

4.郵件模板成功保存為 自動文本輸入 並列在 自動文本 在標籤 Kutools窗格.

5.點擊保存的模板 Kutools窗格,然後帶有下拉列表的文本將插入到電子郵件正文中。 只是 一鍵. 就這麼簡單!


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Comments (4)
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Bonjour,

J'ai utilisé votre méthode qui marche très bien, mais depuis une semaine maintenant quand j'essaie d'ouvrir le template à partir du dossier ou ils sont stockés, il me met le message "The attempted operation failed. an object could not be found" dans outlook uniquement si outlook est déjà ouvert. En effet si j'ouvre le template avec outlook fermé il me l'ouvre bien. J'ai fait les tests et il s'agit visiblement de la liste déroulante qui pose problème. Je l'ai supprimée de mes mails et le mail s'ouvre sans problème.
Avez vous une idée?

Merci
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Hello Xavier,
Sorry for the late reply. I tried to open the drop-down template from the folder where it is stored. No matter whether Outlook is open or not, the template can be opened with no error. And it is the first time I receive this kind of feedback. So I think it may not be the drop-down template, which is a .oft file, that causes the error.

Then I googled "The attempted operation failed. an object could not be found in Outlook". This answer may solve your problem. https://www.systoolsgroup.com/updates/fix-operation-failed-object-not-found-outlook-error/#:~:text=An%20object%20could%20not%20be%20found%20in%20Outlook%202016%2F2013,the%20PST%20file%20for%20errors. Hope this may help. And if it still not working, please don't hesitate to contact us. Have a nice day.
Sincerely,
Mandy
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Hi mandy,

Thks for your response. I retried this morning and the problem is always there. I made a new template by following the steps above and always the same message. All users in my dept have the same problem, we work on office365.
The problem is really with the drop down list as if I save the template without the dropdown list it open the mail without message.

Thks

Kr
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Hello Xavier,

Thanks for your feedback. So I guess the drop-down list template is the problem. I am using Outlook 365, too, with an Exchange account. And sorry that I can't find an answer to why this error happens. I searched on google and found no case for the error caused by the drop-down list template. (T__T)

Therefore, I highly recommend you use the second method in our article. With the Auto Text feature of Kutools for Outlook, you can easily save the drop-down list template as an auto text entry and use this entry with just a few clicks in the future!

You can download the Kutools for Outlook add-in for a 60-day free trial. It supports Office (or Outlook) 2010 - 2021 (and later versions) and Office 365. You can download it here: https://www.extendoffice.com/download/kutools-for-outlook.html. Please have a try.

Best wishes,
Mandy
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