如何在電子郵件範本中加入下拉式選單，並於 Outlook 中使用？

當您在使用電子郵件範本撰寫新郵件或回覆時，往往只需變更少數幾個變數。此時，若能在範本中插入下拉列表，讓您直接從多個選項中快速選擇，不僅大幅提升效率，更能節省大量時間。本教學將為您介紹一種簡單有效的方法，協助您輕鬆在電子郵件範本中新增並使用下拉列表。

• 在 Word 中建立包含下拉列表的文字
• 將包含下拉列表的文字儲存為 Outlook 中的電子郵件範本，並以傳統方式使用

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以傳統方式在電子郵件範本中新增下拉列表並使用

在 Word 中建立包含下拉列表的文字

1. 若要在 Word 中顯示「開發人員」索引標籤，請前往「檔案」>「選項」>「自訂功能區」，然後在「主要索引標籤」清單中勾選「開發人員」複選框。請參閱螢幕截圖：

2. 開啟一個新的空白文件，並輸入您要用於電子郵件範本的文字。

3. 選取要插入下拉式選單的內容，然後在「開發人員」索引標籤的「控制項」群組中，點選「下拉列表內容控制項」。

4. 現在已新增控制項，請點選「控制項」群組中的「內容控制項內容」。

5. 在「內容控制項內容」視窗的「下拉列表內容」區段中，點選「選擇項目」，然後按一下「移除」按鈕將其刪除。

6. 按一下「新增」按鈕，隨即開啟「新增選項」對話方塊，輸入您希望顯示於下拉列表中的預先定義值。

7. 重複步驟 6，直到新增所有值為止，然後點擊「確定」按鈕儲存變更。現在，您已在 Word 中成功建立包含下拉式清單的文字。

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將包含下拉列表的文字儲存為 Outlook 中的電子郵件範本，並以傳統方式使用

1. 在 Outlook 中，切換至「新增」索引標籤，點選「新增」群組中的「新建郵件」。將 Word 中的文字複製並貼上至電子郵件內文，並確認 Outlook 的清單功能運作正常。

2. 接著，請將郵件儲存為電子郵件範本：前往「檔案」索引標籤，然後點選「另存新檔」按鈕。

3. 請務必在「指定保存格式」方塊中選取「Outlook 範本」選項，並於「檔案名稱」方塊中輸入範本名稱。

√ 注意：您必須保留預設的目的資料夾，不得變更電子郵件範本的儲存位置。因為一旦變更預設儲存路徑，Outlook 將無法找到這些檔案。電子郵件範本的預設儲存資料夾位置如下：
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4. 按一下「儲存」按鈕，將含有下拉式清單的文字儲存為電子郵件範本。

5. 若要在新郵件中使用已儲存的電子郵件範本，請切換至「首頁」索引標籤，依序點選「新增項目」>「更多項目」>「選擇表單」。

6. 在「選擇表單」視窗中，從「尋找範圍」下拉式選單選取「檔案系統中的使用者範本」，即可顯示所有已儲存的電子郵件範本。選取所需項目後，按一下「開啟」按鈕。

7. 接著將根據所選郵件範本建立新郵件。在郵件內文中，您可點擊下拉式選單，選取所需項目。

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使用強大工具建立並使用含下拉列表的電子郵件範本

在此推薦一個超實用功能——「自動文字」（屬於「Kutools for Outlook」）！透過此功能，您可輕鬆將範本內文（含下拉列表）儲存為自動文字項目，日後只需點擊幾下，立即重複使用，大幅提升效率！

1. 在 Outlook 中，切換至「新增」索引標籤，點擊「新增」群組中的「新建郵件」。將 Word 中包含下拉式清單的文字複製並貼上至 Outlook，確保該清單在 Outlook 中正常運作。同時，「Kutools 功能窗格」會顯示於頁面右側。

√ 提示：若未顯示 Kutools 功能窗格，請點選「Kutools」>「窗格」以開啟功能窗格。

2. 選取文字後，點擊「自動文字」區段中的 ➕ 按鈕。

3. 在彈出的「新增自動文字」對話方塊中，於「名稱」欄位輸入此電子郵件範本的名稱，並從「類別」下拉式清單中選擇一個類別（預設為「一般」）。您也可以點擊「新建組」按鈕來建立更多類別，然後點擊「新增」按鈕。

4. 電子郵件範本已成功儲存為自動文字項目，並顯示於「Kutools 功能窗格」的「自動文字」索引標籤中。

5. 只需點擊「Kutools 功能窗格」中已儲存的範本，內含下拉列表的文字就會自動插入電子郵件內文，一鍵搞定，就是這麼簡單！

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