電子郵件到達 Outlook 時如何自動打印附件？
本教程演示了一種結合 VBA 腳本和 Outlook 規則的方法，以幫助您在某些電子郵件到達 Outlook 時自動打印它們的附件。
某些電子郵件到達時自動打印附件
假設您想自動打印來自某個發件人的傳入電子郵件的附件。 您可以執行以下操作來完成它。
第 1 步：在 Outlook 中創建腳本
首先，您需要在 Outlook 中創建一個 VBA 腳本。
1.啟動Outlook，按 其他 + F11 同時打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。
2。 在裡面 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口，雙擊 Project1 > Microsoft Outlook對象 > 本次展望會議 打開 ThisOutlookSession（代碼） 窗口，然後將以下代碼複製到此代碼窗口中。
VBA 代碼 1：電子郵件到達時自動打印附件（所有類型的附件）
Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
Dim xFS As FileSystemObject
Dim xTempFolder As String
Dim xAtt As Attachment
Dim xShell As Object
Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
Dim xFileName As String
On Error GoTo xError
If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
Set xFS = New FileSystemObject
xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
MkDir (xTempFolder)
End If
Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
For Each xAtt In Item.Attachments
If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
xAtt.SaveAsFile (xFileName)
Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
End If
Next xAtt
Set xFS = Nothing
Set xFolder = Nothing
Set xFolderItem = Nothing
Set xShell = Nothing
xError:
If Err <> 0 Then
MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
Err.Clear
End If
Exit Sub
End Sub
Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
xHtml = xItem.HTMLBody
xID = "cid:" & xCid
If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
IsEmbeddedAttachment = True
End If
End If
End Function注意： 此代碼支持打印電子郵件中收到的所有類型的附件。 如果您只想打印指定類型的附件，例如 pdf 文件，請應用以下 VBA 代碼。
VBA代碼2：郵件到達時自動打印指定類型的附件
Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
Dim xFS As FileSystemObject
Dim xTempFolder As String
Dim xAtt As Attachment
Dim xShell As Object
Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
Dim xFileType As String, xFileName As String
On Error GoTo xError
If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
Set xFS = New FileSystemObject
xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
MkDir (xTempFolder)
End If
Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
For Each xAtt In Item.Attachments
If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
xFileName = xAtt.FileName
xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
Select Case xFileType
Case "pdf" 'change "pdf" to the file extension you want to print
xAtt.SaveAsFile (xFileName)
Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
End Select
End If
Next xAtt
Set xFS = Nothing
Set xFolder = Nothing
Set xFolderItem = Nothing
Set xShell = Nothing
xError:
If Err <> 0 Then
MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
Err.Clear
End If
Exit Sub
End Sub
Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
xHtml = xItem.HTMLBody
xID = "cid:" & xCid
If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
IsEmbeddedAttachment = True
End If
End If
End Function
筆記:
3. 繼續點擊 工具 > 引用。 在彈出 參考 - 項目1 對話框，檢查 Microsoft腳本運行時 框，然後單擊 OK 按鈕。
4.保存代碼，然後按 其他 + Q 關閉鍵 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。
注意： 請確保 啟用所有的宏 Outlook 中啟用了該選項。 您可以按照下面顯示的步驟檢查此選項。
Step2：構建規則以使用腳本
在 Outlook 中添加 VBA 腳本後，您需要創建規則以根據某些條件使用該腳本。
1. 轉到主頁選項卡，單擊 規則 > 管理規則和警報.
2。 在裡面 規則和警報 對話框中，單擊 新規則 按鈕以創建規則。
提示： 如果您在 Outlook 中添加了多個電子郵件帳戶，請在 將更改應用到此文件夾 要應用規則的下拉列表。 否則，它將應用於當前選擇的電子郵件帳戶的收件箱。
3.在第一 規則嚮導 對話框中選擇 對我收到的消息應用規則 ，在 步驟 1 框，然後單擊 下一步。
4.在第二 規則嚮導 對話框，您需要：
5.在第三 規則嚮導 對話框，您需要配置如下。
提示： 如果“運行腳本” 選項在您的 規則嚮導，您可以按照本文中提到的方法進行顯示： 恢復 Outlook 規則中缺少的運行腳本選項.
6.然後另一個 規則嚮導 彈出詢問例外情況。 如有必要，您可以選擇例外，否則，單擊 下一頁 沒有任何選擇的按鈕。
7.最後 規則嚮導，您需要為規則指定一個名稱，然後單擊 完 按鈕。
8.然後返回到 規則和警報 對話框，你可以看到你創建的規則列在裡面，點擊 OK 按鈕以完成整個設置。
從現在開始，當收到來自指定人員的電子郵件時，將自動打印附件。
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