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在 Outlook 中創建、編輯、使用和共享聯繫人組

本教程重點介紹您在 Outlook 中使用聯繫人組(以前稱為“通訊組列表”)時可能遇到的問題。 它總結了最常見和最方便的解決方案。 請單擊下面列出的解決方案以轉到相應的說明。

在 Outlook 中創建聯繫人組

在 Outlook 中編輯聯繫人組

向 Outlook 中的聯繫人組發送電子郵件

在 Outlook 中共享和保存聯繫人組


在 Outlook 中創建聯繫人組

您可能會發現出於業務原因需要向公司或工作組的成員發送大量電子郵件的情況。 或者,您可能需要向所有家人和朋友發送節日賀卡。 對於這種情況,創建一個聯繫人組將節省大量發送一封一封電子郵件的時間。 這裡我們的 ExtendOffice 團隊列出了從 Outlook 聯繫人、地址簿和 Excel、Word 或文本形式的數據創建聯繫人組的方法,以及在 Outlook 郵箱中為發件人或收件人創建組的方法。

從 Outlook 聯繫人或通訊簿創建聯繫人組

1。 點擊 人物 or 聯絡我們 在 Outlook 的導航欄上。

2.在標籤下 首頁點擊此處成為Trail Hunter 新聯絡人群組 在小組中 新穎.

3。 在裡面 聯絡小組 窗口,在聯繫人組中命名 姓名 領域。

4。 點擊 添加成員 在小組中 會員 選擇 從Outlook聯繫人 or 從通訊錄 根據您的需要在下拉列表中。 (如果您現在只想添加一個聯繫人,並且誰不在您的 Outlook 聯繫人或地址簿中,請選擇 新的電子郵件聯繫人.)
聯絡小組 01

5。 在裡面 選擇會員 對話框,要選擇多個不連續的聯繫人,請按住 按Ctrl 鍵,然後一一點擊聯繫人; 要選擇多個連續的聯繫人,請單擊第一個聯繫人,然後按住 轉移 並選擇最後一個。

6。 點擊 會員 對話框左下角的按鈕將所有選定的聯繫人添加到 會員 字段,然後單擊 OK.
聯絡小組 02

7。 在裡面 聯絡小組 窗口中,單擊 保存並關閉.


從 Excel、Word 或其他應用程序中的數據創建聯繫人組

聯絡小組 03

聯絡小組 04

假設您收到了 Excel 電子表格、Word 文檔或其他應用程序中的電子郵件地址列表,如上所示。 要將地址批量添加到 Outlook 中的聯繫人組,請執行以下操作:

1。 點擊 人物 or 聯絡我們 在 Outlook 的導航欄上。

2.在標籤下 首頁點擊此處成為Trail Hunter 新聯絡人群組 在小組中 新穎.

3。 在裡面 聯絡小組 窗口,在聯繫人組中命名 姓名 領域。

4。 點擊 添加成員 在小組中 會員 選擇 從Outlook聯繫人.

5. 複製 Excel 電子表格或 Word 文檔中的數據。

6。 在裡面 選擇 會員 對話框,將數據粘貼到 會員 字段,然後單擊 OK.
聯絡小組 05

7。 在裡面 聯絡小組 窗口中,單擊 保存並關閉.

√ 注意:每個電子郵件地址需要用分號或段落標記(每行一個名稱和地址)分隔。 如果沒有名稱,地址將用作聯繫人組中的顯示名稱。


在郵箱中為收件人或發件人創建聯繫人組

如果要將一封郵件或多封郵件的所有收件人和發件人添加到聯繫人組,或者要將郵箱中的某些發件人或收件人分組,則可以使用 添加到組 特徵的e Kutools for Outlook,我們團隊開發的一個方便的 Outlook 加載項。 它將根據您的需要快速創建一個聯繫人組。

1. 選擇您要添加到聯繫人組的收件人或發件人的郵件。

2。 轉到 Kutools Plus 標籤,在 聯絡我們 組,單擊 添加到組.

3。 在裡面 將收件人添加到聯繫人組 對話框中選擇 全部, 所有寄件者, 或者 所有收件人範圍 下拉列表。 將選中滿足條件的電子郵件地址旁邊的框。

4. 在對話框的右側,選擇要添加地址的聯繫人組; 或者您可以通過單擊創建一個新的聯繫人組 新聯絡人群組,然後選中它旁邊的框。 點擊 OK.
聯絡小組 06

如果您沒有安裝我們的 Outlook 插件, 點擊這裡下載. 或者您可以使用更笨拙的方法:複製要添加到聯繫人組的收件人的發件人地址,然後將它們粘貼到 會員 領域中 選擇會員 對話框。 詳情請參考第4-7步 從 Outlook 聯繫人或通訊簿創建聯繫人組.


在 Outlook 中編輯聯繫人組

有時候我們需要編輯我們的聯繫人組: 貴公司有人事變動,同事和項目來來去去,所以需要增加或刪除一些成員; 聯繫人組中的成員是混合的,因此您想將組分成兩個或多個組; 兩個部門合併了所以你需要合併兩個聯繫人組……

在我們這樣做之前,我們需要找到這些組的位置:

如果你在 郵件,請點擊 地址簿 在小組中 發現 在選項卡下 首頁,然後在彈出的對話框中搜索組; 如果你已經轉移到 人物 or 聯絡我們 在 Outlook 的導航欄上查看,您可以通過在列表上方的搜索框中鍵入其名稱來在您的聯繫人列表中找到該組。
聯絡小組 07

找到聯繫人組後,雙擊其名稱打開 聯絡小組 窗戶。 現在,找到下面列出的滿足您下一步需求的方法。


在聯繫人組中添加或刪除成員

• 將成員添加到聯繫人組,請參閱第 4-7 步 從 Outlook 聯繫人或通訊簿創建聯繫人組.

• 要從聯繫人組中刪除成員,請在打開的聯繫人組中選擇成員 聯絡小組 首先窗口,然後單擊 刪除會員 群內特色 會員 。 點擊 保存並關閉 在小組中 動態.


在Outlook中拆分聯繫人組

這裡我們列出了兩種在 Outlook 中拆分聯繫人組的方法:一種是自帶功能,另一種是通過 拆分為聯繫人組 的特點 Kutools for Outlook.

• 通過複製和刪除在 Outlook 中溢出聯繫人組

假設您需要將一個聯繫人組分成兩個。 請按照以下步驟操作:

1。 在 人物 or 聯絡我們 頁面,搜索您要編輯的聯繫人組。

2. 右鍵單擊(不要鬆開)組並將其向上或向下拖動一點,鬆開鼠標按鈕,您將看到如下屏幕截圖所示的簡短彈出菜單,單擊 複製. 列表中將出現兩個相同的聯繫人組。

聯絡小組 08 >>> 聯絡小組 09

3.雙擊打開兩個組,根據需要更改組的名稱,例如, ExtendOffice1和 ExtendOffice2.然後刪除,比方說,名稱 8-15 ExtendOffice1,並在其中命名 1-7 ExtendOffice2.
聯絡小組 10

4. 現在,您將擁有兩個新的較小的聯繫人組,單擊 保存並關閉.
聯絡小組 11

• 使用出色的工具在 Outlook 中輕鬆拆分聯繫人組

或者如果你已經安裝 在水底采捕業協會(UHA)的領導下, Kutools for Outlook 在您的計算機中,要拆分聯繫人組,請按照以下步驟操作:

1. 選擇要拆分的聯繫人組(這裡我選擇了名為 ExtendOffice 例如測試 1)。

2. 轉到選項卡 Kutools Plus, 找 聯絡我們 功能區中的組 聯絡我們, 選擇 拆分為聯繫人組 在下拉列表中。

3。 在裡面 拆分為聯繫人組 窗口,選中要移動到新聯繫人組的組成員旁邊的框,單擊 Ok.
聯絡小組 12

4、在彈出的對話框中給新建的組命名,點擊 OK.
聯絡小組 13

5. 兩個拆分的聯繫人組將出現在聯繫人列表中,您可以隨意打開這些組查看其成員。
聯絡小組 14


拆分聯繫人組並將其成員添加為 Outlook 中的聯繫人

要拆分或我們說刪除 Outlook 中的聯繫人組,您只需轉到 人物 or 聯絡我們 頁面並右鍵單擊要刪除的組,然後單擊 刪除 在彈出菜單上。 但是,如果您想同時將其所有成員添加為單個 Outlook 聯繫人,請檢查我們下面列出的兩種方法:

• 使用 Outlook 的內置功能拆分聯繫人組

1. 雙擊打開聯繫人列表中的聯繫人組。

2. 雙擊要添加到聯繫人列表的成員。

3. 單擊三點按鈕查看更多選項,然後單擊 添加到Outlook聯繫人.
聯絡小組 15

4.在彈出窗口中 聯絡我們 窗口,您可以根據需要添加額外信息,然後單擊 保存並關閉.

5. 重複步驟 2-4 添加所有成員。

6. 現在回到 人物 or 聯絡我們 查看以刪除聯繫人組。

該方法適用於只有少數成員的組。 如果群組包含大量成員,則該方法會浪費太多時間。 在這種情況下,請檢查 打破 Kutools for Outlook 的功能如下。

• 使用 Kutools for Outlook 輕鬆拆分聯繫人組

1. 選擇要斷開的聯繫人組。

2. 轉到選項卡 Kutools Plus點擊此處成為Trail Hunter 聯絡我們 > 打破.

3。 在裡面 打破 窗口中,單擊 全部 選中所有框,然後單擊 Ok.

4.會彈出一個對話框詢問 您想將此聯繫人組分解為單個聯繫人嗎? 點擊 .

5. 現在所有成員都添加到您的聯繫人列表中,同時刪除聯繫人組。

√ 注意:如果您只想將其部分成員添加到您的聯繫人列表中,請選中特定成員旁邊的框,單擊 Ok 將它們添加到列表中,同時將它們從組中刪除。 包含您未檢查的成員的組將仍然存在。

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在 Outlook 中將聯繫人組合併為一個

將兩個或多個聯繫人組合併為一個新組。 請按照以下步驟操作:

1. 創建一個新的聯繫人組。 (按照步驟 1-3 從 Outlook 聯繫人或通訊簿創建聯繫人組.)

2。 點擊 添加成員 在小組中 會員 選擇 從Outlook聯繫人.

3。 在裡面 選擇會員 對話框中,選擇要合併的聯繫人組。

4。 點擊 會員 在對話框的左下角,然後單擊 OK.

5。 在裡面 聯絡小組 窗口中,單擊 保存並關閉.

√ 注意:上述方法非常簡單快捷。 但是,您這樣創建的群組就像一個包含多個小群組的大群組,當您需要編輯群組成員時,就不那麼方便了。 因為您必須打開每個小組才能進行編輯。 合併多個聯繫人組,並僅將組成員添加到一個組中。 請檢查 如何在 Outlook 中合併或合併通訊組列表?


向 Outlook 中的聯繫人組發送電子郵件

要向 Outlook 中的一個或多個聯繫人組發送電子郵件,請按照以下步驟操作:

1.在“郵件”視圖中,單擊 新郵件 開始一條新消息。

2。 在裡面 要... 字段中,鍵入聯繫人組的名稱。 Outlook 將顯示您的聯繫人列表中的潛在匹配項,如下圖所示。 如果您不想讓收件人看到彼此,請在 密送... 場地。 (如果該字段未顯示在消息窗口中,請轉到 選項 選項卡,然後單擊 “密件抄送” 在小組中 顯示欄位.)
聯絡小組 16

如果您不記得組名,可以單擊 要... 打開 選擇名字 窗口以查看聯繫人列表中的所有聯繫人。 選擇要向其發送消息的組,然後單擊 , Cc, 或者 “密件抄送” 根據您的需要。 組的名稱將顯示在相應的字段中。 (我點擊 以此處為例。)然後單擊 OK.
聯絡小組 17

3. 輸入電子郵件的主題和正文。 點擊 發送 打完字後。


在 Outlook 中共享和保存聯繫人組

您可能需要向新員工發送與工作相關的聯繫人群組,或將與興趣相關的群組分享給您的朋友; 您可能還會收到其他人共享的聯繫人組。 這部分我們將討論如何共享聯繫人組,以及如何在 Outlook 中保存他人發送的聯繫人組。

在 Outlook 中共享聯繫人組

• 您可以將群組包含在電子郵件中並將其發送給其他人:

1.在“郵件”視圖中,單擊 新郵件 創建新消息。 一種 您的訊息 會彈出窗口。 調整窗口大小,將其移動到 Outlook 窗口旁邊,以便同時顯示兩個窗口。

2。 點擊 人物 or 聯絡我們 從 Outlook 窗口的導航欄中。

3. 找到您要分享的聯繫人群組,將其作為附件拖入郵件正文中 您的訊息 窗口。

4.填寫信息 您的訊息 根據需要打開窗口,然後單擊 發送 共享聯繫人組。

• 您還可以將聯繫人組作為附件插入,而不是將其拖到郵件正文中:

1。 在裡面 郵件 查看,點擊 新郵件 創建新消息。

2. 轉到選項卡 插入 在彈出窗口中 您的訊息 窗口中,找到 包括 組,單擊 展望項目.

3。 在裡面 插入項目 對話框,選擇某個郵箱下的聯繫人文件夾,列出郵箱中的所有聯繫人和聯繫人組 項目 盒子。 現在您可以找到並選擇聯繫人組,然後單擊 OK 將其作為附件插入。
聯絡小組 18

4.填寫信息 您的訊息 根據需要打開窗口,然後單擊 發送 共享聯繫人組。

在 Outlook 中保存聯繫人組

要在電子郵件中保存其他人共享的聯繫人組:

1. 打開包含聯繫人組附件的消息。

2. 將附件拖到導航欄上 人物 or 聯絡我們 .

這是最簡單的方法,你可以點擊 人物 or 聯絡我們 檢查新保存的組。


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  • 自動CC / BCC 根據規則發送電子郵件; 自動前進 自定義多封電子郵件; 自動回复 沒有交換服務器,還有更多自動功能...
  • BCC警告 -當您嘗試全部答复時顯示消息 如果您的郵件地址在“密件抄送”列表中; 缺少附件時提醒,還有更多提醒功能...
  • 在郵件對話中回复(全部)帶有所有附件; 回复許多電子郵件 片刻之間; 自動添加問候語 回复時將日期添加到主題中...
  • 附件工具:管理所有郵件中的所有附件, 自動分離, 全部壓縮,重命名全部,保存全部...快速報告, 計算選定的郵件...
  • 強大的垃圾郵件 習俗 刪除重複的郵件和聯繫人... 使您能夠在Outlook中做得更聰明,更快和更好。
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