在 Outlook 中建立、編輯、使用及分享聯繫人組
本教學重點說明您在 Outlook 中使用聯絡人群組（舊稱「通訊群組清單」）時可能遇到的問題，並彙整最常見且實用的解決方案。請點選下方列出的解決方案，即可前往對應的操作指引。
在 Outlook 中建立聯繫人組
您可能因業務需求，需向公司或工作群組全體成員大量寄送電子郵件，或在節慶時向所有親友發送賀卡。此時，建立聯絡人組能大幅節省逐一寄信的時間。ExtendOffice 團隊已整理以下方法：從您的 Outlook 通訊錄、通訊簿，以及 Excel、Word 或純文字格式的資料中建立聯絡人組，並為 Outlook 郵件匣中的寄件者或收件者快速建立群組。
從 Outlook 連絡人或通訊簿建立聯繫人組
1. 按一下您 Outlook 導覽列中的人員或連絡人。
2. 在首頁索引標籤下，點選新的聯絡人組群組中的新增。
3. 在聯繫人組視窗中，於名稱欄位輸入聯繫人組名稱。
4. 按一下群組中的新增成員，依需求從 來自 Outlook 連絡人或通訊簿添加下拉選單中選擇選項。（若您目前只想新增一位不在 Outlook 連絡人或通訊簿中的連絡人，請選擇）電子郵件連絡人。）
5. 在選取成員對話方塊中，若要選取多個不連續的聯絡人，請按住 Ctrl 鍵，再逐一點選各聯絡人；若要選取多個連續的聯絡人，請先點選第一個聯絡人，再按住 Shift 鍵並點選最後一個。
6. 按一下對話方塊左下角的成員按鈕，即可將所有選取的聯絡人加入成員欄位，然後點擊確定完成設定！
7. 在聯繫人組視窗中，點選儲存並關閉。
從 Excel、Word 或其他應用程式的資料建立聯繫人組
假設您收到一份如上圖所示的郵箱地址清單，該清單位於 Excel 試算表、Word 文件或其他應用程式中。若要將這些地址批量新增至 Outlook 中的聯繫人組，請依下列步驟操作：
1. 在 Outlook 中點擊導覽列上的人員或連絡人。
2. 在首頁索引標籤下，點擊位於新增群組中的新的聯絡人組。
3. 在聯繫人組視窗中，於名稱欄位輸入聯繫人組名稱。
4. 點擊新增成員（位於）成員群組中），然後選擇 來自 Outlook 連絡人。
5. 複製 Excel 試算表或 Word 文件中的資料。
6. 在選取成員對話方塊中，將資料貼上至成員欄位，然後點擊確定。
7. 在聯繫人組視窗中，點擊儲存並關閉。
√ 注意：每個郵箱地址需以分號或段落標誌分隔（每行一個姓名與地址）。若無姓名，則會使用地址作為聯繫人組中的顯示名稱。
為收件匣中的收件者或寄件者建立聯繫人組
若您想將一封或多封郵件的所有收件者與寄件者新增至聯絡人群組，或想將收件匣中的特定寄件者或收件者分組，立即使用我們團隊開發的實用 Outlook 增益集——新增至群組功能 （屬於 ）Kutools for Outlook），即可根據您的需求快速建立聯絡人群組！
1. 選取含有您想新增至聯繫人組的收件者或寄件者的郵件。
2. 前往 KUTOOLS PLUS 索引標籤，在連絡人群組中，點擊新增至群組。
3. 在新增收件者至聯繫人組對話方塊中，於範圍下拉列表中選擇全部、所有寄件者或所有收件者，符合條件的郵箱地址旁的核取方塊將自動勾選。
4. 在對話方塊右側，選取您要新增地址的聯絡人組；或點擊新的聯絡人組建立新群組，並勾選其旁邊的方塊，最後點擊確定。
若您尚未安裝我們的 Outlook 增益集，請點此下載！您也可以選擇較繁瑣的方式：先複製欲新增至聯繫人組的寄件者或收件者地址，再貼到成員欄位（位於）選取成員對話方塊中）。詳細步驟請參閱 從 Outlook 連絡人或通訊簿建立聯繫人組的第 4 至第 7 步。
在 Outlook 中編輯聯繫人組
有時我們需要編輯聯繫人組：公司內部人事異動、同事與專案來來去去，因此需新增或移除部分成員；某個聯繫人組中的成員過於混雜，因此想將該群組拆分成兩個或多個；兩個部門合併，因此需合併兩個聯繫人組……
在進行上述操作前，我們需先找到群組的位置：
若您正在郵件檢視畫面，請點擊位於首頁索引標籤中、尋找群組下的通訊簿，並在彈出的對話方塊中搜尋該群組；若已切換至 Outlook 導覽列上的人員或連絡人檢視畫面，則可直接在連絡人清單上方的搜尋方塊輸入群組名稱，快速找到目標群組！
在找到聯繫人組後，雙擊其名稱以開啟聯繫人組視窗。現在，請根據您的需求，從下方列出的方法中選擇下一步操作。
從聯繫人組新增或移除成員
• 若要將新成員加入聯絡人群組，請參閱 從 Outlook 通訊錄或通訊簿建立聯絡人群組的第 4 至第 7 步。
• 若要從聯繫人組移除成員，請先在已開啟的聯繫人組視窗中選取要移除的成員，然後點擊位於成員群組中的移除成員。接著，點擊位於動作群組中的儲存並關閉。
在 Outlook 中拆分聯繫人組
以下列出兩種在 Outlook 中拆分聯絡人群組的方法：一種使用 Outlook 內建功能，另一種則使用拆分為聯絡人群組功能（屬於 ）Kutools for Outlook）。
假設您需要將一個聯繫人組拆分成兩個，請依照下列步驟操作：
1. 在人員或連絡人頁面中，搜尋您要編輯的聯絡人組。
2. 按住滑鼠右鍵（不要放開），將該群組向上或向下拖曳一小段距離後釋放滑鼠按鈕，此時會出現如下方截圖所示的簡短快顯選單，請點擊複製。清單中將出現兩個相同的聯絡人群組。
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3. 雙擊開啟這兩個群組，依需求更改群組名稱（例如 ExtendOffice 1 與 ExtendOffice 2）。然後，假設在 ExtendOffice 1 中移除姓名 8-15，在 ExtendOffice 2 中移除姓名 1-7.
4. 至此，您將擁有兩個新的較小聯絡人組，請點擊儲存並關閉。
或者，若您已在電腦中安裝 我們的 Kutools for Outlook，要拆分聯繫人組，請依下列步驟操作：
1. 選取您要拆分的聯繫人組（此處以名為 ExtendOffice test 1 的群組為例）。
2. 前往 KUTOOLS PLUS 索引標籤，在功能區的連絡人群組中，點選下拉列表中的連絡人，再選擇拆分為聯繫人組。
3. 在拆分至聯繫人組視窗中，勾選您想移至新聯絡人組的群組成員旁的核取方塊，然後點擊確定。
4. 在彈出的對話方塊中為新建類別命名後，按一下確定。
5. 拆分後的兩個聯繫人組將出現在連絡人清單中，您可以隨時開啟群組檢視其成員。
解散聯繫人組並將其成員新增為 Outlook 連絡人
若要在 Outlook 中解散（又稱移除）連絡人組，請前往人員或連絡人頁面，對欲移除的群組按一下滑鼠右鍵，再於快顯功能表中點選刪除。但若您希望同時將所有成員新增為個別的 Outlook 連絡人，請參閱以下兩種方法：
1. 在連絡人清單中雙擊以開啟聯繫人組。
2. 雙擊您想加入聯絡人清單的成員。
3. 點擊三點按鈕以查看更多選項，然後點擊 新增至 Outlook 連絡人。
4. 在彈出的連絡人視窗中，如有需要可新增額外資訊，然後點選儲存並關閉。
5. 重複步驟 2-4 以新增所有成員。
6. 現在請返回人員或連絡人檢視畫面，即可刪除聯繫人組。
此方法適用於成員人數較少的群組。若群組成員眾多，將耗費過多時間；此時，請參閱下方 Kutools for Outlook 的解散功能。
• 使用 Kutools for Outlook 輕鬆解散聯繫人組
1. 選取您要解散的聯絡人群組。
2. 切換至 KUTOOLS PLUS 索引標籤，點選連絡人群組中的解散。
3. 在解散視窗中，點選全部以勾選所有核取方塊，再點擊確定即可完成操作！
4. 系統將彈出對話方塊，詢問是否要將目前這個聯絡人組拆散為單一聯絡人？請點選是。
5. 所有成員現已新增至您的連絡人清單，同時聯繫人組也已被刪除。
√ 注意：若您只想將部分成員新增至聯絡人清單，請勾選特定成員旁的核取方塊，再點擊確定，即可將這些成員加入清單並從群組中移除。未勾選的成員仍會保留在原群組中。
在 Outlook 中將多個聯繫人組合併為一個
若要將兩個或多個聯繫人組合併為一個新建類別，請依照下列步驟操作：
1. 建立一個新的聯絡人群組。（請依照步驟 1–3，）從 Outlook 通訊錄或聯絡人建立聯絡人群組。）
2. 在群組的新增成員區段中，按一下成員，選擇 來自 Outlook 連絡人。
3. 在選取成員對話方塊中，選取您要合併的聯絡人群組。
4. 點擊對話方塊左下角的成員，再點擊確定。
5. 在聯繫人組視窗中，點選儲存並關閉。
√ 注意：上述方法簡單又快速！但以此方式建立的群組，實則是由多個小群組組成的大群組，編輯成員時較不方便——您必須逐一開啟每個小群組才能修改。若想將多個聯絡人組合併，並把所有成員直接加入單一群組，請參閱 如何在 Outlook 中合併或組合通訊群組？
在 Outlook 中傳送電子郵件至聯繫人組
若要在 Outlook 中傳送電子郵件給一個或多個聯繫人組，請依照下列步驟操作：
1. 在郵件檢視畫面中，點擊新建郵件，立即開始撰寫新郵件！
2. 在收件者……欄位中輸入聯絡人群組名稱，Outlook 將如下方圖片所示，從您的聯絡人清單中顯示相符的建議項目。若您不希望收件者彼此看見對方，請改於密件副本……欄位中輸入群組名稱。（若郵件視窗未顯示該欄位，請切換至）選項索引標籤，並在顯示欄位群組中點選密件副本。）
若您不記得分組名稱，可點選收件者……，開啟選取名稱視窗，瀏覽聯絡人清單中的所有聯絡人。選取您要傳送郵件的群組後，依需求點選收件者、副本或密件副本，群組名稱便會自動顯示在對應欄位中。（此處以點選）收件者為例。）最後，點選確定即可。
3. 輸入郵件主旨與內文，完成後點擊傳送即可！
在 Outlook 中分享與儲存聯繫人組
您可能需要將工作相關的聯繫人組傳送給新進員工，或將興趣相關的群組分享給朋友；也可能收到他人分享的聯繫人組。本節將說明如何分享聯繫人組，以及如何在 Outlook 中儲存他人傳送的聯繫人組。
在 Outlook 中分享聯繫人組
• 您可以將群組附加於電子郵件訊息中傳送給他人：
1. 在郵件檢視畫面中，點擊新建郵件即可建立新郵件，系統將彈出郵件視窗。調整視窗大小並移至 Outlook 視窗旁，讓兩個視窗同時清晰可見！
2. 在 Outlook 視窗中，從導覽列按一下人員或連絡人。
3. 找到您要分享的聯絡人組，並將其拖曳至郵件視窗的郵件本文中，作為附件加入！
4. 依需求填寫郵件視窗中的資訊，然後點擊傳送，立即分享您的聯絡人組！
• 您也可以將聯繫人組插入為附件，而非拖曳至郵件本文中：
1. 在郵件檢視中，點擊新建郵件即可建立新訊息。
2. 在快顯插入索引標籤中，前往訊息視窗，找到包含群組，然後點選項目。
3. 在插入項目對話方塊中，於特定郵件匣下選取「連絡人」資料夾，即可在項目方塊中列出所有連絡人與聯絡人群組。現在您可輕鬆找到並選取所需聯絡人群組，再按一下確定，立即將其作為附件插入！
4. 依需求填寫訊息視窗中的資訊，然後點擊傳送，即可分享聯絡人組！
在 Outlook 中儲存聯繫人組
若要儲存他人透過電子郵件訊息分享的聯繫人組：
1. 開啟包含聯繫人組附件的訊息。
2. 將附件拖曳至導覽列，然後放開於人員或連絡人。
這是最簡單的方法！只需點擊人員或連絡人，即可立即查看新儲存的群組。
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