在 Outlook 中建立、編輯、使用及分享聯繫人組

本教學重點說明您在 Outlook 中使用聯絡人群組（先前稱為「通訊群組清單」）時可能遇到的問題，並彙整最常見且實用的解決方案。請點選下方列出的解決方案，即可前往對應的操作說明。

在 Outlook 中建立聯繫人組

• 從 Outlook 連絡人或通訊簿建立聯繫人組
• 從 Excel、Word 或其他應用程式中的資料建立聯繫人組
• 為您信箱中的收件者或寄件者建立聯繫人組

在 Outlook 中編輯聯繫人組

• 新增或移除聯繫人組的成員
• 在 Outlook 中分割聯繫人組
  • 透過複製並移除，在 Outlook 中拆分聯繫人組
  • 使用強大工具輕鬆在 Outlook 中拆分聯繫人組
• 拆分聯繫人組並將其成員新增為 Outlook 中的連絡人
  • 使用 Outlook 內建功能拆分聯繫人組
  • 使用 Kutools for Outlook 輕鬆拆分聯繫人組
• 在 Outlook 中合併聯繫人組為一個

在 Outlook 中傳送電子郵件給聯繫人組

在 Outlook 中分享與儲存聯繫人組

• 在 Outlook 中分享聯繫人組
• 在 Outlook 中儲存聯繫人組

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在 Outlook 中建立聯繫人組

您可能因業務需求，需向公司或工作群組全體成員大量寄送電子郵件，也可能想在節日時向所有家人與朋友發送賀卡。面對這些情境，建立聯絡人組能大幅節省逐一寄信的時間。為此，ExtendOffice 團隊已整理出多種方法：從 Outlook 通訊錄、通訊簿，以及 Excel、Word 或純文字格式的資料中建立聯絡人組，同時也提供直接在 Outlook 中為信箱內的寄件者或收件者建立群組的實用技巧。

從 Outlook 連絡人或通訊簿建立聯繫人組

1. 點擊 Outlook 中的人員或連絡人導覽列。

2. 在首頁索引標籤下，於新增群組中，按一下新的聯絡人組。

3. 在聯繫人組視窗中，於名稱欄位輸入聯繫人組名稱。

4. 按一下新增成員群組中的成員，並根據需求從下拉選單中選擇 來自 Outlook 連絡人或通訊簿添加。（若您只想新增一位不在 Outlook 連絡人或通訊簿中的連絡人，請選擇）電子郵件連絡人。）

5. 在選取成員對話方塊中，若要選取多個不連續的聯絡人，請按住 Ctrl 鍵，再逐一點選各聯絡人；若要選取多個連續的聯絡人，請先點選第一個聯絡人，再按住 Shift 鍵並點選最後一個。

6. 按一下對話方塊左下角的成員按鈕，即可將所有選取的聯絡人新增至成員欄位，然後點選確定完成設定！

7. 在聯繫人組視窗中，點選儲存並關閉。

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從 Excel、Word 或其他應用程式的資料建立聯繫人組

假設您收到一份如上圖所示、來自 Excel 試算表、Word 文件或其他應用程式的電子信箱清單。若要將這些地址大量新增至 Outlook 的聯絡人群組，請依照下列步驟操作：

1. 按一下位於 Outlook 導覽列上的人員或連絡人。

2. 在首頁索引標籤下，點選新增群組中的新的聯絡人組。

3. 在聯繫人組視窗中，於名稱欄位輸入聯繫人組名稱。

4. 按一下新增成員（位於）成員群組中），然後選擇 從 Outlook 連絡人選取。

5. 複製 Excel 試算表或 Word 文件中的資料。

6. 在選取成員對話方塊中，將資料貼上至成員欄位，然後點選確定。

7. 在聯繫人組視窗中，點選儲存並關閉。

√ 注意：每個郵箱地址必須以分號或段落符號分隔（建議每行僅輸入一個姓名與對應的地址）。若未提供姓名，系統將自動以該郵箱地址作為聯繫人組中的顯示名稱。

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為收件匣中的收件者或寄件者建立聯繫人組

若您想將一封或多封郵件的所有收件者與寄件者快速新增至聯繫人群組，或希望將收件匣中的特定寄件者或收件者分組管理，不妨使用我們團隊開發的實用 Outlook 增益集 Kutools for Outlook 中的「新增至群組」功能，輕鬆依需求建立專屬聯繫人組！

1. 選取包含您想新增至聯絡人組的收件人或寄件人的郵件。

2. 前往 KUTOOLS PLUS 索引標籤，在連絡人群組中，點擊新增至群組。

3. 在「新增收件者至聯繫人組」對話方塊中，從範圍下拉列表中選取全部、所有寄件者或所有收件者，符合條件的郵箱地址旁的核取方塊將自動勾選。

4. 在對話方塊右側，選取您想新增地址的聯絡人群組；或者，按一下新的聯絡人群組來建立新群組，然後勾選其旁邊的核取方塊。最後，按一下確定。

若您尚未安裝我們的 Outlook 增益集，請立即下載！或者，您也可選擇較繁瑣的方式：先複製欲新增至聯絡人群組的寄件者或收件者地址，再貼上至成員欄位（位於）選取成員對話方塊中）。詳細操作步驟請參閱 「從 Outlook 連絡人或通訊簿建立聯絡人群組」第 4 至第 7 步。

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在 Outlook 中編輯聯繫人組

有時我們需要編輯聯繫人組：公司人事異動、同事與專案來來去去，因此需新增或移除部分成員；某個聯繫人組中的成員過於混雜，因此想將該群組拆分成兩個或更多群組；兩個部門合併，因此需合併兩個聯繫人組……

在進行上述操作前，我們需要先找到這些群組的位置：

若您目前處於郵件檢視畫面，請點選首頁索引標籤中、尋找群組下的通訊簿，並在彈出的對話方塊中搜尋該群組；若已切換至 Outlook 導覽列上的人員或連絡人檢視畫面，則可直接在連絡人清單上方的搜尋框輸入群組名稱，快速找到目標群組！

在找到聯繫人組後，雙擊其名稱以開啟聯繫人組視窗。現在，請根據您的需求，參考下方列出的方法進行後續操作。

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從聯繫人組新增或移除成員

• 若要新增成員至聯絡人群組，請參閱 「從 Outlook 通訊錄或聯絡人建立聯絡人群組」的第 4 至第 7 步驟。

• 若要從聯繫人組移除成員，請先在已開啟的聯繫人組視窗中選取要移除的成員，然後點選移除成員（位於）成員群組中）。最後，再點選儲存並關閉（位於）動作群組中）即可完成操作。

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在 Outlook 中拆分聯繫人組

以下列出兩種在 Outlook 中拆分聯絡人群組的方法：一種使用 Outlook 內建功能，另一種則運用 Kutools for Outlook 的「拆分為聯絡人群組」功能。

• 透過複製並移除，在 Outlook 中拆分聯繫人組

假設您需要將一個聯繫人組拆分成兩個，請依照下列步驟操作：

1. 在人員或連絡人頁面中，搜尋您要編輯的聯絡人組。

2. 在群組上按住滑鼠右鍵（不要放開），稍微向上或向下拖曳後放開滑鼠按鈕，此時會出現如下方截圖所示的簡短快顯選單，請點選複製。清單中將出現兩個相同的聯絡人組。

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3. 雙擊開啟這兩個群組，並依需求將其重新命名為例如「ExtendOffice 1」與「ExtendOffice 2」。接著，在 ExtendOffice 1 中移除姓名 8 至 15，在 ExtendOffice 2 中則移除姓名 1 至 7.

4. 至此，您將擁有兩個新的小型聯絡人組，請點選儲存並關閉。

• 使用強大工具輕鬆在 Outlook 中拆分聯繫人組

或者，若您已在電腦中安裝 我們的 Kutools for Outlook，要拆分聯繫人組，請依照下列步驟操作：

1. 選取您要拆分的聯絡人群組（此處以名為「ExtendOffice test 1」的群組為例）。

2. 前往 KUTOOLS PLUS 索引標籤，在功能區的連絡人群組中，從下拉列表選取連絡人，再選擇拆分為聯繫人組。

3. 在拆分至聯繫人組視窗中，勾選您欲移至新聯絡人組的群組成員旁的核取方塊，然後點擊確定。

4. 在彈出的對話方塊中為新建類別命名後，按一下確定。

5. 拆分後的兩個聯絡人組將顯示在聯絡人清單中，您可隨時開啟群組查看其成員。

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解散聯繫人組並將其成員新增為 Outlook 連絡人

若要在 Outlook 中解散（或稱為移除）聯絡人群組，您可以直接前往人員或連絡人頁面，對要移除的群組按一下滑鼠右鍵，然後在彈出功能表中點選刪除。但若您希望同時將所有成員新增為個別的 Outlook 連絡人，請參閱下方列出的兩種方法：

• 使用 Outlook 內建功能解散聯繫人組

1. 在聯絡人清單中雙擊以開啟聯絡人群組。

2. 按兩下您想新增至聯絡人清單的成員。

3. 點擊三點按鈕以查看更多選項，然後點選 新增至 Outlook 連絡人。

4. 在彈出的連絡人視窗中，如有需要可新增額外資訊，然後點選儲存並關閉。

5. 重複步驟 2 至 4，以新增所有成員。

6. 現在返回人員或連絡人檢視畫面，即可刪除聯絡人群組。

此方法適用於成員人數較少的群組。若群組成員眾多，將耗費過多時間；此時，請參閱下方 Kutools for Outlook 的解散功能。

• 使用 Kutools for Outlook 輕鬆解散聯繫人組

1. 選取您要解散的聯絡人組。

2. 切換至 KUTOOLS PLUS 索引標籤，點選連絡人群組中的解散按鈕。

3. 在解散視窗中，點選全部以勾選所有核取方塊，再點選確定。

4. 將彈出一個對話方塊，詢問是否要將目前的聯絡人群組拆解為個別聯絡人？請點選是。

5. 所有成員現已加入您的聯絡人清單，同時該聯絡人組也已刪除。

√ 注意：若您只想將部分成員新增至聯絡人清單，請勾選特定成員旁的核取方塊，再點擊確定，即可將這些成員加入清單並從群組中移除。未勾選成員所屬的群組將予以保留。

立即點擊下載 Kutools for Outlook 免費版！。

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在 Outlook 中將多個聯繫人組合併為一個

若要將兩個或多個聯繫人組合併為一個新建類別，請依照下列步驟操作：

1. 建立一個新的聯絡人群組。（請依照步驟 1–3，）從 Outlook 通訊錄或聯絡人建立聯絡人群組。）

2. 按一下群組新增成員中的成員，選擇 來自 Outlook 連絡人。

3. 在選取成員對話方塊中，選取您要合併的聯絡人群組。

4. 點擊對話方塊左下角的成員，再點擊確定。

5. 在聯繫人組視窗中，點選儲存並關閉。

√ 注意：上述方法非常簡單快速。然而，以此方式建立的群組實際上是由多個小群組組成的大群組，當您需要編輯成員時並不方便——必須逐一開啟每個小群組才能修改。若想將多個聯絡人組合併，並把所有成員直接整合至同一個群組，請參閱 如何在 Outlook 中合併或組合通訊群組？

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在 Outlook 中傳送電子郵件給聯繫人組

若要在 Outlook 中傳送電子郵件給一個或多個聯繫人組，請依照下列步驟操作：

1. 在郵件檢視畫面中，點擊新建郵件，立即開始撰寫新郵件！

2. 在收件者……欄位中輸入聯絡人群組的名稱，Outlook 將立即從您的聯絡人清單中顯示相符項目，如下圖所示。若不希望收件者彼此看見對方，請改於密件副本……欄位中輸入群組名稱。（若郵件視窗未顯示該欄位，請切換至）選項索引標籤，並在顯示欄位群組中點選密件副本。）

如果您不記得分組名稱，只需點選收件者……，即可開啟選取姓名視窗，瀏覽聯絡人清單中的所有聯絡人。選取您要傳送郵件的群組後，依需求點選收件者、副本或密件副本，群組名稱便會自動顯示在對應欄位中。（此處以點選）收件者為例。）最後，點選確定即可完成設定。

3. 輸入郵件主旨與內文，完成後點擊傳送。

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在 Outlook 中分享與儲存聯繫人組

您或許需要將工作相關的聯絡人群組傳送給新進員工，或與朋友分享興趣相關的群組；也可能會收到他人分享給您的聯絡人群組。本節將說明如何在 Outlook 中分享聯絡人群組，以及如何儲存他人傳送給您的聯絡人群組。

在 Outlook 中分享聯繫人組

• 您可以將群組附加在電子郵件中傳送給他人：

1. 在郵件檢視畫面中，點擊新建郵件即可建立新郵件，隨即會彈出一個郵件視窗。調整視窗大小，並將其移至 Outlook 視窗旁邊，讓兩個視窗同時清晰可見！

2. 在 Outlook 視窗的導覽列中，點選人員或連絡人。

3. 找到您要分享的聯絡人群組，並將其拖曳至郵件視窗的郵件內文中作為附件。

4. 依需求填寫郵件視窗中的資訊，然後點擊傳送，立即分享您的聯絡人組！

• 您也可以將聯繫人組插入為附件，而非拖曳至郵件內文：

1. 在郵件檢視中，點擊新建郵件，立即建立新郵件！

2. 在快顯郵件視窗中，前往插入索引標籤，於包含群組中，點選項目。

3. 在插入項目對話方塊中，選取特定信箱下的連絡人資料夾，即可在項目方塊中列出所有連絡人與聯絡人群組。現在您可輕鬆找到並選取所需聯絡人群組，再按一下確定，立即將其作為附件插入！

4. 根據需求填寫郵件視窗中的資訊，然後點擊傳送，立即分享您的聯絡人組！

在 Outlook 中儲存聯繫人組

若要儲存他人透過電子郵件分享的聯繫人組：

1. 開啟含有聯絡人群組附件的郵件。

2. 將附件拖曳至導覽列，並放開於人員或連絡人。

這是最簡單的方法！只需點擊人員或連絡人，即可立即檢視新儲存的群組。