如何在Outlook中自動高亮顯示來自收到郵件的特定關鍵字

Author: Sun Last Modified: 2025-05-13

在Outlook中，您可能每天會收到成千上萬封郵件，您是否曾經想過要自動高亮顯示某些來自收到郵件的特定關鍵字？在本文中，我將介紹一段VBA代碼，用於自動高亮顯示您在Outlook中指定的關鍵字。

自動高亮顯示來自收到郵件的關鍵字

Outlook中沒有內置功能可以處理此任務，除非使用VBA。

1. 按 Alt + F11 鍵啟用 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 然後雙擊左側項目窗格中的 ThisOutlookSession，並將以下代碼複製並粘貼到新的代碼窗口中。

VBA：自動高亮顯示收到郵件中的關鍵字

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
'UpdatebyExtendoffice20181106
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    AutoHighlight_SpecificWords Item
End Sub
Sub AutoHighlight_SpecificWords(Mail As Outlook.MailItem)
    Dim xWord As Variant
    Dim xHTMLBody As String, xStr As String
    Dim xWordArr
    On Error Resume Next
    xWordArr = Array("Kutools", "Important")  'keyword
    xHTMLBody = Mail.HTMLBody
    For Each xWord In xWordArr
        If InStr(xHTMLBody, xWord) > 0 Then
            xStr = "<font style=" & Chr(34) & "background-color: yellow" & Chr(34) & ">" & xWord & "</font>"
            xHTMLBody = Replace(xHTMLBody, xWord, xStr)
            Mail.HTMLBody = xHTMLBody
        End If
    Next
    Mail.Save
End Sub

提示：在代碼中，您可以根據需要在此腳本 xWordArr = Array("Kutools", "Important") 中更改關鍵字。

3. 然後保存代碼並返回到Outlook，在“主頁”選項卡下，點擊規則 > 管理規則和警報。
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4. 在“規則和警報”對話框中，點擊“電子郵件規則”選項卡下的新建規則，然後在“規則嚮導”對話框中，點擊將規則應用於我收到的郵件。
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5. 點擊 下一步 > 下一步 > 是進入第三個對話框，勾選 運行腳本 從 第一步 部分，然後點擊 一個腳本 在 第二步 部分以啟用 選擇腳本 對話框，選擇此代碼 Project1.ThisOutlookSession.AutoHighlight_SpecificWords。點擊確定.
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6. 點擊 下一步 > 下一步，在最後一個對話框中，為此規則命名。
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7. 點擊完成 > 確定以完成規則。

從現在開始，您指定的關鍵字將在收到的郵件中自動高亮顯示。
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將多封郵件保存或導出為其他格式文件（PDF/HTML/WORD/EXCEL）在Outlook中

有時，您可能希望將郵件保存或導出到文件夾中作為其他格式文件，例如Outlook中的PDF、Word或Excel文件。在Outlook中，“另存為”和“導出”功能均無法處理此任務。然而，Kutools for Outlook 的“另存為文件”工具可以一次性將多封郵件導出到文件夾中，並支持多種格式。 點擊獲取45天免費試用！