如何在Outlook中回覆郵件時自動建立親愛的寄件者名稱？

在Outlook中回覆電子郵件時，通常會以禮貌性的問候語開始，例如“親愛的John”，然後是像“早安！”這樣的訊息。然而，每次都手動輸入這些內容可能會非常乏味且耗時。本教程介紹了兩種有效的方法，可以在Outlook中回覆郵件時自動插入寄件者的名稱和問候語：

方法 1：回覆電子郵件時使用VBA自動新增問候語（靈活但需手動設置）

方法 2：使用Kutools for Outlook回覆或轉寄時自動新增問候語 👍（快速且簡單）

方法 1：回覆電子郵件時使用VBA自動新增問候語

以下VBA代碼可幫助您根據一天中的時間自動將個人化的問候語（例如“親愛的John，早安！”）插入回覆郵件正文中。

步驟 1：在Outlook中打開VBA編輯器

1. 按 Alt + F11 打開Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 在左側窗格的“Project1 (VbaProject.OTM)”下，展開“Microsoft Outlook Objects”並雙擊“ThisOutlookSession”。

步驟 2：插入VBA代碼

複製並粘貼以下VBA代碼到編輯器中：

Public WithEvents GExplorer As Outlook.Explorer
Public WithEvents GMailItem As Outlook.MailItem

Private Sub Application_Startup()
    Set GExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_SelectionChange()
    Dim xItem As Object
    On Error Resume Next
    Set xItem = GExplorer.Selection.Item(1)
    If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set GMailItem = xItem
End Sub

Private Sub GMailItem_Reply(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Private Sub GMailItem_ReplyAll(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Sub AutoAddGreetingToReply(Item As Object)
    Dim xGreetStr As String
    Dim xReplyMail As MailItem
    Dim xSenderName As String
    Dim xRecipient As Recipient
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xReplyMail = Item
    For Each xRecipient In xReplyMail.Recipients
        If xSenderName = "" Then
            xSenderName = xRecipient.Name
        Else
            xSenderName = xSenderName & "," & xRecipient.Name
        End If
    Next xRecipient
    Select Case Time
           Case 0.3 To 0.5
                xGreetStr = " Good morning!"
           Case 0.5 To 0.75
                xGreetStr = " Good afternoon!"
           Case Else
                xGreetStr = " Good evening!"
    End Select
    With xReplyMail
        .Display
        .HTMLBody = "Dear " & xSenderName & "," & xGreetStr & "" & .HTMLBody
    End With
End Sub

步驟 3：保存VBA代碼並重新啟動Outlook

1. 按 Ctrl + S 保存項目。

2. 關閉VBA編輯器並重新啟動Outlook以使代碼生效。

結果：

每當您回覆電子郵件時，Outlook都會自動在郵件正文頂部插入問候語。

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方法 2：使用Kutools for Outlook回覆或轉寄時自動新增問候語 👍

如果您想要更快、無需編碼的方法，“Kutools for Outlook”提供了一個內建的問候功能，當回覆或轉寄電子郵件時，會自動添加寄件者的名稱及問候語。

1. 點擊 “Kutools” > “選項” 以打開“選項”對話框。

2. 在“選項”對話框中，配置以下內容：

1. 1). 轉到“回覆”標籤。
2. 2). 勾選“建立、回覆和轉寄電子郵件時新增問候語”選項。默認情況下，框中將顯示 Hi <<SenderName>>,  。
⚡ 提示：您可以用自己的文字替換問候語，並使用自動名稱代碼如 <<FirstName>>、<<LastName>> 或 <<SenderName>> 自定義它，按需要插入收件人的名字。
3. 3). 點擊確定以保存設置。

📌 結果：從現在起，每次您回覆或轉寄電子郵件時，Kutools 將自動在郵件正文開頭插入問候語。

您應該使用哪種方法？

以下是兩種方法的快速比較，幫助您選擇最適合您需求的方法：

最終建議：
如果您熟悉VBA並且需要對問候語內容進行高級控制，方法1是一個穩固的選擇。但是對於大多數用戶來說，使用Kutools for Outlook的方法2是最簡單、最有效的方法，可以通過最少的設置和零編碼來自動添加問候語。

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