如何在 Outlook 回覆郵件時自動插入寄件人姓名？

在 Outlook 回覆郵件時，通常會以禮貌的問候語開頭，例如「親愛的 John，」再接上「早安！」等內容。然而，每次手動輸入不僅繁瑣又耗時。本教學將介紹兩種高效方法，讓您在回覆郵件時自動插入寄件人姓名與問候語：

方法 1：使用 VBA 在回覆郵件時自動加入問候語(彈性高但需手動設定)

方法 2：使用 Kutools for Outlook 在回覆或轉寄時自動加入問候語 👍(快速又簡單)

方法 1：使用 VBA 在回覆郵件時自動加入問候語

下列 VBA 程式碼可根據當天時段，自動在回覆郵件內文插入個人化問候語（例如：「親愛的 John，早安！」）。

步驟 1：在 Outlook 中開啟 VBA 編輯器

1. 按下 Alt+F11，立即開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗！

2. 在左側窗格的「Project 1 （VbaProject.OTM）」下，展開「Microsoft Outlook 物件」，然後雙擊「ThisOutlookSession」。

步驟 2：插入 VBA 程式碼

將下列 VBA 程式碼複製並貼上至編輯器中：

Public WithEvents GExplorer As Outlook.Explorer
Public WithEvents GMailItem As Outlook.MailItem

Private Sub Application_Startup()
    Set GExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_SelectionChange()
    Dim xItem As Object
    On Error Resume Next
    Set xItem = GExplorer.Selection.Item(1)
    If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set GMailItem = xItem
End Sub

Private Sub GMailItem_Reply(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Private Sub GMailItem_ReplyAll(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Sub AutoAddGreetingToReply(Item As Object)
    Dim xGreetStr As String
    Dim xReplyMail As MailItem
    Dim xSenderName As String
    Dim xRecipient As Recipient
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xReplyMail = Item
    For Each xRecipient In xReplyMail.Recipients
        If xSenderName = "" Then
            xSenderName = xRecipient.Name
        Else
            xSenderName = xSenderName & "," & xRecipient.Name
        End If
    Next xRecipient
    Select Case Time
           Case 0.3 To 0.5
                xGreetStr = " Good morning!"
           Case 0.5 To 0.75
                xGreetStr = " Good afternoon!"
           Case Else
                xGreetStr = " Good evening!"
    End Select
    With xReplyMail
        .Display
        .HTMLBody = "Dear " & xSenderName & "," & xGreetStr & "" & .HTMLBody
    End With
End Sub

步驟 3：儲存 VBA 程式碼並重新啟動 Outlook

1. 按下 Ctrl+S 立即儲存專案！

2. 關閉 VBA 編輯器並重新啟動 Outlook，讓程式碼立即生效。

結果：

每當您回覆郵件時，Outlook 都會自動在郵件內文頂端插入問候語。

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💡 快速提示：點選 Kutools > 選項，即可啟用在主旨或簽名中自動插入日期的功能！

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方法 2：使用 Kutools for Outlook 在回覆或轉寄時自動加入問候語 👍

如果您想要更快速、無需撰寫程式碼的解決方案，「Kutools for Outlook」內建的問候功能，可在回覆或轉寄郵件時自動加入寄件人姓名與問候語。

1. 點選「Kutools」>「選項」，即可開啟「選項」對話方塊。

2. 在「選項」對話方塊中進行以下設定：

1. （1.） 前往「回覆」索引標籤。
2. 2）。勾選「新建、答覆、轉發郵件時，自動添加問候」選項。預設情況下，方框中會顯示您好 >，。
⚡ 提示：您可以替換問候語為自己的文字，並使用自動姓名代碼（例如）>、>或>）依需求插入收件人姓名。
3. 3）。按一下「確定」以儲存設定。

📌 結果：從現在起，每當您回覆或轉寄郵件時，Kutools 都會自動在郵件內文開頭插入問候語。

該選擇哪種方法？

以下是兩種方法的快速比較，協助您選擇最符合需求的方案：

最終建議：
如果您熟悉 VBA 且需要對問候內容進行進階控制，方法 1 是可靠之選；但對多數使用者而言，搭配 Kutools for Outlook 的方法 2 才是最簡單高效的方式——無需編寫任何程式碼，僅需極簡設定，即可自動加入問候語！

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