如何在Outlook中回覆郵件時自動生成親愛的寄件人姓名？

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-08-06

在Outlook中回覆郵件時，通常會以禮貌的問候語開頭，例如“親愛的John”，然後再寫上類似“早安！”這樣的訊息。然而，每次都手動輸入這些內容可能會非常繁瑣且耗時。本教程介紹了兩種有效的方法，可以在Outlook中回覆郵件時自動插入寄件人的姓名和問候語：

方法 1：回覆郵件時使用VBA自動新增問候語（靈活但需手動設置）

方法 2：使用Kutools for Outlook回覆或轉寄時自動新增問候語 👍（快速又簡單）

方法 1：回覆郵件時使用VBA自動新增問候語

以下VBA代碼可幫助您根據一天中的時間自動將個性化的問候語（例如“親愛的John，早安！”）插入到回覆郵件的正文中。

步驟 1：在Outlook中打開VBA編輯器

1. 按 Alt + F11 打開Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 在左側窗格的“Project1 (VbaProject.OTM)”下，展開“Microsoft Outlook Objects”並雙擊“ThisOutlookSession”。

步驟 2：插入VBA代碼

複製並將以下VBA代碼粘貼到編輯器中：

Public WithEvents GExplorer As Outlook.Explorer
Public WithEvents GMailItem As Outlook.MailItem

Private Sub Application_Startup()
    Set GExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_SelectionChange()
    Dim xItem As Object
    On Error Resume Next
    Set xItem = GExplorer.Selection.Item(1)
    If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set GMailItem = xItem
End Sub

Private Sub GMailItem_Reply(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Private Sub GMailItem_ReplyAll(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Sub AutoAddGreetingToReply(Item As Object)
    Dim xGreetStr As String
    Dim xReplyMail As MailItem
    Dim xSenderName As String
    Dim xRecipient As Recipient
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xReplyMail = Item
    For Each xRecipient In xReplyMail.Recipients
        If xSenderName = "" Then
            xSenderName = xRecipient.Name
        Else
            xSenderName = xSenderName & "," & xRecipient.Name
        End If
    Next xRecipient
    Select Case Time
           Case 0.3 To 0.5
                xGreetStr = " Good morning!"
           Case 0.5 To 0.75
                xGreetStr = " Good afternoon!"
           Case Else
                xGreetStr = " Good evening!"
    End Select
    With xReplyMail
        .Display
        .HTMLBody = "Dear " & xSenderName & "," & xGreetStr & "" & .HTMLBody
    End With
End Sub

doc-auto-dear-sender-name-1

步驟 3：保存VBA代碼並重新啟動Outlook

1. 按 Ctrl + S 保存項目。

2. 關閉VBA編輯器並重新啟動Outlook以使代碼生效。

結果：

每當您回覆郵件時，Outlook會自動在郵件正文頂部插入問候語。

shot of a greeting at the top of the message body

VBA方法的局限性：

❌ 需要手動設置 ：您必須訪問並編輯VBA編輯器。
❌ 必須啟用宏：某些Outlook環境可能會阻止宏運行。
❌ 基本格式：除非進一步修改代碼，否則問候語樣式有限。

📅 自動即時插入日期和文字到主旨或簽名！

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💡 小提示：點擊 Kutools > 選項，然後啟用在主旨或簽名中插入日期的功能。

Auto Insert Date into Subject or Signature

✅ 自動插入日期到簽名中
✅ 自動新增日期到主旨行

✅ 自定義日期格式
✅ 適用於新郵件及回覆郵件

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方法 2：使用Kutools for Outlook回覆或轉寄時自動新增問候語 👍

如果您想要一種更快、無需代碼的方法，“Kutools for Outlook”提供了一個內建的問候語功能，可以在回覆或轉寄郵件時自動添加寄件人的姓名和問候語。

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1. 點擊“Kutools” > “選項”以打開“選項”對話框。

shot of the Options button

2. 在“選項”對話框中，進行以下配置：

1). 轉到“答覆”標籤。
2). 勾選“建立、答覆及轉寄郵件時新增問候語”選項。默認情況下，方框中會顯示 Hi <<SenderName>>, 。

⚡ 提示：您可以用自己的文字替換問候語，並使用自動名稱代碼如 <<FirstName>>、<<LastName>> 或 <<SenderName>> 來自定義，以便根據需要插入收件人的姓名。

3). 點擊“確定”保存設置。

shot of the Options dialog

📌 結果：從現在開始，每次您回覆或轉寄郵件時，Kutools都會自動在郵件正文的開頭插入問候語。

shot of a greeting at the beginning of the message body

Kutools for Outlook方法的優勢：

✅ 無需編碼：只需幾次點擊即可啟用。
✅ 完全自定義：使用不同的佔位符和問候語樣式。
✅ 適用於回覆和轉寄：自動應用於兩者。
✅ 更快的工作流程：啟用後無需設置即可節省時間。

您應該使用哪種方法？

以下是這兩種方法的快速比較，幫助您選擇最適合自己需求的方法：

方法	最適合	易用性	設置時間	靈活性
方法 1：VBA	需要定制化、基於腳本解決方案的用戶	⭐⭐	⏳ 長	⭐⭐⭐⭐
方法 2：Kutools for Outlook	希望獲得快速、無需代碼體驗的用戶	⭐⭐⭐⭐⭐	⚡ 快速	⭐⭐⭐⭐⭐