如何在 Outlook 中設定外出時自動將郵件轉寄給特定人員？

當您不在辦公室時，務必確保重要郵件能自動轉寄給可代為處理的同事或團隊成員。Outlook 內建功能已支援此自動化流程，而 Kutools for Outlook（KTO）更提供進階選項，讓設定更加靈活。本教學將引導您透過兩種方法，在您外出期間自動將郵件轉寄給指定人員。

透過建立規則，在外出中時將自動轉發郵件轉寄給特定人員

透過使用 Kutools for Outlook，在外出中時將自動轉發郵件轉寄給特定人員

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透過建立規則，在外出中時將自動轉發郵件轉寄給特定人員

您可以建立規則，將所有郵件或特定郵件轉寄給指定人員，請依照下列步驟操作：

1. 按一下規則＞ 管理規則與警示，在彈出的規則與警示對話方塊中，於電子郵件規則索引標籤下按一下新增規則，請參閱螢幕截圖：

2. 在第一個規則嚮導對話方塊中，請點選從空白規則開始區段中的將規則套用至我收到的郵件選項，請參閱螢幕截圖：

3. 按一下下一步按鈕，進入第二個對話方塊。在此步驟精靈中，您可以設定自動轉寄特定郵件的條件；若您希望轉寄所有收到的郵件，請直接略過此步驟，按一下下一步按鈕。此時將彈出提示訊息方塊，請按一下是按鈕。詳情請參閱螢幕截圖：

4. 現在，在第三個精靈對話方塊中，請勾選「將它轉寄給個人或公用組」選項（位於）步驟 1：選取動作 清單方塊中），然後點擊「個人或公用組」超連結，即可開啟規則地址對話方塊，並選取您要轉寄郵件的對象。請參閱螢幕截圖：

5. 接著按一下確定＞ 下一步，進入第四個精靈對話方塊，選取您想套用至此規則的任何例外條件；您也可略過此步驟，直接點選下一步按鈕。請參閱螢幕截圖：

6. 在最後一個規則精靈對話方塊中，請於步驟 1 輸入此規則的名稱，並於步驟 2 勾選啟用此規則選項，詳情請參閱螢幕截圖：

7. 按一下完成按鈕，再點選確定按鈕（位於）規則與警示對話方塊中）。設定完成後，系統將在收到新郵件時自動轉寄給您指定的收件人。

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透過使用 Kutools for Outlook，在外出中時將自動轉發郵件轉寄給特定人員

Kutools for Outlook 透過其自動轉發功能，讓郵件轉寄更直覺、更使用者友善，大幅簡化操作流程！

步驟 1. 下載並安裝 Kutools for Outlook，啟動 Outlook 後，點選 KUTOOLS PLUS＞ 轉寄＞ 規則管理。

步驟 3. 在規則精靈的第 1 步中，

1. 勾選「發件人為 -個人或公用群組——」：勾選此條件的核取方塊，即可篩選來自特定寄件人的郵件。

2. 按一下「個人或公用組：」底下的底線連結，即可開啟通訊簿。

3. 選取特定寄件人：從清單中挑選要套用此規則的寄件人。

4. 按一下「確定」：確認您的選擇並關閉通訊簿。

   

步驟 4. 按一下下一步按鈕，進入規則精靈的步驟 2，並依需求選取例外條件；若無需設定，請直接點選「下一步」，立即進入精靈的步驟 3！

步驟 5. 在規則精靈的最後一個步驟中，

1. 為規則命名：輸入具描述性的規則名稱（例如「外出中轉寄」），日後即可輕鬆辨識！

2. 按一下「選擇收件人」按鈕：使用此按鈕開啟通訊簿，輕鬆挑選轉寄郵件的收件人！

3. 按一下「確定」：確認設定並完成規則建立。

   

步驟 6. 按一下確定＞ 是，即可儲存規則並啟用自動轉發功能！