如何將 Outlook 電子郵件內文匯出至 Excel 試算表？
將 Outlook 電子郵件內文匯出至 Excel 試算表，是需要進一步處理、分析或歸檔郵件內容的使用者不可或缺的實用方案。常見應用情境包括監控通訊紀錄、分析銷售潛在客戶、整理客戶詢問，以及彙整客戶提供的資料導向回饋。此工作流程能將非結構化的電子郵件內容轉化為結構化的 Excel 資料，讓日後過濾、搜尋與分析關鍵資訊更加輕鬆高效。
本教學涵蓋多種方法，滿足不同技術程度與批次處理需求。無論您偏好程式碼或使用者友善的工具，皆能輕鬆實現手動與自動化郵件擷取！選項包括：適用於客製化單一郵件匯出的手動 VBA 巨集、保存郵件為其他文件功能（透過 Kutools for Outlook 實現高容量彈性儲存）、直接在 Excel 中運用公式解析與分析匯出資料的策略，以及透過 Excel 內建的取得與轉換（Microsoft Power Query for Excel）工具自動匯入資料，全面提升工作效率！
目錄：
- 使用 VBA 將電子郵件本文匯出至 Excel
- 使用 Kutools for Outlook 批次將電子郵件內文匯出至 Excel
支援一次匯出多封郵件，並儲存為 PDF、Excel、HTML 或其他檔案格式。 - 使用「取得與轉換」（適用於 Excel 的 Microsoft Power Query）將 Outlook 資料匯入 Excel
使用 VBA 將電子郵件本文匯出至 Excel
使用 VBA 可手動且直接將 Outlook 電子郵件內文匯出至 Excel 試算表，推薦給需要客製化匯出內容或未安裝第三方增益集的使用者。此方法適合一次性或偶爾執行的匯出作業，並可進一步調整所包含的資料與格式。
典型應用場景：此方法最適合用於擷取並儲存單一郵件或特定郵件組合的本文內容。若您僅偶爾需要執行此類匯出作業，或希望對實際傳輸的本文內容擁有更精細的控制權，此方法將格外實用！
優點：完全掌控與高度客製化，無需安裝任何增益集。
缺點：每封郵件皆需手動處理、須具備基本 VBA 知識，且不適合批次匯出。
若要使用此方法，請仔細遵循下列步驟：
1. 開啟目標郵件，手動選取（反白）您想匯出至 Excel 的電子郵件內文。選取後，同時按下 Alt＋F11 鍵—即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications（VBA）編輯器視窗。
2. 在 VBA 編輯器中，點選頂部功能表列的插入，再從下拉選單中選擇模組。模組視窗開啟後，貼上以下 VBA 程式碼。
VBA 程式碼：將 Outlook 電子郵件本文匯出至 Excel 試算表
Sub ExportToExcel()
Dim xExcel As Excel.Application
Dim xWb As Workbook
Dim xWs As Worksheet
Dim xInspector As Inspector
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As MailItem
Dim xDoc As Document
Dim xShell As Object
Dim xFilePath As String
On Error Resume Next
Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
Set xFolder = xShell.BrowseForFolder(0, "Select a Folder:", 0, 0)
If TypeName(xFolder) = "Nothing" Then Exit Sub
Set xFolderItem = xFolder.Self
xFilePath = xFolderItem.Path & "\"
Set xItem = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection.item(1)
If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = xItem
Set xInspector = xMailItem.GetInspector
Set xDoc = xInspector.WordEditor
xDoc.Application.Selection.Range.Copy
xInspector.Close olDiscard
Set xExcel = New Excel.Application
Set xWb = xExcel.Workbooks.Add
Set xWs = xWb.Sheets.item(1)
xExcel.Visible = False
xWs.Activate
xWs.Paste
xWs.SaveAs xFilePath & "Email body.xlsx"
xWb.Close True
xExcel.Quit
Set xWs = Nothing
Set xWb = Nothing
Set xExcel = Nothing
End Sub注意：程式碼中的值 「Email body.xlsx」為儲存活頁簿的預設檔名。您可依需求重新命名，使其更貼合使用情境或日期—例如「Leads_June 2024.xlsx」。請務必確保新檔名不會與所選保存路徑中的現有檔案重複，以免發生衝突。
3. 執行程式碼前，請先在 VBA 編輯器的功能表中點選工具＞ 參考項目，以開啟參考項目–專案對話方塊，並務必勾選 Microsoft Excel 物件程式庫與 Microsoft Word 物件程式庫，確保巨集能順利依指令與 Excel 及 Word 物件互動！
4. 將游標置於程式碼內，按下 F5 鍵以執行程式碼。系統將顯示瀏覽資料夾對話方塊，讓您輕鬆選取電腦上的特定目錄或資料夾，用來儲存所產生的 Excel 檔案。選取後，按一下確定即可繼續！
巨集執行完成後，您將在所選資料夾中找到新建立的 Excel 檔案（檔名如您指定，例如「Email body.xlsx」）。開啟此活頁簿，即可在 工作表 1 中查看已匯出的選取郵件本文內容。
提示與注意事項：
－執行巨集前，務必僅選取相關本文內容，避免匯出不必要的資料。
－若在 Outlook 或 Excel 中出現巨集安全性警告，請暫時啟用巨集；為確保安全，使用完畢後務必停用。
－若 VBA 程式碼無法執行，請再次確認是否已正確參照必要的 Excel 與 Word 物件程式庫。
－若未產生輸出的 Excel 檔案，請確認您對目標資料夾擁有足夠的寫入權限。
疑難排解：
－與物件程式庫相關的錯誤訊息，通常表示尚未啟用必要的參考項目。
－若出現「次標號超出範圍」錯誤，請確認您已選取郵件並正確反白所需文字。
－檔名若包含斜線等禁用字元，可能導致檔案無法建立。
為避免這些問題，請務必仔細遵循每個步驟，並始終先進行測試匯出！
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使用 Kutools for Outlook 批次將電子郵件本文匯出至 Excel
若您需要一次匯出多封 Outlook 郵件的內文內容，Kutools for Outlook 提供名為「保存郵件為其他文件」的簡化高效批次匯出功能，助您輕鬆掌握大量郵件處理！此方法特別適合每日需處理大量郵件，或需將來自不同團隊成員、部門與客戶的通訊彙整為單一可搜尋格式的使用者——提升效率，不容錯過！
安裝 Kutools for Outlook 後，請依照下列步驟進行高效大量匯出：
步驟 1. 在 Outlook 清單檢視中，按住 Ctrl 鍵點選個別郵件，或按住 Shift 鍵點選連續郵件，即可快速選取所有欲匯出的郵件。若需處理大量郵件，建議透過資料夾窗格或進階搜尋功能，高效篩選並選取目標郵件。
步驟 2. 在 Outlook 主介面中，前往 Kutools 索引標籤，點選批量處理＞ 保存選中的郵件為多種格式文件，立即輕鬆備份重要郵件！
步驟 3. 在保存郵件為其他文件對話方塊中，設定您的匯出選項：
選取目標資料夾，所有匯出的 Excel 檔案將儲存於此。
勾選 Excel 格式，即可將檔案匯出為 .xlsx，適合用於後續整合、批次資料處理或直接匯入資料庫！
選取本文即可排除主旨、寄件者或附件等補充資訊——非常適合專注於內容分析！
按一下確定，立即啟動匯出作業！
此工具能快速為每封選取的郵件分別建立 Excel 檔案，並依需求儲存郵件本文內容。在高容量情境或定期批次匯出時，相較於逐一手動複製貼上郵件，可大幅減少人工操作與潛在錯誤。
提示與注意事項：
－除了郵件內文外，您還可選取多種格式與欄位，例如主旨或附件詳細資訊。
－若您的電腦記憶體有限，請避免一次選取過多郵件，以免匯出過程中暫時大幅增加記憶體使用量。
－若您有固定命名慣例，或需將多個 Excel 檔案合併至主工作簿中，可考慮使用 Excel 的「整合」功能或指令碼。
疑難排解：
－若未出現匯出對話框，請確認 Kutools 增益集已啟用且授權有效。
－若檔案未出現在所選目錄中，請檢查是否因快顯視窗權限限制，或防毒軟體設定阻擋了寫入存取。
－若格式異常，可使用 Excel 的「文字分列」功能重新格式化資料，或取消合併儲存格（如有）。
使用「取得與轉換」（適用於 Excel 的 Microsoft Power Query）將 Outlook 資料匯入 Excel
Excel 的取得與轉換（先前稱為適用於 Excel 的 Microsoft Power Query）可直接匯入 Outlook 郵件，是進階使用者進行大量郵件例行分析或歸檔的強大解決方案！透過此原生整合功能，您能自動提取並轉換郵件內文及其他欄位，輕鬆省去繁瑣重複的手動操作。
適用時機：當您需要在 Outlook 資料夾與 Excel 之間定期同步資料、執行複雜篩選，或處理大型信箱時，單純複製貼上或手動提取將難以滿足效率需求。
優點：支援自動化工作流程、可重複使用的查詢，以及對大量資料進行篩選與塑形的能力。
缺點：初次設定對新手可能較複雜，僅限桌面版使用（線上版無法使用），且需在本機安裝 Outlook。
如何使用「取得與轉換」從 Outlook 提取郵件內文：
1. 在 Excel 中，前往資料頁籤，點選取得資料（部分舊版顯示為）取得外部資料），再選擇從其他來源＞ 從 Microsoft Exchange 或 從 Outlook（實際選項可能因 Excel 版本而異）。
2. 依照畫面指示連線至您的 Outlook 設定檔，並授予必要權限。
3. 在導覽窗格中展開郵件匣，選取收件匣或其他相關資料夾。
4. 預覽郵件內容，僅勾選所需欄位——特別是內文、主旨、寄件者及接收日期。
5. 點選載入，即可將這些欄位直接匯入新的 Excel 工作表。郵件內文隨即可用，並能進一步透過 Excel 內建功能或適用於 Excel 的 Microsoft Power Query 轉換工具進行處理。
6. 儲存此查詢，日後只需一鍵重新整理——Excel 將自動以新郵件更新已匯入的資料！
實用技巧與注意事項：
- 您可能需要篩選並排除與電子郵件一同出現的會議邀請或行事曆項目。
- 若未看到「從 Outlook」選項，請確認您的 Outlook 桌面用戶端已安裝並正在同一台電腦上執行。
- 適用於 Excel 的 Microsoft Power Query 讓您在匯入資料時，即可進行篩選、樞紐分析與分割，非常適合批次格式設定或進階報表製作。
疑難排解：
- 若適用於 Excel 的 Microsoft Power Query 無法連線，請先關閉 Outlook 與 Excel，重新啟動後再試一次。
- 請確保信箱或資料夾未受限制且容量不過大，以避免發生逾時錯誤。
- 若電子郵件內文顯示為 HTML 程式碼，請使用適用於 Excel 的 Microsoft Power Query 轉換工具，依需求解析或清除標記。
此方法極適合需要定期同步資料，或自動化執行超越基本匯出功能之複雜工作流程的團隊。
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