如何在Outlook中傳送郵件到外部網域時獲得警告？

將電子郵件發送到外部網域（例如，組織外部）有時可能會導致意外的數據洩露或安全風險。為了防止這種情況，您可以在Outlook中設置一個警告，在向外部收件人發送電子郵件之前提醒您。在本教程中，我將向您介紹實現這一目標的兩種方法。

使用Outlook內建的郵件提示功能

使用VBA代碼

使用Outlook內建的郵件提示功能

Outlook中的“以下收件人位於您的組織之外”警告是一個有用的功能，旨在當用戶向外部收件人發送電子郵件時提醒他們。這個功能是MailTips的一部分，於Microsoft Outlook 2010中引入，適用於連接到Microsoft Exchange Server的用戶。以下是關於該功能的工作原理及如何管理它的逐步指南。

工作原理

在撰寫電子郵件時，Outlook會自動檢查收件人的網域是否為外部網域。

如果收件人位於您的組織之外，則會在收件人欄位下方顯示一條警告消息（“以下收件人位於您的組織之外”）。

此提醒有助於用戶在向外部方發送敏感信息之前進行再次檢查。

如何啟用該功能

對於連接到Exchange Server的Outlook帳戶，“組織外收件人”警告通常默認啟用。然而，如果它不起作用，請按照以下步驟操作：

1. 確保您使用的是Outlook 2010或更高版本。
2. 確認您的帳戶已連接到Microsoft Exchange Server。
3. MailTips功能是在Exchange Server上配置的。如果警告未出現，請讓您的IT管理員為您的組織啟用MailTips。

限制

• 此功能僅適用於連接到Exchange Server的Outlook帳戶。它不適用於個人電子郵件帳戶（例如，Outlook.com、Gmail或POP/IMAP帳戶）。
• 最終用戶無法在Outlook中自定義或啟用/禁用此功能。它必須由IT管理員進行管理。

使用VBA代碼

以下VBA代碼可以幫助您在Outlook中傳送郵件到外部網域時獲得警告。請按照以下步驟操作。

1. 按下Alt + F11鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 在Microsoft Visual Basic for Applications窗口中，雙擊ThisOutlookSession以打開ThisOutlookSession (Code)窗口，然後將以下VBA代碼複製到該窗口中。參見截圖：

VBA代碼：在傳送郵件到外部網域時獲得警告

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

注意：在代碼中，“@addin99.com”是您要發送郵件的內部郵件網域名稱。請根據需要更改它。

從現在開始，當您點擊“發送”按鈕向外部郵件網域（不是您在VBA代碼中指定的內部郵件網域）發送郵件時，將彈出如下截圖所示的警告框。

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