如何在 Outlook 中寄送郵件至外部網域時收到警示？

作者Siluvia修改日期2025-01-16

將電子郵件傳送至外部網域（例如組織外部）有時可能導致意外的資料外洩或安全風險。為避免此情況，您可在 Outlook 中設定警示功能，在寄送郵件給外部收件者前主動提醒您。本教學將逐步引導您透過兩種方法達成此目的。

使用 Outlook 內建的 MailTips 功能

「下列收件者位於您的組織外部」警告是 Outlook 提供的實用功能，旨在提醒您正在將郵件傳送給組織外部的收件者。此功能屬於 MailTips 的一部分，自 Microsoft Outlook 2010 起推出，並適用於連線至 Microsoft Exchange Server 的使用者。以下將逐步說明此功能的運作方式與管理方法。

運作方式

撰寫郵件時，Outlook 會自動偵測收件者的網域是否為外部網域。

若收件者位於貴組織外部，收件者欄位下方將顯示警告訊息：「下列收件者位於您的組織外部」。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-1

此提醒可協助使用者在傳送機密資訊給外部對象前，再次確認。

如何啟用此功能

「收件者位於您的組織外部」警告預設通常已為連線至 Exchange Server 的 Outlook 帳戶啟用。若此功能未正常運作，請依照下列步驟操作：

請確認您使用的是 Outlook 2010 或更新版本。
請確認您的帳戶已連線至 Microsoft Exchange Server。
MailTips 功能需在 Exchange Server 上進行設定。若未顯示相關提示，請洽詢您的 IT 管理員，為貴組織啟用 MailTips。

限制條件

此功能僅適用於連線至 Exchange Server 的 Outlook 帳戶，不適用於個人電子郵件帳戶（例如 Outlook.com、Gmail 或 POP/IMAP 帳戶）。
一般使用者無法直接在 Outlook 中自訂或啟用／停用此功能，必須由 IT 管理員統一管理。

使用 VBA 程式碼

下列 VBA 程式碼可協助您在 Outlook 中寄送郵件至外部網域時收到警示。請依照以下步驟操作：

1. 按下 Alt+F11 鍵，立即開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗！

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，雙擊 ThisOutlookSession，即可開啟 ThisOutlookSession （程式碼）視窗，並將下方的 VBA 程式碼複製貼上至該視窗中。請參閱截圖：

VBA 程式碼：寄送郵件至外部網域時顯示警告

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

注意：程式碼中的「@addin 99.com」為您用來傳送郵件的內部郵箱域名，請依實際需求修改。

從現在起，當您在點擊「傳送」按鈕，將郵件寄送至外部郵箱地址域名（即非 VBA 程式碼中指定的內部郵箱地址域名）時，系統將彈出如下方截圖所示的警告視窗。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-2

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