如何在Outlook中傳送郵件到外部網域時獲得警告？

Author Siluvia Last modified 2025-08-23

將電子郵件發送到外部網域（例如，組織外部）有時可能會導致意外的數據洩露或安全風險。為了防止這種情況，您可以在Outlook中設置一個警告，在向外部收件人發送電子郵件之前提醒您。在本教程中，我將向您介紹實現這一目標的兩種方法。

使用Outlook內建的郵件提示功能

Outlook中的“以下收件人位於您的組織之外”警告是一個有用的功能，旨在當用戶向外部收件人發送電子郵件時提醒他們。這個功能是MailTips的一部分，於Microsoft Outlook 2010中引入，適用於連接到Microsoft Exchange Server的用戶。以下是關於該功能的工作原理及如何管理它的逐步指南。

工作原理

在撰寫電子郵件時，Outlook會自動檢查收件人的網域是否為外部網域。

如果收件人位於您的組織之外，則會在收件人欄位下方顯示一條警告消息（“以下收件人位於您的組織之外”）。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-1

此提醒有助於用戶在向外部方發送敏感信息之前進行再次檢查。

如何啟用該功能

對於連接到Exchange Server的Outlook帳戶，“組織外收件人”警告通常默認啟用。然而，如果它不起作用，請按照以下步驟操作：

確保您使用的是Outlook 2010或更高版本。
確認您的帳戶已連接到Microsoft Exchange Server。
MailTips功能是在Exchange Server上配置的。如果警告未出現，請讓您的IT管理員為您的組織啟用MailTips。

限制

此功能僅適用於連接到Exchange Server的Outlook帳戶。它不適用於個人電子郵件帳戶（例如，Outlook.com、Gmail或POP/IMAP帳戶）。
最終用戶無法在Outlook中自定義或啟用/禁用此功能。它必須由IT管理員進行管理。

使用VBA代碼

以下VBA代碼可以幫助您在Outlook中傳送郵件到外部網域時獲得警告。請按照以下步驟操作。

1. 按下Alt + F11鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 在Microsoft Visual Basic for Applications窗口中，雙擊ThisOutlookSession以打開ThisOutlookSession (Code)窗口，然後將以下VBA代碼複製到該窗口中。參見截圖：

VBA代碼：在傳送郵件到外部網域時獲得警告

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

注意：在代碼中，“@addin99.com”是您要發送郵件的內部郵件網域名稱。請根據需要更改它。

從現在開始，當您點擊“發送”按鈕向外部郵件網域（不是您在VBA代碼中指定的內部郵件網域）發送郵件時，將彈出如下截圖所示的警告框。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-2

Outlook中的AI郵件助理：更聰明的回覆，更清晰的溝通（一鍵奇蹟！）免費

使用Kutools for Outlook的AI郵件助理簡化您的日常Outlook任務。這個強大的工具會從您過去的郵件中學習，提供智能且準確的答覆，優化您的郵件內容，並幫助您輕鬆起草和潤色郵件。

此功能支援：

智能回覆：根據您過去的對話獲得量身定制、精確且隨時可用的回覆。
增強內容：自動優化您的郵件文字以提高清晰度和影響力。
輕鬆撰寫：只需提供關鍵字，讓AI處理其餘部分，並有多種寫作風格可供選擇。
智能擴展：通過上下文感知建議來拓展您的思路。
摘要生成：即時獲取長郵件的簡潔概述。
全球觸及：輕鬆將您的郵件翻譯成任何語言。

此功能支援：

智能郵件回覆
優化的內容
基於關鍵字的草稿
智能內容擴展
郵件摘要生成
多語言翻譯

最重要的是，此功能永遠完全免費！不要再等待了——立即下載AI郵件助理並享受吧

如何在Outlook中發送郵件前獲得提示或確認？

最佳 Office 生產力工具

🤖	Kutools AI 助手：以智能執行為基礎，革新數據分析｜生成程式碼｜創建自訂公式｜分析數據並生成圖表｜調用 Kutools 增強函數…
	熱門功能：查找、選取項目的背景色或標記重複值｜刪除空行｜合併列或單元格且不遺失數據｜四捨五入（免公式）...
	高級 LOOKUP：多條件 VLookup｜多值 VLookup｜多表查找｜模糊查找...
	高級下拉列表：快速創建下拉列表｜依賴型下拉列表｜多選下拉列表...
	列管理器：添加指定數量的列｜移動列｜切換隱藏列的顯示狀態｜比較區域及列...
	精選功能：網格聚焦｜設計檢視｜增強編輯欄｜工作簿及工作表管理器｜資源庫（快捷文本）｜日期提取器｜合併資料｜加密/解密儲存格｜按列表發送電子郵件｜超級篩選｜特殊篩選（篩選粗體/傾斜/刪除線...）...
	15 大工具集：12 項文本工具（添加文本、刪除特定字符…）｜50+ 儀表類型（甘特圖等）｜40+ 實用公式（基於生日計算年齡等）｜19 項插入工具（插入QR码、根據路徑插入圖片等）｜12 項轉換工具（金額轉大寫、匯率轉換等）｜7 項合併與分割工具（高級合併行、分割儲存格等）｜...及更多