如何為 Outlook 中寄出的郵件指定分類？

作者Siluvia修改日期2024-08-30

本文提供三種方法，協助您輕鬆為 Outlook 中的寄件郵件指定分類。

手動為寄件郵件指定分類
 使用 VBA 程式碼手動為寄件郵件指定分類
 透過建立規則自動為寄件郵件指定分類

手動為寄件郵件指定分類

您可以在 Outlook 中手動為寄件郵件指定分類，請依照下列步驟操作：

1. 在新建郵件視窗中，點選位於訊息頁籤內、標籤群組下方的訊息選項按鈕。請參閱截圖：

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2. 在內容對話方塊中，從分類下拉清單選取一個分類，然後點擊關閉按鈕。

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3. 撰寫並寄出郵件，該郵件將自動以指定分類儲存在 Outlook 的「已傳送郵件」資料夾中。

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使用 VBA 程式碼手動為寄件郵件指定分類

以下 VBA 程式碼可協助您輕鬆為 Outlook 中的寄件郵件指定分類，請依照下列步驟操作：

1. 按下 Alt+F11 鍵，立即開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗！

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，請雙擊開啟 ThisOutlookSession 程式碼視窗，並將下方 VBA 程式碼貼入其中。

VBA 程式碼 1：手動為寄件郵件指定分類

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim xNewEmail As MailItem
If Item.Class = olMail Then
    Set NewMail = Item
   NewMail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

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3. 按下 Alt+Q 鍵，即可關閉 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

4. 每次當您在撰寫郵件視窗中點擊傳送按鈕後，系統將自動彈出顏色類別對話方塊。請選取所需分類，再點擊確定按鈕。請參閱截圖：

doc-assign-category-to-outgoing-emails-4

此外，您也可以將下方的 VBA 指令碼新增至快速存取工具列，輕鬆在 Outlook 中為寄件郵件指定分類。

1. 在開啟 ThisOutlookSession 程式碼視窗後，將下方 VBA 程式碼複製到該視窗中。

VBA 程式碼 2：手動為寄件郵件指定分類

Sub SpecifyCategoryforNewEmail()
Dim xNewEmail As MailItem
Dim xItem As Object
Set xItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
If xItem.Class = olMail Then
    Set xNewEmail = xItem
    xNewEmail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

2. 按下 Alt+Q 鍵，即可關閉 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

3. 建立新郵件後，點擊自訂快速存取工具列按鈕，再從下拉選單中選取其他命令。

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4. 在 Outlook 選項視窗中，您需要：

4.1 從巨集選取選擇命令來源下拉列表；

4.2 在左側文字方塊中選取 Project 1，然後按一下新增按鈕；

4.3 在右側方塊中選取 Project 1，按一下修改按鈕，並為該巨集指定一個圖示按鈕；

4.4 按一下確定按鈕以儲存變更。請參閱 Outlook 選項視窗中的截圖。

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5. 日後若要為正在撰寫的郵件指定分類，只需點擊功能區中的 doc-assign-category-to-outgoing-emails-7 按鈕，即可開啟顏色類別對話方塊，並立即為該郵件選取分類！請參閱截圖：

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透過建立規則自動為寄件郵件指定分類

若您希望為寄給特定收件人的所有郵件一律指定分類，以下方法可協助您輕鬆達成。

1. 按一下規則 > 管理規則與警示（位於［首頁］頁籤）。

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2. 在【規則與警示】對話方塊中，點擊【新增規則】按鈕。請參閱截圖：

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3. 在第一個規則嚮導對話方塊中，於對我傳送的郵件套用規則區段選取從空白規則開始選項，然後點擊下一步按鈕。

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4. 在第二個規則嚮導對話方塊中，於寄件給人員或公開群組方塊打勾，在 步驟 1 中指定收件人的郵箱地址，最後按一下 步驟 2 中的下一步按鈕。請參閱截圖：

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5. 在第三個規則嚮導對話方塊中，於將它指派給分類類別方塊打勾，在 步驟 1 中為規則選取一個分類，然後按一下 步驟 2 的下一步按鈕。

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6. 在第四個下一步對話方塊中，直接點擊規則嚮導按鈕，無需選取任何選項。

7. 在最後一個規則嚮導對話方塊中，依需求為規則命名，然後點選完成按鈕。請參閱截圖：

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日後寄送郵件給此指定收件人時，郵件將自動套用特定分類。

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