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如何在Outlook中將類別分配給外發電子郵件?

本文提供了三種在Outlook中為外發電子郵件分配類別的方法。

手動將類別分配給外發電子郵件
使用VBA代碼手動將類別分配給外發電子郵件
通過創建規則自動將類別分配給外發電子郵件


手動將類別分配給外發電子郵件

您可以在Outlook中手動將類別分配給外發電子郵件。 請執行以下操作。

1.在新的電子郵件窗口中,單擊 訊息選項 按鈕在 標籤 下的組 您的留言 標籤。 看截圖:

2。 在裡面 氟化鈉性能 對話框中,從 分類 下拉列表,然後單擊 關閉 按鈕。

3.撰寫並發送電子郵件。 然後,在Outlook的“已發送郵件”文件夾中為此郵件分配了具有指定類別的電子郵件。


使用VBA代碼手動將類別分配給外發電子郵件

然後,下面的VBA代碼可以幫助您輕鬆地將類別分配給Outlook中的外發電子郵件。 請執行以下操作。

1。 按 其他 + F11 鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2。 在裡面 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口,請雙擊以打開 本次展望會議 代碼窗口,然後將下面的VBA代碼複製到代碼窗口中。

VBA代碼1:手動將類別分配給外發電子郵件

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim xNewEmail As MailItem
If Item.Class = olMail Then
    Set NewMail = Item
   NewMail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

3。 按 其他 + Q 關閉鍵 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

4.每次單擊 送出 撰寫電子郵件中的按鈕, 顏色分類 將顯示對話框。 請選擇所需的類別,然後單擊 OK 按鈕。 看截圖:

此外,您可以將以下VBA腳本添加到快速訪問工具欄,以便在Outlook中輕鬆將類別分配給外發電子郵件。

1.打開 本次展望會議 代碼窗口中,將VBA代碼下面的內容複製到“代碼”窗口中。

VBA代碼2:手動將類別分配給外發電子郵件

Sub SpecifyCategoryforNewEmail()
Dim xNewEmail As MailItem
Dim xItem As Object
Set xItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
If xItem.Class = olMail Then
    Set xNewEmail = xItem
    xNewEmail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

2。 按 其他 + Q 退出鍵 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

3.創建一個新電子郵件,單擊 自定義快速訪問工具欄 按鈕,然後選擇 更多命令 從下拉列表中選擇。

4。 在裡面 Outlook選項 窗口,您需要:

4.1選擇 來自 從中選擇命令 下拉列表;

4.2選擇 Project1 在左側的文本框中,然後單擊 加入 按鈕;

4.3選擇 Project1 在右側框中,單擊 修改 按鈕,然後將符號按鈕修改到宏;

4.4點擊 OK 按鈕在 Outlook選項 窗口保存更改。 看截圖:

5.從現在開始,如果要為正在編寫的電子郵件分配類別,只需單擊 功能區中的按鈕以打開 顏色分類 對話框,然後選擇此電子郵件的類別。 看截圖:


通過創建規則自動將類別分配給外發電子郵件

如果您想始終為發送給特定收件人的電子郵件分配類別,則以下方法可以為您提供幫助。

1。 點擊 規則 > 經理規則和警報 在主頁選項卡上。

2.在“規則和警報”對話框中,單擊“新建規則”按鈕。 看截圖:

3.在第一 規則嚮導 對話框中,單擊 將規則應用於我發送的郵件 在選項 從空規則開始 部分,然後單擊 下一頁 按鈕。

4.在第二 規則嚮導 對話框,檢查 發送給人們或公共團體 盒子裡 步驟 1,然後在中指定收件人的電子郵件地址 步驟 2,最後點擊 下一頁 按鈕。 看截圖:

5.在第三 規則嚮導 對話框,檢查 將其分配給類別類別 盒子裡 步驟 1,在中選擇規則的類別 步驟 2,然後單擊 下一頁 按鈕。

6。 點擊 下一頁 直接在第四個按鈕 規則嚮導 對話框,而不選擇任何選項。

7.最後 規則嚮導 對話框中,根據需要命名規則,然後單擊 按鈕。 看截圖:

從現在開始,向該指定的收件人發送電子郵件時,將自動按特定類別分配電子郵件。


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Comments (6)
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Hi,

I'm trying to organize a team mailbox (outlook). The inbox has some clearly defined subfolders. I'm looking for a way to force senders to this team mailbox (where the team address is either in to or cc) to select a category that is linked to the inbox subfolder structure. Incoming mail should then be directed automatically to its correct subfolder.

List of categories should adapt whenever a subfolder is created, removed or the naming of a exisitng subfolder is changed.

On top of these categories, there should be a "general" category that leads e-mails to the root of the inbox (not all messages might fit in one category or sender might not know in what category his message fits).

Category should be maintained throughout forwarding and replying as long as the team address is being copied in.

If multiple team addresses are included in one mail, sender should select a category for each team address according the categories defined by each team.

Goal is to minimize the effort of manually sorting by the team enhanced overview, increase efficiency of dealing with mail,...

Is this possible in an easy and maintenance friendly manner?

Thanks
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I have same wishlist for my team! Any update on this please?
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I know that this is necroposting but I had the same issue following similar instructions. What I had to do was create a self signed digital certificate for my macro. (located C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16 for my install of Office 365.) Then I saved it. Then I opened up (alt+f11) and under Tools->Digital Signature for the macro I created I signed it with my self signed cert. Then I went to File->Options->Trust Center>Trust Center Settings>Macro Settings and selected "Notifications for digitally signed macros, all other macros disabled". Click okay. Run your macro it'll warn you about it and you select "Trust all macros from this publisher". You can always check the certificate to see if its the correct one too. Hope this helps someone!
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Hi same problem as below. It first worked but after I closed and re-opened Outlook it it didn't work anymore. How do i get the macro to work again and all the time?
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Hi, I had the same problem as John below. I did the auto categorize option when clicking send using VBA code, it worked at first but when I closed and re-opened Outlook it didn't work anymore. I then tried the second VBA method and it created the symbol in the quick tool bar but nothing happens when I click it.
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this i great. i made the macro to manually add by VBA code 2. it worked for about an hour and now the button is still there but it will not assign the category set for it. How do i get the macro to work all the time? thanks
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