如何在Outlook中為外寄郵件分配類別？

Author Siluvia Last modified 2025-08-23

本文提供了三種在Outlook中為外寄郵件分配類別的方法。

手動為外寄郵件分配類別
 使用VBA代碼手動為外寄郵件分配類別
 通過創建規則自動為外寄郵件分配類別

手動為外寄郵件分配類別

您可以手動為Outlook中的外寄郵件分配類別。請按照以下步驟操作：

1. 在新郵件窗口中，點擊「郵件」選項卡下「標籤」組中的「郵件選項」按鈕。參見截圖：

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2. 在「屬性」對話框中，從「類別」下拉列表中選擇一個類別，然後點擊「關閉」按鈕。

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3. 撰寫您的郵件並發送。指定的類別將被分配給這封外寄郵件，並將顯示在Outlook的「已傳送郵件」文件夾中。

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使用VBA代碼手動為外寄郵件分配類別

下面的VBA代碼可以幫助您輕鬆地為Outlook中的外寄郵件分配類別。請按照以下步驟操作：

1. 按下 Alt + F11 鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，雙擊打開 ThisOutlookSession 代碼窗口，然後將下面的VBA代碼複製到代碼窗口中。

VBA代碼1：手動為外寄郵件分配類別

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim xNewEmail As MailItem
If Item.Class = olMail Then
    Set NewMail = Item
   NewMail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

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3. 按下 Alt + Q 鍵關閉 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

4. 每次當您點擊正在撰寫郵件中的「發送」按鈕時，將會顯示「顏色類別」對話框。請選擇所需的類別並點擊「確定」按鈕。參見截圖：

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此外，您可以將下面的VBA腳本添加到快速訪問工具欄，以便輕鬆為Outlook中的外寄郵件分配類別。

1. 打開 ThisOutlookSession 代碼窗口後，將下面的VBA代碼複製到代碼窗口中。

VBA代碼2：手動為外寄郵件分配類別

Sub SpecifyCategoryforNewEmail()
Dim xNewEmail As MailItem
Dim xItem As Object
Set xItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
If xItem.Class = olMail Then
    Set xNewEmail = xItem
    xNewEmail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

2. 按下 Alt + Q 鍵退出 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

3. 創建一封新郵件，點擊「用戶自定義快速訪問工具欄」按鈕，然後從下拉列表中選擇「更多命令」。

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4. 在「 Outlook選項」窗口中，您需要：

4.1 從「選擇命令來自」下拉列表中選擇「宏」；

4.2 在左側文本框中選擇 Project1 並點擊「新增」按鈕；

4.3 在右側方框中選擇 Project1 ，點擊「修改」按鈕並為宏修改一個符號按鈕；

4.4 在「Outlook選項」窗口中點擊「確定」按鈕以保存更改。參見截圖：

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5. 從現在開始，如果您想為正在撰寫的郵件分配類別，只需點擊功能區上的按鈕以打開 顏色類別 對話框，然後為此郵件選擇類別。參見截圖：

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通過創建規則自動為外寄郵件分配類別

如果您希望始終為發送到特定收件人的郵件分配類別，以下方法可以幫助您。

1. 點擊「規則」>「管理規則和通知」在「首頁」選項卡上。

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2. 在「規則和通知」對話框中，點擊「新建規則」按鈕。參見截圖：

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3. 在第一個「規則嚮導」對話框中，點擊「從空白規則開始」部分中的「應用規則於我發送的郵件」選項，然後點擊「下一步」按鈕。

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4. 在第二個「規則嚮導」對話框中，在第一步中勾選「發送給個人或公共群組」框，並在第二步中指定收件人的郵件地址，最後點擊「下一步」按鈕。參見截圖：

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5. 在第三個「 規則嚮導」對話框中，在第一步中勾選「將其分配給類別」框，在第二步中為該規則選擇一個類別，然後點擊「下一步」按鈕。

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6. 在第四個「規則嚮導」對話框中直接點擊「下一步」按鈕，不選擇任何選項。

7. 在最後一個「 規則嚮導」對話框中，根據需要命名該規則，然後點擊「結束」按鈕。參見截圖：

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從現在開始，當向這個指定的收件人發送郵件時，郵件將自動分配給特定的類別。

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