如何在Outlook中為外寄郵件分配類別？

本文提供了三種在Outlook中為外寄郵件分配類別的方法。

手動為外寄郵件分配類別
使用VBA代碼手動為外寄郵件分配類別
通過創建規則自動為外寄郵件分配類別

手動為外寄郵件分配類別

您可以手動為Outlook中的外寄郵件分配類別。請按照以下步驟操作：

1. 在新郵件窗口中，點擊「郵件」選項卡下「標籤」組中的「郵件選項」按鈕。參見截圖：

2. 在「屬性」對話框中，從「類別」下拉列表中選擇一個類別，然後點擊「關閉」按鈕。

3. 撰寫您的郵件並發送。指定的類別將被分配給這封外寄郵件，並將顯示在Outlook的「已傳送郵件」文件夾中。

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使用VBA代碼手動為外寄郵件分配類別

下面的VBA代碼可以幫助您輕鬆地為Outlook中的外寄郵件分配類別。請按照以下步驟操作：

1. 按下 Alt + F11 鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，雙擊打開 ThisOutlookSession 代碼窗口，然後將下面的VBA代碼複製到代碼窗口中。

VBA代碼1：手動為外寄郵件分配類別

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim xNewEmail As MailItem
If Item.Class = olMail Then
    Set NewMail = Item
   NewMail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

3. 按下 Alt + Q 鍵關閉 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

4. 每次當您點擊正在撰寫郵件中的「發送」按鈕時，將會顯示「顏色類別」對話框。請選擇所需的類別並點擊「確定」按鈕。參見截圖：

此外，您可以將下面的VBA腳本添加到快速訪問工具欄，以便輕鬆為Outlook中的外寄郵件分配類別。

1. 打開 ThisOutlookSession 代碼窗口後，將下面的VBA代碼複製到代碼窗口中。

VBA代碼2：手動為外寄郵件分配類別

Sub SpecifyCategoryforNewEmail()
Dim xNewEmail As MailItem
Dim xItem As Object
Set xItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
If xItem.Class = olMail Then
    Set xNewEmail = xItem
    xNewEmail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

2. 按下 Alt + Q 鍵退出 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

3. 創建一封新郵件，點擊「用戶自定義快速訪問工具欄」按鈕，然後從下拉列表中選擇「更多命令」。

4. 在「 Outlook選項」窗口中，您需要：

4.1 從「選擇命令來自」下拉列表中選擇「宏」；

4.2 在左側文本框中選擇 Project1 並點擊「新增」按鈕；

4.3 在右側方框中選擇 Project1 ，點擊「修改」按鈕並為宏修改一個符號按鈕；

4.4 在「Outlook選項」窗口中點擊「確定」按鈕以保存更改。參見截圖：

5. 從現在開始，如果您想為正在撰寫的郵件分配類別，只需點擊 功能區上的按鈕以打開 顏色類別 對話框，然後為此郵件選擇類別。參見截圖：

通過創建規則自動為外寄郵件分配類別

如果您希望始終為發送到特定收件人的郵件分配類別，以下方法可以幫助您。

1. 點擊「規則」>「管理規則和通知」在「首頁」選項卡上。

2. 在「規則和通知」對話框中，點擊「新建規則」按鈕。參見截圖：

3. 在第一個「規則嚮導」對話框中，點擊「從空白規則開始」部分中的「應用規則於我發送的郵件」選項，然後點擊「下一步」按鈕。

4. 在第二個「規則嚮導」對話框中，在第一步中勾選「發送給個人或公共群組」框，並在第二步中指定收件人的郵件地址，最後點擊「下一步」按鈕。參見截圖：

5. 在第三個「 規則嚮導」對話框中，在第一步中勾選「將其分配給類別」框，在第二步中為該規則選擇一個類別，然後點擊「下一步」按鈕。

6. 在第四個「規則嚮導」對話框中直接點擊「下一步」按鈕，不選擇任何選項。

7. 在最後一個「 規則嚮導」對話框中，根據需要命名該規則，然後點擊「結束」按鈕。參見截圖：

從現在開始，當向這個指定的收件人發送郵件時，郵件將自動分配給特定的類別。

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