如何在 Outlook 中自動拒收特定人員的會議邀請？

在 Outlook 中，我們可以建立規則來自動拒絕特定人員的部分會議邀請，但該如何操作呢？本文將詳細介紹一種方法。

在 Outlook 中自動拒絕特定人員的會議邀請

自動拒絕特定人員的會議邀請，並同時從行事曆中刪除該會議

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在 Outlook 中自動拒絕特定人員的會議邀請

請依照下列步驟完成此項作業：

1. 首先，請建立一封用於拒絕會議邀請的郵件範本。在郵件視窗中，輸入您要傳送以婉拒會議邀請的訊息。請參閱截圖：

2. 接著，請將郵件儲存為範本格式：點選檔案 > 另存新檔，在另存新檔視窗中，於檔案名稱文字方塊輸入郵件名稱，並從 Outlook 範本（*.oft）下拉清單中選擇該格式。詳情請參閱截圖：指定保存格式下拉式清單。

注意：當您選擇 Outlook 範本（*.oft）時，系統將自動開啟預設的使用者範本資料夾。

3. 接著點擊儲存按鈕，即可儲存郵件範本並關閉郵件視窗。

4. 接下來，您可以建立規則。請點選規則 > 管理規則與警示（位於）首頁索引標籤），詳情請參閱截圖：

5. 在規則與警示對話方塊中，請點選位於電子郵件規則索引標籤下的新增規則，詳情請參閱截圖：

6. 在彈出的規則嚮導中，請點選對我收到的郵件套用規則選項（位於）從空白規則開始區段），詳情請參閱截圖：

7. 在彈出的對話方塊中，於 步驟 1：選取條件 清單方塊中勾選「來自人員或公用群組」，然後按一下文字連結人員或公用群組以開啟規則地址對話方塊，並選取您要拒絕其會議邀請的人員，再按一下下一步按鈕。請參閱截圖：

8. 在按一下確定按鈕後，請於同一個對話方塊中向下捲動，並在 步驟 1：選取條件 清單方塊中的「是會議邀請或更新」選項打勾，請參閱截圖：

9. 在接下來的對話方塊中，繼續按一下下一步按鈕：

（1.） 在 步驟 1：選取動作 清單方塊中，勾選「使用特定範本回覆」選項；

（2.） 接著點擊文字連結特定範本，即可開啟選取答覆模板對話方塊；

（3.） 在選取答覆模板對話方塊中，從位於瀏覽位置下拉式清單中的檔案系統中的使用者範本檔案系統中選擇；

（4.） 接著選取您剛剛建立的郵件名稱；

（5.） 點擊開啟按鈕。

10. 返回原始對話方塊，在「刪除它」選項（位於）步驟 1：選取動作 清單方塊）中打勾，請參閱截圖：

11. 然後按一下下一步> 下一步，以進入最後一個步驟的對話方塊。在完成規則設定區段中，為此規則指定一個名稱，並於 步驟 2：設定規則選項 中勾選「啟用此規則」選項，請參閱截圖：

12. 按一下完成按鈕以完成此規則，再按一下確定即可關閉對話方塊。

13. 從現在起，當您收到這些特定人員的會議邀請時，系統將自動寄送拒絕郵件並刪除該會議訊息。

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自動拒絕特定人員的會議邀請，並同時從行事曆中刪除該會議

第一種方法會傳送一封電子郵件通知對方您不會出席會議，但這些會議仍會保留在您的行事曆中。若您希望同時將這些會議從行事曆中刪除，以下 VBA 程式碼可協助您達成此目的。

1. 按住 ALT + F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，於 ThisOutlookSession（位於 ）Project 1 (VbaProject.OTM) 窗格）上按兩下以開啟模組，然後將下列程式碼複製並貼上至空白模組中。

VBA 程式碼：自動拒絕會議邀請，並同時從行事曆中刪除會議：

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. 接著，儲存並關閉此程式碼視窗。從現在起，只要收到這些特定人員的會議邀請，系統將自動寄出拒絕郵件，並將該會議從您的行事曆中移除。