如何自動拒絕來自Outlook中特定人員的會議邀請?
在Outlook中,我們可以創建一個規則來自動拒絕來自特定人員的一些會議邀請,但是,如何處理呢? 本文將詳細介紹一種方法。
在Outlook中自動拒絕來自特定人員的會議邀請
請執行以下步驟來完成此工作:
1。 首先,您應該為拒絕會議邀請創建一個消息模板。 在裡面 您的留言 窗口中,鍵入要發送的拒絕會議邀請的消息。 看截圖:
2。 然後將郵件另存為模板格式,請單擊 文件 > 另存為在 另存為 窗口中,將消息的名稱輸入到 文件名 文本框,然後選擇 Outlook模板(* .oft) 來自 保存類型 下拉列表,請參見屏幕截圖:
備註:選擇時 Outlook模板(* .oft), 將打開一個默認的用戶模板文件夾。
3。 然後點擊 節省 按鈕保存消息模板,然後關閉消息窗口。
4。 然後,您可以創建一個規則。 請點擊 規則 > 管理規則和警報 在 首頁 標籤,請參見屏幕截圖:
5。 在 規則和警報 對話框,單擊 新規則 來自 電子郵件規則 標籤,請參見屏幕截圖:
6。 在彈出 規則嚮導點擊此處成為Trail Hunter 對收到的郵件應用規則 選項下 從空規則開始 部分,請參見屏幕截圖:
7。 然後點擊 下一頁 按鈕,然後在彈出的對話框中,從 步驟1:選擇條件 列錶框,然後單擊文本鏈接 人或公共團體 打開 規則地址 對話框,然後選擇要拒絕會議的人員,請參見屏幕截圖:
8。 點擊 OK 按鈕,仍在此對話框中,請滾動查看 這是會議邀請或更新 選項從 步驟1:選擇條件 列錶框,請參見屏幕截圖:
9。 繼續點擊 下一頁 按鈕,在以下對話框中:
(1.)檢查 使用特定模板回复 選項 步驟1:選擇動作 列錶框;
(2.)然後單擊文本鏈接 一個特定的模板 打開 選擇一個回复模板 對話框;
(3.)在 選擇一個回复模板 對話框中選擇 中的用戶模板 文件系統 來自 在看 落下;
(4.)然後選擇您剛剛創建的消息名稱;
(5.)點擊 已提交 按鈕。
10。 返回原始對話框,繼續檢查 刪除它 在選項 步驟1:選擇動作 列錶框,請參見屏幕截圖:
11。 點擊 下一頁 > 下一頁 進入最後一步對話框。 在裡面 完 規則設置部分,為此規則指定一個名稱,然後檢查 啟用此規則 選項從 步驟2:設定規則選項,請參見屏幕截圖:
12。 點擊 完 按鈕完成此規則,然後單擊 OK 關閉對話框。
13。 從現在開始,當從此特定人員處接收會議時,拒絕電子郵件將自動發送給他,會議消息也將被刪除。
自動拒絕特定人員的會議邀請,並從日曆中刪除會議
第一種方法有助於發送一封電子郵件,告訴對方您將不參加會議,但會議將始終顯示在您的日曆中。 如果您需要同時刪除日曆中出現的會議,下面的 VBA 代碼可以幫到您。
1。 按住 ALT + F11 鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。
2。 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口,雙擊 本次展望會議 來自 Project1(VbaProject.OTM) 窗格以打開模塊,然後將以下代碼複製並粘貼到空白模塊中。
VBA 代碼:自動拒絕會議邀請並從日曆中刪除會議:
Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("") Then 'Specify the person you need
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
xAppointmentItem.ReminderSet = False
Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
"I am not at office. " & vbCrLf & _
"I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
xMeetingDeclined.Send
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub
3. 然後,保存並關閉此代碼窗口。 從現在開始,如果此特定人員有會議,他將收到一封拒絕的電子郵件,並且會議將自動從您的日曆中刪除。
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