如何在Outlook中自動拒絕來自特定人員的會議邀請？

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-13

在Outlook中，我們可以建立規則來自動拒絕來自某些特定人員的會議邀請，但該如何操作呢？本文將詳細介紹一種方法。

在Outlook中自動拒絕來自特定人員的會議邀請

自動拒絕來自特定人員的會議邀請並從日曆中刪除該會議

在Outlook中自動拒絕來自特定人員的會議邀請

請按照以下步驟完成此任務：

1. 首先，您應該為拒絕會議邀請創建一個消息模板。在消息窗口中，輸入您要發送的拒絕會議邀請的消息內容。參見截圖：

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

2. 然後將消息保存為模板格式，請點擊文件 > 另存為，在「另存為」窗口中，在文件名文本框中輸入消息的名稱，然後從保存類型下拉列表中選擇 Outlook 模板(*.oft)，參見截圖：

注意：當您選擇 Outlook 模板(*.oft) 時，會打開一個默認的用戶模板文件夾。

3. 然後點擊保存按鈕以保存消息模板，並關閉消息窗口。

4. 接下來，您可以創建一個規則。請點擊規則 > 管理規則和通知 在「首頁」選項卡下，參見截圖：

5. 在「規則和通知」對話框中，點擊電子郵件規則選項卡中的新建規則，參見截圖：

6. 在彈出的規則嚮導中，點擊從空白規則開始部分下的應用規則到我收到的消息選項，參見截圖：

7. 然後點擊下一步按鈕，在彈出的對話框中，勾選第一步：選擇條件列表框中的來自個人或公共組，然後點擊文字鏈接個人或公共組以打開規則地址對話框，並選擇您想拒絕會議的人員，參見截圖：

8. 點擊確定按鈕，仍然在此對話框中，請滾動並勾選第一步：選擇條件列表框中的哪個是會議邀請或更新選項，參見截圖：

9. 繼續點擊下一步按鈕，在以下對話框中：

(1.) 勾選第一步：選擇動作列表框中的使用特定模板答覆選項；

(2.) 然後點擊文字鏈接特定模板以打開選擇答覆模板對話框；

(3.) 在選擇答覆模板對話框中，從 查找位置下拉菜單中選擇文件系統中的用戶模板；

(4.) 然後選擇剛才創建的消息名稱；

(5.) 點擊打開按鈕。

10. 返回原始對話框，繼續勾選第一步：選擇動作列表框中的 刪除它選項，參見截圖：

11. 點擊下一步 > 下一步進入最後一步對話框。在完成規則設置部分，為此規則指定一個名稱，並從第二步：設置規則選項中勾選啟用此規則選項，參見截圖：

12. 點擊完成按鈕完成此規則，然後點擊確定關閉對話框。

13. 從現在起，當收到來自這些特定人員的會議邀請時，系統將自動向他們發送一封拒絕郵件，並且會議消息也會被刪除。

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自動拒絕來自特定人員的會議邀請並從日曆中刪除該會議

第一種方法有助於發送電子郵件告知對方您不會參加會議，但會議仍會顯示在您的日曆中。如果您需要同時刪除日曆中出現的會議，以下VBA代碼可以幫助您。

1. 按住 ALT + F11 鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，雙擊 Project1(VbaProject.OTM) 窗格中的 ThisOutlookSession 以打開模塊，然後將以下代碼複製並粘貼到空白模塊中。

VBA代碼：自動拒絕會議邀請並從日曆中刪除會議：

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub