在 Outlook 中，我們或許能輕鬆地從電子郵件手動建立任務，但您是否想過：如何在收到特定寄件人的郵件時自動建立任務？舉例來說，我只想針對老闆寄來的郵件自動產生任務。該如何在 Outlook 中實現這項功能呢？

在 Outlook 中透過 VBA 程式碼於收到特定郵件時自動建立任務

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在 Outlook 中透過 VBA 程式碼於收到特定郵件時自動建立任務

這項工作雖然沒有直接的解決方法或現成規則，但我能透過結合 VBA 程式碼與規則來達成。請依照下列步驟操作：

1. 啟動 Outlook，然後按下「Alt + F11」組合鍵，即可開啟「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗。

2. 在「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗中，於「Project 1 （VbaProject.OTM）」窗格內雙擊「ThisOutlookSession」以開啟程式碼視窗，並將下列程式碼複製貼上至空白模組中。

VBA 程式碼：於收到郵件時自動建立任務：

Sub CreateNewTask(Item As Outlook.MailItem)
Dim xNewTask As TaskItem
On Error Resume Next
Set xNewTask = Outlook.CreateItem(olTaskItem)
With xNewTask
    .Subject = Item.Subject
    .StartDate = Item.ReceivedTime
    .DueDate = Item.ReceivedTime + 1
    .Body = Item.Body
    .Importance = olImportanceHigh
    .Save
End With
Set xNewTask = Nothing
End Sub

3. 接著保存並關閉此程式碼。插入程式碼後，請建立一條規則：點選「首頁」索引標籤下的「規則」>「管理規則與警示」。請參閱螢幕截圖：

4. 在「規則與警示」對話方塊中，點選「新增規則」。請參閱螢幕截圖：

5. 在彈出的「規則精靈」視窗中，於「從空白規則開始」區段選取「對我收到的郵件套用規則」。請參閱螢幕截圖：

6. 按一下「下一步」按鈕。在「步驟 1：選取條件」清單方塊中，選擇您要建立的條件；在此範例中，請勾選「來自人員或公用群組」選項。接著，在「步驟 2：編輯規則內容（按一下底線值）」區段中，按一下「人員或公用群組」連結以開啟「規則地址」對話方塊，然後雙擊您希望自動建立任務的郵箱地址。請參閱螢幕截圖：

7. 按一下「確定」，再點選「下一步」。在「步驟 1：選取動作」清單方塊中，勾選「執行指令稿」；接著於「步驟 2：編輯規則內容（按一下底線值）」區段，點擊「指令稿」連結，系統將彈出「選取指令稿」對話方塊，請選取先前加入的巨集，然後按一下「確定」。

8. 接著依次點選「下一步」>「下一步」，進入「完成規則設定」畫面。在「步驟 1：為此規則指定名稱」文字方塊中輸入規則名稱，並於「步驟 2：設定規則選項」區段勾選「啟用此規則」。請參閱螢幕截圖：

9. 然後點擊「完成」按鈕，再點擊「確定」以關閉「規則與警示」對話方塊。

10. 從現在起，只要您收到特定寄件者的郵件，Outlook 就會自動建立對應的任務，並存放於任務資料夾中供您隨時檢視。請參閱螢幕截圖：