如何在Outlook中批量將多封郵件轉換為PDF文件？

Author: Sun Last Modified: 2025-05-12

在Outlook中，「另存為」功能只能將郵件保存為HTML、TXT、MHT、MSG和模板格式的文件。如果你想將郵件轉換為PDF文件，該怎麼辦呢？本文介紹了一些解決這個問題的小技巧。

使用列印功能將一封郵件轉換為PDF文件

使用「另存為文件」工具將多封郵件批量轉換為單獨的PDF文件

使用VBA將一封郵件轉換為PDF文件

使用列印功能將一封郵件轉換為PDF文件

在Outlook中，你可以使用列印功能將一封郵件保存為PDF文件。

1. 選擇要轉換為PDF的郵件，點擊「檔案」>「列印」，從「印表機」下拉列表中選擇「Microsoft Print to PDF」，然後點擊「列印」。

2. 在「另存列印輸出為」對話框中，選擇一個路徑來放置文件，並給它命名。

3. 點擊「保存」，然後點擊「取消」以停止列印。

現在，選中的郵件已經被轉換為PDF文件。

注意：此方法僅適用於Outlook 2016。

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使用「另存為文件」工具將多封郵件批量轉換為單獨的PDF文件

使用上述方法，你一次只能將一封郵件保存為PDF文件。如果你想批量將多封郵件轉換為單獨的PDF文件，可以嘗試Kutools for Outlook的「將選中郵件另存為各種格式（如PDF）文件」工具。

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免費安裝 Kutools for Outlook，然後按照以下步驟操作：

1. 選擇要轉換的郵件，然後點擊「Kutools」>「批量處理」>「將選中郵件另存為各種格式（如PDF）文件」。

2. 在「 將郵件另存為其他文件」對話框中，選擇一個路徑來存放文件，並勾選PDF格式選項，你可以在右側部分勾選有關保存內容的選項。

3. 點擊「確定」。

現在，這些郵件已經被轉換為PDF文件。

使用VBA將一封郵件轉換為PDF文件

如果你正在使用Outlook 2007或2010，可以應用VBA代碼將一封郵件轉換為PDF文件。

1. 選擇一封郵件，按下Alt + F11鍵以啟用Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 點擊「插入」>「模塊」，並將以下代碼粘貼到模塊腳本中。

VBA：將郵件轉換為PDF

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

3. 按下F5鍵以啟用「文件保存」對話框，選擇一個文件夾來存放文件並給它命名。