如何在 Outlook 中設定外出自動回覆？

有時您因外出而無法即時處理電子郵件，此時可啟用 Outlook 的「外出自動答覆」功能，讓寄件者知道您已收到郵件，但暫時無法回覆。設定方式如下：

• 使用外出中助理搭配 Exchange 帳戶設定外出中（自動回覆）（4 個步驟）
• 使用 Kutools for Outlook 設定外出中（自動回覆）（3 個步驟）
• 使用「管理規則與警示」功能設定外出中（自動回覆）（11 個步驟）

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使用外出中助理搭配 Exchange 帳戶設定外出中（自動回覆）

如果您使用的是 Exchange 帳戶，可在離開期間透過設定外出中助理，自動回覆指定訊息給寄件者。請依照下列步驟操作：

1. 在郵件檢視中，於導覽窗格選取 Exchange 帳戶，然後依序點選「檔案」>「資訊」>「自動回覆」。
注意：若您的 Outlook 未連線至 Exchange 伺服器，將無法找到「自動回覆」選項。

2. 在「自動回覆」對話方塊中，（1）選取「傳送自動回覆」選項；（2）勾選「僅在此時間範圍內傳送」選項，並依需求設定「開始時間」與「結束時間」；（3）於下方文字框輸入「回覆訊息」。請參閱截圖：

3. 若您也需要對外部寄件者啟用自動回覆，請（1）點選「組織外部（開啟）」分頁；（2）勾選「自動回覆給組織外部人員」選項；（3）在下方文字框中輸入自動回覆訊息。請參閱截圖：

4. 按一下「確定」即可啟用自動回覆功能。

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使用 Kutools for Outlook 設定外出中（自動回覆）

Outlook 內建規則不支援進階自訂功能，例如針對特定寄件者或主旨設定不同的回覆內容，或在回覆中附加圖片。相較之下，「Kutools for Outlook」的「自動答覆」提供直覺易用的介面，讓您輕鬆建立專業又個人化的自動回覆，並支援插入圖片與儲存多個範本。若追求更靈活、全面的自動回覆解決方案，Kutools 無疑是更優質的選擇。

步驟 1. 下載並安裝 Kutools for Outlook，啟動 Outlook 後，點選「KUTOOLS PLUS」>「回覆」。

步驟 2. 為不同帳戶設定自動回覆，然後點選「確定」。

1. 在左側窗格中，勾選該帳戶。

2. 在右側區域中，先編輯要刪除的主題前綴，再編輯自動回覆的內容。

   

步驟 3. 按一下「是」，立即啟用自動回覆功能。

每封收到的郵件都會立即根據您設定的自動回覆模板進行回覆。

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使用「管理規則與警示」功能設定外出中（自動回覆）

如果您的 Outlook 未連線至 Exchange 伺服器，上述方法將無法使用。此時，可透過 Outlook 的「管理規則與警示」功能，依照下列步驟設定外出自動答覆：

1. 點選「首頁」>「電子郵件」以建立新郵件，並依需求輸入主旨與訊息內容。請參閱截圖：

2. 接著在新郵件視窗中，點選「檔案」>「另存新檔」。

3. 現在於「另存新檔」對話方塊中，從「指定保存格式」下拉式清單選取「Outlook 範本（*.oft）」，再點擊「儲存」按鈕。請參閱截圖：

注意：當您將「指定保存格式」設為「Outlook 範本（*.oft）」後，郵件將自動儲存至預設範本資料夾，無需手動選擇儲存位置。

4. 請依序點選「首頁」>「規則」>「管理規則與警示」。詳情請參閱截圖：

5. 在「規則與警示」對話方塊中，（1）按一下「電子郵件規則」索引標籤；（2）從「將變更套用至此資料夾」下拉式清單中，選取您要套用外出設定的電子郵件帳戶；（3）然後按一下「新增規則」。請參閱截圖：

6. 在「規則嚮導」中，於「從空白規則開始」區段點選「對我收到的郵件套用規則」，再點擊「下一步」按鈕。

7. 在「規則精靈」（您要檢查哪些條件？）中，勾選「僅寄給我」選項，然後點擊「下一步」按鈕。請參閱截圖：

8. 現在於規則嚮導（您想對郵件執行什麼動作？）中，請依照下列截圖所示操作：（1）勾選「使用特定範本回覆」選項；（2）點擊「特定範本」連結文字；（3）在彈出的「選取答覆模板」對話方塊中，從「瀏覽位置」下拉式清單選擇「檔案系統中的使用者範本」，選取剛才建立的「郵件範本」，然後點擊「開啟」按鈕；（4）返回規則嚮導後，點擊「下一步」按鈕。

9. 連續點擊兩次「下一步」按鈕，進入規則精靈（完成規則設定）後，請（1）在步驟 1 的方框中輸入新規則的名稱；（2）在步驟 2 的區段中依需求勾選選項；（3）然後點擊「完成」按鈕。

10. 關閉「規則與警示」對話方塊。

此後，每當有新郵件進入您的 Outlook 時，系統將立即以您指定的郵件範本自動回覆。