如何在Outlook中設置外出（自動回复）功能？

作者：技術支持最後修改時間：2024-08-29

有時，您不在辦公室，無法及時處理電子郵件。在這種情況下，您可能想讓人們知道即使您已收到電子郵件，卻為什麼不回复他們的電子郵件。您可以使用以下解決方法在Outlook中設置不在辦公室（自動回复規則）：

使用帶有Exchange帳戶的外出助手設置外出（自動回复） （4個步驟）
通過“管理規則和警報”功能外出（自動回复） （11個步驟）
使用Kutools for Outlook設置不在辦公室（自動回复） （2個步驟）

a name="a1">使用 Exchange 帳號使用外出助手設定外出（自動回覆）

如果你正在使用一個 兌換賬戶，您可以通過設置以下選項自動為收到的電子郵件回復指定的消息： 外出助理 當你不在的時候請執行以下操作：

1。在郵件視圖中，在導航窗格中選擇交換帳戶，然後單擊文件 > 資料包 > 自動回复.
備註：如果您的Outlook未連接到Exchange Server，則找不到 自動回复 選項。

2。在 自動回复 對話框中，（1）選擇 發送自動回复 選項; (2) 檢查 只在此時間範圍內發送 選項並指定 開始時間 時間結束 根據您的需要； (3) 在下面的方塊中輸入回覆訊息。看截圖：

使用 Exchange 帳戶使用外出助理設定外出（自動回覆）的步驟 1 的螢幕截圖

3。如果您也需要為外部寄件者啟用自動回复，請 (1) 按一下 在我的組織之外 （上） 選項卡； (2)檢查 自動回覆我機構以外的人 選項; (3) 在下面的方塊中輸入自動回覆訊息。看截圖：

使用 Exchange 帳戶使用外出助理設定外出（自動回覆）的步驟 2 的螢幕截圖

4。點擊 OK 激活外出消息。

a name="a2">使用管理規則和警報功能設定外出（自動回覆）

如果您的Outlook未連接到Exchange Server，則上述方法將不起作用。在這種情況下，Outlook的“管理規則和警報”功能可以幫助您按照以下步驟設置外出自動答复：

1。點擊首頁 > 新電子郵件 要創建新消息，請根據需要鍵入主題和消息。看截圖：

2。點擊文件 > 另存為 在新的消息窗口中。

3. 現在，在“另存為”對話框中，選擇 Outlook模板（* .oft） 來自 保存類型 下拉列表，然後單擊節省按鈕。看截圖：

備註：指定後 保存類型 as Outlook模板（* .oft），電子郵件將自動保存到默認模板文件夾。而且沒有必要再選擇保存文件夾了。

4。繼續點擊首頁 > 規則 > 管理規則和警報，請參見屏幕截圖：

5。在 規則和警報 對話框，(1) 單擊 電子郵件規則 選項卡； (2) 選擇您要套用外出設定的電子郵件帳戶 將更改應用於此文件夾放置 清單（3）然後單擊 新規則。看截圖：

6。在 規則嚮導 點擊此處成為Trail Hunter 對收到的郵件應用規則 來自 從空規則開始 部分，然後單擊 下一頁 按鈕。

7。在 規則嚮導 （您要檢查哪些條件），請檢查 只寄給我 選項，然後單擊 下一頁 按鈕。看截圖：

8。現在在 規則嚮導 （您想對這則訊息做什麼？），請按照下面的截圖進行操作： (1) 檢查 使用特定模板回复 選項; (2) 點選連結文本 一個特定的模板; (3) 現在正在彈出 選擇一個回复模板 對話框中，選擇 文件系統中的用戶模板 在看下拉列表，單擊以選擇您剛才創建的消息模板，然後單擊 已提交 按鈕; (4) 現在您返回到 規則嚮導，請點擊 下一頁 按鈕。