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如何在Outlook中設置外出(自動回复)功能?

有時,您不在辦公室,無法及時處理電子郵件。 在這種情況下,您可能想讓人們知道即使您已收到電子郵件,卻為什麼不回复他們的電子郵件。 您可以使用以下解決方法在Outlook中設置不在辦公室(自動回复規則):


使用帶有Exchange帳戶的外出助手設置外出(自動回复)

如果你正在使用一個 兌換賬戶,您可以通過設置以下選項自動為收到的電子郵件回復指定的消息: 外出助理 當你不在的時候請執行以下操作:

1。 在郵件視圖中,在導航窗格中選擇交換帳戶,然後單擊 文件 > 聯繫我們 > 自動回复.
備註:如果您的Outlook未連接到Exchange Server,則找不到 自動回复 選項。

2。 在 自動回复 對話框, (1) 選擇 發送自動回复 選項; (2) 檢查 只在此時間範圍內發送 選項並指定 開始時間時間結束 根據需要 (3) 在下面的框中鍵入回复消息。 看截圖:

3。 如果您還需要為外部發件人啟用自動回复,請 (1) 在我的組織之外 (上) 標籤; (2) 檢查 自動回覆我機構以外的人 選項; (3) 在下面的框中鍵入自動回复消息。 看截圖:

4。 點擊 OK 激活外出消息。


通過“管理規則和警報”功能外出(自動回复)

如果您的Outlook未連接到Exchange Server,則上述方法將不起作用。 在這種情況下,Outlook的“管理規則和警報”功能可以幫助您按照以下步驟設置外出自動答复:

1。 點擊 首頁 > 新電子郵件 要創建新消息,請根據需要鍵入主題和消息。 看截圖:

2。 點擊 文件 > 另存為 在新的消息窗口中。

3. 現在,在“另存為”對話框中,選擇 Outlook模板(* .oft) 來自 保存類型 下拉列表,然後單擊 節省 按鈕。 看截圖:

備註:指定後 保存類型 as Outlook模板(* .oft),電子郵件將自動保存到默認模板文件夾。 而且沒有必要再選擇保存文件夾了。

4。 繼續點擊 首頁 > 規則 > 管理規則和警報,請參見屏幕截圖:

5。 在 規則和警報 對話框, (1) 點擊 電子郵件規則 標籤; (2) 從中選擇要應用不在辦公室設置的電子郵件帳戶 將更改應用於此文件夾放置 清單(3)然後單擊 新規則。 看截圖:

6。 在 規則嚮導 點擊此處成為Trail Hunter 對收到的郵件應用規則 來自 從空規則開始 部分,然後單擊 下一頁 按鈕。

7。 在 規則嚮導 (您要檢查哪些條件),請檢查 只寄給我 選項,然後單擊 下一頁 按鈕。 看截圖:

8。 現在在 規則嚮導 (您要如何處理該消息?),請按照以下屏幕截圖所示進行操作: (1) Check the 使用特定模板回复 選項; (2) 單擊的鏈接的文本 一個特定的模板; (3) 現在在彈出 選擇一個回复模板 對話框中,選擇 文件系統中的用戶模板 在看 下拉列表,單擊以選擇您剛才創建的消息模板,然後單擊 已提交 按鈕; (4) 現在您回到 規則嚮導,請點擊 下一頁 按鈕。

9。 單擊下一步按鈕兩次以進入 規則嚮導 (完成規則設置),請 (1) 為新規則輸入一個名稱 步驟 1 框; (2) 根據需要檢查選項 步驟 2 部分; (3) 並點擊 按鈕。

10。 關閉“規則和警報”對話框。

展望未來,當您的Outlook中收到新電子郵件時,它們將立即自動與指定的郵件模板一起回复。


使用Kutools for Outlook設置不在辦公室(自動回复)

對於您逐步設置它們而言,上述方法有些麻煩且乏味。 但是,在這裡,我將向您介紹一種方便快捷的方法,以便在Outlook中快速方便地啟動辦公室。

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1。 點擊 庫工具 > 回复 > 啟用自動回复 激活此實用程序。
doc自動回复kto

2。 進入 自動回复管理器 通過點擊 庫工具 > 回复 > 自動回复管理器。 檢查 用戶名 您要應用此功能的信息,然後單擊 OK 按鈕。 您還可以根據需要編輯主題並自動回复文本。 查看屏幕截圖:

至此,自動回復設置已成功設置。

尖端:關閉Outlook應用程序後, 自動回复 功能將停止工作。


演示:使用Kutools for Outlook不在辦公室(自動回复)


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Comments (14)
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Hi, Can someone elaborate on how to use the "Rules" at the bottom of the initial screen under "Set out of office (automatic reply) with Out of Office Assistant with Exchange Account" before we click on OK https://www.extendoffice.com/images/stories/doc-outlook/doc-out-of-office/doc-auto-reply-04.png<br /> Would this allow for various out of office rules/replies pertaining to different topics such as away rule during holiday, or for a meeting, move announcement, etc. Thanks!
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Thank you, whoever did this. But really Microsoft, the old box for managing alerts made setting up out of office messages so much easier!
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You made my life simpler....Thank you for the Step by Step effort on Outlook.
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Is it possible to find a list of previous Out of Offices that I have set up?
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Section on autoreply for non-techies excellent, very clear and works. Before Item 10 I think the instruction "click on Open" is necessary. Tried to do this quite a few times before and basically failed - this was GREAT.
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I used the out of office reply through "manage rules and alerts" Can you explain how to undo?
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Amazing help ..very helpfull
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Very helpful for beginners.
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Very helpful. Thanks :lol:
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Is it possible to use the "End Time" setting in Outlook 2010 to use as a variable to automatically populate the message body? i.e. I want to write: I will be back in the office on . If you need support during this time contact ... etc... etc...
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