如何在Outlook中設置外出辦公（自動回覆）？

Author: Sun Last Modified: 2025-08-06

有時候，您不在辦公室，無法及時處理郵件。在這種情況下，您可能希望讓別人知道為什麼您沒有回覆他們的郵件，即使您已經收到了這些郵件。您可以通過以下方法在Outlook中設置外出辦公（自動回覆規則）：

使用Exchange帳戶的「外出助理」設置外出辦公（自動回覆）（4個步驟）
使用Kutools for Outlook設置外出辦公（自動回覆）（3個步驟）
使用管理規則和警報功能設置外出辦公（自動回覆） （11個步驟）

使用Exchange帳戶的「外出助理」設置外出辦公（自動回覆）

如果您使用的是Exchange帳戶，您可以在離開期間通過設置「外出助理」來自動回覆指定的消息。請按照以下步驟操作：

1. 在郵件檢視中，選擇導航窗格中的Exchange帳戶，然後點擊「文件」>「資訊」>「自動回覆」。
注意：如果您的Outlook未連接到Exchange伺服器，則找不到「自動回覆」選項。

2. 在「自動回覆」對話框中，(1) 選擇「發送自動回覆」選項；(2) 勾選「僅在此時間範圍內發送」選項並根據需要指定「開始時間和結束時間」；(3) 在下方框中輸入「回覆消息」。參見截圖：

the screenshot of step 1 about seting out of office (automatic reply) with Out of Office Assistant with Exchange Account

3. 如果您還需要為外部寄件人啟用自動回覆，請 (1) 點擊「我的組織之外（開）」標籤；(2) 勾選「自動回覆給我的組織之外的人」選項；(3) 在下方框中輸入「自動回覆消息」。參見截圖：

the screenshot of step 2 about seting out of office (automatic reply) with Out of Office Assistant with Exchange Account

4. 點擊「確定」以啟動外出消息。

使用Kutools for Outlook設置外出辦公（自動回覆）

Outlook內建的規則不支持高級自定義，例如為特定寄件人或主題設置不同的回覆或在回覆中附加圖片。相比之下，「Kutools for Outlook」的「自動回覆」提供了一個用戶友好的界面來創建專業、個性化的自動回覆，並可選擇包含圖片和保存多個模板。對於更靈活和全面的自動回覆解決方案，Kutools是更好的選擇。

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第1步：下載並安裝Kutools for Outlook，然後啟動Outlook並點擊「Kutools Plus」>「答覆」。

第2步：配置不同帳戶的自動回覆。然後點擊「確定」。

在左側窗格中，勾選帳戶。
在右側部分，編輯主題前綴，然後編輯自動回覆的內容。

第3步：點擊「是」以啟動自動回覆。

每封收到的郵件將根據您配置的自動回覆模板自動收到回覆。

使用管理規則和警報功能設置外出辦公（自動回覆）

如果您的Outlook尚未連接到Exchange伺服器，上述方法將不起作用。在這種情況下，Outlook的管理規則和警報功能可以幫助您設置外出自動回覆，具體步驟如下：

1. 點擊「首頁」>「新建郵件」以創建新郵件，根據需要輸入主題和消息。參見截圖：

the screenshot of step 1 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

2. 在新郵件窗口中，點擊「文件」>「另存為」。

3. 現在，在「另存為」對話框中，請從「保存類型」下拉列表中選擇「Outlook模板 (*.oft)」，然後點擊「保存」按鈕。參見截圖：

the screenshot of step 2 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

注意：在指定「保存類型」為「Outlook模板 (*.oft)」後，郵件將自動保存到默認模板文件夾中，無需再選擇保存文件夾。

4. 繼續點擊「首頁」>「規則」>「管理規則和警報」，參見截圖：

the screenshot of step 3 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

5. 在「規則和警報」對話框中，(1) 點擊「電子郵件規則」標籤；(2) 從「應用更改到此文件夾」下拉列表中選擇要應用外出設置的「郵箱名稱」；(3) 然後點擊「新建規則」。參見截圖：

the screenshot of step 4 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

6. 在「規則嚮導」中，點擊「應用規則於我收到的消息」從「從空白規則開始」部分，然後點擊「下一步」按鈕。

the screenshot of step 5 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

7. 在「規則嚮導」（您想檢查哪些條件），勾選「只發送給我」選項，然後點擊「下一步」按鈕。參見截圖：

the screenshot of step 6 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

8. 現在，在規則嚮導（您想對消息做什麼？），請按照以下截圖所示進行操作：(1) 勾選「使用特定模板回覆」選項；(2) 點擊「特定模板」的「鏈接文字」；(3) 現在在彈出的「選擇回覆模板」對話框中，從「查找位置」下拉列表中選擇「用戶模板在文件系統中」，點擊選擇剛才創建的「消息模板」，然後點擊「打開」按鈕；(4) 現在您返回到規則嚮導，請點擊「下一步」按鈕。