如何在Outlook中設置規則以自動將郵件複製到另一個文件夾？
在Microsoft Outlook中高效管理郵件可能具有挑戰性，特別是當你收到大量郵件時。與其手動整理郵件，不如通過設置規則來自動化這一過程，該規則會根據定義的條件自動將郵件複製到特定文件夾。本指南將引導你完成兩種方法來自動將郵件複製到另一個文件夾。
方法一：設置Outlook規則以自動將郵件複製到另一個文件夾 （手動設置 & 更多步驟）
方法二：使用Kutools for Outlook自動將郵件複製到另一個文件夾 👍 （更快 & 最高效）
方法一：設置Outlook規則以自動將郵件複製到另一個文件夾
Outlook的規則嚮導允許用戶創建自定義規則，以自動將符合某些條件的郵件（例如，主題包含特定關鍵字的郵件）複製到指定文件夾。按照以下步驟配置規則：
1. 選擇要創建規則的郵件文件夾，然後點擊「首頁」>「規則」>「管理規則和通知」。
2. 在「規則和通知」對話框中，點擊「新建規則」按鈕。
3. 在「規則嚮導」中，選擇「對我收到的郵件應用規則」，然後點擊下一步。
4. 在「規則嚮導（您想檢查哪些條件？）」中，根據需求設置篩選條件。例如，如果你想複製主題中包含特定關鍵字（如“評論”）的郵件，請按照以下步驟操作：
- 1). 勾選「主題中包含特定文字」。
- 2). 點擊第2步中的鏈接文字「特定文字」。
- 3). 在「搜索文本」對話框中，輸入關鍵字（例如，“評論”），點擊新增 > 確定。
- 4). 點擊下一步。
5. 在規則嚮導（您想對郵件做什麼？）中，設置動作：
- 1). 勾選「將副本移動到指定文件夾」。
- 2). 點擊第2步中的鏈接文字「指定」。
- 3). 在「規則和通知」對話框中，選擇要複製郵件的文件夾，然後點擊確定。
- 4). 點擊下一步。
6. 在規則嚮導（是否有任何例外？）中，如果不需要例外，點擊下一步。
7. 在最後的規則嚮導中，配置規則設置：
- 1). 在第一步的框中輸入規則名稱。
- 2). 根據需要在第二步部分選擇其他選項。
- 3). 點擊結束。
8. 點擊確定以關閉「規則和通知」對話框。
📌 結果：任何符合定義條件的郵件（例如，主題中包含關鍵字“評論”的郵件）將被自動複製到指定文件夾。
內置規則方法的優缺點：
- ✅ 內置Outlook功能：無需額外軟件。
- ❌ 靈活性有限：編輯規則需要通過規則嚮導進行操作。
- ❌ 手動操作更多：相比Kutools for Outlook，涉及更多步驟。
✉️ 別再浪費時間！立即自動化您的郵件回覆
厭倦了手動回覆重複的郵件嗎？Kutools for Outlook 讓這一切變得輕而易舉！透過自動回覆功能，您只需點擊幾下即可設定自動回覆——無需複雜的規則，毫無麻煩！
- ✅ 快速設定：幾秒內自動化您的回覆，無需技術技能。
- ⚡ 節省時間與精力：不再需要手動輸入相同的回覆。
- 💡 智慧且可自定義：根據特定發件人或條件個性化回覆。
方法二：使用Kutools for Outlook自動將郵件複製到另一個文件夾 👍
對於經常需要根據特定條件複製郵件的用戶，Kutools for Outlook的高級規則功能提供了一個更快、更友好的替代方案。它簡化了規則創建並去除了不必要的步驟，從而實現高效的自動化。
使用 Kutools for Outlook 解鎖極致郵件效率！永久免費獲取 70 項強大功能。立即下載免費版本！
步驟一：啟用高級規則功能
- 轉到Kutools標籤並點擊高級規則。
- 在高級規則對話框中，點擊
新建按鈕以創建新規則。 
新建按鈕以創建新規則。 
步驟二：設置條件
- 在第1步的對話框中，勾選「主題包含特定文字」。
- 點擊 新建按鈕以打開「包含文本」對話框。
- 在「搜索文本」對話框中，輸入關鍵字（例如，“評論”），然後點擊新增 > 確定。
- 點擊確定 > 下一步繼續。
步驟三：指定目標文件夾
- 在第2步中，勾選「將副本移動到指定文件夾」。
- 在彈出的「選擇文件夾」對話框中，選擇郵件應複製到的目標文件夾。
- 點擊確定 > 下一步 > 下一步。
步驟四：完成規則
- 在第4步中，在規則名稱字段中輸入規則名稱。
- （可選）添加備註以描述規則。
- 點擊確定 > 確定以保存並激活規則。
📌 結果：規則已成功創建。如果任何傳入郵件的主題中包含關鍵字“評論”，它將被自動複製到指定文件夾。
Kutools for Outlook方法的優勢：
- ✅ 快速設置：比Outlook內置規則所需的步驟更少。
- ✅ 用戶友好界面：直觀且高效。
- ✅ 高度靈活：支持高級規則自定義。
應該使用哪種方法？
以下是這兩種方法的比較，幫助你決定哪一種最適合你的需求：
| 方法 | 適用於 | 易用性 | 靈活性 |
|---|---|---|---|
| Outlook規則 | 偏好使用Outlook內置功能的用戶 | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools高級規則 | 希望獲得快速、自動化解決方案的用戶 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
相關文章
最佳 Office 生產力工具
最新消息：Kutools for Outlook 推出免費版本！
體驗全新 Kutools for Outlook，擁有100+ 強大功能！立即下載！
🤖 Kutools AI ：運用先進 AI 技術，輕鬆處理郵件，包括答覆、摘要、優化、擴寫、翻譯與撰寫郵件。
📧 郵件自動化：自動回覆（支援 POP 和 IMAP） / 計劃發送郵件 / 發送郵件時根據規則自動抄送密送 / 自動轉發（高級規則） / 自動新增問候語 / 自動將多收件人郵件分割為個別郵件 ...
📨 郵件管理：撤回郵件 /依主題等條件阻擋詐騙郵件 / 刪除重複郵件 / 高級搜索 / 整合文件夾 ...
📁 附件專業版：批次保存 / 批次拆離 / 批次壓縮 / 自動保存 / 自動拆離 / 自動壓縮 ...
🌟 介面魔法：😊更多精美酷炫表情符號 /重要郵件來臨提醒 / 最小化 Outlook 而非關閉 ...
👍 一鍵神技：帶附件全部答復 /反釣魚郵件 / 🕘顯示發件人時區 ...
👩🏼🤝👩🏻 聯絡人與日曆：批次從選中郵件新增聯絡人 / 將聯絡人組分割為多個組 / 移除生日提醒 ...
以您偏好的語言使用 Kutools —— 支援英語、西班牙語、德語、法語、中文及40 多種其他語言！
只需一鍵即可立即啟用 Kutools for Outlook。立即下載，提升您的效率！
