如何在 Outlook 中設定規則，自動將郵件複製到其他資料夾？

在 Microsoft Outlook 中有效管理郵件可能頗具挑戰性，尤其是當收件匣湧入大量郵件時。與其手動分類，不如設定規則，讓系統根據預先定義的條件自動將郵件複製到指定資料夾。本指南將逐步介紹兩種自動將郵件複製至其他資料夾的方法。

方法 1：設定 Outlook 規則以自動將郵件複製到另一個資料夾(手動設定且步驟較多)

方法 2：使用 Kutools for Outlook 自動將郵件複製到另一個資料夾 👍(更快且最有效率)

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方法 1：設定 Outlook 規則以自動將郵件複製到另一個資料夾

Outlook 的規則精靈讓您輕鬆建立自訂規則，自動將符合特定條件（例如主旨包含特定關鍵字）的郵件複製到指定資料夾。請依照下列步驟設定規則。

1. 選取您要建立規則的郵件資料夾，然後點擊［首頁］>［規則］>［管理規則與警示］。

2. 在「規則與警示」對話方塊中，點擊「新增規則」按鈕。

3. 在「規則嚮導」中，選取「對我收到的郵件套用規則」，然後按一下［下一步］。

4. 在「規則嚮導（您要檢查哪些條件？）」中，依需求設定篩選條件。例如，若想複製主旨包含特定關鍵字（如「comment」）的郵件，請依下列步驟操作：

1. 1）勾選「主旨包含特定文字」。
2. 2）在步驟 2 區段中，點擊「特定文字」連結。
3. 3）在「搜尋文字」對話方塊中輸入關鍵字（例如「comment」），然後點擊「新增」>「確定」。
4. 4）點擊「下一步」。
   

5. 在規則精靈（您要對郵件執行什麼動作？）中，設定所需動作：

1. 1）勾選「將副本移至指定資料夾」。
2. 2）在步驟 2 區段中，點擊「指定」連結文字。
3. 3）在「規則與警示」對話方塊中，選取要複製郵件的資料夾，然後點擊「確定」。
4. 4）點擊「下一步」。
   

6. 在規則精靈（是否有任何例外？）中，若無需設定例外，請點擊「下一步」。

7. 在最終的規則精靈中，設定規則選項：

1. 1）在步驟 1 區塊中，為規則輸入名稱。
2. 2）在步驟 2 區段中，依需求選取其他選項。
3. 3）點擊「完成」。
   

8. 點擊「確定」以關閉「規則與警示」對話方塊。

📌 結果：所有符合預設條件（例如主旨包含關鍵字「comment」）的郵件，將自動複製至指定資料夾。

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方法 2：使用 Kutools for Outlook 自動將郵件複製到另一個資料夾 👍

對於經常需要根據特定條件複製郵件的使用者來說，Kutools for Outlook 的高級規則功能提供了一種更快速、更直覺的替代方案，不僅簡化了規則建立流程，還省去多餘步驟，輕鬆實現高效自動化。

步驟 1：啟用高級規則功能

1. 前往 Kutools 選項卡，點擊「高級規則」。
   
2. 在高級規則對話方塊中，點擊「新增」按鈕，立即建立新規則！
   

步驟 2：設定條件

1. 在步驟 1 的「4」對話方塊中，勾選「主題包含特定文字」。
2. 點擊新增按鈕，即可開啟包含文本的對話方塊。
   
3. 在「搜尋文字」對話方塊中輸入關鍵字（例如「comment」），然後點擊「新增」>「確定」。
   
4. 點擊「確定」後，再點選「下一步」繼續。

步驟 3：指定目的資料夾

1. 在步驟 4 的第 2 步中，勾選「將副本移至指定資料夾」。
2. 在彈出的「選取資料夾」對話方塊中，選擇您要複製郵件的目標資料夾。
3. 點擊「確定」>「下一步」>「下一步」。
   

步驟 4：完成規則設定

1. 在步驟 4 的「規則名稱」欄位中，輸入您要設定的規則名稱。
2. （選用）新增備註，簡要說明此規則的用途。
3. 點擊「確定」>「確定」，即可儲存並啟用規則。
   

📌 結果：規則已成功建立！日後所有主旨包含關鍵字「comment」的來信，將自動複製至指定資料夾。

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該選擇哪種方法？

以下比較兩種方法，協助您選擇最適合自身需求的方案：

方法	最適用對象	易用性	彈性
Outlook 規則	偏好使用 Outlook 內建功能的使用者	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools 高級規則	追求快速、自動化解決方案的使用者	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

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