Skip to main content

Kutools for Office — 一套工具，五種功能。完成更多工作。

如何在Outlook中設置規則以自動將郵件複製到另一個文件夾？

Author Kelly Last modified

在Microsoft Outlook中高效管理郵件可能具有挑戰性，特別是當你收到大量郵件時。與其手動整理郵件，不如通過設置規則來自動根據特定條件將郵件複製到指定文件夾，從而實現自動化處理。本指南將介紹兩種方法來自動將郵件複製到另一個文件夾。

方法1：設置Outlook規則以自動將郵件複製到另一個文件夾 （手動設置 & 更多步驟）

方法2：使用Kutools for Outlook 自動將郵件複製到另一個文件夾 👍 （更快 & 最高效）

方法1：設置Outlook規則以自動將郵件複製到另一個文件夾

Outlook的規則嚮導允許用戶創建自定義規則，自動將符合某些條件的郵件（例如，包含特定主題關鍵字的郵件）複製到指定文件夾。按照以下步驟配置該規則：

1. 選擇要創建規則的郵件文件夾，然後點擊「首頁」>「規則」>「管理規則和警報」。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. 在「規則和警報」對話框中，點擊「新建規則」按鈕。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. 在「規則嚮導」中，選擇「對我接收的郵件應用規則」，然後點擊「下一步」。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. 在「規則嚮導（您想檢查哪些條件？）」中，根據需要設置篩選條件。例如，如果要複製主題中包含特定關鍵字（如「comment」）的郵件，請按照以下步驟操作：

  1. 1). 勾選「主題中包含特定文字」。
  2. 2). 點擊步驟2部分中的鏈接文本「特定文字」。
  3. 3). 在「搜索文本」對話框中，輸入關鍵字（例如，「comment」），點擊「添加」>「確定」。
  4. 4). 點擊「下一步」。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-4

5. 在規則嚮導（您想對郵件做什麼？）中，設置動作：

  1. 1). 勾選「將副本移動到指定文件夾」。
  2. 2). 點擊步驟2部分中的鏈接文本「指定」。
  3. 3). 在「規則和警報」對話框中，選擇要複製郵件的文件夾，然後點擊「確定」。
  4. 4). 點擊「下一步」。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-5

6. 在規則嚮導（是否有例外情況？）中，如果不需要例外，點擊「下一步」。

7. 在最後的規則嚮導中，配置規則設置：

  1. 1). 在步驟1框中為規則輸入名稱。
  2. 2). 根據需要在步驟2部分選擇其他選項。
  3. 3). 點擊「完成」。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-6

8. 點擊「確定」以關閉「規則和警報」對話框。

📌 結果：任何符合定義條件（例如，主題中包含關鍵字「comment」）的郵件都會自動被複製到指定文件夾中。

內置規則方法的優缺點：

  • ✅ 內置Outlook功能：無需額外軟件。
  • ❌ 靈活性有限：編輯規則需要通過規則嚮導進行操作。
  • ❌ 手動操作更多：相比Kutools for Outlook，步驟更多。

✉️ 別再浪費時間！立即自動化您的電子郵件回覆

厭倦了手動回覆重複的郵件嗎？Kutools for Outlook 讓這一切變得輕而易舉！透過自動回覆功能，您只需點擊幾下即可設定自動回覆——無需複雜的規則，毫無麻煩！

  • ✅ 快速設定：幾秒內自動化您的回覆，無需技術技能。
  • ⚡ 節省時間與精力：再也不用手工輸入相同的回覆。
  • 💡 智慧且可自定義：根據特定發件人或條件個性化回覆內容。
Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

方法2：使用Kutools for Outlook 自動將郵件複製到另一個文件夾 👍

對於經常需要根據特定條件複製郵件的用戶，Kutools for Outlook的高級規則功能提供了更快捷且更友好的替代方案。它簡化了規則創建並去除了不必要的步驟，從而實現高效的自動化。

告別Outlook效率低下的問題！Kutools for Outlook讓批量郵件處理更輕鬆 — 現在還提供免費的AI功能！立即下載Kutools for Outlook！！

步驟1：啟用高級規則功能

  1. 進入「Kutools」標籤，點擊「高級規則」。
    shot of the Advanced Rules feature
  2. 在高級規則對話框中，點擊 shot of the small New button 新建按鈕以創建新規則。
    shot of the New button

步驟2：設置條件

  1. 在第1步的對話框中，勾選「主題包含特定文字」。
  2. 點擊 new button 新建按鈕以打開「包含文本」對話框。
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. 在搜索文本對話框中，輸入關鍵字（例如，「comment」），然後點擊「添加」>「確定」。
    shot of the Search Text dialog box
  4. 點擊「確定」>「下一步」以繼續。

步驟3：指定目標文件夾

  1. 在第2步中，勾選「將副本移動到指定文件夾」。
  2. 在彈出的選擇文件夾對話框中，選擇應複製郵件的目標文件夾。
  3. 點擊「確定」>「下一步」>「下一步」。
    shot of the Step 2 of 4 dialog box

步驟4：完成規則

  1. 在第4步中，在規則名稱欄中輸入規則名稱。
  2. （可選）添加備註以描述規則。
  3. 點擊「確定」>「確定」以保存並激活規則。
    shot of the Step 4 of 4 dialog box

📌 結果：規則已成功創建。如果任何來信的主題中包含關鍵字「comment」，它將自動被複製到指定文件夾中。

Kutools for Outlook 方法的優勢：

  • ✅ 快速設置：比Outlook內置規則所需步驟少。
  • ✅ 使用友好的界面：直觀且高效。
  • ✅ 高度靈活：支持高級規則自定義。
注意： 要應用Kutools for Outlook的「高級規則」工具，首先，你需要下載並安裝Kutools for Outlook。

應該使用哪種方法？

以下是這兩種方法的比較，幫助你決定哪一種最適合你的需求：

方法最適合易用性靈活性
Outlook規則 偏好使用Outlook內置功能的用戶 ⭐⭐⭐ ⭐⭐
Kutools高級規則 希望獲得快速、自動化解決方案的用戶 ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

相關文章

最佳辦公室生產力工具

最新消息：Kutools for Outlook 推出免費版本！

體驗全新 Kutools for Outlook，超過100項精彩功能！立即下載！

🤖 Kutools AI ：採用先進的AI技術輕鬆處理郵件，包括答覆、摘要、優化、擴充、翻譯及撰寫郵件。

📧 郵件自動化：自動回覆（支援POP及IMAP） / 排程發送郵件 / 發送郵件時根據規則自動抄送密送 / 自動轉發（高級規則） / 自動添加問候語 / 自動分割多收件人郵件為個別郵件 ...

📨 郵件管理：撤回郵件 / 根據主題等方式阻止詐騙郵件 / 刪除重複郵件 / 高級搜索 / 整合文件夾 ...

📁 附件專業工具：批量保存 / 批量拆離 / 批量壓縮 / 自動保存 / 自動拆離 / 自動壓縮 ...

🌟 介面魔法：😊更多精美與酷炫表情符號 /重要郵件來臨時提醒 / 最小化 Outlook 而非關閉 ...

👍 一鍵便利：帶附件全部答復 / 防詐騙郵件 / 🕘顯示發件人時區 ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 聯絡人與日曆：從選中郵件批量添加聯絡人 / 分割聯絡人組為個別組 / 移除生日提醒 ...

以您偏好的語言使用 Kutools，支援英語、西班牙語、德語、法語、中文及超過40種其他語言！

只需點擊一次，即可立即解鎖 Kutools for Outlook。別等了，現在下載提升您的工作效率！

kutools for outlook features1 kutools for outlook features2

🚀 一鍵下載 — 獲取全部 Office 插件

強力推薦：Kutools for Office（5合1）

一鍵下載五個安裝程式，包括 Kutools for Excel, Outlook, Word, PowerPoint及 Office Tab Pro。 立即下載！

  • ✅ 一鍵便利：一次操作即可下載全部五套安裝包。
  • 🚀 隨時處理任何 Office 任務：安裝您需求的插件，隨時隨地。
  • 🧰 包含：Kutools for Excel / Kutools for Outlook / Kutools for Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint