如何在Outlook中撤銷或延遲發送郵件：終極指南
本指南介紹了在Microsoft Outlook中撤銷發送或延遲發送郵件的方法，涵蓋所有主要版本，包括New Outlook、經典桌面版Outlook、Outlook行動應用程式和Outlook Web App (OWA)。
您是否曾經太早按下「發送」按鈕，然後才意識到您的郵件發錯了人、缺少附件或包含敏感信息？您並不孤單。雖然Microsoft Outlook提供了各種工具來撤銷或延遲郵件的發送，但它們的成功與否很大程度上取決於您使用的Outlook版本以及一些關鍵條件。在這份全面指南中，我們將帶您了解所有可用選項——包括內建功能和像Kutools這樣的第三方工具——讓您可以在電子郵件災難發生之前避免它們。
什麼是Outlook中的「撤銷發送」？
Outlook提供了兩種阻止不需要的郵件的方法：
選擇導航窗格上的「已發送郵件」文件夾，雙擊打開您誤發的郵件。
- 郵件召回：嘗試撤回已經發送並遞送的郵件（僅限某些版本）。
- 延遲投遞：在郵件實際發送前將其保留在寄件匣中，給您時間取消或編輯。
第二種方法——延遲——在各個版本中更加可靠。
何時應該使用撤銷發送
典型的現實情況包括：
- 將郵件發送給了錯誤的收件人。
- 忘記添加附件或包含了錯誤的文件。
- 發現語法問題或敏感內容。
- 選擇了錯誤的郵件模板。
- 對語氣或時機產生了新的想法。
不同Outlook版本中的撤銷/延遲方法
本節介紹了在Microsoft Outlook中撤銷或延遲發送郵件的方法，涵蓋所有主要平台：
- Windows版新Outlook
- 經典桌面版Outlook（Microsoft 365, 2016-2024）
- Outlook Web App (OWA)
Windows版新Outlook
功能：「撤銷發送」延遲窗口（5–10秒）
召回不可用
✅ 如何啟用或調整新Outlook中的撤銷發送：
第一步：打開新Outlook並點擊右上角的齒輪圖標（⚙️）以打開設置。
第二步：在設置面板中，選擇郵件 > 撰寫和回覆。
第三步：滾動找到撤銷發送部分。調整滑塊以設置從0到10秒的延遲。
第四步：點擊保存。
現在，當您發送郵件時，您將在屏幕上看到一個撤銷按鈕，持續時間為您設定的時長。
點擊撤銷按鈕以取消發送並返回到郵件撰寫窗口。
| ✔️ 優勢 | ✖️ 缺點 |
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😁 最適合：
- 希望在最後一秒進行快速修改的用戶。
- 使用基於雲端的Outlook的個人或小型企業用戶。
經典桌面版Outlook（Microsoft 365, 2016-2024）
方法一：召回此郵件
僅在嚴格條件下有效（Exchange、未讀、同一組織）。
✅ 如何在桌面版Outlook中召回郵件：
第一步：打開已發送郵件，雙擊該郵件。
第二步：進入郵件選項卡 > 回覆 > 召回此郵件。
第三步：選擇刪除或替換未讀副本。
1️⃣ 「刪除此郵件的未讀副本」
📌 此操作的作用：
如果郵件尚未被閱讀，此選項會嘗試從收件人的收件箱中完全刪除原始郵件。
✅ 最佳使用時機：
- 郵件是誤發的。
- 您發錯了人。
- 內容敏感或不適當。
- 如果成功，收件人將完全看不到該郵件——或者可能只會看到一條已被召回的通知。
2️⃣ 「刪除未讀副本並替換為新郵件」
📌 此操作的作用：
此選項嘗試刪除原始未讀郵件，並立即讓您向相同的收件人發送一封替代郵件。
✅ 最佳使用時機：
- 您想修正剛剛發送的郵件內容。
- 收件人和主題仍然有效，但郵件本身需要修正。
- 內容敏感或不適當。
- 如果成功，收件人將完全看不到該郵件——或者可能只會看到一條已被召回的通知。
第四步：在跟蹤選項卡中查看結果。
⚠️ 重要提示：
只有在相同條件下才能工作：Exchange + 未讀 + 同一組織。
如果召回失敗，收件人最終可能會看到：
- 原始郵件。
- 召回通知。
- 以及您的新替代郵件。
| ✔️ 優勢 | ✖️ 缺點 |
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😁 最適合：
- 使用Microsoft Exchange的內部企業環境。
- 在一間公司或網絡內發送郵件的用戶。
推薦：Kutools for Outlook的召回郵件
Kutools for Outlook的召回郵件功能通過允許用戶增強了傳統召回功能：
- 一次召回多封已發送的郵件（批量操作）。
- 查看一個集中顯示所有召回嘗試狀態的對話框。
- 高效地重試或取消失敗的召回請求。
✅ 如何在桌面版Outlook中召回多封郵件：
第一步：選擇要召回的郵件，並進入Outlook中的Kutools選項卡。
第二步：點擊召回多條消息。
第三步：審查所有召回嘗試的狀態。
第四步：在專用的召回狀態管理器對話框中檢查結果。
| ✔️ 優勢 | ✖️ 缺點 |
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😁 最適合：
- 經常需要修正多封已發送郵件的用戶。
- 管理大量通信的管理員或團隊負責人。
方法二：通過規則延遲發送
✅ 如何在桌面版Outlook中延遲每封郵件的發送：
第一步：首頁 > 規則 > 管理規則和警報。
第二步：在規則和警報對話框中選擇新建規則。
第三步：選擇對我發送的郵件應用規則，並點擊下一步。
第四步：保留選擇條件空白並直接點擊下一步，然後勾選推遲投遞若干分鐘。然後點擊數字。
第五步：設置延遲（1–10分鐘），點擊確定，點擊完成。
| ✔️ 優勢 | ✖️ 缺點 |
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😁 最適合：
- 經常在點擊發送後發現錯誤的專業人士。
- 處理敏感信息或頻繁發送錯誤的任何人。
推薦：Kutools for Outlook的全域延遲發送 + 撤銷按鈕
Kutools for Outlook提供了一個高級延遲郵件功能，可讓您自動延遲所有外發郵件5到60秒。在此延遲期間，您還會在每封郵件中看到一個撤銷按鈕，讓您有機會立即取消發送並修訂郵件。
✅ 如何使用Kutools在桌面版Outlook中設置延遲郵件：
第一步：點擊Kutools > 延遲郵件 > 修改選擇延遲時間。然後設置延遲時間。確認後點擊確定。
第二步：點擊Kutools > 延遲郵件並點擊確定以啟用該功能。
現在所有外發郵件都將在x秒後發送。
當您點擊發送後，郵件將保留在寄件匣中。
如果您在延遲時間內點擊撤銷：郵件不會發送。您將返回到郵件撰寫窗口，草稿保持完整且可編輯。
如果您點擊立即發送：郵件將立即發送。
| ✔️ 優勢 | ✖️ 缺點 |
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😁 最適合：
- 希望在發送後有第二次機會修訂郵件的用戶。
- 處理敏感信息或頻繁發送錯誤的任何人。
- 那些希望在Outlook桌面版中獲得類似Gmail的撤銷功能的人。
Kutools for Outlook還包括一個計劃郵件功能，讓您可以安排在特定未來時間發送郵件——非常適合跨時區與收件人協調。
Outlook Web App (OWA)
提供「撤銷發送」（5–10秒窗口），無召回支持
✅ 如何在Web版Outlook中撤銷發送：
第一步：打開Outlook Web > 設置（⚙️）> 查看所有Outlook設置。
第二步：前往郵件 > 撰寫和回覆。
第三步：滾動到撤銷發送部分並設置延遲時間（5或10秒）> 保存。
現在，當您發送郵件時，您將在屏幕上看到一個撤銷按鈕，持續時間為您設定的時長。
點擊撤銷按鈕以取消發送並返回到郵件撰寫窗口。
| ✔️ 優勢 | ✖️ 缺點 |
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😁 最適合：
- 偏好基於網頁訪問郵件的用戶。
- 需要基本撤銷功能的輕量級郵件發送者。
避免電子郵件錯誤的最佳實踐
由於「召回此郵件」常常失敗，預防是更好的策略。
推薦策略：
- 在桌面版Outlook中通過規則啟用延遲發送（1–3分鐘）。
- 在新版Outlook和Web版本中設置撤銷發送為10秒。
- 使用Kutools進行延長延遲。
按版本建議的設置：
| 版本 | 建議延遲 | 推薦工具 |
| 新版Outlook | 0秒撤銷窗口 | 內建 |
| 經典桌面版 | 1–3分鐘延遲規則 + Kutools的延遲郵件功能 | Kutools |
| Web應用程式 | 最多10秒延遲 | 可選的伺服器規則 |
常見問題解答：召回何時有效，何時無效
Outlook的召回此郵件功能在理論上很強大——但在實際操作中，它僅在非常特定的條件下有效。以下是一些召回可能成功或失敗的原因。
✅ 召回何時有效（成功條件）：
- 發送方和接收方都使用Microsoft Exchange。
- 郵件必須在同一個Exchange組織或Microsoft 365租戶內。
- 收件人尚未打開郵件。（如果郵件已經被閱讀或預覽，召回將自動失敗。）
- 郵件仍在收件人的收件箱中。（如果郵件已被規則或用戶移動到其他資料夾，召回將不起作用。）
- 收件人正在使用Outlook桌面版（而不是行動版或網頁版）。
- 沒有干擾的郵件規則或第三方郵件客戶端。（自定義規則、轉寄或外部客戶端應用程序（如Apple Mail）可能會破壞召回過程。）
❌ 召回失敗的原因（常見失敗原因）：
- 收件人在召回到達之前已經打開了郵件。一旦被打開，召回就不再可能。
- 郵件必須在同一個Exchange組織或Microsoft 365租戶內。
- 收件人的郵件不是託管在Microsoft Exchange上。（Gmail、Yahoo、Outlook.com和基於IMAP的帳戶不支持召回。）
- 郵件仍在收件人的收件箱中。（如果郵件已被規則或用戶移動到其他資料夾，召回將不起作用。）
- 收件人不在您的組織內。（召回通常僅在相同的Exchange環境中有效（僅限內部使用）。）
- 收件人正在使用Outlook Web App或行動版
- 郵件被移動或受規則影響。
- 用戶權限或伺服器政策阻止召回。
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