如何在Outlook中撤銷或延遲發送郵件：終極指南
本指南介紹了在Microsoft Outlook中撤銷發送或延遲發送郵件的方法，涵蓋所有主要版本，包括New Outlook、經典桌面版Outlook、Outlook手機應用程式和Outlook Web App (OWA)。
您是否曾經過早點擊“發送”，然後不久便意識到您的郵件發錯了人、缺少附件或包含敏感信息？您並不孤單。雖然Microsoft Outlook提供了多種工具來撤銷或延遲郵件發送，但其成功與否很大程度上取決於您使用的Outlook版本以及一些關鍵條件。在這份全面的指南中，我們將帶您了解所有可用選項——包括內置功能和像Kutools這樣的第三方工具——以便您能在郵件災難發生之前避免它們。
什麼是Outlook中的“撤銷發送”？
Outlook提供了兩種阻止不需要的郵件的方法：
選擇導航窗格上的“已發送郵件”文件夾，並雙擊打開您誤發的郵件。
- 郵件召回：嘗試撤回已經發送和遞送的郵件（僅限某些版本）。
- 延遲投遞：在郵件實際發送之前將其保留在發件箱中，讓您有時間取消或編輯。
第二種方法——延遲——在各個版本中更加可靠。
何時應使用撤銷發送
典型的現實情況包括：
- 將郵件發送給了錯誤的收件人。
- 忘記添加附件或包含了錯誤的文件。
- 發現語法問題或敏感內容。
- 選擇了錯誤的郵件模板。
- 對語氣或時機產生了猶豫。
不同Outlook版本中的撤銷/延遲方法
本節介紹了在Microsoft Outlook中撤銷或延遲發送郵件的方法，涵蓋所有主要平台：
- New Outlook (Windows)
- 經典桌面版Outlook（Microsoft 365、2016-2024）
- Outlook Web App (OWA)
Windows版New Outlook
功能：“撤銷發送”延遲窗口（5-10秒）
召回不可用
✅ 如何啟用或調整New Outlook中的撤銷發送：
步驟1. 打開New Outlook並點擊右上角的齒輪圖標（⚙️）以打開設置。
步驟2. 在設置窗格中，選擇郵件 > 撰寫和回覆。
步驟3. 向下滾動找到撤銷發送部分。調整滑塊以設置從0到10秒的延遲。
步驟4. 點擊保存。
現在，當您發送郵件時，您會在設定的持續時間內看到屏幕底部的撤銷按鈕。
點擊撤銷按鈕以取消發送並返回到郵件撰寫窗口。
| ✔️ 優點 | ✖️ 缺點 |
|
|
😁 最適合：
- 希望在最後一刻進行快速修改的用戶。
- 使用基於雲端Outlook的個人或小型企業用戶。
經典桌面版Outlook（Microsoft 365、2016-2024）
方法1：召回此郵件
只有在嚴格條件下才有效（Exchange、未讀、同組織）。
✅ 如何在桌面版Outlook中召回郵件：
步驟1. 打開已發送郵件，雙擊該郵件。
步驟2. 轉到郵件選項卡 > 回覆 > 召回此郵件。
步驟3. 選擇刪除或替換未讀副本。
1️⃣ “刪除此郵件的未讀副本”
📌 它的作用：
如果郵件尚未被閱讀，此選項嘗試完全從收件人的收件匣中移除原始郵件。
✅ 最適合使用的情況：
- 郵件發送錯誤。
- 您將郵件發送給了錯誤的人。
- 內容敏感或不適當。
- 如果成功，收件人將完全看不到該郵件，或者可能只會看到召回的通知。
2️⃣ “刪除未讀副本並替換為新郵件”
📌 它的作用：
此選項嘗試刪除原始未讀郵件，並立即允許您向相同收件人發送替代郵件。
✅ 最適合使用的情況：
- 您想修正剛剛發送的郵件內容。
- 收件人和主題仍然有效，但郵件本身需要修正。
- 內容敏感或不適當。
- 如果成功，收件人將完全看不到該郵件，或者可能只會看到召回的通知。
步驟4. 在追蹤選項卡中查看結果。
⚠️ 重要注意事項：
只有在相同條件下才有效：Exchange + 未讀 + 同組織。
如果召回失敗，收件人可能會看到：
- 原始郵件。
- 召回通知。
- 以及您的新替代郵件。
| ✔️ 優點 | ✖️ 缺點 |
|
|
😁 最適合：
- 使用Microsoft Exchange的內部企業環境。
- 在同一公司或網絡內發送郵件的用戶。
推薦：Kutools for Outlook的召回郵件功能
Kutools for Outlook的召回郵件功能增強了傳統的召回功能，允許用戶：
- 一次召回多封已發送的郵件（批量操作）。
- 查看顯示所有召回嘗試狀態的集中對話框。
- 高效重試或取消失敗的召回請求。
✅ 如何在桌面版Outlook中召回多封郵件：
步驟1. 選擇要召回的郵件，然後轉到Outlook中的Kutools選項卡。
步驟2. 點擊召回多封郵件。
步驟3. 查看所有召回嘗試的狀態。
步驟4. 在專用召回狀態管理器對話框中查看結果。
| ✔️ 優點 | ✖️ 缺點 |
|
|
😁 最適合：
- 經常需要修正多封已發送郵件的用戶。
- 管理大量通訊的管理員或團隊領導。
方法2：通過規則延遲發送
✅ 如何在桌面版Outlook中延遲發送每封郵件：
步驟1. 主頁 > 規則 > 管理規則和警報。
步驟2. 在規則和警報對話框中選擇新建規則。
步驟3. 選擇對我發送的郵件應用規則，然後點擊下一步。
步驟4. 將選擇條件留空，直接點擊下一步，然後勾選延遲投遞若干分鐘。然後點擊數字。
步驟5. 設置延遲（1-10分鐘），點擊確定，點擊完成。
| ✔️ 優點 | ✖️ 缺點 |
|
|
😁 最適合：
- 經常在點擊發送後發現錯誤的專業人士。
- 處理敏感信息或頻繁發送錯誤的任何人。
推薦：Kutools for Outlook的全局延遲發送 + 撤銷按鈕
Kutools for Outlook提供了一個高級延遲郵件功能，可讓您自動延遲所有外發郵件5至60秒。在此延遲期間，您還會看到每個郵件的撤銷按鈕，讓您有機會立即取消發送並修訂郵件。
✅ 如何使用Kutools在桌面版Outlook中設置延遲郵件：
步驟1. 點擊Kutools > 延遲郵件 > 修改選擇延遲時間。設置延遲時間。確認後點擊確定。
步驟2. 點擊Kutools > 延遲郵件，然後點擊確定以激活該功能。
現在所有外發郵件將延遲x秒發送。
當您點擊發送後，郵件將保留在發件箱中。
如果您在延遲時間內點擊撤銷：郵件不會發送。您將返回到郵件撰寫窗口，草稿完好且可編輯。
如果您點擊立即發送：郵件將立即發送。
| ✔️ 優點 | ✖️ 缺點 |
|
|
😁 最適合：
- 希望在發送後立即有第二次機會修訂郵件的用戶。
- 處理敏感信息或頻繁發送錯誤的任何人。
- 希望在Outlook桌面版中擁有類似Gmail撤銷功能的用戶。
Kutools for Outlook還包括一個計劃郵件功能，允許您在特定的未來時間發送郵件——非常適合協調跨時區的收件人。
Outlook Web App (OWA)
提供“撤銷發送”（5-10秒窗口），無召回支持
✅ 如何在Web版Outlook中撤銷發送：
步驟1. 打開Outlook Web > 設置（⚙️）> 查看所有Outlook設置。
步驟2. 轉到郵件 > 撰寫和回覆。
步驟3. 向下滾動到撤銷發送部分，設置延遲時間（5或10秒）> 保存。
現在，當您發送郵件時，您會在設定的持續時間內看到屏幕底部的撤銷按鈕。
點擊撤銷按鈕以取消發送並返回到郵件撰寫窗口。
| ✔️ 優點 | ✖️ 缺點 |
|
|
😁 最適合：
- 偏好基於網頁郵件訪問的用戶。
- 輕量級郵件發送者需要基本的撤銷功能。
避免郵件錯誤的最佳實踐
由於“召回此郵件”經常失敗，預防是更好的策略。
推薦策略：
- 在桌面版Outlook中通過規則啟用延遲發送（1-3分鐘）。
- 在New Outlook和Web版本中設置撤銷發送為10秒。
- 使用Kutools進行延長延遲。
按版本建議的設置：
| 版本 | 建議延遲 | 推薦工具 |
| New Outlook | 0秒撤銷窗口 | 內置 |
| 經典桌面版 | 1-3分鐘延遲規則 + Kutools的延遲郵件功能 | Kutools |
| Web App | 最多10秒延遲 | 可選的服務器規則 |
常見問題：召回何時有效，何時無效
Outlook的“召回此郵件”功能在理論上很強大——但在實踐中，它只有在非常特定的條件下才有效。以下是為什麼您的召回在某些情況下可能成功而在其他情況下失敗的原因。
✅ 召回成功的條件：
- 發件人和收件人都使用Microsoft Exchange。
- 郵件必須在同一Exchange組織或Microsoft 365租戶內。
- 收件人尚未打開郵件。（如果郵件已被閱讀或預覽，召回將自動失敗。）
- 郵件仍在收件人的收件匣中。（如果郵件已被規則或用戶移動到其他文件夾，召回將不起作用。）
- 收件人正在使用Outlook桌面版（不是移動版或Web版）。
- 沒有干擾的郵件規則或第三方郵件客戶端。（自定義規則、轉發或外部客戶端應用程序（如Apple Mail）可能會破壞召回過程。）
❌ 召回失敗的常見原因：
- 收件人在召回到達之前打開了郵件。一旦郵件被打開，召回就不再可能。
- 郵件必須在同一Exchange組織或Microsoft 365租戶內。
- 收件人的郵件未託管在Microsoft Exchange上。（Gmail、Yahoo、Outlook.com和基於IMAP的帳戶不支持召回。）
- 郵件仍在收件人的收件匣中。（如果郵件已被規則或用戶移動到其他文件夾，召回將不起作用。）
- 收件人在您的組織之外。（召回通常僅在同一Exchange環境內工作（僅限內部使用）。）
- 收件人正在使用Outlook Web App或移動版
- 郵件被移動或受到規則影響。
- 用戶權限或服務器策略阻止召回。
相關文章：
最佳 Office 生產力工具
最新消息：Kutools for Outlook 推出免費版本！
體驗全新 Kutools for Outlook，擁有100+ 強大功能！立即下載！
🤖 Kutools AI ：運用先進 AI 技術，輕鬆處理郵件，包括答覆、摘要、優化、擴寫、翻譯與撰寫郵件。
📧 郵件自動化：自動回覆（支援 POP 和 IMAP） / 計劃發送郵件 / 發送郵件時根據規則自動抄送密送 / 自動轉發（高級規則） / 自動新增問候語 / 自動將多收件人郵件分割為個別郵件 ...
📨 郵件管理：撤回郵件 /依主題等條件阻擋詐騙郵件 / 刪除重複郵件 / 高級搜索 / 整合文件夾 ...
📁 附件專業版：批次保存 / 批次拆離 / 批次壓縮 / 自動保存 / 自動拆離 / 自動壓縮 ...
🌟 介面魔法：😊更多精美酷炫表情符號 /重要郵件來臨提醒 / 最小化 Outlook 而非關閉 ...
👍 一鍵神技：帶附件全部答復 /反釣魚郵件 / 🕘顯示發件人時區 ...
👩🏼🤝👩🏻 聯絡人與日曆：批次從選中郵件新增聯絡人 / 將聯絡人組分割為多個組 / 移除生日提醒 ...
以您偏好的語言使用 Kutools —— 支援英語、西班牙語、德語、法語、中文及40 多種其他語言！
只需一鍵即可立即啟用 Kutools for Outlook。立即下載，提升您的效率！
