如何在 Outlook 中將多個資料夾或子資料夾的郵件匯出至 Excel？

若採用手動方式或僅依賴 Outlook 的有限功能，將多個資料夾或子資料夾中的郵件匯出至 Excel 往往相當繁瑣。所幸，還有更高效的方法！本文將為您介紹兩種解決方案：一種是靈活但設定較複雜的 VBA 方法，另一種則是透過 Kutools for Outlook 提供的快速、直覺且使用者友善的操作方式。相較於需手動調整程式碼的 VBA，Kutools for Outlook 僅需點擊幾下，即可輕鬆將郵件匯出至 Excel，大幅節省您的時間與精力。接下來，讓我們深入探討這兩種方法的詳細步驟。

使用 VBA 將多個資料夾／子資料夾的郵件匯出至 Excel（複雜但具彈性）

使用 Kutools for Outlook 將資料夾／子資料夾的郵件匯出至 Excel 👍（高效且使用者友善）

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使用 VBA 將多個資料夾／子資料夾的郵件匯出至 Excel

如果您具備程式設計經驗，並需要高度客製化的解決方案，VBA 是一個高效且靈活的選擇。此方法可讓您指定多個資料夾或子資料夾，並將其中的郵件分別匯出至不同的 Excel 檔案。不過，這需要一定的技術能力，並需謹慎編寫與調整程式碼。

步驟 1：開啟 VBA 編輯器

按下 Alt+F11，立即開啟「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗！

步驟 2：插入新模組

點選「Insert」>「Module」，然後將下方的 VBA 程式碼貼上至新開啟的模組視窗中。

VBA：將多個資料夾與子資料夾的郵件匯出至 Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

步驟 3：自訂 VBA 程式碼

1. 請將上述程式碼中的「destination_folder_path」替換為實際的資料夾路徑，例如「C:\Users\DT 168\Documents\TEST」。
2. 請將「your_email_account\folder\subfolder_1」與「your_email_account\folder\subfolder_2」替換為您實際的 Outlook 資料夾路徑，例如「Kelly@extendoffice.com\Inbox\A」與「Kelly@extendoffice.com\Inbox\B」。
   

步驟 4：執行程式碼

按下「F5」或點選「Run」按鈕以執行程式碼。隨後，在彈出的「Export Outlook Folders to Excel」對話方塊中點選「OK」，即可將所有指定資料夾及其子資料夾中的郵件匯出至 Excel 工作表。

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使用 Kutools for Outlook 將資料夾／子資料夾的郵件匯出至 Excel 👍

若想採用更快、更省心的方式，「Kutools for Outlook」提供「將選取的電子郵件儲存為多種格式檔案」功能。此方法因操作簡便、速度飛快且支援多元格式而備受推薦。無論您處理的是少量郵件或大型資料集，Kutools 都能讓您以最少的努力享受流暢體驗。

步驟 1：選取資料夾或子資料夾

前往包含欲匯出郵件的資料夾或子資料夾，按下 Ctrl+A，即可全選清單中的所有郵件！

步驟 2：存取「Save Selected Emails as Files in Various Formats」功能

點選「Kutools」＞「批量處理」＞「將選取的電子郵件儲存為多種格式的檔案」。

步驟 3：設定匯出選項

1. 在「儲存郵件為其他檔案」對話方塊中，選取您要儲存檔案的目標資料夾。
2. 選取「Excel 格式」選項。
3. 在「保存內容」區段中，選取您要匯出的特定郵件內容（例如標頭、內文）。
   

步驟 4：完成匯出

點選「OK」即可啟動匯出程序。完成後，所有郵件將以獨立的 Excel 檔案形式儲存於您指定的資料夾中。