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如何在Outlook中導出並列印所有資料夾和子資料夾的清單？

Author Kelly Last modified

一般來說，您可以按下「Ctrl」+「6」鍵來檢視Outlook導航窗格中的所有資料夾清單。但是，您無法直接列印資料夾清單。本文介紹了兩個VBA腳本，用於導出並列印Outlook中所有資料夾及其子資料夾的清單。

在新郵件中導出並列印所有Outlook資料夾及其子資料夾的清單

此方法介紹了一個VBA腳本，將指定郵件帳號的所有資料夾及其子資料夾清單導出到Outlook的新郵件中。然後，您可以輕鬆列印資料夾清單。

1. 按下「Alt」+「F11」打開Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 點擊「插入」>「模組」，並將以下VBA代碼粘貼到新的模組窗口中。

VBA：在Outlook的新郵件中導出資料夾和子資料夾的清單

Public gFolders As String

Public Sub GetFolderNames()
Dim oSession As Outlook.NameSpace
Dim oFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim oNewMail As Outlook.MailItem

Set oSession = Outlook.Application.GetNamespace("MAPI")
Set oFolder = oSession.PickFolder

If (oFolder Is Nothing) Then Exit Sub

ProcessFolder oFolder

Set oNewMail = Application.CreateItem(olMailItem)
oNewMail.Body = gFolders
oNewMail.Display

gFolders = ""
End Sub

Sub ProcessFolder(CurrentFolder As Outlook.MAPIFolder)
Dim i As Long
Dim oSubFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim oFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim sFolderPaths As String

For i = CurrentFolder.Folders.Count To 1 Step -1
    Set oFolder = CurrentFolder.Folders(i)
    sFolderPaths = oFolder.FolderPath
    gFolders = gFolders & vbCrLf & sFolderPaths & " " & oFolder.Items.Count
Next

For Each oSubFolder In CurrentFolder.Folders
    If oSubFolder.Name <> "Deleted Items" Then
        ProcessFolder oSubFolder
    End If
Next
End Sub

3. 按下「F5」運行VBA。

4. 在彈出的「選擇文件夾」對話框中，選擇要列印其資料夾清單的郵件帳號，然後點擊「確定」。

Select folder dialog

5. 所選帳號的資料夾清單將被複製到新郵件中，如下所示。點擊「文件」>「列印」以列印資料夾清單。

Generated email with folder list

6. 列印後，關閉新郵件而不保存。

在記事本中導出並列印所有Outlook資料夾及其子資料夾的清單

此方法介紹了一個VBA腳本，將指定郵件帳號的所有資料夾及其子資料夾清單從Outlook導出到記事本。然後，您可以輕鬆列印資料夾清單。

1. 按下「Alt」+「F11」打開Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 點擊「插入」>「模組」，然後將以下VBA代碼粘貼到新的模組窗口中。

VBA：將所有Outlook資料夾和子資料夾清單從Outlook導出到記事本

Dim gFileName, gCreateTree, gBase

Public Sub ExportFolderTree()
Dim objOutlook
Dim F, Folders
Dim Result

Set objOutlook = CreateObject("Outlook.Application")
Set F = objOutlook.Session.PickFolder

If Not F Is Nothing Then
    Set Folders = F.Folders
    Result = MsgBox("Do you want to create tree?", vbYesNo + vbDefaultButton2 + vbApplicationModal, "Output Folder Tree")
    If Result = 6 Then
        gCreateTree = True
    Else
        gCreateTree = False
    End If

    gFileName = GetDesktopFolder() & "\Outlook-Folders.txt"
    gBase = Len(F.FolderPath) - Len(Replace(F.FolderPath, "\", "")) + 1

    WriteToATextFile (CreateFolderTree(F.FolderPath, F.Name))
    LoopFolders Folders

    Set F = Nothing
    Set Folders = Nothing
    Set objOutlook = Nothing
End If
End Sub

Private Function GetDesktopFolder()
Dim objShell
Set objShell = CreateObject("WScript.Shell")
GetDesktopFolder = objShell.SpecialFolders("Desktop")
Set objShell = Nothing
End Function

Private Sub LoopFolders(Folders)
Dim F
For Each F In Folders
    WriteToATextFile (CreateFolderTree(F.FolderPath, F.Name))
    LoopFolders F.Folders
Next
End Sub

Private Sub WriteToATextFile(OLKfoldername)
Dim objFSO, objTextFile
Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set objTextFile = objFSO.OpenTextFile(gFileName, 8, True)
objTextFile.WriteLine (OLKfoldername)
objTextFile.Close
Set objFSO = Nothing
Set objTextFile = Nothing
End Sub

Private Function CreateFolderTree(OLKfolderpath, OLKfoldername)
If gCreateTree = False Then
    CreateFolderTree = Mid(OLKfolderpath, 3)
Else
    Dim i, x, OLKprefix
    i = Len(OLKfolderpath) - Len(Replace(OLKfolderpath, "\", ""))
    For x = gBase To i
        OLKprefix = OLKprefix & "-"
    Next
    CreateFolderTree = OLKprefix & OLKfoldername
End If
End Function

3. 按下「F5」運行VBA。在打開的「選擇文件夾」對話框中，選擇要導出和列印其資料夾清單的郵件帳號，然後點擊「確定」。

Select folder dialog

4. 將出現「輸出文件夾樹」對話框。根據是否要包含樹狀縮進，點擊「是」或「否」。

Prompt for tree creation

現在，一個名為「Outlook-Folders」的文字文件已創建並保存在您的桌面上，如下所示：

Outlook-Folders text file

5. 雙擊打開新的文字文件，然後點擊「文件」>「列印」以列印導出的Outlook資料夾清單。

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