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如何在Outlook中傳送郵件時減少附件的大小？

Author Kelly Last modified

大型電子郵件附件可能會導致Outlook傳送速度變慢、儲存空間過載，甚至傳送失敗。如果您經常傳送帶有大檔案的郵件，減少附件大小對於提升性能和加快傳送速度至關重要。在Outlook中有兩種有效的方法來管理大型附件：

手動將附件壓縮成ZIP文件以在發送郵件前減少大小 （基本且手動）

使用Kutools for Outlook自動壓縮收到的附件，減少收件匣儲存空間👍 （智能且節省空間）

雖然第一種方法有助於減少外寄附件的大小，但第二種方法對於長期收件匣管理至關重要，防止您的Outlook信箱因大型附件而超載。

手動將附件壓縮成ZIP文件以在發送郵件前減少大小

減少附件大小的一種方法是在將文件附加到郵件之前，將其壓縮到一個ZIP文件夾中。以下是操作步驟：

第一步：將文件壓縮到ZIP文件夾中

1. 打開檔案總管並導航到包含要附加的文件的文件夾。

2. 選擇這些文件，右鍵單擊，然後從上下文菜單中選擇傳送到 > 壓縮（zip）文件夾。

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第二步：將壓縮的ZIP文件附加到郵件中

1. 打開Outlook並點擊首頁 > 新建郵件以創建新郵件。

2. 點擊插入 > 附加文件 > 瀏覽這台電腦。

3. 在插入文件對話框中，找到ZIP文件，選擇它，然後點擊打開。

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4. 撰寫您的郵件並發送。

💡 局限性：此方法需要為每封郵件進行手動壓縮，如果您經常發送大型附件，這可能會耗費時間。

📂 輕鬆自動歸檔附件！

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Auto Detach Feature in Kutools for Outlook

💡 您會喜愛的優點：

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使用Kutools for Outlook在接收郵件時自動壓縮附件以減少收件匣的儲存空間👍

即使減少了外寄附件的大小，大型的內寄附件仍可能堵塞您的Outlook信箱，導致性能下降及儲存問題。 Kutools for Outlook提供了一個自動壓縮附件的功能，能自動壓縮所有收到的附件，確保您的收件匣保持最佳狀態，無需手動干預。

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第一步：啟用自動壓縮功能

點擊Kutools Plus > 自動壓縮 > 啟用。

shot of the Auto Compress feature

第二步：配置壓縮設置

1. 在自動壓縮附件對話框中，勾選自動壓縮所有收到的附件。

2. 在壓縮後的文件擴展名部分，選擇所需的壓縮格式。

3. 點擊確定以應用設置。

shot of the Auto Compress Attachments dialog box

結果：

所有內附的附件——包括圖片——將被自動壓縮，減少信箱大小並提高郵件性能。

為什麼選擇使用Kutools for Outlook？

  • ✅ 全自動化：無需手動壓縮文件；附件在到達時自動縮小。
  • ✅ 節省Outlook儲存空間：防止大型附件超載您的收件匣。
  • ✅ 節省時間與精力：非常適合經常處理大型附件的用戶。
  • ✅ 改善郵件組織：幫助有效管理附件，減少雜亂。
注意： 要應用 Kutools for Outlook的自動壓縮工具 ，首先您應該下載並安裝Kutools for Outlook。

示範：在Outlook中發送郵件時減少附件的大小

 

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