如何在Outlook中自動壓縮附件?
例如,您打算在Outlook的郵件中添加多個附件,而這些附件的總大小可能過大,無法快速發送。因此,在發送之前,您需要減少這些附件的大小。壓縮是一個很好的方法。但如何壓縮這些附件呢?又如何自動壓縮這些附件呢?請嘗試以下解決方案:
使用 Kutools for Outlook 自動壓縮收件郵件中的附件 ?
手動壓縮外寄郵件中的附件
實際上,在Outlook中直接壓縮郵件中的附件是沒有辦法的。然而,我們可以先將要附加的文件進行壓縮,然後再將壓縮後的文件附加到郵件中。
1. 轉到包含要附加到郵件中的文件的資料夾。
2. 選擇要附加的文件,右鍵單擊並從右鍵菜單中選擇「傳送至 」>「壓縮(zipped)資料夾 」。請參見截圖:
注意:按住 Ctrl 鍵,您可以通過逐一單擊來選擇多個不相鄰的文件;按住 Shift 鍵,您可以通過單擊第一個和最後一個文件來選擇多個相鄰的文件。

現在所有選定的文件都被壓縮為一個壓縮(zipped)資料夾。
2. 右鍵單擊該壓縮(zipped)資料夾,並從右鍵菜單中選擇「 傳送至」>「郵件收件人」。請參見截圖:

3. 現在,該壓縮(zipped)資料夾已附加到新郵件中,如下方截圖所示。請撰寫郵件並發送。

使用一款出色的工具自動壓縮外寄郵件中的附件 ?
Kutools for Outlooks 通過自動化附件壓縮簡化了對收件和發件郵件的管理。在本節中,我們將向您展示如何使用 Kutools 自動壓縮外寄郵件中的附件。只需在 Outlook 中進行一次調整,即可配置 Outlook 在發送前自動壓縮您的附件。這確保了您的郵件始終針對大小進行優化,無需您額外操作。
1. 下載並安裝 Kutools for Outlook 後,導航到「Kutools Plus」標籤,並點擊「附件」組中的向下箭頭圖標。

2. 在「附件選項」對話框中,轉到「壓縮」標籤,勾選「自動壓縮發送出去的附件」選項,然後點擊「確定」。

從現在開始,Kutools 將在外寄郵件發送前自動壓縮附件。
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使用 Kutools for Outlook 自動壓縮收件郵件中的附件 ?
使用 Kutools for Outlook 也可以簡化處理帶有大型附件的收件郵件。Kutools 提供了一個功能,可以直接在 Outlook 內自動將收到的附件壓縮成 zip 文件。
1. 下載並安裝 Kutools for Outlook 後,導航到「Kutools Plus」標籤,並點擊「自動壓縮」。

2. 在「自動壓縮附件」對話框中,勾選「自動壓縮所有收到的附件」選項。點擊「確定」。

現在,任何收件郵件中的附件都將由 Kutools 自動壓縮,節省空間並改善組織。
提示:
- 在 自動壓縮附件 對話框中,您可以選擇兩種文件擴展名選項之一用於壓縮附件。
- 在原始附件名稱後添加「.zip」後綴
- 將原始附件名稱的擴展名替換為「.zip」
- 您還可以根據規則自動壓縮收到的附件。欲了解更多詳情,請閱讀文章: 根據指定規則自動壓縮收到的附件。
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