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如何在Outlook中自動壓縮附件?

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-12

例如,您打算在Outlook的郵件中添加多個附件,而這些附件的總大小可能過大,無法快速發送。因此,在發送之前,您需要減少這些附件的大小。壓縮是一個很好的方法。但如何壓縮這些附件呢?又如何自動壓縮這些附件呢?請嘗試以下解決方案:

手動壓縮外寄郵件中的附件

使用一款出色的工具自動壓縮外寄郵件中的附件 ?

使用 Kutools for Outlook 自動壓縮收件郵件中的附件 ?


手動壓縮外寄郵件中的附件

實際上,在Outlook中直接壓縮郵件中的附件是沒有辦法的。然而,我們可以先將要附加的文件進行壓縮,然後再將壓縮後的文件附加到郵件中。

1. 轉到包含要附加到郵件中的文件的資料夾。

2. 選擇要附加的文件,右鍵單擊並從右鍵菜單中選擇「傳送至 」>「壓縮(zipped)資料夾 」。請參見截圖:

注意:按住 Ctrl 鍵,您可以通過逐一單擊來選擇多個不相鄰的文件;按住 Shift 鍵,您可以通過單擊第一個和最後一個文件來選擇多個相鄰的文件。

the steps of zipping attachments manually in outgoing emails

現在所有選定的文件都被壓縮為一個壓縮(zipped)資料夾。

2. 右鍵單擊該壓縮(zipped)資料夾,並從右鍵菜單中選擇「 傳送至」>「郵件收件人」。請參見截圖:

the steps of zipping attachments manually in outgoing emails

3. 現在,該壓縮(zipped)資料夾已附加到新郵件中,如下方截圖所示。請撰寫郵件並發送。

the steps of zipping attachments manually in outgoing emails

使用一款出色的工具自動壓縮外寄郵件中的附件 ?

Kutools for Outlooks 通過自動化附件壓縮簡化了對收件和發件郵件的管理。在本節中,我們將向您展示如何使用 Kutools 自動壓縮外寄郵件中的附件。只需在 Outlook 中進行一次調整,即可配置 Outlook 在發送前自動壓縮您的附件。這確保了您的郵件始終針對大小進行優化,無需您額外操作。

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1. 下載並安裝 Kutools for Outlook 後,導航到「Kutools Plus」標籤,並點擊「附件」組中的向下箭頭圖標。

the steps of auto zipping attachments in outgoing emails using an amazing tool

2. 在「附件選項」對話框中,轉到「壓縮」標籤,勾選「自動壓縮發送出去的附件」選項,然後點擊「確定」

從現在開始,Kutools 將在外寄郵件發送前自動壓縮附件。

注意: 要在 Kutools for Outlook 中應用「自動壓縮發送出去的附件」選項,首先,您應該下載並安裝 Kutools for Outlook

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使用 Kutools for Outlook 自動壓縮收件郵件中的附件 ?

使用 Kutools for Outlook 也可以簡化處理帶有大型附件的收件郵件。Kutools 提供了一個功能,可以直接在 Outlook 內自動將收到的附件壓縮成 zip 文件。

 ? Kutools for Outlook 現在有免費版本,其 70+ 功能終身免費。立即下載免費版本

1. 下載並安裝 Kutools for Outlook 後,導航到「Kutools Plus」標籤,並點擊「自動壓縮」。

the steps of auto zipping attachments in incoming emails with Kutools for Outlook

2. 在「自動壓縮附件」對話框中,勾選「自動壓縮所有收到的附件」選項。點擊「確定」。

the steps of auto zipping attachments in incoming emails with Kutools for Outlook

現在,任何收件郵件中的附件都將由 Kutools 自動壓縮,節省空間並改善組織。

提示:

  • 自動壓縮附件 對話框中,您可以選擇兩種文件擴展名選項之一用於壓縮附件。
    • 在原始附件名稱後添加「.zip」後綴
    • 將原始附件名稱的擴展名替換為「.zip」
  • 您還可以根據規則自動壓縮收到的附件。欲了解更多詳情,請閱讀文章: 根據指定規則自動壓縮收到的附件
注意: 要應用 Kutools for Outlook自動壓縮 功能,首先,您應該下載並安裝 Kutools for Outlook

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