如何將Outlook中的搜索結果導出到PST / Excel文件？

作者：凱莉最後修改時間：2025-04-03

例如，您需要在Outlook中找出來自外部發件人的電子郵件，然後將所有找到的電子郵件導出為Excel文件或PST文件。有什麼好主意嗎？使用Outlook中的“高級查找”功能可以輕鬆搜索外部電子郵件，但是如何導出？請嘗試以下解決方法：

將搜索結果導出到Outlook中的PST文件

將Outlook中的搜索結果導出到Excel文件

將搜索結果導出到Outlook中的PST文件

事實上，沒有直接的方法可以匯出透過 Outlook 中的「進階尋找」功能或「即時搜尋」功能找到的搜尋結果。但是，我們可以在匯出時篩選符合與搜尋條件相同的條件的電子郵件。請依照下列步驟操作：

1。按一下「檔案」>「開啟和匯出」>「匯入/匯出」（或「檔案」>「開啟」>「匯入」）以開啟匯入和匯出精靈。

2。現在在匯入和匯出精靈中，請按一下以反白顯示「匯出到檔案」選項，然後按一下「下一步」按鈕。

3。在「匯出到檔案」對話方塊中，請按一下以反白顯示「Outlook 資料檔案 (.pst)」選項，然後按一下「下一步」按鈕。

4。現在您進入匯出 Outlook 資料檔案對話框，請按一下選擇您將在其中搜尋電子郵件的資料夾，然後按一下「過濾器」按鈕。請參閱下面的截圖：

5。在彈出的篩選對話方塊中，請指定與搜尋條件相同的篩選條件，然後按一下「確定」>「下一步」按鈕。請參閱上面的截圖：
注意：在我的例子中，我在“高級”上指定了過濾條件選項卡的步驟如下：（1）點選“欄位”>“所有郵件欄位”>“寄件者”；（2）“條件”選擇“不包含” 下拉清單；（3）在“值”方塊中輸入內部域；（4）點選“新增至清單” 按鈕。

請注意： 如果您需要匯出符合多個條件之一的電子郵件，例如 2015/1/1 或先前或 2016/7/1 或之後收到的電子郵件，則需要啟用「查詢產生器」來指定兩個搜尋條件。

這裡我建議您透過「Kutools」>「選項」>選取「在Outlook進階搜尋中恢復「查詢產生器」標籤」對話方塊選項來快速啟用查詢產生器，該選項由 Kutools for Outlook。看截圖：

然後在篩選器對話方塊中的「查詢產生器」標籤上指定複雜的搜尋條件，如下圖所示：

6。在新的「匯出 Outlook 資料檔案」對話框中，請按一下「瀏覽」按鈕開啟「開啟 Outlook 資料檔案」對話框，接下來指定將放置匯出的 PST 檔案的目標資料夾，在「檔案名稱」方塊中命名 PST 文件，然後按「確定」>「完成」。請參閱下面的截圖：

7。出現「建立 Outlook 資料檔」對話框，請按一下「確定」按鈕關閉它。

備註：如果您想要為匯出的PST檔案新增密碼，請在「密碼」方塊和「驗證密碼」方塊中輸入密碼，然後按一下「確定」按鈕。

到目前為止，我們已經將符合搜索條件的所有電子郵件導出為Outlook中的PST文件。

將Outlook中的搜索結果導出到Excel文件

如果需要將Outlook中的所有搜索結果導出到單獨的Excel工作簿中，請執行以下步驟：

備註：如果您可以使用「即時搜尋」功能搜尋電子郵件，請在「即時搜尋」方塊中輸入搜尋條件，然後將所有搜尋結果複製到工作簿中步驟5-7.

1。轉到“郵件” 視圖，點選開啟您想要搜尋郵件的郵件資料夾，然後點選「資料夾」>「新搜尋資料夾」。

2。在新搜尋資料夾對話方塊中，請按一下「建立自訂搜尋資料夾」選項，然後按一下「選擇」按鈕。見截圖：

3。在彈出的自訂搜尋資料夾對話方塊中，請在「名稱」中為新的搜尋資料夾命名框，然後按一下“條件” 按鈕。看截圖：

4。現在在“搜尋資料夾條件”對話方塊中，請指定與搜尋條件相同的條件，然後按一下“確定”>“確定”>“確定” 關閉所有對話框。
備註：就我而言，我在“高級”上指定了標準選項卡，步驟如下：（1）點選“欄位”>“所有郵件欄位”>“寄件者”；（2）“條件”選擇“不包含” 下拉清單；（3）在「值」方塊中輸入內部網域；（4）點選「新增至清單」按鈕。