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如何在Outlook中打印來自一個人的所有電子郵件?

作者:凱莉 最後修改時間:2025-01-16

有效管理電子郵件通常需要列印來自特定寄件者的訊息,無論是為了保存記錄還是方便參考。如果您收到了某人發送的大量電子郵件並需要列印它們,Outlook 提供了簡化此任務的方法。本指南探討了兩種方法:使用 Outlook 的內建搜尋功能和利用 Kutools for Outlook 中寄件者工具的進階搜尋電子郵件。兩種方法都很實用,但第二種方法更快、更有效。

方法 1:使用搜尋功能列印一個人發送的所有電子郵件 (手動且容易出錯)

方法 2: 使用 Kutools for Outlook 列印一個人的所有電子郵件👍 (快速和可靠)


方法 1:使用搜尋功能列印一個人發送的所有電子郵件

Outlook 內建 搜尋 功能可以幫助您找到並列印來自特定寄件者的所有電子郵件。此方法需要多個步驟,最適合偶爾使用。

第 1 步:開啟電子郵件資料夾

移至 郵件 檢視並導航至您要在其中搜尋特定人員的電子郵件的資料夾。

第 2 步:啟動搜尋工具

將光標放在 即時搜索 框以啟動“搜尋”選項卡。然後,點擊 搜尋在功能區上。

來自一人 1 的文檔列印電子郵件

第 3 步:輸入寄件者的詳細信息

選擇寄件者後,即時搜尋框將顯示如下文字 來自:“發件人姓名” or 來自:(發件人姓名)。 更換 發件人名稱 包含您要搜尋的人的確切電子郵件地址(例如,來自:「john.doe@example.com」)。按 Enter 在搜尋結果中顯示來自該寄件者的所有電子郵件。

來自一人 2 的文檔列印電子郵件

備註:確保輸入的電子郵件地址正確,以避免在搜尋結果中遺漏任何相關電子郵件。

步驟 4:選擇寄件者的所有電子郵件

按一下搜尋結果中的一封電子郵件,然後按 按Ctrl + A 選擇所有找到的電子郵件。

來自一人 3 的文檔列印電子郵件

第 5 步:列印電子郵件

點擊 文件 > 列印 > 列印 列印所有選定的電子郵件。

缺點:

  • 需要更多步驟:與第二種方法相比,此方法涉及多個步驟,對於頻繁任務來說效率較低。
  • 潛在的錯誤:手動輸入寄件者詳細資料會增加拼字錯誤的風險,可能導致搜尋結果不完整或不準確。
  • 便利性有限:不適合快速處理大量電子郵件,因為它需要針對不同的寄件者或資料夾重複此過程。

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方法 2: 使用 Kutools for Outlook 列印一個人的所有電子郵件👍

若要以更快、更有效的方式列印來自特定寄件者的電子郵件, Kutools for Outlook 提供 來自寄件者的電子郵件 特徵。該工具可以立即找到來自所選寄件者的所有電子郵件,從而簡化了流程,無需手動輸入或複雜的搜尋查詢。只需點擊幾下,您就可以檢索和列印電子郵件,節省時間並減少出錯的可能性。

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步驟 1:找到電子郵件資料夾並選擇電子郵件

切換到 郵件 檢視並開啟包含來自指定寄件者的電子郵件的資料夾。然後,選擇來自該寄件者的電子郵件。

第二步:一鍵搜尋

點擊 庫工具 > 搜尋 > 來自寄件者的電子郵件。此人的所有電子郵件將立即列在郵件資料夾中。

來自寄件者的電子郵件功能的螢幕截圖

步驟 3: 選擇所有找到的電子郵件

按一下列出的電子郵件之一,然後按 按Ctrl + A 全選。

第 4 步:列印電子郵件

點擊 文件 > 列印 > 列印 列印所有選定的電子郵件。

為什麼選擇 Kutools for Outlook?

  • 節省時間:一鍵快速檢索來自特定寄件者的所有電子郵件,減少所需的精力和時間。
  • 準確可靠:無需手動輸入寄件者詳細信息,確保搜尋結果完整且準確。
  • 用戶友好:簡化流程,即使技術技能最低的使用者也可以使用。
  • 高效率處理大容量:非常適合管理和列印來自大批量寄件者的電子郵件,簡化您的工作流程。
備註: 要應用 來自寄件者的電子郵件 Kutools for Outlook 實用程序,首先,您應該下載並安裝 Kutools for Outlook.

演示:在 Outlook 中列印一個人的所有電子郵件

 

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