如何在 Outlook 中搜尋完全符合的字元字串或詞組？

使用 Outlook 時，使用者經常需要找出包含特定字詞或確切詞組的郵件。例如，當您在搜尋方塊中輸入 Image with（不含引號）時，Outlook 會傳回訊息中任何位置包含「Image」與「with」這兩個字詞的郵件——但這兩個字詞未必相鄰。當您的信箱含有大量郵件，且因稽核、法律或專案需求必須進行精確搜尋時，這種行為不僅令人沮喪，更嚴重影響效率！

為協助您解決此問題，並取得嚴格符合搜尋條件的結果，以下是四種實用方法：

• 使用引號搜尋確切詞組
• 在郵件中搜尋完全符合字元字串（僅限完整單字）
• 在郵件資料夾中搜尋完全符合字元字串／詞組
• 使用 VBA 程式碼在選定的郵件項目中搜尋確切詞組

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使用引號搜尋確切詞組

1. 前往您要執行搜尋的資料夾（例如「收件匣」、「已傳送郵件」或自訂資料夾）。
2. 點擊郵件清單頂端的搜尋框。
3. 輸入您要尋找的確切詞組，並以雙引號括住。範例：輸入 "Image with"。
4. 按下 Enter 鍵。

Outlook 僅會傳回包含完整片語「Image with」的電子郵件，而不會傳回僅分別含有「Image」與「with」這兩個單字的郵件。

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在電子郵件中搜尋與完全符合完全相符的字元字串（僅限完整單字）

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在郵件資料夾中搜尋與完全符合完全相符的字元字串／片語

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使用 VBA 程式碼在選定的郵件項目中搜尋確切詞組

對於熟悉自動化操作，或需要對多封已選取的電子郵件執行進階搜尋的使用者來說，VBA 指令碼能提供客製化解決方案，精準找出包含特定完整片語的郵件（甚至可搜尋郵件內文）。此方法最適合技術型使用者，以及需處理大量郵件、手動搜尋過於繁瑣的情境。

1. 在任意郵件資料夾中選取一或多封要掃描完整片語的電子郵件，然後按下 Alt+F11，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，點選插入＞ 模組，並將下列 VBA 程式碼複製貼上至新模組中。

VBA 程式碼：在選中項目數量中標示包含完整片語的電子郵件

Sub FindItemsWithExactPhrase()
    Dim ns As Outlook.Namespace
    Dim fld As Outlook.MAPIFolder
    Dim itm As Object
    Dim SearchPhrase As String
    Dim FoundCount As Long
    Dim xTitleId As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "Kutools for Outlook"
    
    ' Ask user for phrase
    SearchPhrase = InputBox("Enter the exact phrase to search:", xTitleId)
    If Trim(SearchPhrase) = "" Then Exit Sub
    
    Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set fld = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
    
    FoundCount = 0
    
    ' Loop through items in the current folder
    For Each itm In fld.Items
        If TypeName(itm) = "MailItem" Then
            ' Search both plain text and HTML body
            If InStr(1, itm.Body, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 _
                Or InStr(1, itm.HTMLBody, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 Then
                
                FoundCount = FoundCount + 1
                itm.FlagStatus = olFlagMarked
                itm.FlagRequest = "Contains phrase: " & SearchPhrase
                itm.Save
            End If
        End If
    Next itm
    
    MsgBox FoundCount & " email(s) flagged containing: '" & SearchPhrase & "'", _
           vbInformation, xTitleId
    
    Set ns = Nothing
    Set fld = Nothing
    Set itm = Nothing
End Sub

3. 按下 F5 鍵，或點選執行以執行程式碼。系統將提示您輸入目標片語；巨集會掃描所選郵件，並標示出內文包含該完整片語的郵件。

執行程式碼後，已標示的電子郵件將顯示醒目記號，方便您快速篩選與識別。此技巧有助於後續追蹤、品質控管，並能為匯出及進階處理預先準備好已標示的項目。請務必僅選取郵件項目，因為其他項目（如約會、工作）可能導致錯誤。為確保最佳效果，建議在大規模應用前先進行數次測試執行。

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