如何在 Outlook 中僅針對特定網域設定自動回覆？

有效管理郵件通常涉及為特定網域設定自動回覆。無論是回應客戶還是處理團隊溝通，建立自動回覆規則都能幫助您維持專業形象並節省寶貴時間。雖然 Outlook 本身提供相關功能，但操作步驟繁瑣且需細心設定；相比之下，Kutools for Outlook 的「進階規則」功能大幅簡化整個流程，帶來更快速、更高效的解決方案。本文將介紹兩種在 Outlook 中針對特定網域設定自動回覆的方法：

使用內建規則針對特定網域自動回覆（繁複且耗時）

透過 Kutools for Outlook 輕鬆自動答覆特定網域 👍（快速又簡單）

---

使用內建規則針對特定網域自動回覆

透過 Outlook 內建規則，您可為特定網域設定自動回覆。雖然此方法確實有效，卻需執行多個手動步驟，對重視操作簡便性的使用者來說頗為不便。

步驟 1：建立郵件範本

1. 撰寫一封主題明確、內容完整的新建郵件。
2. 點選檔案＞ 另存新檔。
3. 在另存新檔對話方塊中，請於檔案名稱欄位輸入郵件名稱，從儲存類型下拉式清單中選取 Outlook 範本（*.oft），然後點選儲存按鈕。
   
4. 關閉郵件，不再進行任何修改。

步驟 2：設定規則

1. 點選首頁＞ 規則＞ 管理規則與警示。
   
2. 在規則與警示對話方塊中，請點選新增規則按鈕。
   
3. 在跳出的規則嚮導中，勾選將規則套用至我收到的郵件選項，然後點選下一步按鈕。
   

步驟 3：指定網域

1. 在第二個規則精靈中，勾選寄件者地址包含特定字詞選項，並點擊下方帶底線的文字「特定字詞」。
   
2. 在搜尋文字對話方塊中，於第一個欄位輸入指定網域，點選新增按鈕，再點選確定按鈕。
   
3. 點選下一步。

步驟 4：附加自動答覆模板

1. 現在進入第三個規則精靈。請勾選使用特定範本回覆選項，並點擊下方帶底線的文字「特定範本」。
   
2. 現在於選取答覆模板對話方塊中，從瀏覽位置下拉式清單選擇檔案系統中的使用者範本，再從下拉列表中選取先前儲存的郵件範本，然後點選開啟按鈕。
   
3. 接著連續點選兩次下一步按鈕，即可進入最後一個規則嚮導。

步驟 5：完成規則設定

1. 在 步驟 1 方塊中，為新規則輸入名稱；如有需要，請於 步驟 2 區段勾選相關選項，然後點選完成按鈕。
   
2. 在「規則與警示」對話方塊中，點選確定按鈕即可完成設定！

結果

Outlook 現在會自動使用您儲存的範本，回覆來自指定網域的電子郵件。不過，設定此功能需進行大量手動操作，日後若要調整規則也可能相當耗時。

---

---

輕鬆自動答覆至特定網域，搭配 Kutools for Outlook 👍

Kutools for Outlook 的進階規則功能簡化自動回覆設定流程，省去繁瑣步驟，讓您透過直覺化介面快速建立與管理規則。

步驟 1：啟用高級規則功能

1. 前往 Kutools 分頁，點選高級規則。
   
2. 在高級規則對話方塊中，點選新增按鈕，立即建立新規則！
   

步驟 2：設定網域條件

1. 在 步驟 1（共 4 步） 對話框中，勾選寄件者包含特定字詞。
2. 在跳出的包含文本對話框中，點選新增按鈕。
   
3. 在搜尋文字對話方塊中，輸入網域（例如：@example.com），點選新增，再點選確定。
   
4. 點選確定，再點選下一步。

步驟 3：自訂自動回覆內容

1. 在 步驟 2（共 4 步） 對話框中，勾選使用特定範本回覆。
2. 在出現的答覆模板對話方塊中，於刪除主題前綴文字方塊內輸入要刪除的主題前綴。
3. 在文字文字方塊中輸入自動回覆內容。
4. 點選確定。
   
5. 點選下一步 > 下一步。

步驟 4：完成規則設定

1. 在 步驟 4（共 4 步） 對話框中，於規則名稱文字方塊輸入規則名稱。
2. （選填）在規則備註文字方塊中輸入相關備註，讓規則用途一目了然！
3. 點選確定。
   

結果

規則已成功建立！立即點選確定啟用設定，來自指定網域的所有電子郵件將自動收到您自訂的回覆。整個流程快速直覺，是追求無縫體驗使用者的絕佳選擇！

---

相關文章