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如何在Outlook中僅自動答覆特定網域？

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-06

有效管理郵件通常涉及為特定網域設置自動答覆。無論您是與客戶溝通還是管理團隊交流，創建自動答覆規則有助於保持專業性並節省時間。雖然Outlook提供了一種實現此目的的方法，但需要多個步驟和仔細的配置。相比之下，Kutools for Outlook 的高級規則簡化了這一過程，提供了更快、更高效的解決方案。本文將探討兩種在Outlook中針對特定網域進行自動答覆的方法：

使用內置規則僅對特定網域進行自動答覆 （複雜且繁瑣）

使用 Kutools for Outlook 輕鬆實現特定網域的自動答覆 👍（快速且輕鬆）

使用內置規則僅對特定網域進行自動答覆

利用Outlook的內置規則，您可以為特定網域配置自動答覆。儘管此方法有效，但它需要多個手動步驟，對於重視簡潔性的用戶來說顯得繁瑣。

步驟 1：創建郵件模板

  1. 撰寫一封新郵件，填寫主題和郵件正文。
  2. 點擊 文件 > 另存為。
  3. 在「另存為」對話框中，請在檔案名稱框中輸入郵件名稱，從保存類型下拉列表中選擇Outlook 模板 (*.oft)，然後點擊保存按鈕。
    shot of the Save As dialog box
  4. 關閉郵件，不再進行其他更改。

步驟 2：設置規則

  1. 點擊 首頁 > 規則 > 管理規則和通知。
    doc-auto-reply-rule-1
  2. 在「規則和通知」對話框中，請點擊新建規則 按鈕。
    doc-auto-reply-rule-2
  3. 在彈出的規則嚮導中，請選擇 應用規則到我收到的郵件 選項，然後點擊下一步按鈕。
    doc-auto-reply-rule-3

步驟 3：指定網域

  1. 在第二個規則嚮導中，勾選 發件人地址包含特定文字 選項，並點擊帶下劃線的文字“特定文字”。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-1
  2. 在「搜索文本」對話框中，將指定的網域輸入第一個框中，點擊新增 按鈕，然後點擊確定按鈕。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-2
  3. 點擊 下一步。

步驟 4：附加自動答覆模板

  1. 現在進入第三個規則嚮導。請勾選使用特定模板答覆選項，並點擊帶下劃線的文字“特定模板”。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-3
  2. 現在在「選擇答覆模板」對話框中，請從查找位置下拉列表中選擇文件系統中的用戶模板選項，選擇之前保存的消息模板，然後點擊打開按鈕。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-4
  3. 現在點擊下一步按鈕兩次以進入最後一個規則嚮導。

步驟 5：完成規則設置

  1. 在第一步驟框中，為新規則輸入名稱，在第二步驟部分根據需要勾選選項，然後點擊完成按鈕。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-5
  2. 在「規則和通知」對話框中點擊確定按鈕以完成設置。

結果

Outlook現在將使用您保存的模板自動答覆來自指定網域的郵件。然而，設置此功能需要大量的手動操作，並且以後修改規則也可能耗時。

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shot of the Search Text dialog box

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Kutools for Outlook 的高級規則功能簡化了設置自動答覆的過程。該工具消除了不必要的步驟，讓您能夠通過友好的界面快速創建和管理規則。

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步驟 1：啟用高級規則功能

  1. 轉到 Kutools 標籤並點擊高級規則。
    shot of the Advanced Rules feature
  2. 在 高級規則 對話框中，點擊 new button 新建 按鈕以開始創建新規則。
    shot of the New button

步驟 2：設置網域條件

  1. 在第1步驟的對話框中，勾選發件人包含特定文字。
  2. 在彈出的 包含文本 對話框中，點擊 new button新建 按鈕。
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. 在「搜索文本」對話框中，輸入網域（例如 @example.com），點擊新增，然後確定。
    shot of the Search Text dialog box
  4. 點擊 確定 > 下一步。

步驟 3：自定義自動答覆

  1. 在第2步驟的對話框中，勾選使用特定模板答覆。
  2. 在彈出的答覆模板對話框中，在主題前綴文本框中輸入主題前綴。
  3. 在 文本文本框中輸入自動答覆的正文內容。
  4. 點擊 確定。
    shot of the Step 2 of 4 dialog
  5. 點擊 下一步 > 下一步。

步驟 4：完成規則設置

  1. 在第4步驟的對話框中，在規則名稱文本框中輸入規則名稱。
  2. （可選）在規則備註文本框中輸入規則備註。
  3. 點擊 確定。
    shot of the Step 4 of 4 dialog

結果

現在規則已成功創建。點擊 確定 啟用設置。來自指定網域的任何郵件都將自動收到您的定制答覆。整個過程快速直觀，非常適合希望獲得無縫解決方案的用戶。
shot of the rule that is successfully created

為什麼選擇 Kutools for Outlook？

  • 易用性：幾秒鐘內啟用功能，無需創建未發送郵件或複雜配置。
  • 無縫工作流：讓Outlook在後台運行，隨時準備即時訪問。
  • 節省時間：避免重新啟動Outlook及等待同步的麻煩。
  • 無錯誤：消除意外關閉，無需依賴手動技巧。
注意： 要應用 高級規則 功能在 Kutools for Outlook 中，首先，您應該下載並安裝 Kutools for Outlook。

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