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如何在 Outlook 中僅自動回覆特定網域？

Author Kelly Last modified

有效管理郵件通常涉及為特定網域設置自動回覆。無論您是與客戶溝通還是管理團隊交流，創建自動回覆規則有助於保持專業性並節省時間。雖然 Outlook 提供了一種實現此功能的方法，但需要多個步驟和仔細的配置。相比之下，Kutools for Outlook 的高級規則簡化了這一過程，提供了更快、更高效的解決方案。本文將探討兩種在 Outlook 中針對特定網域進行自動回覆的方法：

使用內置規則僅對特定網域進行自動回覆 （複雜且繁瑣）

使用 Kutools for Outlook 輕鬆實現特定網域的自動回覆 👍 （快速且輕鬆）

使用內置規則僅對特定網域進行自動回覆

使用 Outlook 的內置規則，您可以為特定網域配置自動回覆。儘管此方法有效，但它需要多個手動步驟，對於重視簡潔性的用戶來說顯得繁瑣。

第 1 步：創建郵件模板

  1. 撰寫一封新郵件，包含主題和正文內容。
  2. 點擊 文件 > 另存為。
  3. 在 另存為 對話框中，請在 檔案名稱 框中輸入郵件名稱，選擇 Outlook 模板 (*.oft) 從Save as type 下拉列表中選擇，然後點擊 保存 按鈕。
    shot of the Save As dialog box
  4. 關閉郵件，不再進行其他更改。

第 2 步：設置規則

  1. 點擊 首頁 > 規則 > 管理規則和通知.
    doc-auto-reply-rule-1
  2. 在 規則和通知 對話框中，請點擊 新建規則 按鈕。
    doc-auto-reply-rule-2
  3. 在彈出的規則嚮導中，請選擇 對我收到的郵件應用規則 選項，然後點擊 下一步 按鈕。
    doc-auto-reply-rule-3

第 3 步：指定網域

  1. 在第二個規則嚮導中，勾選 發件人地址中包含特定文字 選項，然後點擊帶下劃線的文字 "特定文字".
    doc-auto-reply-to-specific-domain-1
  2. 在 搜索文本 對話框中，在第一個框中輸入指定的網域，點擊 新增 按鈕，然後點擊 確定 按鈕。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-2
  3. 點擊 下一步。

第 4 步：附加自動回覆模板

  1. 現在進入第三個規則嚮導。請勾選 使用特定模板答覆 選項，然後點擊帶下劃線的文字 "特定模板".
    doc-auto-reply-to-specific-domain-3
  2. 現在在 選擇答覆模板 對話框中，請選擇 文件系統中的用戶模板選項，從 查找位置 下拉列表中選擇之前保存的消息模板，然後點擊 打開 按鈕。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-4
  3. 現在點擊 下一步 按鈕兩次，進入最後一個規則嚮導。

第 5 步：完成規則

  1. 在 第一步 框中，為新規則輸入名稱，根據需要在 第二步 部分中選擇選項，然後點擊 完成 按鈕。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-5
  2. 在規則和通知對話框中點擊 確定 按鈕以完成設置。

結果

Outlook 現在將使用您保存的模板自動回覆來自指定網域的郵件。然而，設置此功能需要大量的手動操作，稍後修改規則也可能耗時。

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  • ⚡ 無憂操作：無需模板或冗長的配置。
  • 💡 智能自動化：根據您定義的條件自動回覆郵件。
shot of the Search Text dialog box

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使用 Kutools for Outlook 輕鬆實現特定網域的自動回覆 👍

Kutools for Outlook 的高級規則功能簡化了設置自動回覆的過程。該工具消除了不必要的步驟，讓您可以通過友好的用戶界面快速創建和管理規則。

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第 1 步：啟用高級規則功能

  1. 轉到 Kutools 標籤並點擊 高級規則.
    shot of the Advanced Rules feature
  2. 在 高級規則 對話框中，點擊 new button 新建 按鈕以開始創建新規則。
    shot of the New button

第 2 步：設置網域條件

  1. 在 4 步驟中的第 1 步對話框中，勾選 發件人包含特定文字。
  2. 在彈出的 包含文本 對話框中，點擊 new button新建 按鈕。
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. 在 搜索文本 對話框中，輸入網域（例如 @example.com），點擊 新增，然後 確定.
    shot of the Search Text dialog box
  4. 點擊 確定 > 下一步。

第 3 步：自定義自動回覆

  1. 在 4 步驟中的第 2 步對話框中，勾選 使用特定模板答覆。
  2. 在彈出的 答覆模板 對話框中，在 主題前綴 文本框中輸入主題前綴。
  3. 在 文本 文本框中輸入自動回覆的正文內容。
  4. 點擊 確定.
    shot of the Step 2 of 4 dialog
  5. 點擊 下一步 > 下一步。

第 4 步：完成規則

  1. 在 4 步驟中的第 4 步對話框中，在 規則名稱 文本框中輸入規則名稱。
  2. （可選）在 規則備註 文本框中輸入規則備註。
  3. 點擊 確定.
    shot of the Step 4 of 4 dialog

結果

現在規則已成功創建。點擊 確定 以激活設置。來自指定網域的任何郵件都將自動收到您的自定義回覆。整個過程快速直觀，非常適合希望獲得無縫解決方案的用戶。
shot of the rule that is successfully created

為什麼選擇 Kutools for Outlook？

  • 易用性：幾秒鐘內啟用功能，無需創建未發送的郵件或複雜的配置。
  • 流暢的工作流程：讓 Outlook 在後台運行，隨時準備即時訪問。
  • 節省時間：避免重新啟動 Outlook 和等待同步的麻煩。
  • 無誤差：消除意外關閉，無需依賴手動技巧。
注意： 要應用 高級規則 功能在 Kutools for Outlook 中，首先，您應該下載並安裝 Kutools for Outlook。

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