如何在Outlook中僅對組織外部自動回覆？
在Outlook中工作時，您可能需要設置一個自動回覆功能，該功能僅回覆來自外部寄件者的郵件，而忽略內部訊息。這對於設置外出回覆、支持回覆或重要通知非常有用，同時不會向您的同事發送不必要的回覆。本指南將引導您創建一個規則，該規則僅自動回覆Outlook中的外部郵件。
僅在Outlook中對組織外部自動回覆
請按照以下步驟創建自動回覆模板並設置規則，以確保回覆僅發送給外部寄件者：
步驟 1: 創建自動回覆模板
1. 打開Outlook，進入“首頁”標籤，然後點擊“新建郵件”以創建新郵件。然後輸入主題行並根據需要撰寫自動回覆消息。
2. 點擊“文件” > “另存為”。
3. 在“另存為”對話框中，1). 在“文件名”欄位中輸入模板的名稱。2). 從“保存類型”下拉列表中選擇“Outlook 模板 (*.oft)”。3). 點擊“保存”，然後關閉郵件而不保存。
步驟 2: 設置Outlook規則以進行外部自動回覆
1. 選擇要應用規則的郵件資料夾，然後點擊“首頁” > “規則” > “管理規則和警告”。
2. 在“規則和警告”對話框中，點擊“新建規則”。
3. 在“規則嚮導”中，選擇“在我收到的郵件上應用規則”，然後點擊“下一步”。
4. 在下一個“規則嚮導”窗口中，不選擇任何條件直接點擊“下一步”。
5. 將出現一個警告對話框——點擊“是”繼續。
6. 在隨後的“規則嚮導”窗口中，勾選“使用特定模板回覆”，然後點擊“特定模板”。
7. 在“選擇回覆模板”對話框中，從“查找位置”下拉列表中選擇“用戶模板在文件系統中”。然後選擇您之前創建的模板並點擊“打開”。
8. 點擊“下一步”繼續。
步驟 3: 從自動回覆中排除內部郵件
1. 在下一個“規則嚮導”窗口中，勾選“例外情況：寄件人地址中含有特定詞語”，然後點擊“特定詞語”。
2. 在“搜索文本”對話框中，在文本欄位中輸入您公司的域名（例如，@yourcompany.com）。點擊“添加”，然後點擊“確定”。
3. 點擊“下一步”繼續。
步驟 4: 完成並激活規則
1. 在第一步中輸入規則的名稱。
2. 根據需要在第二步中勾選其他選項。
3. 點擊“完成”，然後點擊“確定”以保存並激活規則。
最終結果
設置完成後，Outlook將自動回覆所有來自外部寄件者的郵件，同時忽略內部同事的消息。這確保了高效的溝通，避免了組織內部不必要的回覆。
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