如何在 Outlook 中僅對組織外部的郵件自動回覆？

當您在 Outlook 中工作時，可能需要設定自動回覆，僅針對來自外部寄件者的郵件發送回覆，同時忽略內部郵件。這項功能非常適合用於設定休假通知、客服回應或重要公告，有效避免向同事傳送不必要的自動回覆。本指南將逐步說明如何在 Outlook 中建立僅對外部郵件自動回覆的規則。

在 Outlook 中僅對組織外部郵件自動回覆

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在 Outlook 中僅對組織外部郵件自動回覆

請依照下列步驟建立自動回覆範本，並設定規則，確保僅對外部寄件者傳送回覆：

步驟 1：建立自動回覆範本

1. 開啟 Outlook，切換至「首頁」索引標籤，點選「新增郵件」來建立新郵件，接著輸入主旨，並依需求撰寫您的自動回覆內容。

2. 點選「檔案」＞「另存新檔」。

3. 在「另存新檔」對話方塊中： 1）於「檔案名稱」欄位輸入範本名稱。 2）從「儲存類型」下拉式清單中選取「Outlook 範本（*.oft）」。 3）點選「儲存」，然後關閉郵件且不另存檔案。

步驟 2：為外部自動回覆設定 Outlook 規則

1. 選取要套用規則的郵件資料夾，然後點選「首頁」>「規則」>「管理規則與警示」。

2. 在「規則與警示」對話方塊中，點選「新增規則」。

3. 在規則精靈中，選取「對我收到的郵件套用規則」，然後按一下「下一步」。

4. 在下一個規則精靈視窗中，無需設定任何條件，直接點選「下一步」即可。

5. 系統將顯示警告對話方塊—請點選「是」以繼續。

6. 在接下來的規則精靈視窗中，勾選「使用特定範本回覆」，然後點選「特定範本」。

7. 在「選取答覆模板」對話方塊中，從「瀏覽位置」下拉式清單選擇「檔案系統中的使用者範本」，接著選取您先前建立的範本，然後點選「開啟」。

8. 點選「下一步」即可繼續。

步驟 3：將內部郵件排除在自動回覆之外

1. 在下一個規則精靈視窗中，勾選「寄件者地址包含特定文字時除外」，然後點選「特定文字」。

2. 在「搜尋文字」對話方塊的文字欄位中，輸入貴公司的網域名稱（例如：@yourcompany.com），點選「新增」後，再按一下「確定」。

3. 點選「下一步」即可繼續。

步驟 4：完成並啟用規則

1. 在步驟 1 的方塊中輸入規則名稱。

2. 在步驟 2 中，依需求勾選其他選項。

3. 點選「完成」，再按一下「確定」即可儲存並啟用規則。

最終結果

設定完成後，Outlook 將自動回覆所有來自外部寄件者的郵件，同時忽略內部同事的訊息，確保對外溝通即時專業，又避免在組織內產生不必要的自動回覆。

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示範：在 Outlook 中僅對組織外部郵件自動回覆

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