如何在 Outlook 中自動回覆特定寄件者（電子郵件地址）？

有時您可能希望針對特定寄件者設定自動回覆，例如通知客戶、同事或團隊成員您的可用狀態，或提供即時回應。雖然 Outlook 本身支援此功能，但操作步驟可能較為繁瑣；而 Kutools for Outlook 則透過其「高級規則」功能，讓這項任務變得更加簡單直覺。以下將說明如何運用這兩種方式，為特定郵箱地址設定自動回覆。

在 Outlook 中使用規則自動回覆特定寄件者

使用 Kutools for Outlook 的進階規則自動回覆特定寄件者

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在 Outlook 中使用規則自動回覆特定寄件者

此方法將引導您在 Outlook 中建立規則，自動回覆特定寄件者或電子郵件地址。

1. 建立新郵件，依需求輸入主旨並撰寫內容，然後點選「檔案」>「另存新檔」。

2. 在開啟的「另存新檔」對話方塊中，於「檔案名稱」欄位輸入新郵件的名稱，從「指定保存格式」下拉式清單中選取「Outlook 範本（*.oft）」，然後點擊「儲存」按鈕。請參閱截圖：

3. 關閉郵件且不儲存。

4. 點選「首頁」>「規則」>「管理規則與警示」。請參閱截圖：

5. 在開啟的「規則與警示」對話方塊中，點擊「新增規則」按鈕。請參閱截圖：

6. 此時會開啟「規則嚮導」。請選擇「對我收到的郵件套用規則」，然後點擊「下一步」按鈕。請參閱截圖：

7. 在第二個「規則精靈」中，請勾選「來自人員或公用群組」選項，然後點擊「人員或公用群組」文字。請參閱截圖：

8. 在開啟的「規則地址」對話方塊中，於「寄件者」欄位輸入特定寄件者的郵箱地址，然後點擊「確定」按鈕（請參閱下方截圖）；接著，在「規則精靈」中點擊「下一步」按鈕。

9. 現在進入第三個「規則精靈」。請勾選「使用特定範本回覆」選項，然後點擊「特定範本」文字。請參閱截圖：

10. 現在於「選取答覆模板」對話方塊中，請從「瀏覽位置」下拉式清單選擇「檔案系統中的使用者範本」，選取您在步驟 2 中建立的郵件範本，然後按一下「開啟」按鈕。請參閱截圖：

11. 連續點擊兩次「下一步」按鈕，進入最後一個「規則精靈」畫面。請在「步驟 1」的方框中輸入新規則的名稱，並於「步驟 2」區段依需求勾選相應選項，然後點擊「完成」按鈕。請參閱截圖：

12. 在「規則與警示」對話方塊中，點擊「確定」按鈕。

至此，您已成功建立一條自動回覆規則，針對來自指定寄件者的所有郵件。日後，只要該寄件者的郵件一抵達，系統便會立即自動回覆。

示範：在 Outlook 中使用規則自動回覆特定寄件者

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使用 Kutools for Outlook 的進階規則自動回覆特定寄件者

Kutools for Outlook 透過其「高級規則」功能，不僅簡化了此流程，更提供更高的彈性與額外實用功能。

步驟 1. 下載並安裝 Kutools for Outlook，開啟 Outlook，然後點選「Kutools」>「高級規則」。

步驟 2. 在彈出的「高級規則」對話方塊中，點擊「新增」按鈕以建立新規則。

步驟 3. 請依下列方式進行設定：

1. 選取「寄件者包含特定字詞」。
2. 在彈出的「包含文字」對話方塊中，點擊「新增」按鈕即可加入寄件者。
3. 在「搜尋文字」對話方塊中，輸入寄件者地址或關鍵字，然後點擊「新增」按鈕，將其加入「搜尋清單」。接著點擊「確定」>「確定」，即可返回「新建規則」對話方塊。

步驟 4. 按一下「下一步」，進入「新建規則」對話方塊的下一頁，選取「使用特定範本回覆」，撰寫回覆內容後，再按一下「確定」返回「新建規則」對話方塊。

步驟 5. 按一下「下一步」繼續。在此步驟中，您可設定「例外狀況」；若無例外狀況，直接按一下「下一步」即可進入最後一步。

步驟 6. 在最後一步中，為規則命名並選擇「規則範圍」，然後按一下「確定」>「確定」以啟用該規則。

從現在起，所有來自該寄件者（包含「aaaa」）的郵件將自動以預設的回覆模板回應。

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