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如何在Outlook中自動回覆特定寄件人(電子郵件地址)?

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-13

有時候,您可能希望為特定寄件人設置自動回覆,例如通知客戶、同事或團隊成員您的可用性或提供即時反饋。雖然Outlook提供了實現此功能的方法,但過程可能較為複雜。或者,Kutools for Outlook通過其高級規則功能簡化了這一任務。以下是使用這兩種方法自動回覆特定電子郵件地址的方式。

使用Outlook中的規則自動回覆特定寄件人

使用Kutools for Outlook的高級規則自動回覆特定寄件人


使用Outlook中的規則自動回覆特定寄件人

此方法將引導您創建一個規則,以在Outlook中自動回覆特定寄件人或電子郵件地址。

1. 創建一封新郵件,輸入主題並根據需要撰寫內容,然後點擊「文件」>「另存為」。

2. 在打開的「另存為」對話框中,在「檔案名稱」框中輸入新郵件的名稱,從「保存類型」下拉列表中選擇「Outlook模板 (*.oft)」,然後點擊「保存」按鈕。參見截圖:

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 1

3. 不保存直接關閉郵件。

4. 點擊「首頁」>「規則」>「管理規則和警示」。參見截圖:

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 2

5. 在打開的「規則和警示」對話框中,請點擊「新建規則」按鈕。參見截圖:

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 3

6. 現在「規則嚮導」打開了。請選擇「對我收到的郵件應用規則」並點擊「下一步」按鈕。參見截圖:

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 4

7. 在第二個「規則嚮導」中,請勾選「來自個人或公共群組」選項,然後點擊「個人或公共群組」的文字。參見截圖:

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 5

8. 在打開的「規則地址」對話框中,請在「發件人」框中輸入特定寄件人的電子郵件地址,然後點擊「確定」按鈕(參見下面的截圖)。然後在「規則嚮導」中點擊「下一步」按鈕。

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 6

9. 現在進入第三個「規則嚮導」。請勾選「使用特定模板回覆」選項,然後點擊「特定模板」的文字。參見截圖:

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 7

10. 現在在「選擇回覆模板」對話框中,請從「查找範圍」下拉列表中選擇「用戶模板在文件系統中」,選擇您在步驟2中創建的消息模板,然後點擊「打開」按鈕。參見截圖:

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 8

11. 點擊「下一步」按鈕兩次進入最後一個「規則嚮導」。請在「第一步」框中輸入新規則的名稱,在「第二步」部分中根據需要勾選選項,然後點擊「結束」按鈕。參見截圖:

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 9

12. 在「規則和警示」對話框中點擊「確定」按鈕。

到目前為止,您已經創建了一條規則,用於自動回覆所有來自指定寄件人的郵件。從現在開始,當他的郵件到達時,它將自動回覆給指定的寄件人。

演示:使用Outlook中的規則自動回覆特定寄件人

 

使用Kutools for Outlook的高級規則自動回覆特定寄件人

Kutools for Outlook通過其「高級規則」功能簡化了這一過程,提供了更大的靈活性和額外的功能。

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步驟1. 下載並安裝Kutools for Outlook,打開Outlook,並點擊「Kutools」>「高級規則」。

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步驟2. 點擊「新建」按鈕以在彈出的「高級規則」對話框中創建新規則。

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步驟3. 按以下方式配置設置:

  1. 選擇「發件人包含特定詞語」。
  2. 在彈出的「包含文本」對話框中,點擊「新建」按鈕以添加寄件人。
  3. 在「搜索文本」對話框中,輸入寄件人地址或關鍵字,點擊「添加」按鈕將其添加到「搜索列表」。點擊「確定」>「確定」返回到「新建規則」對話框。
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步驟4. 點擊「下一步」進入「新建規則」對話框的下一步,選擇「使用特定模板回覆」,然後編輯回覆內容,點擊「確定」返回到「新建規則」對話框。

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步驟5. 點擊「下一步」繼續。在此步驟中,您可以指定「例外」。如果沒有例外,直接點擊「下一步」進入最後一步。

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步驟6. 在最後一步中,為規則命名並選擇「規則範圍」。點擊「確定」>「確定」以啟動規則。

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從現在開始,所有來自該寄件人(包含「aaaa」)的郵件都將自動使用回覆模板進行回覆。


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