如何在Outlook中自動回覆特定寄件人（電子郵件地址）？
有時候，您可能希望為特定寄件人設置自動回覆，例如通知客戶、同事或團隊成員您的可用性或提供即時反饋。雖然Outlook提供了實現此功能的方法，但過程可能較為複雜。或者，Kutools for Outlook通過其高級規則功能簡化了這一任務。以下是使用這兩種方法自動回覆特定電子郵件地址的方式。
使用Kutools for Outlook的高級規則自動回覆特定寄件人
使用Outlook中的規則自動回覆特定寄件人
此方法將引導您創建一個規則，以在Outlook中自動回覆特定寄件人或電子郵件地址。
1. 創建一封新郵件，輸入主題並根據需要撰寫內容，然後點擊「文件」>「另存為」。
2. 在打開的「另存為」對話框中，在「檔案名稱」框中輸入新郵件的名稱，從「保存類型」下拉列表中選擇「Outlook模板 (*.oft)」，然後點擊「保存」按鈕。參見截圖：
3. 不保存直接關閉郵件。
4. 點擊「首頁」>「規則」>「管理規則和警示」。參見截圖：
5. 在打開的「規則和警示」對話框中，請點擊「新建規則」按鈕。參見截圖：
6. 現在「規則嚮導」打開了。請選擇「對我收到的郵件應用規則」並點擊「下一步」按鈕。參見截圖：
7. 在第二個「規則嚮導」中，請勾選「來自個人或公共群組」選項，然後點擊「個人或公共群組」的文字。參見截圖：
8. 在打開的「規則地址」對話框中，請在「發件人」框中輸入特定寄件人的電子郵件地址，然後點擊「確定」按鈕（參見下面的截圖）。然後在「規則嚮導」中點擊「下一步」按鈕。
9. 現在進入第三個「規則嚮導」。請勾選「使用特定模板回覆」選項，然後點擊「特定模板」的文字。參見截圖：
10. 現在在「選擇回覆模板」對話框中，請從「查找範圍」下拉列表中選擇「用戶模板在文件系統中」，選擇您在步驟2中創建的消息模板，然後點擊「打開」按鈕。參見截圖：
11. 點擊「下一步」按鈕兩次進入最後一個「規則嚮導」。請在「第一步」框中輸入新規則的名稱，在「第二步」部分中根據需要勾選選項，然後點擊「結束」按鈕。參見截圖：
12. 在「規則和警示」對話框中點擊「確定」按鈕。
到目前為止，您已經創建了一條規則，用於自動回覆所有來自指定寄件人的郵件。從現在開始，當他的郵件到達時，它將自動回覆給指定的寄件人。
演示：使用Outlook中的規則自動回覆特定寄件人
使用Kutools for Outlook的高級規則自動回覆特定寄件人
Kutools for Outlook通過其「高級規則」功能簡化了這一過程，提供了更大的靈活性和額外的功能。
步驟1. 下載並安裝Kutools for Outlook，打開Outlook，並點擊「Kutools」>「高級規則」。
步驟2. 點擊「新建」按鈕以在彈出的「高級規則」對話框中創建新規則。
步驟3. 按以下方式配置設置：
- 選擇「發件人包含特定詞語」。
- 在彈出的「包含文本」對話框中，點擊「新建」按鈕以添加寄件人。
- 在「搜索文本」對話框中，輸入寄件人地址或關鍵字，點擊「添加」按鈕將其添加到「搜索列表」。點擊「確定」>「確定」返回到「新建規則」對話框。
步驟4. 點擊「下一步」進入「新建規則」對話框的下一步，選擇「使用特定模板回覆」，然後編輯回覆內容，點擊「確定」返回到「新建規則」對話框。
步驟5. 點擊「下一步」繼續。在此步驟中，您可以指定「例外」。如果沒有例外，直接點擊「下一步」進入最後一步。
步驟6. 在最後一步中，為規則命名並選擇「規則範圍」。點擊「確定」>「確定」以啟動規則。
從現在開始，所有來自該寄件人（包含「aaaa」）的郵件都將自動使用回覆模板進行回覆。
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