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Kutools for Office — 一套工具，五種功能。完成更多工作。

如何在Outlook中將多封電子郵件保存為文本文件？

Author Kelly Last modified

在Outlook中將電子郵件保存為文本文件是一種實用且高效的方法，可以用於歸檔、組織或分享重要信息。無論您是想保存單個郵件，還是將多封郵件導出為單獨的文本文件，甚至是將它們整合到一個文件中，Outlook的內置工具都提供了基本功能。然而，這些手動方法可能會非常繁瑣並且容易出錯，特別是在處理大量郵件時。幸運的是，Kutools for Outlook提供了一種更先進且簡化的解決方案，使這個過程更快捷且更可靠。本指南將向您介紹三種方法，幫助您找到最適合自己需求的方式。

方法一：在Outlook中將一封郵件保存為文本文件 （基本且手動）

方法二：使用Kutools for Outlook批量將多封郵件保存為單獨的文本文件👍（快速且可靠 ）

方法三：在Outlook中將多封郵件保存為一個文本文件 （適用於整合 ）

方法一：在Outlook中將一封郵件保存為文本文件

此方法演示了如何使用Outlook內置的「另存為」功能將單個郵件保存為文本文件。這是一種簡單直接的方法，適合偶爾使用。

1. 在郵件列表中選擇要保存的郵件。然後點擊「檔案」>「另存為」。

2. 在「 另存為 」對話框中，請執行以下操作：

  1. 1). 選擇目標文件夾。
  2. 2). 在「文件名稱」框中輸入文本文件的名稱。
  3. 3). 選擇 僅限文字 (*.txt) 從 保存類型 下拉列表中。
    the screenshot of step about saving one email message to one text file in Outlook 1

3. 點擊「保存」完成該過程。

注意：雖然這個方法直截了當，但對於保存多封郵件來說效率低下，因為需要對每封郵件重複這些步驟。如需更快捷且方便的解決方案，請考慮下一方法：批量保存多封郵件為單獨的文本文件。

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🌟 主要優勢

  • 📁 多種文件格式：將郵件保存為PDF、Excel、Word、Txt、CSV等，實現靈活存檔。
  • 📚 批量保存：一次導出數百封郵件，節省您的時間和精力。
  • ⚙️ 可自定義內容：選擇僅保存郵件的特定部分，例如主題或正文。
  • 🚀 簡化的工作流程：通過批量保存功能簡化郵件管理。

方法二：使用Kutools for Outlook批量將多封郵件保存為單獨的文本文件👍

如果您需要將多封郵件保存為單獨的文本文件，Kutools for Outlook的「將選中的郵件保存為各種格式的文件」功能是您的最佳選擇。這個方法快速、準確，並消除了第一種方法中繁瑣的手動操作。

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第一步：選擇多封郵件

在郵件列表中，選擇您要作為單獨文本文件保存的郵件。

  • 按住Ctrl鍵選擇多封不相鄰的郵件。
  • 按住Shift鍵選擇多封相鄰的郵件。

第二步：訪問Kutools功能

點擊「 Kutools」>「批量處理」>「將選中的郵件保存為各種格式的文件」。

shot of the Save Selected Emails as Files in Various Formats featur

第三步：指定保存選項

  1. 在 保存郵件為其他文件 對話框中，點擊 the folder icon 選擇 圖標來選擇目標文件夾。
  2. 勾選Txt格式選項。
  3. 在「保存內容」部分，選擇要導出的郵件具體部分（例如，郵件頭、正文）。
  4. 點擊 確定 進行確認。
    shot of the Save Messages as Other Files dialog box

結果

現在，每個選中的郵件都將作為單獨的文本文件保存在所選文件夾中。

the screenshot of step about batch saving each email as an individual text file in Outlook 3

為什麼選擇Kutools for Outlook？

  • 節省時間：只需幾次點擊即可批量處理多封郵件。
  • 無錯誤：消除了手動操作的風險，確保準確的結果。
  • 可自定義選項：根據您的需求導出特定的郵件內容，例如郵件頭或正文。
注意： 要應用 Kutools for Outlook的「將選中的郵件保存為各種格式的文件」功能 ，首先，您應該下載並安裝Kutools for Outlook。

方法三：在Outlook中將多封郵件保存為一個文本文件

如果您希望將多封郵件整合到單一文本文件中，這個方法簡單明瞭，但與方法二相比靈活性較低。

1. 在郵件列表中選擇多封郵件。點擊「 檔案」>「另存為」。

doc save multiple emails to one txt file 1

注意：使用Ctrl或Shift鍵選擇不相鄰或相鄰的郵件。

2. 在「 另存為 」對話框中，請執行以下操作：

  1. 1). 選擇目標文件夾。
  2. 2). 在「文件名稱」框中輸入整合後的文本文件名稱。
  3. 3). 選擇 僅限文字 (*.txt) 從 保存類型 下拉列表中。
    doc save multiple emails to one txt file 3

3. 點擊「保存」完成該過程。

示範：在Outlook中將多封郵件保存為多個單獨的文本文件

 

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