如何在Outlook回覆郵件時自動新增個人化問候語？

Author Kelly Last modified 2025-08-23

通常在Outlook中回覆郵件時，我們需要手動新增問候語。實際上，原始郵件包含收件人的資訊，例如發件人名稱。本文將介紹兩種方法，讓您在Outlook回覆郵件時自動新增個人化問候語。

使用VBA回覆時自動新增個人化問候語

使用Kutools for Outlook回覆時自動新增個人化問候語

使用VBA回覆時自動新增個人化問候語

以下VBA程式碼可以在Outlook回覆郵件時自動新增個人化問候語。您可以按照以下步驟操作：

1. 選擇您要回覆的郵件。

2. 按下 Alt + F11 鍵以打開Microsoft Visual Basic for Applications視窗。

3. 點擊插入 > 模組，並將以下VBA程式碼貼到新的模組視窗中。

VBA：帶有個人化問候語的回覆

Sub ReplyWithGreeting()
Dim oMItem As Outlook.MailItem
Dim oMItemReply As Outlook.MailItem
Dim sGreetName As String
Dim iGreetType As Long
On Error Resume Next
Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
Case "Explorer"
Set oMItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Case "Inspector"
Set oMItem = ActiveInspector.CurrentItem
Case Else
End Select
On Error GoTo 0
If oMItem Is Nothing Then GoTo ExitProc
On Error Resume Next
iGreetType = InputBox("How to greet:" & vbCr & vbCr & "Type '1' for name, '2' for time of day")
On Error GoTo 0
If iGreetType = False Then GoTo ExitProc
If iGreetType = 1 Then
sGreetName = oMItem.SenderName
ElseIf iGreetType = 2 Then
Select Case Time
Case Is < 0.5
sGreetName = "Good morning"
Case 0.5 To 0.75
sGreetName = "Good afternoon"
Case Else
sGreetName = "Good evening"
End Select
Else
GoTo ExitProc
End If
Set oMItemReply = oMItem.Reply
With oMItemReply
.HTMLBody = "<span style=""font-size : 10pt""><p>Hi " & sGreetName & ",</p></span>" & .HTMLBody
.Display
End With
ExitProc:
Set oMItem = Nothing
Set oMItemReply = Nothing
End Sub

4. 按下 F5 鍵或點擊執行按鈕來執行此VBA程式。將會彈出如下圖所示的對話框。根據您的需求輸入1或2，然後點擊確定按鈕。

the screenshot of adding personalized greeting when replying with VBA 1

輸入1以使用收件人名稱進行問候：	輸入2以使用一天中的時間進行問候：

注意：在Outlook 2013中，如果您在閱讀窗格中回覆郵件，此VBA程式碼將無法運作。點擊這裡了解如何在Outlook 2013中關閉在閱讀窗格中回覆的功能。

使用Kutools for Outlook回覆時自動新增個人化問候語

一些用戶可能不喜歡在Outlook中應用VBA程式碼。因此，我介紹第二種方法：Kutools for Outlook的自動問候功能 可以輕鬆地在所有回覆郵件中新增個人化問候語。

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1. 點擊 Kutools > 選項。

2. 在打開的選項對話框中，轉到回覆標籤，勾選在建立、回覆和轉寄郵件時新增問候語選項，根據您的需求自定義問候語，包括像 <>、<> 或 <> 這樣的佔位符，並點擊確定按鈕。

從現在開始，當您在Outlook中回覆郵件時，個人化的問候語將自動新增到郵件正文中，如下圖所示：

注意：在Outlook 2013中，如果您在閱讀窗格中回覆郵件，此工具將無法運作。點擊這裡了解如何在Outlook 2013中關閉在閱讀窗格中回覆的功能。

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