如何在 Outlook 回覆郵件時自動加入個人化問候語？

作者Kelly修改日期2025-01-17

在 Outlook 中回覆電子郵件時，通常需要手動輸入問候語。然而，原始郵件其實已包含收件人相關資訊，例如發件人姓名。本文將為您介紹兩種方法，讓 Outlook 在回覆郵件時自動加入個人化問候語。

使用 VBA 在回覆時自動加入個人化問候語

使用 Kutools for Outlook 在回覆時自動加入個人化問候語

使用 VBA 在回覆時自動加入個人化問候語

下列 VBA 程式碼可在 Outlook 回覆郵件時自動插入個人化問候語。請依照以下步驟操作：

1. 選取您要回覆的電子郵件。

2. 按下 Alt+F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗！

3. 點選插入＞模組，並將下列 VBA 程式碼貼上至新模組視窗中。

VBA：回覆時加入個人化問候語

Sub ReplyWithGreeting()
Dim oMItem As Outlook.MailItem
Dim oMItemReply As Outlook.MailItem
Dim sGreetName As String
Dim iGreetType As Long
On Error Resume Next
Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
Case "Explorer"
Set oMItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Case "Inspector"
Set oMItem = ActiveInspector.CurrentItem
Case Else
End Select
On Error GoTo 0
If oMItem Is Nothing Then GoTo ExitProc
On Error Resume Next
iGreetType = InputBox("How to greet:" & vbCr & vbCr & "Type '1' for name, '2' for time of day")
On Error GoTo 0
If iGreetType = False Then GoTo ExitProc
If iGreetType = 1 Then
sGreetName = oMItem.SenderName
ElseIf iGreetType = 2 Then
Select Case Time
Case Is < 0.5
sGreetName = "Good morning"
Case 0.5 To 0.75
sGreetName = "Good afternoon"
Case Else
sGreetName = "Good evening"
End Select
Else
GoTo ExitProc
End If
Set oMItemReply = oMItem.Reply
With oMItemReply
.HTMLBody = "<span style=""font-size : 10pt""><p>Hi " & sGreetName & ",</p></span>" & .HTMLBody
.Display
End With
ExitProc:
Set oMItem = Nothing
Set oMItemReply = Nothing
End Sub

4. 按下 F5 鍵，或點選執行按鈕以執行此 VBA，系統將立即彈出如下圖所示的對話方塊。請根據您的需求輸入 1 或 2，並點選確定按鈕，輕鬆完成操作！

輸入 1 即可插入包含收件人姓名的問候語：	輸入 2 即可插入包含當日時間的問候語：

注意：在 Outlook 2013 中，若您透過閱讀窗格回覆郵件，此 VBA 程式碼將無法運作。點選此處，了解如何在 Outlook 2013 中停用閱讀窗格回覆功能。

使用 Kutools for Outlook 在回覆時自動加入個人化問候語

部分使用者可能不希望在 Outlook 中使用 VBA 程式碼。因此，我在此介紹第二種方法：Kutools for Outlook 的自動問候語工具可輕鬆為所有回覆郵件加入個人化問候語！

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1. 點選 Kutools > 選項。

2. 在開啟的「選項」對話方塊中，切換至回覆分頁，勾選新建、答覆、轉發郵件時，自動添加問候選項，並在下方文字框中根據需求加入如 >> 或 > 等預留位置，自訂專屬問候語，然後點選確定按鈕。

從現在起，當您在 Outlook 中回覆郵件時，個人化問候語將自動加入郵件內文，如下圖所示：

注意：在 Outlook 2013 中，若您透過閱讀窗格回覆郵件，此工具將無法運作。點選此處，了解如何在 Outlook 2013 中停用閱讀窗格回覆功能。

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