將 Outlook 任務清單匯出至 Excel：適用於各種技能程度的 4 種方法

在日常工作中，Outlook 任務清單常用來追蹤待辦事項、專案進度、截止日期與完成狀態。但若您需要進一步進行統計、篩選、彙總，或與同事共享任務清單，將其匯出至 Excel 將更加便利。本文將詳細介紹三種常見方法，協助您輕鬆將 Outlook 任務清單匯出至 Excel。

為何要將 Outlook 工作匯出至 Excel？

將 Outlook 任務清單匯出至 Excel

• 方法 1：使用 Outlook 的清單檢視功能
• 方法 2：使用 Outlook 的匯入/匯出功能
• 方法 3：使用 VBA 程式碼
• 方法 4：使用 Kutools for Outlook

結論

為何要將 Outlook 工作匯出至 Excel？

將 Outlook 任務匯出至 Excel 可帶來多項好處：

• 更強大的分析功能－Excel 讓您輕鬆排序、篩選並深入分析工作資料！
• 報表與追蹤－建立工作進度報表或儀表板，掌握專案脈動！
• 資料備份－保留重要工作的外部記錄，確保萬無一失！
• 與他人分享– 輕鬆將工作清單傳送給尚未使用 Outlook 的同事，協作更無縫！
• 專案規劃– 在 Excel 中整合工作與其他專案資料。

若您經常需要管理多項任務或專案，將其匯出至 Excel 將大幅提升您的生產力。

方法 1：使用清單檢視功能匯出 Outlook 任務

若您只是偶爾需要匯出任務清單，「清單檢視＋複製／貼上」是最快速又簡單的選擇。Outlook 可讓您以表格形式顯示任務清單，將主旨、截止日期、狀態與優先順序等關鍵資訊清楚排列成欄位。只要任務以此格式呈現，您只需全選、複製，再直接貼到 Excel 中即可輕鬆完成匯出。

1. 前往工作窗格，選取一個工作資料夾。點擊功能區上的檢視頁籤，再選擇變更檢視，並從可用的視圖選項中挑選詳細資料。請參閱下方螢幕截圖：
   
2. 自訂您要在 Excel 中顯示的欄位。點選檢視＞ 檢視設定。
   
3. 在進階檢視設定對話方塊中，點選欄位，即可新增或移除欄位（例如主旨、截止日期、開始日期、狀態、附註等），輕鬆自訂您要匯出至 Excel 的內容！
   
4. 按一下確定 > 確定 以關閉對話方塊。
5. 現在，點擊工作清單內任意位置，接著按下 Ctrl + A 全選所有工作，再按下 Ctrl + C 快速複製！
   
6. 開啟一個空白的 Excel 工作表，選取儲存格 A1，然後按下 Ctrl + V。

方法 2：使用匯入/匯出功能匯出 Outlook 任務

若您需要更具結構化的匯出方式，Outlook 內建的匯入/匯出功能是可靠之選。它能將您的任務匯出為 CSV 檔案，並輕鬆在 Excel 中開啟，確保資料以清晰欄位組織，方便分享、歸檔或後續分析。

1. 按一下檔案 > 開啟與匯出 > 匯入/匯出。
   
2. 在匯入與匯出精靈對話方塊中，點選匯出至檔案，再點擊下一步按鈕。
   
3. 接著，點選逗號分隔值，再點選下一步。
   
4. 接下來，請在電子郵件帳戶下選取您要匯出至 Excel 的工作資料夾，然後點擊下一步按鈕。
   
5. 點擊瀏覽按鈕，選取儲存位置並為檔案命名。
   
6. 在最後一個匯出至檔案對話方塊中，請確認已勾選從資料夾匯出「電子郵件訊息」。
   
   提示：如有需要，請按一下對應自訂欄位，即可選取您要在匯出中包含的特定欄位。
7. 最後，按一下完成按鈕開始匯出。此時會彈出設定日期範圍對話方塊，請輸入您要提取資料的日期範圍，並點擊確定按鈕。
   

匯出完成後，請直接在 Excel 中開啟該 CSV 檔案，立即自由編輯與分析您的任務資料。

方法 3：使用 VBA 程式碼匯出 Outlook 任務

若您需要定期匯出 Outlook 任務，或希望對匯出流程擁有更精細的掌控權，使用 VBA 程式碼將是強大而靈活的選擇。透過簡易巨集，您即可自動提取任務資訊（如主旨、開始日期、截止日期、狀態與優先順序），並直接輸出至 Excel 工作表。

1. 在 Outlook 中，前往工作窗格，選取您要匯出的工作資料夾，然後按下 Alt + F11 以開啟 VBA 編輯器。
2. 點擊插入＞ 模組，並將下列程式碼複製貼上至視窗中：

Sub ExportSelectedTasksFolderToExcel()
    Dim olApp As Outlook.Application
    Dim olNs As Outlook.NameSpace
    Dim olFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim olItems As Outlook.Items
    Dim olTask As Object
    Dim xlApp As Object
    Dim xlWB As Object
    Dim xlWS As Object
    Dim i As Long
    Dim rowNum As Long
    Dim savePath As Variant
    Dim folderName As String
    Set olApp = Outlook.Application
    Set olNs = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olFolder = olApp.ActiveExplorer.CurrentFolder
    If olFolder.DefaultItemType <> olTaskItem Then
        MsgBox "Please select a Tasks folder before running this macro.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    folderName = olFolder.Name
    Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
    savePath = xlApp.GetSaveAsFilename( _
        InitialFileName:="OutlookTasks.xlsx", _
        FileFilter:="Excel Workbook (*.xlsx), *.xlsx", _
        Title:="Save Exported Tasks As")
    If savePath = False Then
        MsgBox "Export cancelled.", vbInformation
        xlApp.Quit
        Set xlApp = Nothing
        Exit Sub
    End If
    Set xlWB = xlApp.Workbooks.Add
    Set xlWS = xlWB.Sheets(1)
    Set olItems = olFolder.Items
    olItems.Sort "[DueDate]"
    xlWS.Cells(1, 1).Value = "Subject"
    xlWS.Cells(1, 2).Value = "Status"
    xlWS.Cells(1, 3).Value = "Start Date"
    xlWS.Cells(1, 4).Value = "Due Date"
    xlWS.Cells(1, 5).Value = "% Complete"
    xlWS.Cells(1, 6).Value = "Priority"
    xlWS.Cells(1, 7).Value = "Categories"
    xlWS.Cells(1, 8).Value = "Created"
    xlWS.Cells(1, 9).Value = "Modified"
    xlWS.Cells(1, 10).Value = "Body"
    rowNum = 2
    For i = 1 To olItems.Count
        If TypeName(olItems(i)) = "TaskItem" Then
            Set olTask = olItems(i)
            xlWS.Cells(rowNum, 1).Value = olTask.Subject
            xlWS.Cells(rowNum, 2).Value = olTask.Status
            xlWS.Cells(rowNum, 3).Value = olTask.StartDate
            xlWS.Cells(rowNum, 4).Value = olTask.DueDate
            xlWS.Cells(rowNum, 5).Value = olTask.PercentComplete
            xlWS.Cells(rowNum, 6).Value = olTask.Importance
            xlWS.Cells(rowNum, 7).Value = olTask.Categories
            xlWS.Cells(rowNum, 8).Value = olTask.CreationTime
            xlWS.Cells(rowNum, 9).Value = olTask.LastModificationTime
            xlWS.Cells(rowNum, 10).Value = olTask.Body

            rowNum = rowNum + 1
        End If
    Next i
    xlWS.Columns.AutoFit
    xlWB.SaveAs CStr(savePath), 51
    xlWB.Close False
    xlApp.Quit
    Set xlWS = Nothing
    Set xlWB = Nothing
    Set xlApp = Nothing
    Set olItems = Nothing
    Set olFolder = Nothing
    Set olNs = Nothing
    Set olApp = Nothing
    MsgBox "Tasks exported successfully from folder:" & vbCrLf & _
           folderName & vbCrLf & _
           "Saved to:" & vbCrLf & CStr(savePath), vbInformation

End Sub

3. 按下 F5 執行巨集。在彈出的視窗中，選擇儲存位置並為匯出的檔案指定名稱。
   
4. 接著，按一下儲存按鈕，巨集將自動將您的 Outlook 工作匯出至新的 Excel 工作表，包含主旨、狀態、日期、類別、內文／附註及其他工作屬性等詳細資訊。

方法 4：使用 Kutools for Outlook 匯出 Outlook 任務

若您偏好更快速、更友善使用者的解決方案，Kutools for Outlook 提供高效方式，將 Outlook 任務一鍵匯出至 Excel！透過其快速報告功能，無需複雜設定或撰寫程式碼，僅需幾次點擊，即可立即產生結構化任務報告。

下載並安裝 Kutools for Outlook 後，請照下列步驟操作：

1. 選取您要匯出至 Excel 的工作資料夾。
2. 接著，按一下 KUTOOLS PLUS> 報表> 快速報告，請參閱螢幕截圖：
   
3. 在保存報告對話方塊中，先選取您要儲存 Excel 檔案的目標資料夾，接著於檔案名稱欄位輸入匯出檔案的名稱，最後點擊儲存按鈕即可完成！
   
4. 匯出後，將出現一個對話方塊，詢問您是否要開啟已匯出的檔案。立即點選是，即可馬上開啟！
   

Kutools 將自動在 Excel 中為您的 Outlook 任務生成結構化報告，完整呈現主旨、開始日期、截止日期、狀態、類別與內容等詳細資訊。

提示：自訂要匯出的欄位
您可以透過按一下 KUTOOLS PLUS＞ 報告＞ 快速報告＞ 設定，然後勾選相應方塊來指定要包含在匯出中的任務欄位。

結論

將 Outlook 任務匯出至 Excel，是更妥善地組織、分析與共享任務資訊的實用做法。本指南介紹了四種高效的方法，助您輕鬆達成此目標。

每種方法各有優勢，視您的需求而定：若需快速手動匯出，清單檢視法效果出色；若要建立可重複使用的檔案，匯入/匯出功能值得信賴；若追求自動化與彈性，VBA 能提供更精細的控制；而若尋求最快速又便利的解決方案，Kutools for Outlook 僅需幾次點擊，即可輕鬆產出專業的任務報告。

選擇最契合您工作流程的方式，輕鬆將 Outlook 任務匯入 Excel，充分運用 Excel 強大的排序、篩選與任務分析功能。